Yrityksen viestintä ei ole vain pakollinen paha 

 Kirjoittajat: Sofia Putkonen & Joel Lauronen

Johdanto 

Viestintä on noussut tärkeäksi aiheeksi viime vuosina, kun pandemia on koetellut työyhteisöjä ja olemme entistä enemmän siirtyneet etä- ja hybridityömalleihin. Tässä esseessä paneudumme siihen, mitä on viestintä, käsittelemme myös yrityksen sisäistä ja ulkoista viestintää ja miksi se on tärkeää ja miten sitä voi luoda. Lisäksi käsittelemme oman tiimiyrityksemme Roiman viestintää, sen ongelmakohtia ja miten sitä voisi parantaa. 

Viestintä  

Yrityksen viestintä on keskeinen osa liiketoimintaa, joka kattaa kaikki yrityksen sisäiset ja ulkoiset viestinnän prosessit. Hyvä viestintä lisää yrityksen kilpailukykyä ja mahdollistaa paremman yhteydenpidon asiakkaiden, työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Viestinnän tavoitteena on välittää yrityksen tärkeitä viestejä, kuten tietoa tuotteista, tavoitteista, arvoista ja uutisia. Lisäksi sen avulla voidaan rakentaa yrityksen brändiä ja mainetta sekä edistää asiakassuhteita.  

Yrityksen viestintä voidaan jakaa kahteen eri osaan. Sisäiseen ja ulkoiseen viestintään. Sisäinen viestintä kattaa yrityksen sisäisen tiedonkulun, joka sisältää tiedon välittämisen organisaation eri tasoilla. Ulkoinen viestintä puolestaan kattaa yrityksen viestinnän sidosryhmien kanssa, esimerkiksi asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa.  

Yrityksen viestinnän suurimpana tavoitteena on luoda positiivinen kuva yrityksestä ja siihen liittyvästä toiminnasta. Tämän vuoksi viestinnän on oltava johdonmukaista, luotettavaa ja avointa. Kun yritys viestii avoimesti, se voi luoda luottamusta sidosryhmiensä keskuudessa. Luottamus mahdollisesti puolestaan johtaa parempaan asiakassuhteeseen ja kasvattaa liiketoimintaa. (Seoptimi.fi)  

Hyvän viestinnän merkitys korostuu erityisesti kriisitilanteissa. Hyvä kriisiviestintä voi auttaa yritystä säilyttämään maineensa ja asiakassuhteensa myös vaikeina aikoina. Kriisiviestinnän on oltava nopeaa, selkeää ja avointa, jotta sidosryhmät voivat luottaa yrityksen kykyyn selvitä mahdollisesta kriisistä. (Kuulu.fi) 

Sisäinen viestintä  

Yrityksen sisäistä viestintää voi ja kannattaa kehittää. Viestintä luo parhaimmillaan hyvää yhteishenkeä ja lisää sitä kautta työn mielekkyyttä, motivaatiota ja tehokkuutta. Onnistunut viestintä tukee myöskin yrityksen visiota, strategiaa ja arvoja. Kaiken sisäisen viestinnän keskeisimpiä tehtäviä ovat kuitenkin tiedonkulku, vuorovaikutus ja sitouttaminen. (Karhunmaa 2022) 

Mitä isompi yritys, sitä enemmän siellä viestitään. Viestintää tapahtuu koko ajan, ja se voi olla myös sanatonta. Sisäinen viestintä on käsitteenä erittäin laaja, ja siksi se usein jaetaan välilliseen ja välittömään viestintään. Välitöntä viestintää ovat kaikki kasvotusten tapahtuvat keskustelut ja kommunikoinnit työyhteisössä, kun taas välillinen viestintä tapahtuu esimerkiksi tietokoneen tai puhelimen välillä. Sisäinen viestintä voidaan jakaa työpaikalla myös viralliseen- ja epäviralliseen viestintään. On normaalia, että epävirallisessa viestinnässä viestejä on kaiken tasoisia, eikä kaiken tarvitse jäädä mieleen. Kuitenkin virallisessa viestinnässä on tärkeää, että viesti on ajankohtainen ja avoin. Ajankohtaisuus ja riittävä avoimuus varmistavat sen, että viesti herättää kiinnostuksen. Lisäksi on tärkeää, että viesti saavuttaa oikeat ihmiset ja se on oikealla kanavalla. (Karhunmaa, 2022) 

