Yhdessä etänä – miten onnistua etätiimityössä?

Etätyö on tullut nyt monen tiimin arkeen olennaiseksi osaksi töitä. Moni tiimeistä onkin tällä hetkellä kokopäiväisesti etätöissä. Avokonttorin sermit ovat vaihtuneet olohuoneen seiniin ja ikkunoihin, taukotila viereiseen puistoon, työkaverit ympärillä pyöriviin lapsiin. Proakatemiaa asia koskee samalla tavalla. Miten nyt edistetään opintoja samaan aikaan, kun yritykselle tulisi saada rahaa juoksevien kulujen kattamiseen. Miten nyt kehitytään tiiminä, kun arastaa puhua yhtä avoimesti etäpalavereissa verrattuna turvalliseen pajatilaan Proakatemialla. Asiaa ei helpota huoli siitä, kuinka kauan tämä kaikki kestää ja millainen vaikutus sillä on meidän kaikkien elämään. Nyt jos koska on aika oppia, miten etätöitä tehdään tiiminä.

Kommunikaation merkitys tiimissä

Nyt kun moni tiimeistä on astunut kokoaikaisesti etätöihin, kommunikaation merkitys korostuu tiimissä. Suuri osa tiimien jäsenistä on tehnyt etätöitä jo aikaisemmin, mahdollisesti kerran kaksi päivää viikossa. Etätyö on antanut mahdollisuuden tehdä töitä, jotka vaativat keskittymistä kuten katselmukset, raporttien lukeminen tai uuden materiaalin kirjoittaminen tai luominen. Tämänkaltainen etätyöskentely on luonut monille tapoja. Etätyöt ovat sitä aikaa, kun voi keskittyä, olla yksin ja ilman sen suurempia häiriötekijöitä. Tämänkaltaiset tavat voivat olla ongelma nyt, kun koko tiimi on etätöissä kokoaikaisesti. Emme välttämättä kommunikoi tiimissä tarpeeksi. Toisaalta, kun kaikki työpäivät ovat etätyöpäiviä, tietyt eristykselle ja keskittymiselle varatut päivät saattavat kadota kokonaan kalenterista ja mikä vaan päivä on vapaata riistaa etäpalaverille. Tuttu rytmitys on poissa ja kuviot pitää miettiä uudelleen oman jaksamisen, perhetilanteen, töiden teon sekä tiimitoiminnan kannalta. Onkin suositeltavaa, että nyt poikkeuksellisina aikoina sovitaan tiimin kanssa yhdessä yhteisistä kommunikaatiotavoista. (Kiiskinen, 2020.)

Vaikka Eventassa on harjoiteltu etätyötaitoja jo toista vuotta, on meillä silti kova ikävä normaalia kommunikointia. Kaikki pajat ovat nyt etänä ja Eventa on tiiminä kokoontunut fyysisesti viimeksi maaliskuun alussa. Kukaan ei voi käydä myöskään Proakatemialla, ketään ei näe kasvotusten omasta tiimistä tai koko yhteisöstä. Etätyön kommunikaatiossa liian usein kehonkieli loistaa poissaolollaan. Viime vuoden etätyöskentelytaitojen opettelussa jo huomattiin, että kommunikaatio jää helposti liian vaisuksi – etänä on helpompi passivoitua. “Sää näytät siltä, että sua jäi vaivaamaan jokin?” on lause, joka on jäänyt nyt puuttumaan dialogista. Vaatii uudenlaisia sosiaalista älyä “lukea huonetta” etänä. Vaatii uudenlaista keskittymiskykyä olla täysillä läsnä etänä. Koko kokonaisuus vaatii uudenlaisia kommunikointitaitoja.

Eventa voitti Proakatemian innovaatiokisan Tiimidiilin viime viikolla keskellä koronakaaoskevättä. Väitämme, että voiton mahdollisti juurikin sujuva etätiimityö, jossa olemme tiiminä kehittyneet hurjasti. Olemme harjoitelleet etätyöskentelyä ja kommunikointia etänä jo kauan ennen koronaa, mikä nyt helpottaa uuden arjen omaksumista. Etätiimityö on aluksi ärsyttävää ja hankalaa – palaverissa joku huutelee kumppanilleen jotain, joku passivoituu hiljaisuuteen ja joku uppoutuu monologiin. Etätiimityötaitoja voi kuitenkin oppia siinä missä muitakin taitoja, ja harjoittelulla tiimi kehittyy päivä päivältä tehokkaammaksi ja sulavammaksi etätyöskentelyssä.

