Tampere
28 Mar, Thursday
8° C

Proakatemian esseepankki

Yrityksen sisäinen viestintä – tähän kannattaa panostaa 1/2



Kirjoittanut: Milana Itäpää - tiimistä Empiria.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 6 minuuttia.

Johdanto 

Sisäisen viestinnän merkitys on huomattu erityisesti viime vuosina, jolloin viestintä on siirtynyt lähi-, hybridi- ja etämaailmaan. Viestintä on taito, joka korostuu yhä enemmän työelämässämme. Jos emme osaa kommunikoida tavoitteitamme tai toiveitamme vastaanottajalle ymmärrettävällä tavalla, toisen osapuolen on vaikea vastata niihin. Yrityksen tai organisaation on myös vaikea saavuttaa haluttua tavoitetta, jos tavoitetta ei voida viestiä niin, että työntekijät ymmärtävät sen ja osaavat toimia halutulla tavalla. Viestintä on yksinkertaisesti johtamista ja johtaminen on viestintää. 

Tämän esseen 1. osassa pureudumme sisäiseen viestintään ja mm. sen haasteisiin yleisesti. 

Mitä on sisäisen viestintä? 

Sisäinen viestintä on organisaation johtamisen keskiössä. Se voidaan määritellä tiedonkuluksi ja vuorovaikutukseksi työyhteisön jäsenten välillä ja heidän välillään yrityksen tai organisaation sisällä. Se on yrityksen jokapäiväistä yhteydenpitoa ja kommunikointia. Mitä enemmän ihmisiä on, sitä suurempi on sisäisten viestien määrä. Parhaimmillaan viestintä luo hyvää yhteishenkeä ja lisää sitä kautta työn merkitystä, motivaatiota ja tehokkuutta. Onnistunut viestintä lähtee yrityksen visiosta, missiosta, strategiasta ja arvoista. 

Rajoitamme sisäisen viestinnän usein vain kirjalliseen tai suulliseen viestintään. Sisäinen viestintä sisältää kuitenkin myös ei-verbaalisen viestinnän elementtejä, kuten eleitä, ilmeitä, äänenkäyttöä, tilankäyttöä ja kosketusta. 

Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan siis kaikkea viestintää organisaation sisällä. Yksinkertaisimmillaan se voi välittää päivittäiseen työhön liittyvää tietoa. Sisäiseen viestintään kuuluu myös yrityksen taloudellisen tilanteen, työolojen, muutosten tai yrityksen arvojen viestiminen henkilöstölle. 

Nopealla silmäyksellä sisäinen viestintä näyttää sellaiselta, johon ei kannata tuhlata paljoa resursseja, saati sitten rahaa. Sisäisen viestinnän epäonnistuminen näkyy kuitenkin selvästi sekä yrityksen toiminnassa että henkilöstön ilmapiirissä. Myös tehokkuus ja henkilöstön sitoutuminen voivat kärsiä huonosta sisäisestä viestinnästä. 

Työyhteisössä kaikki työntekoon ja työyhteisöön liittyvä viestintä on yrityksen sisäistä viestintää. Viestintä voi olla ajatusten vaihtoa tai tiedon jakamista ja muuta vuorovaikutusta. Sisäinen viestintä voi olla sekä epävirallista että virallista. Kaiken sisäisen viestinnän keskeisimmät tehtävät ovat kuitenkin tiedonkulku, vuorovaikutus ja sitoutuminen.  

Olipa kyseessä epävirallisempi vuorovaikutus tai virallisempi tiedonjako tai muu viestintä, on tärkeää, että viestintä tukee yrityksen arvoja, strategisia tavoitteita ja laajempaa visiota. Siksi on tärkeää olla tietoinen niistä yrityksessä ja organisaatiossa. Kun arvot, strategia, visio, missio ja viestintä tukevat toisiaan, syntyy positiivinen kehä, jossa yhteisölle tärkeät asiat vahvistuvat ja syvenevät kaikessa vuorovaikutuksessa. 

