Yrityksen hallitustyöskentely roimalaisten silmin

Kirjoittajat: Ava Koskinen, Atte Takamaa, Joel Lauronen

Johdanto

Hallitustyöskentely käsitteenä, tulisi olla tuttu jokaiselle yrittäjälle. Emme ole kuitenkaan varmoja, onko tilanne tiimiyrityksessämme Roimassa tämä. Moni tiimiläisemme on osallistunut HUBS:in järjestämälle Tulevaisuuden hallitusosaaminen -kurssille, joten halusimme syventyä aiheeseen vielä paremmin, ja samalla katsoa mitä olemme jo oppineet aiheesta. Koska toimimme osuuskuntana ja harjoitamme yritystoimintaa, on hallitustyöskentelyn ymmärtäminen erittäin tarpeellista niin opintojemme, kuin tulevaisuuden työelämän kannalta.

Keskitymme esseessämme avaamaan mitä yrityksen hallituksen tehtäviin kuuluu, minkälaisista henkilöistä hallituksen jäsenten olisi hyvä koostua ja mihin yrityksen sisäisiin asioihin hallituksen jäsenet vaikuttavat. Pohdimme, miten strategiatyöskentelyä voidaan kehittää omassa yrityksessämme ja avaammekin tästä esimerkin hyödyntäen SWOT 8-kenttä työkalua. Yritysten tulee varautua tulevaisuuden hallitusosaamisen haasteisiin, joita esimerkiksi digitalisaatio luo. Onko Roiman hallitustyöskentelyssä haasteita, joita tulisi tarkastella? Käsittelemme esseen loppupuolella lyhyesti tiimiyrityksemme Roiman hallitusosaamista ja työskentelyä ja pohdimme, onko siinä jotain parannettavaa.

Hallituksen rooli liiketoiminnan kehittäjänä

Yrityksen hallituksella on keskeinen rooli yrityksen kehityksessä ja menestyksessä. Hallitus vastaakin muun muassa liiketoimintasuunnitelman valvonnasta ja strategioiden laatimisesta. Yksi keskeisistä hallituksen tehtävistä on myös vahvistaa yrityksen visio, missio ja arvot, seurata niiden toteutumista sekä toteuttaa tarvittaessa toimenpiteitä niiden vahvistamiseksi.

Hallitus määrittää yrityksen yleisen suunnan ja ohjaa johtoa yrityksen tavoitteiden saavuttamiseksi. Tämä sisältää muun muassa yrityksen strategian asettamisen, suorituskyvyn seurannan ja päätösten tekemisen sen parantamiseksi. Hallitus tekeekin tärkeitä päätöksiä, jotka vaikuttavat yhtiön pitkän aikavälin menestykseen. Hallituksen tekemien päätöksien pitää ottaa huomioon myös erilaiset sidosryhmät, joista tärkeimpänä ovat osakkeenomistajat. Osakeyhtiöiden tulisi luoda lisäarvoa osakkeenomistajilleen ja osuuskuntien jäsenilleen. Muita huomioitavia sidosryhmiä ovat muun muassa yrityksen henkilökunta, asiakkaat, viranomaiset ja yhteistyökumppanit. (Paananen & Gylling 2023.)

Yhtiön yleiseen ohjaukseen liittyvien tehtävien lisäksi hallitus vastaa myös johtotehtävissä olevien henkilöiden valitsemisesta sekä palkkaamisesta. Hallituksella onkin tärkeä rooli valitsemansa johdon suorituskyvyn seurannassa ja arvioinnissa. Tämä sisältää tulostavoitteiden asettamisen, taloudellisten raporttien tarkastelun ja suositusten antamisen muutosten tekemiseksi. Näiden lisäksi hallituksella on tärkeä rooli yhtiön hallinnossa. Tämä sisältää muun muassa sen, että yhtiöllä on asianmukaiset sisäiset tarkastukset. Hallitus asettaa myös eettiset standardit yhtiölle ja varmistaa, että yhtiö toimii vallitsevien lakien mukaisesti. (Paananen & Gylling 2023.)