Sisäisen viestinnän perustana voidaankin pitää avoimuutta. Avoin viestintäkulttuuri sitouttaa henkilöstöä ja parantaa luottamusta yrityksen tai organisaation johtoon. Työ ei ole motivoivaa, jos henkilöstö kokee, että heiltä salataan asioita. Jos työntekijät kokevat, että heiltä salataan jotain, voi huhupuheet lähteä helposti liikkeelle, joka itsessään jo lisää epäluottamusta. Johdon kannattaa aina myös varmistaa, että viestit, jotka voi olla suullisia että kirjallisia, on ymmärretty oikein ja vieläpä koko henkilöstössä samalla tavalla. Väärinymmärryksiä saattaa syntyä erittäin helposti eri tilanteissa, vaikka viestin selkeyteen olisi kiinnitetty erityistä huomiota. (Kankainen, 2019) 

Kun johdon välittämä viestintäkulttuuri on avointa, on työntekijöiden myös helpompi nostaa esiin työarjessa ilmeneviä ongelmia. Tällöin asiat eivät jää käsittelemättä tai kaivelemaan hampaankoloon. 

Karhumaa kertoo blogissaan, että jos sisäinen viestintä organisaatiossa toimii, motivoi se työntekijöitä laadukkaaseen ja tehokkaaseen tekemiseen, mutta myös lisäksi toimii yrityskulttuurin luojana, identiteetin rakentajana sekä ulospäin näkyvän imagon ja brändin kärkenä. Sisäinen viestintä heijastuu myös ulkopuolella oleviin sidosryhmiin ja asiakkaisiin. Sisäiselle viestinnälle on tärkeää tehdä toimiva suunnitelma, jolla vältetään tiedonkulun haasteet ja varmistetaan, että kaikki ovat ajan tasalla yrityksen viestintästrategiasta ja omasta osuudestaan sen rakentamisessa. Kun yrityksen sisäinen viestintä on suunnitelmallista ja toimivaa, voivat myös työntekijät paremmin. 

Ulkoinen viestintä 

Ulkoinen tiedotus on organisaatiosta ulos suuntautuvaa viestintää ja aktiivista yhteydenpitoa. Ulkoinen tiedotus on yrityksen tärkeimpiä asioita, esimerkiksi uutisten ja muun informaation kertomista eteenpäin sekä sidosryhmien hoitamista. Viestinnän on oltava sujuvaa, sen on kohdistuttava brändin imagon parantamiseen, yhtiön tuotteiden myynnin edistämiseen ja aktiivisen kuuntelun ylläpitämiseen, jotta tiedetään, mitä yleisö ajattelee yrityksestä itse. Kuin sisäisenkin viestinnän kanssa, myös hyvän ulkoisen viestinnän saavuttamiseksi on tärkeää laatia strategia ja toimintasuunnitelma, jotta tavoitteisiin päästään. Jos yritys esimerkiksi toimii asiakaspalvelutehtävissä, esimerkiksi yksittäinen sähköpostiviesti tai asiakastapaaminen on ulkoista viestintää. Tästä syystä on tärkeää, että yrityksellä on viestintään strategia, jonka myös koko henkilöstö tietää. Yrityksen ulkoinen viestintä tukee myös yrityksen markkinointiviestintää. (Leppänen, 2021) 

Isohookana jakaa kirjassaan Yrityksen markkinointiviestintä ulkoisen viestinnän kahteen eri osaan toimintaympäristön perusteella, jotka ovat markkinointiviestintä ja yritysviestintä. Markkinointiviestintä erottuu yritysviestinnästä ennen kaikkea tavoitteiden ja kohderyhmien perusteella, sillä siinä on nimenomaan tarkoituksena myydä ja markkinoida tuotteita ja palveluita. Yritysviestinnässä on taas kyse koko yrityksen ja sen toiminnan viestimisessä ulospäin yrityksen sidosryhmille. (Isohookana 2007, 190.)  Yrityksen sidosryhmiin kuuluvat nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat, tavarantoimittajat, rahoittajat, kilpailijat ja erilaiset viranomaistahot. Yrityksen ulkoisen viestinnän osa-alueiden olevan esimerkiksi: asiakasviestintä, suoramainonta, mediaviestintä, talous- ja sijoittajaviestintä sekä viestintä sosiaalisessa mediassa. 