Jotta viestintä säilyisi koko yrityksen toimintaa ja hyvinvointia tukevana, kannattaa viestintää suunnitella ja luoda sille reunaehdot. Näin jokainen saa oikeat työkalut mistä, miten, missä ja kuinka tiiviisti viestiä esimerkiksi yleisistä asioista tai miten jakaa tietoa. Lisäksi suunnitelma luo puitteet rennommalle epäviralliselle kommunikaatiolle. 

Työyhteisössä ja asiakastyössä jokainen päivä on erilainen. Projektit ja asiakkaat vaihtuvat, mikä luo työhön huippuhetkiä, mutta myös haasteita. Viestintä vaatii tiettyä keskittymistä ja suunnittelua, mutta samalla mahdollistaa yrityksen sisäisen kehityksen ja siten kehittymisen markkinoilla. 

Ketkä viestivät? 

Jokaisen organisaation jäsenen vastuulla on rakentaa positiivinen viestintäympäristö. Viestintä on vuorovaikutusta, ennakointia, persoonallisuuden ja tunnetilan huomioimista, toisen kohtaamista ja välittämistä. Viestintä ei ole erillinen alue, jota vain osa organisaation ihmisistä tekee. Jokaisen viestintä niin yrityksen sisällä kuin sen ulkopuolella vaikuttaa esimerkiksi yrityksen maineeseen työnantajana tai palveluntarjoajana. Sisäinen viestintä on siis niin tiimissä, yrityksessä kuin työpaikallakin jokaisen vastuulla.  

Strateginen viestintä 

Strateginen viestintä on sopusoinnussa yhtiön strategian – tavoitteiden, arvojen, vision ja mission – kanssa ja tukee yrityksen liiketoiminnallisia tavoitteita. Tässä tapauksessa painopiste on sanalla strateginen, ei sattumanvarainen tai hyvän olon viestintä, vaan tarkoituksenmukaisuus. 

Tavoitteellisen työn lisäksi viestintä toimii välittäjänä yrityksen johdon ja työntekijöiden välillä. Yrityksen strategiset tavoitteet koskevat kaikkia yrityksen työntekijöitä, mutta niitä on joskus vaikea ymmärtää korkean tason ammattikieltä. Erityisesti mitä tämä strategia tarkoittaa kullekin työntekijälle. 

Viestinnän tehtävänä on jakaa tietoa ymmärrettävällä tavalla ja siirtää sitä ylhäältä alas. Näin jokainen tietää oman roolinsa yhteisten tavoitteiden saavuttamisessa. Ja visuaalinen viestintä on erottamaton osa strategista viestintää. Visuaalisuus tukee brändi-identiteettiä ja visualisoi tietoa ja arvoja konkreettisessa muodossa. 

Strategian täytäntöönpano 

Mitä yritys haluaa ja miksi se on olemassa? Mitä strategia tarkoittaa käytännössä? Ja mitä yrityksen strategia merkitsee yksittäiselle työntekijälle? Kun yrityksesi onnistuu viestimään siitä, saat talon täynnä motivoituneita ihmisiä. 

Yhteinen ääni 

Jokaiselle erikseen ja kaikille yhdessä. Strategia tulee luoda merkitykselliseksi kaikille heidän omasta näkökulmastaan, mutta myös kaikille yhteisesti. Onnistunut sisäinen viestintä takaa sen, että omat ihmiset puhuvat enemmän tai vähemmän samaan suuntaan yrityksestäsi. Tällä tavoin vaikutelma “talon hengestä” syntyy myös ulkopuolella. 

Muutosviestintä 

Maailma muuttuu tänään nopeammin kuin koskaan – ja hitaammin kuin koskaan tulevaisuudessa. Siksi yrityksesi ja liiketoimintasi muuttuvat, pidit siitä tai et. Muutos on tarpeen. Siksi sitä on hallittava ja otettava käyttöön organisaatiossasi. Muutosviestinnän merkitys osana sisäistä viestintää on tänä päivänä elintärkeää. Pidä koko jengi kartalla siitä, mitä tapahtuu ja miksi, niin yritys ja numerot kiittävät sinua. 