Hallitus vastaa myös riskienhallinnasta ja turvallisuudesta. Yrityksen hallituksen on tärkeää tunnistaa mahdolliset riskit ja kehittää strategioita niiden hallitsemiseksi. Tämä sisältää muun muassa turvallisuusriskejä, kuten tietoturva- ja tietosuojakysymyksiä, mutta myös muita riskejä, kuten markkinoiden muutoksia ja kilpailutilanteen kehittymistä. On tärkeää huomata, että hallituksen jäsenten tulee olla päteviä ja riippumattomia asiantuntijoita, jotka pystyvät tekemään tietoon perustuvia päätöksiä yrityksen hyväksi. Hallitus koostuukin yleensä henkilöistä, joilla on laaja kokemus ja ymmärrys liiketoiminnasta, rahoituksesta, markkinoinnista ja muista liiketoiminnan kannalta keskeisistä aloista. Hallituksen jäsenten tulee myös olla tietoisia yhtiön toiminnasta sekä sidosryhmien tarpeista ja vaikutuksista liiketoimintaan. (Paananen & Gylling 2023.)

Strategiatyö hallitustyöskentelyn keskiössä

Yrityksen menestyminen ja kasvu edellyttävät selkeää strategiaa, joka ohjaa yrityksen toimintaa pitkällä aikavälillä. Strategian kehittäminen ja toteuttaminen onkin yrityksen hallituksen keskeisin tehtävä lisäarvon luomiseksi yritykselle sekä sen omistajille. Strategian lähtökohtana tulisikin toimia omistajastrategia eli omistajien tahto yrityksen tulevaisuuden tilasta. Tämä tahtotila saadaan yleensä hallituksen tietoisuuteen yhtiökokouksien välityksellä sekä hallituksen kokouksissa hallitusten jäsenten ollessa yrityksen omistajien valitsemia.

Omistajastrategian tiedostamisen jälkeen jatkuu strategian kehittäminen yleensä yrityksen nykytilan ja tulevaisuuden haasteiden arvioinnilla. Tämä edellyttää yksityiskohtaista analyysia sekä sisäisistä että ulkoisista tekijöistä, kuten kilpailijoista, asiakkaista, markkinatrendeistä, taloustilanteesta ja lainsäädännöstä. Analyysin perusteella yrityksen hallituksen on määritettävä tavoitteet ja asetettava mittarit, joiden avulla strategian toteutumista voidaan seurata. (Salminen 2023.)

Strategian toteutuksen seuranta onkin tärkeä osa hallituksen tehtäviä. Hallituksen on seurattava strategian toteutumista ja varmistettava sen oikea-aikainen korjaaminen, jos siihen on tarvetta. Tämä edellyttää tietojen keräämistä, analysointia ja arviointia, jotta hallitus voi tehdä oikeita päätöksiä strategian suunnan muuttamiseksi. Hallituksen on myös varmistettava, että strategian toteutus on linjassa yrityksen riskienhallintastrategian kanssa ja että strategian toteutus ei johda liialliseen riskinottoon. Strategiatyöskentelyyn liittyykin paljon päätöksentekoa, joka edellyttää hallituksen jäseniltä yhteistyötä ja keskinäistä luottamusta. (Salminen 2023.)

Käytännön strategiatyökalu, mitä muun muassa Triuvare Oy:n entinen toimitusjohtaja ja useamman yrityksen hallituksessa toimiva Toni Rantanen suositteli käytettävän, on strategiatyöhön mukautettu SWOT 8-kenttä. Tavallisen vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet, uhat (eng. Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) -nelikentällä suoritettavan analyysin tueksi tehdään 8-kentässä jokaisesta nelikentän alueen tärkeimmistä kohdista suunnitelma kyseisten asioiden kehittämiseksi. (Rantanen 2023.)

SWOT 8-kenttä voisi täten Roiman tapauksessa näyttää yksinkertaistettuna esimerkiksi tältä:

Vahvuus: Tiimihenki

Miten vahvistetaan entisestään: Kommunikointikäytäntöjä kehittämällä

-> Suunnitelma kommunikointikäytäntöjen kehittämiseksi päivämäärineen, vastuuhenkilöineen, resursseineen, mittareineen, välitarkastuksineen edistyksen seuraamiseksi jne.