Viestintä Roimassa 

Roimassa sisäinen viestintä on ollut aika-ajoin puheenaiheina. Varsinkin Teams-viestinnässä on paljon parannettavaa, ja sen huomaa vaikuttavan paljon arjen ja projektien sujuvuuteen. Ei voi kuitenkaan sanoa, että viestintä olisi Roimassa huonolla tasolla, ja itseasiassa Teams-viestintä on ainut, missä on enemmän parannettavaa. Toisaalta jos vertaa Proakatemian muihin tiimiyrittäjiin, Roima huomattavasti enemmän viettää yhdessä aikaa ja on läsnä. Lähes aina hoidamme ja keskustelemme yhteiset asiat viikkopalavereissa tai pajoissa, joten Teamsin puolelle jää loppupeleissä hyvin vähän hoidettavaa.  

Roiman sisällä vuorovaikutteista sisäistä viestintää tapahtuu pajoissa, projekti- ja viikkopalavereissa, sekä muut yhdessäolot pienemmissä porukoissa. Epäsuorasti vuorovaikutteisia sisäisen viestinnän kanavia Roimassa on Teams kanavat- ja keskustelut, Whatsapissa ja Snapchatissä, sekä Roiman sosiaalisessa mediassa. 

Roimassa on ollut aina selvää, kuka viestii mistäkin asioista. Karkeasti voisi sanoa, että Business Leaderimme hoitaa pääasiassa Roiman juoksevia asioita, joten yleensä hän viestii arkisista asioista. Jos asia liittyy yrityksen talouteen, viestii siitä tietysti taloustiimin jäsen, ja jos asia koskee tiimiä tai ihmisiä, viestii siitä Team Leaderimme. 

Viestinnän johtaminen strategiasta tuloksiin 

Viestinnän johtaminen strategiasta tuloksiin on keskeinen osa jokaisen yrityksen menestyksekästä toimintaa. Viestintä on tärkeä osa yrityksen brändiä, mainetta ja arvoja. Hyvin suunniteltu ja toteutettu viestintä voi auttaa yritystä saavuttamaan liiketoiminnallisia tavoitteitaan ja vahvistaa sen asemaa markkinoilla. 

Viestinnän johtaminen alkaa strategiasta. Yrityksen on määriteltävä selkeät tavoitteet ja tarkoitukset, joihin viestinnän on pyrittävä vastaamaan. Tavoitteiden asettaminen auttaa yritystä keskittymään olennaiseen ja määrittelemään, millaista viestintää tarvitaan erilaisissa tilanteissa. Tavoitteiden asettaminen auttaa myös mittaamaan viestinnän onnistumista ja kehittämään sitä jatkuvasti. (Marjamäki & Vuorio 2021, 31-33) 

Seuraava vaihe on strategian kehittäminen. Yrityksen on tunnettava kohdeyleisönsä ja määriteltävä, millainen viestintä tavoittaa kohderyhmän parhaiten. Strategian tulee sisältää myös selkeä käsitys yrityksen arvoista ja sen tärkeimmistä viestittävistä viesteistä. (Marjamäki & Vuorio 2021, 48-51) On myös tärkeää määritellä, millaisia kanavia viestinnässä käytetään, esimerkiksi sosiaalinen media, sähköposti vai perinteistä mediaa? On tärkeää pitää mielessä, että viestintä on vuorovaikutteista ja sen tarkoitus on luoda yhteyksiä yrityksen ja kohdeyleisön välillä.  Yrityksen on otettava huomioon kohdeyleisön tarpeet ja odotukset, jotta voidaan viestiä tehokkaasti ja saavuttaa haluamat tulokset. 