Motivaatio 

Liiketoiminnan johtaminen on ennen kaikkea viestintää. Taitavasti suunniteltu sisäinen viestintä on johdon tärkein tukitoiminto. Yritysjohdon säännölliset “pukuhuonekeskustelut” henkilökunnan kanssa lisäävät koko konsernin sisäistä motivaatiota. 

Luottamus 

Onnistuneen sisäisen viestinnän suuri palkinto on henkilöstön luottamus yrityksen johtoon ja päinvastoin. Niin kauan kuin luottamus on olemassa, joukkue pelaa toisilleen, syntyy työhyvinvointia – ja paras mahdollinen lopputulos. 

Hyvä viesti on ajankohtainen, avoin, mielenkiintoinen ja kohdennettu. 

Työyhteisössä kommunikoidaan paljon ja viestit ovat hyvin eritasoisia. Varsinkin epävirallisessa viestinnässä näin saakin käydä, koska jokaisen viestin ei tarvitse olla mieleenpainuva. Virallisen viestinnän, tiedottamisen ja asioista sopimisen yhteydessä on kuitenkin tärkeää, että viesti on ajankohtainen ja avoin. Ajantasaisuus ja riittävä avoimuus varmistavat, että viesti herättää kiinnostusta. 

Lisäksi on tärkeää, että viesti tavoittaa oikeat ihmiset. Tärkeää on sopia eri kanavien käytöstä, jotta kaikki ymmärtävät viestien kohdistamisen oikein. Sähköisiä sisäisiä viestintäkanavia ovat mm. intranet, verkkosivut, sähköposti, puhelin ja sosiaalisen median kanavat. 

Onnistuneen viestinnän avulla yrityksen visio, strategia ja arvot selkiytyvät ja vahvistuvat yrityksen henkilöstölle ja mitä ne todella merkitsevät yrityksen arjessa ja työssä. Lisäksi onnistunut viestintä kertoo yrityksen toiminnan tavoitteista, tuloksista, tulevaisuuden suunnitelmista ja muutoksista. 

Avoin, monipuolinen, kohdennettu ja suunniteltu viestintä on avain sisäiseen ilmapiiriin. Sisäinen ilmapiiri on myös viime kädessä se, mikä näkyy ulospäin. 

Kuten mainittu, viestintä ei ole vain yksisuuntaista, vaan kaikki voivat osallistua siihen. Parasta viestintää on, kun jokainen työyhteisön jäsen voi vaikuttaa siihen. Avoin kommunikaatiokulttuuri mahdollistaa esteettömän tiedonkulun kaikkiin suuntiin. Avoimuus tarkoittaa myös asioiden, syiden ja seurausten rehellistä avaamista yhteisön keskellä. 

Viestintäsuunnitelma tehostaa työtä ja helpottaa jokaisen työpäivää 

Avoin, monipuolinen, kohdennettu ja suunniteltu viestintä on avain sisäiseen ilmapiiriin. Sisäinen ilmapiiri on myös viime kädessä se, joka näkyy ulospäin. Onnistuneen sisäisen viestinnän avulla voidaan edistää työmotivaatiota, tehostaa yhteistyötä ja varmistaa vaikuttavuus. 

Tehokas sisäinen viestintä voi siis vaikuttaa yrityksen tulokseen. Suorituskyvyn parantamistapoja ovat esimerkiksi selkeytetty suunta, mihin viestinnän avulla haluamme mennä. Se sitouttaa työntekijät paremmin kuin epämääräiset tulokset. Lisäksi hyvä sisäinen viestintä on palautteen antamista tavoitteiden valossa. 

Sisäinen viestintä motivoi siis laadukkaaseen ja tehokkaaseen työhön, mutta toimii myös kokonaisen yrityskulttuurin luojana, identiteetin rakentajana sekä ulospäin näkyvän kuvan ja brändin kärkenä. Sisäinen viestintä heijastuu myös ulkoisiin sidosryhmiin ja asiakkaisiin. 

Sisäisen viestinnän suunnitteluun kannattaa täten käyttää aikaa. Käytetty aika maksaa itsensä takaisin, kun suunnitelmalla vältetään tiedonkulun haasteet ja varmistetaan, että jokainen on ajan tasalla yrityksen viestintästrategiasta ja omasta osuudestaan sen rakentamisessa. Kun yrityksen sisäinen viestintä on suunniteltua ja toimivaa, kaikki voivat paremmin! 

