Yhteisen ajattelun ja vastuun voima

Kirjoitin aiemmin esseen itseohjautuvasta organisaatiosta, mutta aihealue jäi polttelemaan mieleni päälle jättäen fiiliksen, että kirjassa ollut esimerkki Futurice Oy:n toimintamallista voisi toimia osittain sovellettuna myös meidän tiimissämme.  Pohdiskelin ja syvensin ajattelua asian tiimoilta jonkin aikaa ja päätin kirjoittaa toisen esseen, miten sitä voisi toteuttaa käytännössä myös meidän tiimissä.

Kirjassa Itseohjautuvuus – miten organisoitua tulevaisuudessa, kappaleessa kahdeksan, käsitellään Futurice Oy:n matkaa ja toimintakuvioita. Teksti herätti ehkä eniten ajatuksia siitä, millaisia pelisääntöjä ja toimintatapoja hyvin toimivassa autonomisessa organisaatiossa tulee olla tai voi olla. Tuomas Syrjänen ja Arttu Tolonen avaavat hienosti ajatuksiansa siitä, kuinka pienissä yrityksissä ollaan aluksi luonnostaan itseohjautuvia – kaikki on kärryillä kaikesta ja yritystä pyöritetään yhdessä. Kaikkea on hallittavissa oleva määrä tiedosta projekteihin ja roolit muokkautuvat lähes itsestään. (Martela, F. 2017, 201) Syrjänen ja Tolonen (2017, 201-204) kertovat yrityksen nopeasta kasvusta, haasteista ja siitä, kun ylitettiin maaginen 50 työntekijän raja, jolloin yrityksissä yleensä alkaa kasvukivut ja kaikki muuttuu. Niin tapahtui heilläkin, mutta asiat pienien mutkien kautta tehtiin erilaisella tavalla kuin yleensä. (Martela, F. 2017, 202-203.) Itselleni pohdintaa on herättänyt, että missä kulkee pienen organisaation raja, ja miten meillä voi olla kohtuullisen suuria haasteita vain 16 hengen porukalla? Vastaus lienee kait siinä, että meillä yhteinen visio ei ole vielä selvillä ja hakee suuntaansa. Näin bisness liederin silmin haastavaa on myös ollut löytää sopivat yksinkertaiset pelisäännöt, joihin kaikki tiimissä olisivat valmiita sitoutumaan. Mikä sitten on kenenkin mielestä riittävän yksinkertaista? Kaikesta huolimatta positiivista on ollut huomata, että tiiminä steppejä oikeaan suuntaa otetaan koko ajan.

Pienten yritysten anatomiasta

Mitkä sitten ovat pienten yritysten avaintekijät, joilla hallinta pysyy rukkasessa? Miten pyöritetään yritystä yhdessä ja miten kaikki saadaan pysymään samalla sivulla? Mitkä asiat ovat meillä kunnossa ja mitä tulee kehittää? Futuricen poikien analysoinnin mukaan esille nousee kolme selittävää tekijää, jotka vastaavat kahteen ensimmäiseen kysymykseen: 1. Pienissä yrityksissä ollaan luonnostaan läpinäkyviä. 2. Pienissä yrityksissä on yleensä vahva yhteisen ajattelun kulttuuri ja vähän yksittäisiä pelisääntöjä. 3. Pienissä yrityksissä liiketoiminta koskettaa kaikkia. (Martela, F. 2017, 204.)

Meidän tiimissämme olemme johtoryhmän kanssa hoksanneet ja alkaneet panostaa entistä enemmän läpinäkyvyyteen ja yrittäneet kertoa asiat juuri niin kuin ne ovat. Olemme panostaneet myös viestintään ja yrittäneet kehittää palavereita niin, että ne ovat mahdollisimman selkeitä ja johdonmukaisia. Olen huomannut myös, kuinka tärkeää on tehdä tilaa ja huomioida tarkentavat kysymykset sillä, jos niitä ei tule, on hyvä kysyä itse, minkä jälkeen niitä alkaakin lähes poikkeuksetta tulla. Näin toimimalla kysymysmerkit saadaan katoamaan ja tällä hetkellä itselläni on tunne, että olemme huomattavasti aiempaa paremmin samalla sivulla. Parannettavaa tosin on aina.

Yhdessä ajattelun kulttuuri on se, joka meillä näkyy toistaiseksi vielä vähäisenä, ainoastaan pajoissa ja sielläkin satunnaisesti. Pajatilanteissa meidän tulee uskaltaa tarttua tarkentaviin kysymyksiin ja mennä syvemmälle kiperissäkin aiheissa. Tilannetta hankaloittaa suuresti koronaviruksen aiheuttama tilanne, jossa joudutaan toimimaan pelkästään etänä ja kahvipöytätuumailukin jää lähes kokonaan pois. Aikataulut tuntuvat olevan kaikilla kireitä ja ihmiset haluavat välttää ylimääräistä ruudun tuijotusta. Yhdessä ajattelun kehittyminen meidän tiimin kohdalla tulee vaatimaan aikaa. Toivon viruksen hellittävän syksyyn mennessä, joka mahdollistaisi sparrailun ja ajatuksien vaihdon kasvotusten akatemian tiloissa.

