Tässä esseessä pohdin yhdessä ohjautuvan tiimin periaatetta Karl-Johan Spiikin teoksen; Yhteisöohjautuvuus: Yhdessä ohjautuva tiimi kautta. Kirjassaan Spiik esittää yhdessä ohjautuvan tiimin mallin kolmen portaan, sekä kahdeksan askeleen kautta mielenkiintoisessa, sekä konkreettisia neuvoja sisältävässä muodossa. Lisäksi pohdin aihetta Hurmoksen ensi askeleiden näkökulmasta, nyt noin kolme kuukautta osuuskunnan perustamisen jälkeen.

Mikä on yhdessä ohjautuva tiimi? 

Yhdessä ohjautuvan tiimin toimintamalliin sisältyy kolme porrasta, sekä kahdeksan askelta. Toimintamalli kuvaa sitä, miten tiimit toimivat, sekä auttaa havainnollistamaan missä kohtaa tiimi on kehityksessään, sekä antaa konkreettisia työkaluja apuun kehityksessä. Tiimi aloittaa alimmalta portaalta ja etenee vaihe vaiheelta ylöspäin. Mikäli ylemmän askeleen tavoitteet eivät täyty, tiimi palautuu takaisin alemmalle asteelle. Spiikin luoma tiimimalli antaa hyvän käsityksen siitä, missä oma tiimi on suhteessa kehitykseensä, sekä parhaimmillaan se voi toimia oivana työkaluna tiimin kehittämisessä, sekä yhteistyön parantamisessa. (Spiik, K. 2022) Kirjassaan Spiik painottaa, että malli on aina malli, eikä sitä tule ottaa liian kirjaimellisesti.

Perusasiat kuntoon

Ensimmäinen porras; perusasiat kuntoon, koostuu asioista, joiden tulisi olla tiimeissä kunnossa. Näitä asioita ovat ajan antaminen keskustelulle, avoin keskustelu, sekä mielipiteiden ottaminen huomioon. Näiden peruspilareiden puuttuessa tiimi ei ole tiimi, vaan pelkästään organisatorinen yksikkö tai ryhmä ihmisiä, jotka ovat kokoontuneet toimimaan yhdessä. Pohjana kaikelle on, että jokainen tiimiläinen ymmärtää läsnäolon, kommunikaation ja yhteistyönmerkityksen. (Spiik, K. 2022)

Ensimmäinen askel portaalla perusasiat kuntoon, on ”aikaa keskustelulle”. Askeleen tavoitteena on saada tiimin jäsenet olemaan tavoitettavissa tiimin yhteisissä sovituissa kokoontumisissa. Tiimin perusajatus on, että tiimi toimii tiiminä tehdäkseen asioita yhdessä ja kommunikoidakseen keskenään. Vaikka kaikki työtehtävät eivät koske kaikkia tiimin jäseniä, niin tiimipalaverit ovat tiimiläisiä yhdistävä tekijä. Jokaisen tiimin jäsenen tulee ymmärtää oma merkityksensä tiimissä, sekä näyttää se olemalla tavoitettavissa yhteisissä tiimipalavereissa. (Spiik, K. 2022)

Mikäli tätä askelta laiminlyödään ja yksi tai useampi ottaa tiimissä omia oikeuksia ja jättää saapumatta tiimin kokouksiin, vaikuttaa tämä automaattisesti muiden motivaatioon. Kenelläkään ei ole erityisasemaa tiimissä, vaan jokaista koskee samat säännöt, tiimiläiset ovat tasavertaisia ja heidän välillään on kunnioitus. (Spiik, K. 2022)

Toinen askel portaalla on ”avoin keskustelu”, jonka tavoitteena on kommunikaation perustason rakentaminen. Kaikilla tiimin jäsenillä tulee olla oikeus ja uskallus sanoa oma mielipiteensä tulematta arvostelluksi. (Spiik, K. 2022)

Kolmas askel portaalla on ”mielipiteiden huomiointi”. Kun jokainen tiimin jäsen on paikalla, sekä kertoo oman mielipiteensä ja ajatuksensa, astuu seuraavaksi voimaan velvollisuus muiden mielipiteiden ja kommenttien kuunteluun. Tämän pohjalta tiimin jäsenet oppivat omasta toiminnastaan, sekä muokkaavat sitä. Kuuntelemisen lomassa ja sen tueksi on hyvä tehdä muistiinpanoja ja muuttaa omaa toimintaansa tiimin keskustelujen ja palautteen pohjalta. Askeleen tavoitteena on, että jokainen ymmärtää, että kaikkien mielipiteet ovat samanarvoisia, mutta samalla kaikkien ideat eivät ole samanarvoisia. Kun tiimin jäsenten välillä vallitsee ammatillinen kunnioitus, voidaan asioita käsitellä sellaisina, kun ne ovat. (Spiik, K. 2022) Tähän on mielestäni verrattavissa sanonta; asiat riitelevät, eivät ihmiset.