Millaista on hyvä sisäinen viestintä? 

Viestinnän tarkoituksena on tehdä asioista ymmärrettäviä ja hyväksyttäviä, tukea päätöksiä, tiedottaa, selventää ja muuttaa olemassa oleva tieto teoiksi. Viestintä on aina aktiivista ja monisuuntaista. Hyvä sisäinen viestintä on oikea-aikaista (jopa ennakoivaa), avointa ja mahdollisimman kattavaa. 

Avoin viestintä on totuudenmukaista, realistista ja objektiivista. Viestimällä onnistumisia ja ongelmia voimme yhdessä oppia ja kehittää toimintaa seuraavalle tasolle. 

Sisäisen viestinnän tarkoituksena on viedä strategia käytännössä käytäntöön. Selkeät tavoitteet, positiivinen viestintäilmapiiri ja yhteisesti sovitut viestintäkäytännöt helpottavat työtä. Sisäisen viestinnän suuntaviivat määritellään usein viestintästrategiassa, mutta käytännössä viestintäkulttuurin määräävät yksittäisten ihmisten päivittäiset toimet. 

Huono sisäinen viestintä johtaa ongelmiin 

Jos yrityksen perusasioita ei viestitä riittävästi henkilöstölle, se voi pahimmillaan tarkoittaa sitä, että työntekijät eivät tiedä missä he työskentelevät. Se kuulostaa oudolta, mutta on monissa yrityksissä ikävä kyllä arkipäivää. Työntekijöille voi olla epäselvää yrityksen missio, arvot tai toimintafilosofia yleensä. Yrityksen perusperiaatteisiin perehtyminen ratkeaa helposti hyvällä perehtymisellä heti työsuhteen alussa. Lopun sisäisen viestinnän rakentaminen onkin puolestaan haastavampaa. 

Sisäinen viestintä on erityisen tärkeää muutostilanteissa; organisaatiorakenteen muuttuessa, toimitilojen vaihtuessa tai esimerkiksi toimintatapoja muuttuessa. Jos työntekijöillä ei ole tarpeeksi tietoa muutoksesta, he eivät myöskään osaa sopeutua muutokseen. Monissa yrityksissä haastavaksi koettu muutosvastus syntyy usein juuri huonosta sisäisestä viestinnästä. 

Sisäisen viestinnän puute voi myös asettaa yrityksen kiusalliseen tilanteeseen, jos uuden tuotteen lanseerauksesta on viestitty ulkoisesti esimerkiksi mainoksella tai tiedotteella, mutta henkilöstön informoiminen on unohdettu. Tässä tapauksessa myyjä on melkoisessa pulassa, kun asiakas kysyy häneltä uudesta tuotteesta – josta myyjä ei ole koskaan kuullutkaan elämässään! 

Isommista asioista kommunikoitaessa vastuu on yleensä yrityksen johdolla. Jos johto ei ole sitoutunut viestimään asioita, tietoja ei välitetä eteenpäin. Ei riitä, että johto on tietoinen tulevista muutoksista; tieto pitää saada jalkautettua kentälle. Jos johto ei aktiivisesti viestitä asioista työntekijöilleen, työntekijät kokevat, ettei heitä arvosteta ja heistä välitetä. 

Vaikka useimmiten syytetään lähettäjää, huonon sisäisen viestinnän syy voi joskus olla myös vastaanottajassa. Jos henkilöstö ei ole sitoutunut yritykseen ja siellä tapahtuvat asiat eivät kiinnosta, viestit voivat jäädä lukematta. Joskus syynä lukemattomuuteen voi olla myös muuhun sähköpostimassaan hukkuminen tai kiire töissä; yleinen “Luen tämän kun ehdin tai pystyn” -asenne. 

Tiedonvälitys voi olla haasteellista  

Monissa organisaatioissa sisäinen viestintä on iso haaste, ja johdon ja esimiesviestinnällä on siinä iso rooli. Voidaan tosiaan melkein sanoa, että johtaminen on viestintää. Työyhteisöviestintä on johdon tärkeä kehittämiskohde. 

