Tekijät: Joonatan Halonen & Annika Äijälä

Viestinnän tärkeys yrityksen sisällä aliarvioidaan välillä aika rankallakin kädellä. Tämä voi johtaa erittäin epämiellyttäviin tilanteisiin ja sekaannuksiin. Viestinnän toimiessa sekä sisäisesti, että ulkoisesti on kokonaiskuvan käsittäminen huomattavasti helpompaa, ja asiat sujuvat sulavammin. Kriisin iskiessä nousee viestinnän tärkeys vielä isompaan rooliin. Asiaa auttaa selvät pelisäännöt siitä, kuinka toimia kriisin keskellä.

Hyvä sisäinen viestintä

Sisäisen viestinnän termiä ei kannata kammoksua. Se ei ole mahdotonta ydinfysiikkaa, vaan kaikessa yksinkertaisuudessaan ihmisten vuorovaikutusta keskenään. Viestin kulkiessa, ja saavuttaessa jokaisen, kaikki ovat samalla viivalla. Hyvä sisäinen viestintä lisää tehokkuutta, sillä sen vaikutus on motivoiva ja sitouttava. Kaikkien tietäessä tilanteen laadun, toiminta on fokusoidumpaa tavoitetta kohti. Parhaimmillaan aikaan saadaan laadukkaampaa työnjälkeä asiakasrajapinnassa monen eri toimijan toimiessa samoilla suuntaviivoilla.

” Sisäinen viestintä on myös strategian jalkauttamista. Työ tuntuu mielekkäämmältä, kun organisaation tulevaisuuden visiot ovat tuttuja. Kuitenkin yllättävän harva tuntee oman organisaationsa strategian. Aktiivisella sisäisellä viestinnällä asia voitaisiin korjata” (Reco.fi, Sisäinen viestintä sitouttaa, motivoi ja tuo tuloksia).  Mitä lähempänä yrityksen visio on henkilöstöä, sitä motivoituneempaa tekeminen on. Osallistaminen ja läpinäkyvyys lisäävät luottamuksen tunnetta, mikä näkyy työtehossa.

Promisiassa meillä toimii sisäisessä viestinnässä kanavina Slack, sekä vapaamuotoisempana Whatsapp. Nopea tavoitettavuus on molemmissa etuna, ja Slack on havaittu hyväksi eri kanaviensa ansiosta, joiden avulla haluttu viesti voidaan kohdistaa tietylle osa-alueelle, niin se ei huku kaikkien viestien virtaan, ja on helposti haettavissa jälkikäteen. Myyntipäivien aikana sisäisen viestinnän sitouttavan ja motivoivan vaikutuksen huomasi erityisen vahvasti. Tieto tehdyistä kaupoista lisäsi motivaatiota toimintaan, ja pikkutiimien päälliköiden oli helppoa pysyä mukana tehtyjen kauppojen määrässä, jolloin taas kokonaiskuvan kasassa pitäminen helpottui. Jokapäiväisessä elämässä sisäinen viestintä auttaa meitä pysymään perillä käytännön asioista ja muutoksista. Ihan niinkin yksinkertainen asia, kuin tilojen muutos, saavuttaa sekunneissa kaikki ja osaamme toimia heti muuttuneen suunnitelman mukaan.

Ulkoinen viestintä

Ulkoinen viestintä on erittäin tärkeää yrityksen maineen ja imagon kannalta. Parhaimmassa tapauksessa hyvin hoidettu ulkoinen viestintä lisää luottamusta yritystä kohtaan ja täten parantaa yrityksen imagoa. Markkinoinnin keinoin rakennetaan mielikuvaa yrityksestä, ja sen avulla on helppoa tehdä nopeitakin suunnanmuutoksia, mikäli tarpeen. Kriisitilanteissa rehellinen ja avoin viestintä ulospäin auttaa ihmisiä ymmärtämään tilanteita ja minimoi juurikin väärinymmärryksiä.

Muutos vai kriisi?

Muutoksen ja kriisin eroja voi olla vaikeaa hahmottaa kaiken keskeltä. Henriksson ja Karhu ovat listanneet muutamia eroja näiden termien välillä helpottaakseen hahmottamista.

Muutos?

• prosessi
• jossain määrin ennakoitavissa
• rakentava tai hajottava
• hallittavissa

Kriisi?

• äkillinen tilanne
• lamauttava, pelottava tai paniikkia aiheuttava
• ei aina ennakoitavissa
• hallittavissa vain erityisen kriisimallin avulla (Henriksson & Karhu 2002, 17)

Myös muutos voi tuoda mukanaan kriisejä. Esimerkiksi muutosvastaisille ihmisille muutos luonnollisesti nostattaa karvat pystyyn. Yrityksen sisällä voi siis aiheutua kriisejä jo pelkän muutoksen takia.