Heikkous: Nuoren yrityksen tuoma uskottavuuden puute

Miten kehitetään: Jäsenten osaamista korostamalla ja sosiaalista mediaa priorisoimalla

-> Suunnitelma Roiman näkyvyyden ja uskottavuuden lisäämiseksi sosiaalisen median välityksellä vastuuhenkilöineen, mittareineen jne.

Mahdollisuus: Laaja-alaista osaamista tiimissä

Miten hyödynnetään: Luodaan liikevaihtoa valjastamalla mahdollisia synergioita osaamisten välillä. Esimerkiksi Tommi (ammattilainen myynnin saralla) + Atte ja Tuomas (ammattilaisia nettisivujen tekemisessä) -> Tommi voisi myydä Aten ja Tuomaksen valmistamia nettisivuja provisiopalkalla.

-> Suunnitelma mahdollisten synergioiden valjastamiseksi Roiman ja sen jäsenten hyödyksi vastuuhenkilöineen, mittareineen jne.

Uhka: Ydinosaajien lähtö

Miten varaudutaan: Pidetään Roima turvallisena ja motivoivana tiiminä

-> Suunnitelma tiimin kehittämisestä jäsenten toiveiden mukaan vastuuhenkilöineen, mittareineen jne.

Kuten 8-kentässä on huomattavissa, muodostuu yrityksen liiketoiminnalle ja menestykselle tärkeistä asioista suunnitelmien kautta käytännön asioita, joilla on omat vastuuhenkilönsä, aikataulunsa, resurssinsa, tiiminsä ja palkitsemisperusteensa, ja joidenka toteutumista seurataan hallituksen toimesta mittareiden ja välitarkastusten avulla. Esimerkin 8-kentässä oli jokaiseen alueeseen asetettu vain yksi kohta, jota seurasi yksi suunnitelma, mutta oikeassa tapauksessa ja esimerkiksi isommassa organisaatiossa voisi 8-kenttää hyödyntämällä muodostua kymmeniä tai jopa satoja toteutuskelpoisia suunnitelmia, jotka pitkässä juoksussa veisivät yritystä kohti strategiansa tavoitteita.

Tulevaisuuden hallitustyö

Hallitustyö on muuttunut viime vuosikymmeninä merkittävästi. Yritysten johtaminen on siirtynyt yksilöjohtamisesta kollektiiviseen johtamiseen, ja hallitustyön merkitys on kasvanut entisestään. Tulevaisuudessa hallitustyön rooli ja tehtävät tulevat muuttumaan entisestään, kun teknologia kehittyy ja yhteiskunnalliset muutokset vaikuttavat yritystoimintaan. Tulevaisuuden hallitustyön menestys riippuu siitä, kuinka hyvin hallitukset sopeutuvat muutokseen ja omaksuvat uusia työtapoja.

Tulevaisuuden hallitustyön keskeinen haaste on hallituksen jäsenten osaamisen ja pätevyyden kehittäminen. Tämä on erityisen tärkeää digitalisaation aikakaudella, jolloin teknologian nopea kehitys luo uusia haasteita hallitustyölle. Tämän vuoksi hallitustyön koulutukseen tulisi panostaa entistä enemmän ja hallituksen jäsenten tulisi olla valmiita oppimaan uutta ja kehittämään osaamistaan.  (Hallituspaikka.fi)

Tulevaisuuden hallitukset joutuvat panostamaan myös paljon läpinäkyvyyteen, sillä yrityksen läpinäkyvyys on tulevaisuudessa entistä tärkeämpää. Yhteiskunta vaatii entistä enemmän avoimuutta ja vastuullisuutta. Hallituksen tulee olla avoin ja rehellinen toiminnassaan ja tiedottaa toiminnastaan mahdollisimman avoimesti.

Monimuotoisuus on myös erittäin tärkeä osa tulevaisuuden hallitusta. Monimuotoisella hallituksella tarkoitetaan sitä, että hallituksen jäsenet edustavat eri taustoja ja näkökulmia. Esimerkiksi sukupuolten tasa-arvo, etninen monimuotoisuus ja eri ikäluokkien edustus ovat tärkeitä. Monimuotoisuus voi auttaa hallitusta tekemään parempia päätöksiä, koska erilaiset näkemykset ja kokemukset voivat johtaa parempaan päätöksentekoon. (Monimuotoisuusarviointi.fi)

Hallituksen jäsenten tulee olla myös valmiita oppimaan uutta ja muuttamaan tapojaan toimia, jotta he pysyvät ajan tasalla. Tulevaisuuden hallitustyö edellyttää myös hallituksen jäsenten yhteistyötä ja kykyä toimia tiimissä. Hallituksen jäsenten tulee ymmärtää toistensa vahvuuksia ja heikkouksia, jotta he voivat tukea toisiaan ja tehdä yhteistyötä tehokkaasti.