Vaikka kaikki johtajat ja esimiehet eivät voi olla viestintäammattilaisia, kaikkien johtotehtävissä työskentelevien tulee kiinnittää vakavaa huomiota viestintätaitoonsa.  

Pahimmillaan huono sisäinen viestintä johtaa siihen, että tieto ei yksinkertaisesti kulje eteenpäin – tai ainakin sitä on vaikea saada. Virallista viestintää laiminlyödään ja esimerkiksi muutoksiin liittyvä tieto etenee vain huhuina. Tarvittava tieto on löydettävä itse kysymällä, usein monen kulman takaa. 

Huono viestintä heijastuu usein myös konkreettisesti työtehtäviin. Työtehtävät laiminlyödään siitä yksinkertaisesta syystä, että tietoa ei ole välitetty. Tai vastaavasti sama työtehtävä tehdään monta kertaa turhaan, kun ei ole tietoa, että joku muu olisi ottanut vastuun tehtävästä. 

Tietyissä työyhteisöissä myös sisäisen viestinnän järjestäminen voi luoda haasteita. Jos työntekijöitä työskentelee usealla työpisteellä tai esimerkiksi tekee etätyötä, kommunikointi voi olla haastavaa. Jos kyseessä on toimiala, jossa työntekijöillä ei ole pääsyä Internetiin, kuten rakennusalalla, on vaikea viestiä koko henkilökunnalle. 

Sen lisäksi, että sisäisellä viestinnällä välitetään yrityksen toiminnan kannalta olennaista tietoa, tehokkaalla sisäisellä viestinnällä on myös vaikutusta työilmapiiriin, mukavuuteen, tehokkuuteen ja henkilöstön sitoutumiseen. Siksi se on ehdottomasti sijoittamisen (ajan, vaivan, jopa rahan) arvoinen asia! 

Pohdinta: 

Tiedonvaihdon lisäksi sisäinen viestintä luo yhteenkuuluvuuden tunnetta ja sitouttaa ihmisiä. Sisäisen viestinnän toimiessa yhden henkilön tai tiimin asioista tulee koko työyhteisön yhteisiä asioita ja yhdessä tekemisen tunne korostuu. Sisäinen viestintä edistää informoimisen lisäksi mm. hyvän fiiliksen luomista työpaikalla ja siksi siihen kannattaa ehdottomasti satsata! Jos yrityksessä sisäistä viestintää ei ole vielä koskaan pohdittu, nyt on korkea aika siihen. 

Lähteet: 

Fulmore. Sisäinen viestintä = tärkeää! Blogi. Viitattu 10.3.2023. 

https://materiaalit.fulmore.fi/markkinointiblogi/blogi/sisainen-viestinta-tarkeaa  

Seoptimi. Yrityksen sisäinen viestintä – rakenna toimiva viestintäkulttuuri. Mari Karhumaa. 2022. Blogi. Viitattu 10.3.2023. 

https://www.seoptimi.fi/sisainen-viestinta/ 

Kuulu. Sisäinen viestintä organisaation kilpailutekijänä. Mari Kellokumpu. 2022. Viitattu 11.3.2023. 

https://blog.kuulu.fi/sisainen-viestinta-kilpailutekijana  

Näkemystehdas MBE. Sisäinen viestintä. Viitattu 11.3.2023. 

https://mbe.fi/palvelut/sisainen-viestinta/ 

Helsingin yliopisto. Sisäinen viestintä: 10 perusohjetta johtajille ja esimiehille. Saara Kankainen. 2019. Viitattu 11.3.2023. 

https://hyplus.helsinki.fi/sisainen-viestinta-10-perusohjetta-johtajille-ja-esimiehille/ 

Vastuu group. Onnistunut sisäinen viestintä on itseohjautuvan organisaation perusta. Tuula Alanen. 2018. Viitattu 11.3.2023. 

https://www.vastuugroup.fi/fi-fi/blogi/itseohjautuvuus-ja-onnistunut-sisainen-viestinta  

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close