Kolmantena vaiheena on viestinnän toteutus. Yrityksen on varmistettava, että viestintä vastaa strategiaa ja tavoitteita. Sen on oltava selkeää, johdonmukaista ja vastattava kohdeyleisön tarpeita. Viestinnän toteutus edellyttää myös aktiivista seurantaa ja mittaamista, jotta yritys voi kehittää viestintää tarvittaessa. (Marjamäki & Vuorio 2021, 52-55. ) 

Viimeinen ja neljäs vaihe on tulosten arviointi. Tulosten arvioinnin avulla yritys voi kehittää ja muokata viestintäänsä vastaamaan paremmin sen tarpeita. (Marjamäki & Vuorio 2021, 89-95) On tärkeää seurattava ja arvioitava viestintänsä vaikutuksia liiketoiminnallisiin tavoitteisiinsa, jotta niitä voidaan kehittää ja muokata vastaamaan paremmin sen tarpeita. Hyvin johdettu viestintä voi auttaa saavuttamaan tavoitteita ja vahvistaa markkinoilla. 

Lyhyesti tiivistettynä hyvin johdettu viestintä voi auttaa yrityksiä saavuttamaan monia liiketoiminnallisia tavoitteita esimerkiksi asiakastyytyväisyyttä, tunnettavuutta ja kasvattaa sen myyntiä. Se voi myös auttaa yrityksiä rakentamaan yhteistyösuhteita muiden toimijoiden kanssa ja luomaan merkityksellisiä kumppanuuksia. 

Pohdinta 

Esseetä kirjoitaessamme ymmärsimme, että yrityksen viestintä keskeinen osa liiketoimintaa, ja sen merkitys vain kasvaa digitalisaation ja sosiaalisen median myötä. Nuorena tulevina yrittäjinä voisi olla houkutella ajatusta, että viestintä on vain ylimääräinen taakka tai välttämätön paha, joka vie aikaa ja resursseja pois tärkeimmistä asioista, kuitenkin tarkempi tarkastelu osoitti meille, että yrityksen viestintä on todella tärkeä ja sen laiminlyönti voi osoittautua todella pahaksi hudiksi.  

Viestinnän avulla voidaan luoda ja ylläpitää suhdetta asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien kanssa. Tämä auttaa yrittäjää ymmärtämään paremmin asiakkaidensa tarpeita ja odotuksia, ja samalla tarjoaa mahdollisuuden välittää yrityksen tärkeitä tietoja. On kuitenkin tärkeää muistaa, että viestinnän tulee olla avointa ja rehellistä, sillä se vaikuttaa suoraan yrityksen maineeseen ja brändiin. Huonosti suunniteltu ja toteutettu viestintä voi johtaa negatiiviseen julkisuuteen ja vahingoittaa yrityksen mainetta, mutta toisaalta, hyvin suunniteltu ja toteutettu viestintä voi vahvistaa yrityksen brändiä ja houkuttelevuutta kumppaneiden silmissä  

Yrittäjän kanssa viestintä ei siis ole vain välttämätön paha, vaan erittäin tärkeä osa liiketoimintaa. Mielestämme kaikkien yrittäjien kannattaa panostaa viestintään ja hakea aktiivisesti tapoja kehittää sitä. Viestinnän kehittäminen voi tuntua aluksi haastavalta ja aikaa vievältä, mutta pitkällä aikavälillä suurella todennäköisyydellä se maksaa itsensä takaisin parempina asiakassuhteina ja vahvistuneena brändinä.  

Lähteet: 

Isohookana, H. 2007. Yrityksen markkinointiviestintä. Juva: WS Bookwell Oy. 

Leppänen, H. Lius, J. 2021. Yrityksen ulkoinen viestintä. Opinnäytetyö. 

Karhunmaa, M. 2022. Blogi. Viitattu 5.4.2023. Linkki: https://www.seoptimi.fi/sisainen-viestinta/?cn-reloaded=1 

Kankainen, S. 2019 Artikkeli: Sisäinen viestintä: 10 perusohjetta johtajille ja esimiehille. Viitattu: 5.4.2023. Linkki: https://hyplus.helsinki.fi/sisainen-viestinta-10-perusohjetta-johtajille-ja-esimiehille/ 

Karhunmaa, S. 2022. Yrityksen viestintä. Verkkosivu. Viitattu 8.4.2023 

https://www.seoptimi.fi/yrityksen-viestinta/?cn-reloaded=1 

Kuulu.fi. N.d. Tiedotuksen tärkeys. Verkkosivu. Viitattu 8.4.2023 

Marjamäki, P & Vuorio, J. Viestinnän johtaminen: strategiasta tuloksiin. Helsinki: Alma Talent, 2021. E- kirja.