Tampere
27 Nov, Friday
0° C

Proakatemian esseepankki

Yrityksen sisäinen viestintä



Kirjoittanut: Esseepankin arkisto - tiimistä Ei tiimiä.

Esseen tyyppi: / esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Esseen arvioitu lukuaika on 3 minuuttia.

Johdanto

Aikaisemmassa esseessä aiheena oli laskentatoimi. Siihen liittyi hyvin vahvasti talousviestintä. Talousviestintä tai yleisesti ottaen sisäinen viestintä on tärkeää, jotta yritys toimii yhtenäisesti toimintatapojen, arvojen ja tavoitteiden saavuttamisen mukaisesti. Tässä esseessä käsitellään sisäisen viestinnän kanavia ja tapoja, jotta pystyy saamaan saman kielen kaikille yrityksen henkilökunnalle. Suunniteltu viestintä on läpinäkyvää, selkeätä ja se käyttää oikeita kanavia tavoittaakseen yrityksen jokaisen henkilökunnan jäsenen.

 

 

Mitä on sisäinen viestintä?

 

Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan yrityksen sisäistä viestintää. Päivittäin se ilmenee työtehtävien tietojen välitykseen. Siihen liittyy myös viestiminen henkilökunnalle yrityksen taloudellisesta tilanteesta, muutoksista tai arvoista. Sisäisen viestinnän seuraamisen voi jakaa kolmeen eri osa-alueeseen. Yhteystoimintaan, joka liittää tiedonkulun henkilökunnan välillä. Toisinaan sen voi myös nähdä itsenäisenä toimintana. Esimerkiksi tulostavoite tai vastuualue. Tärkein osa-alue on, että sisäinen viestintä tarjoaa työkalun osaksi yrityksen johtamista. Tällöin sen tehtävänä on rakentaa yrityksen aineetonta pääomaa.

 

Työyhteisön näkökulmasta sisäisen viestinnän tarkoitus on informoiminen ja yrityksen toimintojen tukeminen. Se on myös hyvä tapaa ajaa uudet työntekijät sisälle tiimeihin. Se lisää myös motivaatiota työntekijöiden keskuudessa. Tämä vaikuttaa suoraan tuloksellisuuteen ja saavutuksiin.

 

 

Sisäisen viestinnän kulmakivet

 

  • Viestinnän kanavat:

Käytössä tulisi olla selkeät kanavat ja mallit, miten yrityksessä viestitään. Monissa tiimiyrityksillä on käytössään Slack, joka kattaa koko yrityksen sisäisen viestinnän. Vanhemmissa ja varsinkin isommissa yrityksissä käytössä on sähköpostiviestit, intranet ja tietoa jaetaan myös palavereissa. Avainkysymys on, että kanavasta tavoittaa parhaiten kunkin henkilön.

 

  • Informointi ja vastuut

Johdon tulee miettiä, mistä asioista ja milloin henkilökuntaa informoidaan. Miten viestitään ja millä tavoin viestiin tulee reagoida.

 

  • Selkeys

Viestin täytyy kulkea perille. Sen täytyy olla ymmärrettävä ja helppolukuinen. Tiedotettava aihe on tiivistettävä ja muotoiltava sellaiseen muotoon, jotta kaikki vastaanottajat ymmärtävät sen sisällön.

 

  • Läpinäkyvyys ja ajankohtaisuus

Kaikista asioista tulisi viestiä rehellisesti ja avoimesti sekä oikea-aikaisesti. Myös vaikeista asioista tulisi viestiä, jotta pystyy välttämään huhut ja motivaation laskemisen henkilökunnan keskuudessa.

 

  • Viestintä vaatii suunnitelman. Suunnitelmaan täytyy sitoutua jokainen henkilökunnan jäsen. Mikään aikaisemmasta neljästä kohdasta ei tule toimimaan ilman järjestelmällistä toteutusta. Tämä hoituu kun antaa aikaa sen miettimiselle.