Kriisien prevention kannalta on tärkeää muistaa, että jokainen täytyy saattaa samalle viivalle. Mikäli yhdelläkään henkilöllä on epäselvyyksiä muutoksesta, tai sen syistä, se vaikuttaa negatiivisesti muutosprosessiin. Tätä voi peilata tiimin toimintaan; tehdään yhdessä päätös, josta kaikki eivät ole samalla viivalla. Asiaa saatetaan käsitellä vielä tuhottoman pitkän aikaa tapahtuneen jälkeen, jolloin muutos on syönyt tehokkuutta toiminnasta. Nopeilla reagoinneilla ja ihmisten osallistamisella pystytään pelastamaan paljon. Viestin tulee kulkea selkeitä kanavia pitkin. On hyvä määrittää yrityksen sisäiseen viestintään selkeät kanavat, joita kaikki aktiivisesti seuraavat. Henkilöiden sitouttaminen tähän saattaa olla haasteellista; moni kokee, että työpäivän aikana ei tehdä muuta kuin ne työt, mitkä on tehtävä, eivätkä välttämättä saa ajankohtaista informaatiota silloin kun se on ajankohtaista.

Miten välttää sudenkuopat

“Viestinnän merkitys korostuu kriisitilanteissa. Pohja avoimeen viestintään luodaan kuitenkin silloin, kun yrityksellä menee hyvin. Se tarkoittaa esimerkiksi yrityksen tuloksen läpikäymistä ja peilaamista tiimin työskentelyyn ja tavoitteisiin” (Talouselämä, Vältä sisäisen viestinnän sudenkuopat).

Avoimella viestinnällä vältetään monta sudenkuoppaa. Asiat on hyvä kertoa ja välittää eteenpäin niinkuin ne ovat, ajankohtaisesti sekä kohdistetusti. Viestintää kannattaa myös ennakoida mahdollisuuksien mukaan, sillä on huomattavasti tehokkaampaa varautua asioihin, kuin sammutella tulipaloja niiden ollessa jo täydessä roihussaan. Mahdolliset haitalliset huhut on myös helpompi niittää pois hyvällä viestinnällä. Viestinnän epäonnistuessa ja epätietoisuuden vallitessa huhuja lähtee liikenteeseen herkemmin, ja näistä on sosiaalisessa mediassa useita esimerkkejä. Oikeiden tiedotuskanavien käyttö on oleellista, sillä tiedon saatavuuden helppous mahdollistaa viestin viemisen käytäntöön.

On merkittävää tehdä selväksi tiimille viestinnän pelisäännöt, jotta saadaan aikaan mahdollisimman toimiva viestintäkulttuuri aikaiseksi. Kannattaa kokeilla eri tapoja ja kanavia, jotta löytää sen parhaimman tavan toimia.

Ympäristö ratkaisee

Arto Henriksson ja Matti Karhu kertovat kirjassaan Kriisit ja viestintä perinteisen kriisiviestinnän perusperiaatteiden olevan nopeus, avoimuus ja rehellisyys. He lisäävät listaan vielä aloitteellisuuden, vastuullisuuden ja inhimillisyyden. (2002, 18)

Proakatemialla kriisiin päätymisen riski on suhteellisen suuri, sillä noin 20 henkilön tiimiyrityksessä voi sattua ja tapahtua kaikenlaista. Usein yritystä perustettaessa ihmisiä tulee ja menee, sillä he alkavat tajuamaan mitä opiskelu Proakatemialla tarkoittaa ja mitä se vaatii. Ensimmäisen puolen vuoden jälkeen tilanne alkaa tasoittua ja ovi ei käy enää niin tiuhaan tahtiin. Jokaisen tiimin jäsenen lähtö tai tulo voi aiheuttaa tiimille kriisitilanteen. On erittäin tärkeää keskustella koko tiimin kanssa mahdollisista negaatioista, joita voi esimerkiksi jonkun henkilön lähdön mukana tulla. Kun kaikki ovat samalla viivalla, on helpompi viestiä tavalla, joka toteuttaa kriisiviestinnän perusperiaatteita.

Proakatemia tarjoaa jokaiselle turvallisen ympäristön, jossa uskalletaan kokeilla erilaisia asioita riskeistä huolimatta. Joskus sattuu niin, että jokin riski ei olisi kannattanutkaan. Silloin kriisiin päätyminen on hyvin mahdollista. Täytyy kuitenkin muistaa, että parhaissa organisaatioissa on virheitä salliva yrityskulttuuri, kunhan virheistä osataan ottaa opiksi. (Henriksson & Karhu 2002, 10) Kun asioista keskustellaan ja viestitään niiden oikeilla nimillä, kriisiä ei pääse syntymään helpolla. Ja vaikka se sattuisikin kohdalle, kulttuurimme epäonnistumisista oppimiseen mahdollistaa uudet toimintatavat jatkoa varten.

Lähteet:

Henriksson, A ja Karhu M. 2002. Kriisit ja viestintä. Helsinki: Inforviestintä Oy.

Reco.fi. Eeva Kekäläinen. Sisäinen viestintä sitouttaa, motivoi ja tuo tuloksia. 27.06.2016. Luettu 13.12.2018

https://www.reco.fi/sisainen-viestinta-sitouttaa-motivoi-ja-tuo-tuloksia/

Talouselämä. Vältä sisäisen viestinnän sudenkuopat. 3.12.2008. Luettu 13.12.2018

https://www.talouselama.fi/uutiset/valta-sisaisen-viestinnan-sudenkuopat/032fc490-50c4-30a6-b321-13de56d3057e