Kolmannen kohdan tiimoilta, että liiketoiminta koskettaa kaikkia, asia pitää jo paikkansa, mutta sattuneista syistä maailman tilanne on tuonut haasteita. Tiimissämme on useita riskiryhmäläisiä, joten teimme johtoryhmämme kanssa linjauksen, että tiiminä panostamme keväällä esseiden kirjoittamiseen ja muihin opintoihin pitäen terveyden etusijalla nyt koronaviruksen aikana.  Olemme samalla kehitelleet liikeideoita, joita pannaan käytäntöön sitten syksyllä.

Yhteisen ajattelun ja vastuun voima

Äskeisessä kappaleessa kerroin kuinka Futuricella huomattiin kolmen avainseikan luovan pohjan autonomiselle organisaatiomallille. Kertauksena vielä, avaintekijät olivat: organisaation läpinäkyvyys, yhdessä ajattelun kulttuuri ja liiketoimintavastuu. Miten näiden pohjalta sitten on rakennettu toimiva organisaatiomalli ja yrityskulttuuri Futuricella ja voisimmeko me tiiminä soveltaa jotain heidän mallistaan, oma mielipiteeni on kyllä.

Futuricella puitteita yhteiselle ajattelulle luodaan pukemalla niitä eräänlaisiksi iskulauseiksi tai motoiksi. He ovat keksineet edellä mainitulle myös hienon termin ja kutsuvat tätä ajatusten brändäämiseksi. He pyrkivät näin luomaan ajatuksille selkeän ja helppokäyttöisen rajapinnan, joita jokaisen on helppo soveltaa, ja joiden pohjalta jokainen voi rakentaa yhteistä tavoitetta ajavaa toimintaa. Tavoitteena on niin sanotusti tuotteistaa ajatukset niin, että ne ovat helppo sisäistää. Samankaltaisen ajatuksen ilmoille heitti myös Jussi Meresmaa vierailuillaan, kun heillä Spin18 Oy:n alkumetreillä viljeltiin yhteistä tavoitetta/lausetta siitä, että frisbeegolf on Suomen nopeimmin kasvava urheilulaji ja miten kävikään?  Tiimimme kohdalla pohdittavaksi jää, mitkä voisi meillä WAURElla olla näitä yhteisiä ajatuksia ja iskulauseita, joista brändätä meille sopivat, tavoitteita edistävät lausahdukset. Voisiko se olla muutaman kerran väläytelty, akatemian kaikkien aikojen lukevin tiimi vai jokin täysin muu?

Futuricen jokaisella työntekijällä on suuri vapaus toimia parhaaksi katsomallaan tavalla ja heillä on käytössään edellä mainittuja iskulauseita ja yksi niistä on 3×2 ajattelu, joka voisi toimia myös meillä WAURElla. 3×2 on ajatusketju, jota on tarkoitus soveltaa kaikissa yrityksen toimintaan ja resursseihin liittyvissä päätöksissä. Heillä työntekijä käy läpi saman ketjun aina ennen päätöstä, miten tehtävä päätös vaikuttaa ihmisiin eli kollegoihin, asiakkaisiin ja viimeisenä yrityksen talouteen. Näistä kolmesta muodostuu iskulauseen numero kolme. Toinen osa eli numero kaksi taasen tarkoittaa aikamääreitä nyt ja tulevaisuudessa. 3×2 ajattelua käytetään siis, kun päätetään hankinnoista, lomista tai vaikka arkipäivän isoista ja pienistä päätöksistä. Miten nämä vaikuttavat kollegoihin, asiakkaisiin, yrityksen talouteen – nyt ja tulevaisuudessa? (Martela, F. 2017, 208.)

3×2 toimintamallia käyttämällä me voisimme tiiminä kantaa kukin yhteistä vastuuta omalta osaltamme, jos puntaroisimme aina päätöksiämme ajatusmallin mukaan ja hahmottaisimme kukin itse, milloin on järkevin pitää lomia, mitä työkaluja ja tietoa milloinkin tarvitsemme tiimin, asiakkaiden ja osuuskunnan talouden kannalta – nyt ja tulevaisuudessa. Esimerkkinä tästä voisi toimia pohdinta, jos vaikka perehtyisin jonkin aihealueen kirjallisuuteen ja kävisin lisäksi tiimin piikkiin maksullisessa seminaarissa, mikä olisi sen kokonaisvaikutus. Kysymyksiin purettuna pohdinta näyttäisi tältä: Opinko kirjallisuudesta ja seminaarista jotakin, josta minulle on hyötyä? Opinko seminaarissa jotain hyödyllistä, jota voin jakaa tiimikavereilleni? Onko tiedoista ja taidoista hyötyä asiakkailleni? Onko investointi ja käytetty aika suhteessa saavutettuun hyötyyn? Onko niistä hyötyä juuri nyt tai mahdollisesti tulevaisuudessa? Mielestäni ajatusmalli voisi olla kätevä työkalu lähes kaikkeen päätöksen tekoon tiimissämme.

3×2 ajattelu tukee näin ollen myös liiketoimintaa vastuullisuusajattelun kannalta. Ajatusketjua läpi käydessä, aina päätöksiä tehdessä, lähes huomaamatta jokainen ottaa samalla vastuuta asiakastyytyväisyydestä, tiimikavereiden tyytyväisyydestä ja paremmasta taloudesta – nyt ja tulevaisuudessa. Näillä eväillä on hyvä suunnistaa kohti vahvempaa tiimitoimintaa ja kannattavampaa yritystoimintaa.

Lähteet:

Martela, F. Jarenko, K. 2017. Itseohjautuvuus, Miten organisoitua tulevaisuudessa? Helsinki: Alma Talent Oy