 

 

 

Viestinnän kanavat

 

Yleisimpinä viestiminä yrityksissä käytetään puhelimia, sähköpostiviestejä, palavereita tai erilaisia pikaviestisovelluksia. Järjestelmät tarvitsevat toimiakseen myös sosiaalisen viestinnän, verkoston. Viesti menee parhaiten perille, kun vastaanottaja pystyy lukemaan ja kuulemaan sen.

Viestintäkanavat jaetaan lähi- ja kaukokanaviin. Molemmissa käytetään suoraa ja välitettävää viestintää. Suora viestintä on henkilökohtaisia tapaamisia ja välitettävällä viestinnällä viestitään esimerkiksi sähköpostilla tiettyä informaatiota koko henkilökunnalle.

 

Lähikanavat ovat käytössä yrityksen eri tiimeillä. Ne ovat työtehtäviä tai tiimiä koskevien viestien välittämistä. Ne ovat huomattavasti enemmän läsnä päivittäisessä toiminnassa kuin kaukokanavat. Sen yleisempiä tapoja ovat puhuminen ja kertominen. Pienemmissä yrityksissä se on toimivaa, mutta isommissa organisaatioissa mahdollisuus on huomattavasti haasteellisempaa. Yrityksen johto järjestää palavereita, joissa käydään mahdollisimman tehokkaasti asiat läpi, koska kiireiden keskellä ei kerkeä keskustelemaan kasvokkain.

Pikaviestisovellusten käyttö viestintäkanavana on lisääntynyt hurjasti yritysten keskuudessa. Sen huomattavin etu on tehokkuus ja helppous. Välitetty viestintä aiheuttaa kuitenkin haasteita, koska kasvottomasti lähetettävät viestit voidaan tulkita väärin, kun sisältöön ei pysty yhdistämään elekieltä.

 

Kaukokanavien viestinnän tarkoitus on viestitä eri osastojen välillä yrityksen sisällä. Sillä on huomattavasti laajempi yleisö. Kaukokanavan viestimet ovat joukkoviestimiä. Vaikutukseltaan kaukokanavat ovat vaikuttavimpia kuin lähikanavat. Tiedotustilaisuuksia pidetään esimerkiksi, jos laaditaan muutos johonkin, koko yritystä koskevaan asiaan.

Kaukokanavilla välitettävää viestintää voidaan hyödyntää myös koko yrityksen tarpeisiin. Yhdessä tiedotteessa tulee ilmetä asia yksinkertaisuudessaan ja ymmärrettävästi. Sähköinen viestintä on mahdollistanut monien tiedotteiden lähettämisen päivän aikana. On syytä pohtia, kuinka tieto saadaan niputettua yhteen siten, ettei henkilökunta huku tietovirtaan. Tiedottamiselle on myös keksittävä yksi tietty paikka esimerkiksi Slackissä, johon tulee vain ja ainoastaan tiedotettavat asiat.

 

 

Pohdinta

 

Viestintä on loppukäytössä yksinkertaista keskustelua kahden ihmisen välillä. Lähikanavia käytettäessä viestintä on henkilökohtaisempaa ja kaukokanavia käytettäessä enemmän tiedotusmuotoista. Talouden näkökulmasta sisäistä viestintää voi käyttää molemmissa kanavissa. Lähikanavien kautta talouden viestinnässä voidaan jakaa tietoa päivittäisestä kassavirrasta ja kaukokanavissa esimerkiksi uudesta hinnoittelumallista. Viestinnän tulee olla muodossa, jossa vastaanottaja ymmärtää viestin sisällön ja tajuaa sen seuraukset. Tavat viestitä olivat ennestään tuttuja, mutta niiden kertaaminen teorian tueksi selkeytti kokonaisuutta, siitä mitä viestiä lähettää eri viestintäjärjestelmällä. Viestintä paitsi selkeyttää yrityksen toimintaa, auttaa myös tehostamaan yrityksen tavoitteellisuutta.

 

 

Lähteet:

 

(Laura rinne, 2010)

 

 

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close