Tulevaisuuden hallitustyön menestyksen kannalta on tärkeää, että hallitus pystyy ennakoimaan tulevaisuuden haasteita ja mahdollisuuksia. Hallituksen tulee olla tietoinen teknologian ja yhteiskunnallisten muutosten vaikutuksesta yritystoimintaan ja valmiita kehittämään uusia strategioita ja toimintamalleja. Tämä vaatii ennakointikykyä ja ketteryyttä, sillä hallituksen tulee pystyä reagoimaan nopeasti muutoksiin ja olemaan joustava.

Lisäksi tulevaisuuden hallitustyön menestys edellyttää, että hallitus pystyy pitämään yllä hyvää suhdetta yrityksen sidosryhmiin. Hyvän hallituksen tulee ymmärtää näiden ryhmien tarpeita ja toimia vastuullisesti heitä kohtaan. Tämä auttaa lisäämään yrityksen luottamusta ja mainetta, mikä on tärkeää tulevaisuuden menestyksen kannalta.

Digitalisaation vaikutus hallitustyöskentelyyn

Digitalisaatio on vaikuttanut merkittävästi hallitustyöskentelyyn ja sen odotetaan jatkavan vaikutustaan tulevaisuudessa. Tämä johtuu siitä, että teknologian kehitys mahdollistaa entistä nopeamman ja tehokkaamman tiedon jakamisen sekä kommunikoinnin.

Tulevaisuuden hallitustyössä digitalisaatio tulee vaikuttamaan erityisesti tiedonhallintaan ja päätöksentekoon. Monet organisaatiot ovat jo siirtäneet tietonsa pilvipalveluihin, jolloin tietoa voi käyttää ja jakaa nopeasti mistä tahansa. Tämä mahdollistaa myös hallituksen jäsenten etäosallistumisen kokouksiin ja päätöksentekoon. Esimerkiksi Skype, Zoom ja Teams mahdollistavat videoyhteydellä kokoukseen osallistumiseen ilman, että fyysisesti tarvitsee olla läsnä kokouksessa.

Digitaalisten työkalujen käyttö hallitustyössä mahdollistaa myös nopeamman päätöksenteon. Esimerkiksi sähköposti ja pikaviestit ovat tehokkaita tapoja saada tietoa nopeasti, kun taas tiedostojen jakaminen pilvipalveluissa mahdollistaa ajantasaisten dokumenttien käytön ja ylläpidon. Yksi digitalisaation merkittävä vaikutus tulevaisuuden hallitustyössä on tiedon analysointi. Big data ja analytiikka mahdollistavat entistä paremman tiedon käsittelyn ja jalostamisen päätöksenteon tueksi. Esimerkiksi markkinointitiedot, tuotannon tehokkuus ja asiakastyytyväisyys voidaan analysoida tarkasti, jolloin päätöksenteko perustuu entistä vankempaan tietoon. (Boardman.fi)

Tulevaisuuden hallitustyössä on tärkeää myös ymmärtää teknologian vaikutusta organisaation riskienhallintaan. Kyberhyökkäykset ja tietoturvaongelmat ovat nykypäivänä yleisiä ja voivat aiheuttaa suurta vahinkoa organisaatiolle. Hallituksen jäsenten tulee olla tietoisia näistä riskeistä ja varmistaa, että organisaation tietoturva on riittävällä tasolla. (Hallitusammttilaiset.fi)

Digitalisoituminen tulevaisuuden hallitustyössä vaatii myös osaamisen kehittämistä. Hallituksen jäsenten tulee ymmärtää uusien teknologisten ratkaisujen mahdollisuudet ja haasteet sekä omaksua uusia työskentelytapoja. Osaamisen kehittäminen voi tapahtua esimerkiksi koulutusten ja työpajojen avulla.