Mielipiteet ja faktat on hyvä erottaa toisistaan ja vaikka näkökulmat eroavat toisistaan, on tärkeää osoittaa empatialla ja omalla avoimella kommunikaatiolla arvostusta muita kohtaan. Tiimipalavereissa on tärkeää priorisoida keskusteltavat asiat, jotta aika säästyy ja energiaa kohdennetaan oikein priorisointilistalla oleviin asioihin. Jokaisen tiimin jäsenen tulee olla valmis perustelemaan kantansa ja mielipiteensä ilman, että pelätään konfliktinkaltaisia tilanteita. (Spiik, K. 2022)

Jaettu johtajuus 

Kun perusasiat tiimissä ovat kunnossa, on vuorossa toinen porras; jaettu johtajuus. Toisella portaalla jaetaan johtajuutta tiimin jäsenten kesken, jonka muodostumiseen tarvitaan sparraamista ja arvostusta. Tiimi alkaa ymmärtää hyötyvänsä yhteistyöstä ja kokevat tiimityön antoisaksi. Tiimi ymmärtää kuinka yhdessä saadaan aikaan enemmän, sekä heille konkretisoituu se, että jäsenet tarvitsevat toisiaan saavuttaakseen tavoitteensa. Tällä portaalla tiimin jäsenet tutustuvat toisiinsa, luovat yhteishenkeä sekä tiimi alkaa muodostaa itselleen identiteetin.

Ensimmäinen askel kohti jaettua johtajuutta, on ”sparraaminen”, eli positiivinen haastaminen, avoin kommunikointi avun annossa ja sen pyytämisessä. Ennen kuin jäsenet jakavat omaa osaamistaan tiimille, on tiimiläisten tärkeää kartoittaa omat vahvuutensa ja tekniset osaamisalueensa itsenäisesti. (Spiik, K. 2022)

Sparraamisen tavoitteena on, että tiimin jäsenet oppivat tiedostamaan toistensa osaamiset, tavoitteet ja taidot. Tämän avuksi tiimi voi luoda yhteisen osaamiskartan, johon merkitään jokaisen taidot, kokemukset ja mahdolliset kehittymistoiveet. Tiimissä vallitsee kulttuuri, jossa omaa asiantuntijuutta jaetaan rohkeasti, eikä suoriteta työtä yksilönä tiimissä. Tiimissä käytetään aikaa muiden ohjaamiseen ja opettamiseen, vaikka se ei suoranaisesti edistäisi omia työtehtäviä. Tiimin jäsenet jakavat työssä kohtaamiaan haasteita ja pyytävät muilta näkökulmia, vaikka ratkaisuille olisikin vastaus ja ne tuntuisivat itselle päivänselviltä. Yksilötyöskentelyn vaarna onkin uppoutua omaan asiantuntijuuteen, jolloin voi helposti sulkea silmänsä ”tyhmiltä kysymyksiltä”, jotka loppupeleissä voivat olla avain aiempaa innovatiivisempiin ja parempiin ratkaisuihin. Tiimissä jäsenille annetaan mahdollisuus kehittyä työssä vapaudella valita töitä, jotka haastavat tekijäänsä. (Spiik, K. 2022)

Toinen askel kohti jaettua johtajuutta on ”arvostus”, jossa tiimiläiset tuntevat toisensa ja heidän kielenkäyttöönsä sisältyy ”me” -ilmaisut. Arvostuksen askeleella tiimin jäsenet sietävät paremmin konflikteja ja negatiivista palautetta, eikä ristiriitoja jätetä elämään, vaan ne nostetaan esille. Jaetussa johtajuudessa tiimin jäsenet osaavat tuoda asioita esiin rakentavasti, joka pakottaa ihmisiä kehittymään myös yksilöinä. On jokaisen tiimin jäsenen vastuulla osoittaa tukea toisten valinnoille, eikä vaikeuksien sattuessa kadota paikalta. Tiimin jäsenten tukiessa toinen toistaan voidaan ehkäistä pelko epäonnistumisesta. Tämä nostaa motivaatiota ja turvallisuuden tunnetta, sekä mahdollistaa sen, että jokainen jäsen uskaltaa antaa itsestään täyden potentiaalin ja tekevät mahdollisesti henkilökohtaisia läpimurtoja. Tässä vaiheessa tiimin jäsenet ymmärtävät toistensa vahvuudet, osaamiset ja haluavat oppia niistä, joka luo luottamusta ja arvostusta toisen tekemistä kohtaan. Kun tiimin jäsenten välillä vallitsee arvostus, ovat he silloin hyväksyneet toisensa johtajina. Tämä mahdollistaa sen, että jokaisella on oma paikkansa, jossa tiimiläinen osaa hyödyntää vahvuuksiaan koko tiimin hyväksi. Tiimin jäsenet osaavat myös juhlistaa asioita ja palkita itseään, sekä muita tehdystä työstä. (Spiik, K. 2022)