Meidän eventalaisten uudessa arjessa kommunikointiin kuuluu seuraavia asioita:

• keskustellessa aktiivisesti nyökyttelemme päitämme, peukutamme kameran edessä ja muilla tavoin hieman ylikorostamme kehonkieltämme, jotta se välittyisi myös videoyhteyden toisessa päässä oleville
• yhteisiä kahvitaukoja ja lounashetkiä on sovittu etukäteen ja laitettu kalenteriin, ettei vaan tiimille tärkeät rennot jutskailutuokiot unohtuisi arjesta
• olemme siirtäneet kuukausittaiset kahden tunnin tiimituokiomme teamssiin ja keksineet pelailuja ja visailuja, jotka toimivat myös etänä
• tapaamisissa kerromme selkeästi heti aluksi, jos kotona vallitseva tilanne mahdollisesti tulee häiritsemään läsnäoloa tai joutuu poistumaan koneelta hetkeksi
• rytmitimme viikon tiimitoimintaa pienempiin slotteihin: ennen koronaa oli vielä kiva olla koko tiistai tiiminä yhdessä ja pitää vk-palaveri ja paja samana päivänä – mutta etänä keskusteluun keskittyminen näin pitkään on haastavaa, joten vk-palaverin siirtäminen maanantaille toi paremman flown kommunikointiin

Tekemisen määrittely koronakriisissä ja etätöissä

Poikkeusaikoina monille meistä nousee kysymys siitä, mitä seuraavaksi pitäisi tehdä. Opintoja tulee edistää, koulu on kiinni, tiimiyrityksen kulut juoksevat yhä. Koronakriisi painaa mieltä. Tällaisessa myllerryksessä tiimin on hyvä käydä keskustelu siitä, miten poikkeustilanne otetaan vastaan, mitä muutoksia se tuo tekemiseen, miten tiimi voi varmistaa opintojen edistymisen näinä aikoina ja mitä tulee tehdä, että tiimiyritys säilyy elinvoimaisena. Vanhat tavoitteet eivät toimi uudessa tilanteessa.

Onkin aika tarkistaa vanhat tavoitteet nykytilanteeseen sopiviksi. Asettakaa tiimille tavoitteet jokaiselle kuukaudelle niin opintojen kuin liiketoiminnan suhteen. Ottakaa huomioon kuitenkin kriisin tuoma kuormitus. Kun tavoitteet ovat selkeät, on helpompi tehdä töitä etänä vaikkei näekään tiimikaveria päivittäin. Tavoitteet kannattaa laittaa johonkin selkeästi esille. Etänä se voi olla vaikka jonkun keskustelukanavan tarkoitus. Keskustelukanavan nimi voi olla tavoitteet ja kanavalle tulee vain kunkin kuukauden tavoitteet tiimille. Näin tiimin johdon on helpompi johtaa tiimiä etätyössä.

Eventassa on jo kauan ollut rutiinina käydä viikoittain tavoitekierros, jossa jokainen tiimiläinen kertoo miten on tavoitteissaan edennyt ja mitkä ovat tämän viikon tavoitteet. Viikkopalaverit siirtyi heti koronakriisin aluksi helposti videopalavereiksi ja tämä tavoitekierros on toiminut hyvin myös etäpalavereissa. Sentään osa käytännöistä on pysynyt suhteellisen samoina; itse tavoitteita onkin täytynyt muuttaa enemmän. Projekteja ja tapahtumia on peruuntunut, joten rahan sijaan nyt tavoitellaan enemmän oppareissa etenemistä sekä kirjojen ja esseiden avulla ammattitaidon kasvattamista.

Etätyön pelikirja – työkalu koko tiimille

Kiiskinen (2020) suosii jokaista tiimiä tekemään etätyön pelikirjan tiimille. Pelikirja on sopimus siitä, miten töitä tehdään. Tätä voisi verrata Proakatemialla monesti tehtävään tiimisopimukseen, jonka kaikki tiimin jäsenet allekirjoittavat. Etätyön pelikirjassa ohjeistetaan etätyössä käytettävien työkalujen käyttöä, kerrotaan etätyön käytännöt sekä säännöt (Kiiskinen, 2020). Proakatemialla tämä voisi tarkoittaa Teams-ohjeistuksen, käytäntöjen ja säännöstön luomista koko yhteisölle.