Miten hallitustyöskentely näkyy Roimassa

Aloimme pohtimaan tätä kirjoittaessamme, millaista Roiman hallitustyöskentely on ja näkyykö se muulle tiimille. Onko hallitustyöskentelyssämme tai osaamisessamme jotain parannettavaa? Kuten aiemmin kerrottu, hallitus vastaa liiketoimintasuunnitelman ja strategian laatimisesta. Aikaisemmin Roiman hallitus työskentely ei ole ollut kovin aktiivista tai näkyvää, mutta tämän vuoden puolella tuntuu, että siihen on panostettu enemmän. Voisimme kuitenkin tuoda entistä enemmän näkyville sitä, mikä ero on esimerkiksi Roiman johtoryhmän ja hallituksen palavereissa, jotta se on varmasti koko tiimille selkeää. Lisäksi tiimin olisi hyvä tietää milloin hallitus ylipäätään pitää palavereita, jotta sinne voisi halutessaan mennä muutkin käymään. Palavereista voi saada itselleen arvokasta oppia hallitusosaamisesta, sekä mahdollisesti tuoda hallitukselle uusia näkökulmia vieraan roolissa.

Miten yrityskulttuuri vaikuttaa Roiman hallituksen työskentelyyn?

Kaikkeen aikaisemmin mainitsemaamme vaikuttaa varmasti myös yrityskulttuuri, jonka olemme Roimassa luoneet. Yrityskulttuuria sanana on vaikea määritellä, mutta se näkyy tekemisessämme ja mukautuu yleensä tiimin itse huomaamattaan. Saatamme pitää kulttuuria itsestään selvyytenä, ajattelemalla ’’Näin olemme tottuneet asiat tekemään.’’, mutta osaammeko kyseenalaistaa sitä? Sanna Kulmala ja Petra Rosvall luonnehtivatkin yrityskulttuuria teoksessaan Yrityskulttuuri käytännössä (2022) seuraavasti:

’’Yrityskulttuurille ei ole olemassa yhtä kiveen kirjoitettua määritelmää. Usein yrityskulttuurista puhutaan mystisten sanontojen kautta, kuten ’’kulttuuri on se, mitä tapahtuu, kun et ole paikalla’’ tai ’’kulttuuri syö strategian aamiaiseksi’’. ’’

Jos yrityskulttuurissamme päätökset on lähtökohtaisesti aina tehty yhdessä, olisimmeko valmiita antamaan vapautta enemmän hallitukselle laatia koko tiimiä koskevia päätöksiä? Tai muutenkin kuin vain hallituksen näkökulmasta. Voisimmeko olla entistä tehokkaampia ja hyödyntää tiimin jäseniä antaen asian x hoidettavaksi pienemmälle ryhmälle, joka sitten valmistelisi jonkinlaisen ehdotuksen asiasta?

Roimassa hallitustyöskentelyä tuskin toteutetaan aivan oppikirjan mukaan. Kuten aikaisemmassa kappaleessa selviää, keskustelemme monista hallitukselle kuuluvista asioista koko tiimin kesken. Esimerkiksi Roiman arvot ovat asia, jotka on luotu alusta loppuun jokaisen tiimin jäsenen toiveiden mukaan, eivätkä ne ole tulleet ehdotuksena hallituksen kautta. Normaalisti hallitus myös valitsee johtotehtävien henkilöt, mutta Roimassa me päätämme tämänkin koko tiimin kesken. Mitähän tapahtuisi, jos annettaisiinkin tämä homma hallitukselle hoitaakseen, kun seuraavan kauden Business Leader ja Team leader valinnat tulevat ajankohtaiseksi?  Tätä voimme vielä yhdessä miettiä ja katsoa mihin suuntaan haluamme Roiman yrityskulttuuria ohjata.