Yhdessä ohjautuva tiimi; Luottamus, jaettu näkökulma, parviäly

Mallin viimeisellä portaalla tiimin toiminta on itsenäistä ja arjen kitkasta huolimatta tiimissä vallitsee syvä luottamus ja käsitys siitä, mitä kaikki haluavat. Tiimin jäsenet ymmärtävät merkityksensä tiimille ja tiimin olemassaolo perustuu yhteiseen haluun ja tavoitteeseen. Yhdessä ohjautuvassa tiimissä rutiinit, roolit ja vastuut ovat löytäneet paikkansa, eikä tiimin tarvitse käyttää aikaa tiimityön rakentamiseen vaan työtehtäviin, jolloin jokainen tiimin jäsen alkaa kehittyä tekemisessään yksilönä. Kun yksilö kehittyy, se kulkee käsi kädessä tiimin kehityksen kanssa, jolloin koko tiimin suorituskyky ja osaaminen paranee.

Yhdessä ohjautuvan tiimin perustana on; luottamus. Tiimin sisällä voi olla erimielisyyksiä ja naljailua, mutta tämä ei vaikuta tiimin toimintaan tai näy ulospäin. (Spiik, K. 2022) Tässä voisin käyttää sanontaa ”rakkaudesta se hevonenkin potkii”.

Tiimi itsessään tietää missä kulkee yhteenkuuluvuudentunnetta synnyttävän kiusoittelun ja loukkaamisen raja. Tiimin jäsenten välillä aiemmin syntynyt arvostus on muuttunut luottamukseksi, eikä jäsenet pelkää virheitä tai toisen tontille astumista. Palautteenanto ja avoimuus ovat rutinoituneet tiimin jäsenten arkeen. Tiimin jäsenet ovat sitoutuneet tiimin toimintaan niin toiminnan, työn, ajatusten ja tunteiden tasolla. Tiimissä vallitsee sisäinen motivaatio, eli jäsenet tuntevat ylpeyttä kuuluvansa tiimiin. (Spiik, K. 2022)

Yhdessä ohjautuvassa tiimissä on muodostunut oma jaettu näkökulma ja identiteetti, sekä sen jäsenet osaavat ennakoida etukäteen, miten tiimi reagoi. Tiimin toiminta perustuu yhteisiin arvoihin ja tavoitteet ja päämäärät ovat kaikille selviä. Tiimissä vallitsee ymmärrys siitä, että tiimi pysyy mukautuvana, kun osaaminen on mahdollisimman laaja-alaista ja omaa osaamista on laajennettava tiimin, eikä oman itsen kannalta olennaisiin asioihin. (Spiik, K. 2022)

Yhdessä ohjautuvan tiiminen tavoitetila on; parviäly, jonka perustana on syvä luottamus. Tiimi kommunikoi avoimesti, suunnitellusti ja tavoitteellisesti, sekä on kykeneväinen reagoimaan muutoksiin nopeasti ja vaivatta. Tiimin toiminta on sulavaa ja roolit voivat vaihtua nopeasti lennosta, koska jäsenet tuntevat toistensa tiedot ja taidot. Tiimi on muodostanut yhteiset toimintasäännöt, joita noudattamalla sen on mahdollista selvitä tilanteesta kuin tilanteesta. Tiimin jäsenet tietävät mitä toisille kuuluu, osaavat reflektoida omaa olemustaan ja stressitasojaan, sekä tilanteen vaatiessa delegoida tehtäviä helposti toisille. Tiimissä palautteenanto tapahtuu välittömästi ja keskitytään oleelliseen, eli ei siihen kuka teki virheen, vaan siihen kuinka tästä päästään eteenpäin ja kehitetään tiimin toimintaa virheen välttämiseksi tulevaisuudessa.  (Spiik, K. 2022)