Eventassa luotiin viime vuonna viestintäkanavien käytännöt. Se sisälsi erittelyn kuinka Discordia, Slackia, Drivea, WhatsAppia ja muita sovelluksia käytetään tiimin viestintään. Nyt kun sitä miettii, oli siinä hyvin paljon samaa etätyön pelikirjan kanssa.

Etätyön pelikirja on kuitenkin enemmän. Etätyön pelikirjassa sovitaan päivittäisistä, viikottaisista sekä kuukausittaisista palavereista. Sen lisäksi pelikirjassa on hyvä määritellä työn tauotus ja siihen kannattaa kannustaa ihmisiä. Kuten jo aiemmin mainittiin, tauon voi etätöissä pitää vaikka lähtemällä kävelylle viereiseen puistoon. Jotkut voivat pitää tauon nauttimalla lämpimästä lasitetusta parvekkeesta lempikirjansa parissa. Ihmisiä tulee muistuttaa siitä ettei tauon ottaminen ole laiskottelua. Tauko luonnon parissa virkistää mieltä. Etätyön pelikirjassa voidaan myös sopia, kuinka hyvin tavoitettavissa tiimin jäsenten tulee olla. Olennainen osa sovittuja palavereja on välittää jokaiselle tiimin jäsenelle tietoa siitä, mitä muut tiimissä tekevät (Kiiskinen, 2020). Tämän myötä tiimissä voidaan arvioida, tehdäänkö tiimissä oikeita asioita.

Kooste asioista, joista kannattaa sopia etätyön pelikirjassa:

1. Palaverien pitäminen: kuinka usein, mitä alustaa käyttäen, miten valmistaudutaan, mitä käsitellään, miten dokumentoidaan.
2. Tauot: kuinka usein kannattaa pitää, vinkkejä päivän tauotukseen, hyvinvoinnin merkityksen esilletuominen.
3. Viestintäkäytännöt: mitä alustoja käytetään, miten niitä käytetään, mitä viestitään milläkin alustalla.
4. Oman työnteon esilletuonti tiimille: miten viestitään omasta tekemisestä, kuinka usein, millä alustalla viesti kerrotaan, miten luodaan kooste tiimitasolla, miten, missä ja milloin kooste käydään läpi, jotta ihmisillä säilyy kokonaiskuva tiimin toiminnasta.

Etäjohtamisen työkalut Business Leaderille

Tiimin johtaminen on myös erilaista, kun kaikki ovat etänä. Business Leaderin on vaikeampi pitää yllä kokonaiskuvaa tiimin tilanteesta. Tässä tilanteessa kaikki apu on paikallaan. Huoli omasta ja tiimin tulevaisuudesta koronakriisin vuoksi saa monet meistä altistumaan ahdistukselle. Miten tätä sekasotkua tulisi nyt johtaa – moni voi miettiä. Martina Akrenius (2020) esittää kuuden kohdan listan parempaan etäjohtamiseen. Toivottavasti niistä on hyötyä Proakatemian tiimien johtohenkilöille.

Muista pitää yhteyttä tiimin jäseniin päivittäin. Kommunikaatio on erittäin tärkeässä asemassa etänä työskennellessä. Osa tästä kommunikaatiosta tapahtuu viestitse, osa mahdollisesti puhelimitse. Tehokkaan kommunikoinnin takaamiseksi, tiimiä tulee nähdä myös kasvokkain. Kommunikaation ei tarvitse olla ihmeellistä. Sovi videopuheluita tiimin jäsenten kanssa ja käy läpi heidän kuulumisiaan ja minkä parissa he tällä hetkellä työskentelevät. Anna heille myös palautetta sekä tarjoa resursseja työn tekemiseen. Johtajan tulee pitää huolta ettei jäsenet tunne oloaan eristäytyneeksi tiimistä. (Akrenius, 2020.) Hyödynnä tekniikkaa projektienhallinnassa ja yhteydenpidossa. Työkaluja, joita, voit hyödyntää ovat muun muassa Trello, Teams ja Google Drive. (Akrenius, 2020.) Luo Trelloon listat siitä, mitä etätöissä tulee saada tehdyksi, käy videopuheluita Teamsissa ja luo esityslistat Google Drivessa jokaisen tiimiläisen nähtäväksi. Hallitse odotuksia. Nyt ei ole aika niihin suurimpiin myyntitavoitteisiin, vaikka se hienoa olisikin. Business Leaderin tuleekin kertoa tiimille, mikä on tarpeeksi ja mitä voi realistisesti nyt odottaa omalta suoritukseltaan. Business Leader myös varmistaa, että kaikilla on varmasti puitteet ja tarvittavat resurssit töidensä tekoon. Lopuksi tulee olla joustava. Tiimijäsenen arkea saattaa värittää taustalla kirkuvat lapset ja asiat eivät etene samassa tasaisessa rytmissä kuten ennen.

