Kevät 2020 toi mukanaan tapahtumatuotantoon keskittyneen HIGHLEVEL Finlandin. Koronan räjähtäessä käsiin, me tiiminä päätimme, että nyt on aika painaa virtuaalitapahtumat täysillä maailmalle. Alkuun keskityimme webinaarien myymiseen, ja näin jälkikäteen pakko myöntää, että me myöhästyimme siitä junasta. Tai emme myöhästyneet, mutta aina oli joku, joka oli ehtinyt ennen meitä.

Tämä johti osittaiseen turhautumiseen ja tiimin muuttuessa, päätimme, että nyt on aika pysähtyä ja miettiä selkeä suunta myös virtuaalipuolelle. Päätimme, että lähdemme tuottamaan virtuaalisia keikkoja livestriimauksen avulla. Kuin tilauksesta, alkoi tulevan kesän festivaalit ja tapahtumat peruuntua ja näimme, että tässä todellakin on tilaisuutemme.

Lähdimme kehittämään ja kontaktoimaan tulevaa livestriimattua keikkaa artistien ja muiden tuottajien kanssa. Tässä vaiheessa ymmärsimme sen, että rahahanat on avattava jostain suunnasta. Ensin pyörittelimme ajatusta siitä, että jos livestriimiimme olisi maksullinen, jolla mahdollistaisimme tulomme lipputulojen kautta. Jatkojalostimme ajatustamme ja päädyimme päätökseen siitä, että striimimme on katsojille maksuton. Rahavirta kulkisi siis yhteistyökumppaniemme ja meidän välillämme. Edessä on siis yhteistyökumppanien hankinta.

Alkuun lähdettiin asetelmasta, jossa noin puolet tiimistämme oli sitä jo ennen tehnyt, muttei kaikki. Itse kuuluin tähän jälkimmäiseen, kokemattomaan porukkaan. Aloitin siis työt etsimällä tietoa siitä, miten tulevia yhteistyökumppaneita tulisi lähestyä ja kontaktoida. Huomasin, että jokainen lähde, joihin perehdyin, löytyi samankaltaiset pointit. Nämä pointit haluan tuoda esille myös muille, koska koen, että tämä prosessi on syventänyt myynnillistä osaamistani.

Mitä yhteistyökumppani hakemuksessa tulisi olla?

Aloitus on hakemuksen tärkein osuus, joten sen tulee olla sekä informatiivinen että mielenkiintoa herättävä. Yritykset, jotka vastaanottavat useita satoja hakemuksia kuukausitasolla, eivät yksinkertaisesti voi käydä jokaista hakemusta sanasta sanaan läpi. Tämän takia ensimmäisiltä riveiltä lähtien on hyvin tärkeää pitää lukijan mielenkiinto yllä, jotta hakemus ei päädy roskakoriin ensimmäisien sekuntien aikana.

Sen jälkeen, kun mielenkiinto on herätetty, on aika avata oleelliset seikat siitä, kuka tai mikä yritystä lähestyy. Tähän osuuteen on hyvä käyttää apukysymyksiä kuten kuka, missä ja miten. Alkuun on hyvä avata myös sitä, miksi juuri te olisitte luotettava yhteistyökumppani. Mitä varhaisemmassa vaiheessa hakemuksen lukijalle muodostuu luotto hakijaa kohtaan, sen parempi mahdollisuus yhteistyökumppanuuden solmimisessa on.

Seuraava askel on selkeyttäminen kuvioon, johon yhteistyökumppani halutaan mukaan. Meidän tapauksessa olemme avanneet virtuaalipuolen konseptiamme. On ollut myös tärkeä tuoda esille esiintyvä artisti, koska se on hyvin oleellinen vaikuttaja kohdeyleisöä ajatellen. Kohdeyleisö on hyvin oleellinen tieto mahdolliselle yhteistyökumppanille, koska sen avulla yritys voi kartoittaa mahdollisia asiakkaita. Mikäli tapahtumamme kohdeyleisö on sama kuin kontaktoitavalla yrityksellä, lähtötilanne yhteistyölle on huomattavasti parempi.

Näiden lisäksi hakemukseen on hyvä miettiä ja avata hyvin selkeästi hyötyjä, joita yhteistyökumppani tulisi saamaan yhteistyöstä. Mitä pidemmälle hyötyjä on avattu jo valmiiksi hakemuksessa, sen todennäköisempää on heidän mukaan saaminen. Me olemme omissa hakemuksissamme kartoittaneet hyötyjä lisäarvon avulla sekä avaamalla selkeästi kuvaa siitä, mitä yhteistyömme todellisuudessa antaisi yritykselle.

Hakemuksessa on hyvä tuoda esille myös muut yhteistyökumppanit. Meidän tapauksessamme olemme maininneet yhden yhteistyökumppaneistamme hakemuksissamme, ja tämä on tuottanut meille myös huomattavaa lisäarvoa. Yritys, jonka olemme saaneet mukaan, on yksi suomen tunnetuimmista omalla alallaan ja tämä on saanut myös muita yrityksiä kiinnostumaan. Muiden yhteistyökumppaneiden mainitseminen voi luoda myös positiivista mielikuvaa siitä muille yrityksille, ettei yhteistyökumppanuus ole ainoastaan heidän harteilla, vaan mukana on myös muita yrityksiä.

Loppuun olemme nostaneet ajatuksia ja ideoita siitä, minkälaisia variaatiota yhteistyölle voisi olla. Tässä osuudessa annamme suuntaviivaa sille, mitä me olemme ajatelleet ja hahmotelleet yhteistyölle. Paketteja ei kuitenkaan ole mietitty viimeisen päälle juurikin sen takia, että yhteistyökumppanilla on mahdollisuus päästä vaikuttamaan solmittavan yhteistyön sisältöön.

Näiden lisäksi olemme saaneet muutamia vinkkejä tiimimme ulkopuolelta, joita olemme hyödyntäneet yhteistyökumppani hankinnassamme. Ensimmäinen niistä on ollut hinnan panttaus mahdollisimman pitkään. Idea tämän takana on siinä, että yhteistyön arvo ei perustu ainoastaan rahaan vaan juurikin siihen hyötyyn, mitä me pystymme antamaan toiselle yritykselle. Ulkopuolelta nostettu pointti siitä, että mikäli hinta on tuotu esille liian varhaisessa vaiheessa, vastaanottaja ei välttämättä keskity enää muuhun kuin itse hintaan. Tässä vaiheessa ei ole väliä millä yhteistyökuvion perustelisit, mikäli hinta on ollut aivan liian suuri.

Toinen ulkopuolisista vinkeistä on keskittynyt aikaan yhteistyön jälkeen. Mikäli yrityksiä lähestyy ainoastaan yhden yhteistyön tiimoilta puhumatta jatkosta, kumppanuuden solmiminen voi olla haastavampaa. Mikäli hakemuksen yhteyteen tuokin esille mahdollisuuden siitä, miten me voisimme omalla toiminnallamme auttaa mahdollista uutta yhteistyökumppaniamme esimerkiksi jonkin kampanjan avulla, käsillä voi olla ideaali tilanne. Ideaali tilanteesta voi seurata pitkäaikainen yhteistyökumppanuus, joka hyödyttää kumpaakin osapuolta eri tavalla.