Pohdinta; Hurmoksen tie yhdessä ohjautuvaksi tiimiksi

Tämän esseen kirjoittaminen opetti minulle hyvin paljon yhdessä ohjautuvan tiimin vahvuuksista, vaiheista, sekä kompastuskivistä, sekä tarjosi konkreettisia keinoja asioiden työstämiseen. Pohdin kirjaa lukiessani paljon sitä, millä portaalla meidän Hurmos tällä hetkellä menee. Se ei tietenkään ole yksinomaan minun päätettävissä oleva asia, vaan tästä tulisi keskustella yhdessä tiiminä ja reflektoida asiaa kirjan perusteella. Koen kuitenkin, että Hurmoksessa asiat poikkeavat hieman polusta, joka kirjassa esitettiin. Moni tiimimme jäsen tunsi toisensa hyvin jo ennen Hurmoksen perustamista, jolloin tunneside tiimin jäsenten välillä oli jo muodostunut. Tämä taas mahdollista nopeammin avoimemman kommunikaation, arvostuksen- ja luottamuksen muodostumisen. Alun alkaenkin Hurmoksessa kommunikaatio on ollut poikkeuksellisen avointa ja tunteenpurkauksille ja vaikeille asioille on annettu tilaa ja olemme pystyneet käymään paineisiakin keskusteluja aikaisessa vaiheessa.

Koen, että itseni kohdalla on ollut jopa vaikeaa erottaa vapaa-ajan minä vs. ammatillinen rooli, johon yleensä muissa työyhteisöissä ihmisiin tutustuessa törmää ensimmäisenä. Muissa työyhteisöissä olen aiemmin ajattelut, että on hyvä pitää töitä tehdessä ammatillinen rooli ja jopa isokin etäisyys päällä, mutta teoksen luettua mielikuvani asiasta muuttui. Oikeastaan sitä, että tiimin jäsenet luovat syvempiä tunnesiteitä toistensa välille, ei mielestäni voi proakatemialla edes välttää. Se onkin kullan arvoinen voimavara ja valttikortti, mikä meillä on  – ihmiset & sitoutunut yhteisö, jossa vallitsee luottamus ja arvostus. Mitä enemmän annat yhteisölle, sitä enemmän saat takaisin.

Spiikin teoksessa esitetty ensimmäisen portaan kolmas askel; “mielipiteiden huomiointi” sai minut pohtimaan, olenko itse noudattanut näitä oppeja tiimissä. Alussa, tiimin perustamisen jälkeen koen, että minun oli välillä vaikea saada pajassa ääneni kuuluviin erittäin nopean ja räjähtävän keskustelun myötä, jota näin jälkeenpäin en dialogiksi voi kutsuakaan. Silloin ajattelin, että jos mielipidettäni ei arvosteta, miksi minun tulisi puskea tai huutaa sitä yli muiden? Tämä ajatusmaailma on kuitenkin loppupeleissä väärin. Myös minulla tiimin jäsenenä on velvollisuus kertoa mielipiteeni, enkä missään tapauksessa voi olettaa, että: “kyllä ihmiset tietävät mitä ajattelen”, koska vastaus on, että eivät tiedä. Tapauksessa, kun tiimin jäsenten välillä vallitsee kunnioitus, on myös kaikilla oikeus ja velvollisuus kertoa mielipiteensä. Kuten Spiik kirjassaan sanoi; “Kaikkien mielipiteet ovat samanarvoisia, mutta samalla kaikkien ideat eivät ole samanarvoisia”.

Lisäksi pohdin, olemmeko edenneet Hurmoksessa liian nopeasti ja laiminlyöneet tärkeitä askelia esimerkiksi muiden osaamisen kartoittamisen, sekä kehittymiskohteiden asettamisen ja tiedostamisen. Kuvailisin tiimiämme Hurmosta nopeaksi, energiseksi ja päämäärätietoiseksi. Välillä kuitenkin nopeus ja räjähtävyys voi olla hidaste ja saatamme jättää monia tärkeitä yksityiskohtia huomaamatta kaikessa vauhdissa. Kaikesta innokkuudesta huolimatta on siis tärkeää pysähtyä pohtimaan yhdessä vahvuuksia, sekä heikkouksia tiiminä, sekä sitä, millä portaalla menemme nyt. Olen kuitenkin luottavainen ja optimistinen siitä, että nämä asiat muovautuvat pikkuhiljaa ajan kanssa ja projektien kunnolla startatessa, olemmehan olleet tiimi vasta kolmen kuukauden ajan ja pitkä ja mahtava matka on vielä edessä päin.

Lähteet:

Spiik K-J. 2022. Yhteisöohjautuvuus: Yhdessäohjautuva tiimi. Äänikirja. Turku: Karlex Oy. Viitattu 16.2.2023. Vaatii käyttöoikeuden.

https://www.nextory.fi/kirja/yhteis%C3%B6ohjautuvuus-yhdess%C3%A4ohjautuva-tiimi-11582970/