Muistilista BL:lle

1. Pidä yhteyttä päivittäin
2. Hyödynnä tekniikkaa
3. Hallitse odotuksia
4. Keskity tuloksiin
5. Varmista, että kaikilla on tarvittavat resurssit
6. Ole joustava

Eventassa Business Leaderia ei ole ollut ollenkaan enää tänä vuonna. Olemme täysin tasavertainen itseohjautuva tiimi. Onkin ollut jokaisen tiimiläisen vastuulla muistaa nämä asiat. Olimme harjoitelleet tiiminä toimimista ilman Business Leaderia vasta kaksi kuukautta, kun koronakriisi mullisti arjen. Kun sitä pysähtyy miettimään, onhan se aika hurjaa onnistua toimimaan täysin flättinä organisaationa ja selvitä tästä kaaoskeväästä. Sen edellytyksenä on tietysti ollut itseohjautuvat ja hyvät etätyötaidot omaavat tiimiläiset.

Etätyön ohjeet tiimiläisille

Koronakriisin on saanut tiimiläiset ympäri maapalloa siirtymään etätyöskentelyyn vauhdikkaammin kuin yksikään it-päle olisi osannut kuvitella. Valtavan moni on joutunut siirtymään etätyöskentelyyn rajusti kertaheitolla. Paljon opittavaa yhtäkkiä – ja toki uusien asioiden opettelussa pitää sietää epävarmuutta ja virheitä. Ihan kun tässä keväässä ei muutenkin olisi jo ollut tarpeeksi epävarmuutta maailman menosta. Monella ei tietenkään aluksi ole riittäviä taitoja ja osaamista etätyöskennellä. On tärkeää tunnistaa tämä etätyötaitojen oppimisprosessi ja ymmärtää, että tätä kokonaisuutta vielä opetellaan. Kuitenkin itse perustyön tekemiseen etänä alkaa jo tässä vaiheessa kaikilta löytyä osaamista, mutta miten etänänä tiimin jäsenenä oleminen sujuu? Nyt kun etätyötavat, tietoturva-asiat ja uudet ohjelmat alkaa olla hallussa, on aika miettiä, kuinka osataan olla kivoja tiimikavereita etätiimityössä.

Harvard Business Review:n artikkelissa (2018) on listattu seuraavanlaisia oppeja siitä, kuinka työskennellä yhdessä tehokkaasti tiimin ollessa etänä:

Älä sekoita lyhyttä kommunikointia selkeään kommunikointiin

Tehokkuuteen pyrkiminen on ymmärrettävää, mutta etänä kommunikoinnissa on syytä pyrkiä olemaan ennemmin erityisen selkeä kuin nopea. Käytä etänä ennemmin hieman liikaa aikaa asiasi kertomiseen, kuin liian vähän. Mikäli kerrot asiasi mahdollisimman lyhyesti, käy helposti niin, että aikaa uppoutuu väärinkäsityksiin ja tiimin yrityksiin ymmärtää viestiäsi. Koska video ei välitä kehonkielestäsi kaikkea, on tärkeää ottaa aikaa selkeään sanalliseen viestintään.

Älä tykitä viestejäsi tiimille

Valitse digitaalinen volyymisi fiksusti. Samaa viestiä ei kannata laittaa montaa kertaa monessa eri kanavassa. On ärsyttävää ja jopa dominoivaa pommittaa tiimikavereita monessa kanavassa samalla viestillä. Mieti ennen viestin lähettämistä, mikä on paras paikka viestin lähettämiseen ja käytä sitä. Kerro viestissäsi selkeästi kuinka nopeaa reagointia viestiisi toivot ja miksi ja miten. Esim. laita viestin loppuun, että asiakas odottaa, että asia etenee alkuviikon aikana, joten toivoisin vastausta vielä tämän päivän aikana. Se, että ensin laitat viestin asiasta ja tunnin päästä soitat perään kertoen kiireellisyydestä, voi tuntua tiimikaverista häiritsevältä.