Miten Roima reagoi tulevaisuuden hallituskäyttäytymiseen

Tämän vuoden puolella Roiman hallitus on laatinut tiimille liikevaihtotavoitteet seuraavaan elokuuhun asti. Kuten hallituksen kuuluukin, esiteltiin liikevaihtotavoite Roiman viikkopalaverissa ja kuultiin omistajien eli tiimin jäsenten tahtoa yrityksen tulevaisuuden tilasta. Liikevaihtotavoitteiden ehdotuksen tullessa suoraan hallitukselta, vältyimme keskustelulta, joka yleensä kestäisi pari tuntia 18 ihmisen koittaessa päästä yhteisymmärrykseen. Olimme hyvin yksimielisiä päätöksestä, joten asiaa ei tarvinnut enää puida sen enempää. Mielenkiintoista nähdä, miten hallitus aikoo tulevaisuudessa seurata tätä tavoitteeseen pääsyä ja vaatiiko tämä strategian uudelleen suunnittelua tai muutoksia Roiman jäsenten työskentelyssä. Voisimme varmasti myös joissain muissa päätösten tekoa koskevissa asioissa hyödyntää hallitusta.

Kuten aikaisemmin mainitsimme, monimuotoisuutta pidetään hallituksessa tärkeänä tekijänä. Jäimme kuitenkin miettimään, onko Roiman hallitus tarpeeksi monimuotoinen. Hallitus koostuu tällä hetkellä pelkistä miespuolisista henkilöistä. Olisiko paikallaan laittaa myös joku nainen hallitukseen, vai olisiko sillä mitään vaikutusta hallitustyöskentelyn kannalta? Entä osuuskunnan ulkopuolisen jäsenen kutsuminen hallitukseen? Muuten hallituksessamme on monimuotoisuutta esimerkiksi iän puolesta. Tätä voimme Roiman kanssa yhdessä pohtia.

Pohdinta

Voimme tämän esseen myötä todeta, että hallitusosaamisen kurssi on todella tehnyt tehtävänsä ja herätellyt meitä pohtimaan syvemmin hallitustyöskentelyn merkitystä. Hallitus on yksi yrityksen tärkeimmistä elimistä, jonka vastuulla on paljon suoraan liiketoimintaan vaikuttavia päätöksiä. Toisin sanoin vastuu siitä, mihin suuntaan yritys on menossa. Hallituksen tulee toimia linjassa yritysten arvojen kanssa ja kuulla myös omistajien tahtoa yrityksen tulevaisuuden tilasta. Haluamme tehdä Roiman hallitusta entistä näkyvämmäksi ja varmistaa, että henkilöt, jotka ovat kiinnostuneita hallitustyöskentelystä, pääsevät sitä opintojemme aikana myös kokeilemaan jossain muodossa. Tästä on hyvä jatkaa kohti uusia oppeja yrittäjyyden ihmeellisessä maailmassa.

Lähteet

Boardman. N.d.  Hallitustyöskentelyn disruptio & digitalisaatio. Verkkosivu. Viitattu 19.2.2023. https://www.boardman.fi/tapahtumayhteenveto/hallitustyoskentelyn-disruptio-digitalisaatio/

Hallitusammattilaiset. N.d. Hallitus ja digitalisaatio. Verkkosivu. Viitattu 18.2.2023. https://hallitusammattilaiset.fi/hallitus-ja-digitalisaatio/

Hallituspaikka. Virtanen. K. Tulevaisuuden ennakointi ja hallitustyön kehittäminen. Verkkosivu. Viitattu 19.2.2023. https://www.hallituspaikka.fi/blogi-tulevaisuuden-ennakointi-ja-hallitustyon-kehittaminen/

Monimuotisuusarviointi. N.d. Tietoa monimuotoisuudesta. Verkkosivu. Viitattu 19.2.2023. https://monimuotoisuusarviointi.fi/tietoa/

Kulmala, S. & Rosvall, P. 2022. Yrityskulttuuri käytännössä. Helsinki. Alma Talent Oy.

Paananen, I. & Gylling, M. 2023. Hallitus liiketoiminnan kehittäjänä. HUBS: Tulevaisuuden hallitusosaaminen -kurssi. Luento ja esitysmateriaalit.

Rantanen, T. 2023. Hallitus ja käytännön strategiatyö. HUBS: Tulevaisuuden hallitusosaaminen -kurssi. Luento ja esitysmateriaalit.

Salminen, I. 2023. Hallitus ja käytännön strategiatyö. HUBS: Tulevaisuuden hallitusosaaminen -kurssi. Luento ja esitysmateriaalit.