Kunnioita tiimin viestintäkäytäntöjä

Etätiimeillä pitää olla selkeät sovitut normit viestintään ja niitä pitää noudattaa. Eventassa olemme esim. sopineet, että mikäli viestiin tarvitaan reagointia, viestin lähettäjän pitää se selkeästi ilmoittaa. Viestin loppuun kirjoitetaan “peukuta tätä viestiä kun olet lukenut tämän” tai “kommentoi ok alle kun sinulle annettu homma on hoidettu” tms. Eventassa viesteihin toivottu reagointiaika tulee myös ilmoittaa selkeästi: “vastaa tähän mahdollisimman pian” on liian tulkinnanvarainen, joten käytämme tarkkoja ajankohtia, kuten “vastaa tähän ke klo 12 mennessä”.

Viestintäkäytännöistä yksi tärkeimpiä on noudattaa tiimin kanssa yhdessä sovittuja kanavajakoja. Eventassa whatsup on läpälle, meemeille ja giffeille kun taas teams on työasioille. Vastaava jako on yleinen muissakin tiimeissä, koska vapaa-ajan selkeä rajaaminen on tärkeää hyvinvoinnille. Vapaa-ajan kuvienkin jakaminen on kivaa ja tiimiä lähentävää, mutta ne eivät saa tukkia työasioihin tarkoitettuja kanavia. Läppä ja työasiat ovat molemmat tärkeää viestintää – mutta nämä kaipaavat omat ja erilaiset käytännöt.

Hyödynnä kirjallista viestintää

Mikäli tiimissä on arempia äänensä avaajia, kannattaa hyödyntää chattikenttää. Jokainen tiimiläinen voi helposti ja nopeasti kirjoittaa kommenttinsa yhtä aikaa chättiin, jolloin kaikkien mielipiteet tulevat tasa-arvoisesti nähdyksi.

Juhli myös etätiimisi kanssa

Yhteisten onnistumisten juhliminen on aivan yhtä korvaamatonta mille tahansa tiimille – myös etätiimille. Onkin tärkeää yhdessä tiimisi kanssa keksiä, mitkä ovat teidän etäjuhlintatraditiot. Yhdessä yrityksessä oli tapana, että uuden työntekijän tiimiin tuloa juhlittiin tekemällä hänelle oma henkilöemoji. Juhlatraditioiden keksimisellä tiimilläsi on vain mielikuvitus rajana ja tärkeintä onkin se että ylipäätään jotenkin juhlitteyhdessä, eikä se miten te juhlitte.

Eventan vinkit etätyötiimiin

Vielä lopuksi haluamme jakaa pari muuta Eventassa hyväksi todettua etätyötiimiläisenä olemiseen:

• Ole armollinen itsellesi, on ihan ok mokailla uusia tapoja ja sovelluksia opetellessa
• Ole armollinen tiimikavereillesi, on ihan ok hetki ihmetellä “mistä se asetus nyt löytyikään”
• Ota tapaamisiin mukaan virtuaalista joustavuutta ja kärsivällisyyttä, tekniikkasäätö ei turhautumalla parane
• Kokeile rohkeasti uusia työkaluja ja sovelluksia
• Tuo rohkeasti tiimillesi yhdessä kokeiltavaksi uusia sovelluksia
• Pyydä rohkeasti apua

Lähteet

Akrenius M. 2020. Etätyö yleistyy: Näin johdat tiimejä tehokkaasti etänä. Artikkeli. Salkunrakentaja. Julkaistu 16.3.2020. Luettu 23.4.2020.
https://www.salkunrakentaja.fi/2020/03/etatyo-yleistyy-johda-tiimeja-etana/

Dhawan E. 2018. How to Collaborate Effectively If Your Team Is Remote. Artikkeli. Harvard Business Review. Julkaistu 27.2.2018. Luettu 28.4.2020.
https://hbr.org/2018/02/how-to-collaborate-effectively-if-your-team-is-remote

Kiiskinen A. 2020. Etätyön pelikirja – kuinka säilytät tiimin toimintakyvyn. Artikkeli. Contribute. Julkaistu 13.3.2020. Luettu 23.4.2020.
https://contribyte.fi/2020/03/13/etatyon-pelikirja-kuinka-sailytat-tiimin-toimintakyvyn/