Mitkä ovat yrityksien sisäisen viestinnän keinoja ja mahdollisia ongelmakohtia. Nykypäivänä yrityksien sisäiset viestintäkeinot perustuvat pitkälti sähköiseen viestintään. Perinteisten viestintäkeinojen kuten suullisen viestinnän, sekä esimerkiksi ilmoitustaulujen ja paperisten tiedotteiden olemassa oloa ei kuitenkaan missään tapauksessa saisi unohtaa. Nämä keinot ovat korvaamattomia, sillä nykypäivänä sähköinen viestitulva on niin suuri, että tärkeät ja oleelliset ilmoitukset jäävät helposti huomaamatta.

Yrityksien ongelmat viestinnässä liittyvät usein siihen, että tieto on puutteellista koska se usein kulkee epäjohdonmukaisia reittejä ja saattaa muuttua matkan aikana monta kertaa. Puutteelliseksi koetulla tiedolla on suora vaikutus työntekijöihin: se aiheuttaa ärtymystä, voi johtaa virheisiin ja laskee merkittävästi työntekijöiden motivaatiota. Yleensä sisäistä viestintää ohjaa työntekijöiden esimies tai tehtävään on nimitetty erikseen henkilö. Tehokas viestintä vaatii kuitenkin koko työyhteisön panoksen ja valmiuden vastaanottaa informaatiota.

Esseessä sivuan myös Suomalaisen kulttuurin vaikutusta viestien välittämiseen yrityksien sisällä. Kulttuurin lisäksi eri ikäryhmien keskinäinen viestintä on myös ajankohtaista digitalisoituvassa ja koko ajan kehittyvässä viestinnän maailmassa.

Jo pitkään sisäistä viestintää on hallinnut tiedottaminen sähköposteilla. Sähköposti onkin todella tehokas viestinnän väline, kun halutaan tiedottaa suurille määrille työntekijöitä samanaikaisesti. Sähköpostista onkin useille yrityksille muodostunut korvaamaton yleisen informaation tiedotuskanava. Sähköposti on myös kätevä jokapäiväisen työviestinnän työkalu. Sillä lähetetään kätevästi kuvia, dokumentteja, linkkejä, pöytäkirjoja, sovitaan lounaista ja hoidetaan jopa päivittäistä esimiesviestintää.

Sähköpostin ongelmana on kuitenkin usein sen puutteellisuus henkilökohtaisuudessa. Sähköpostit tulvivat viestejä ja erilaista mainos toimintaa, mikä valitettavan usein johtaa informaatio tukoksiin ja viesti ketjun pysähtymiseen. Yleinen mielipide on, että sisäistä viestintää ei voi olla liikaa, mutta sähköpostin kohdalla kaikkien viestien määrä kasvaa usein liian suureksi suhteessa merkittävää tietoa sisältäviin viesteihin. Etenkin suurempien yrityksien kohdalla työsähköposti mahdollisuutta ei vi tarjota jokaiselle työntekijälle, vaan sähköpostit vaihtuvat työnjohdon välillä. Tästä johtuen työnjohdon vastuulle jää viestitulvan suodattaminen ja informaation siirtäminen alaisille muilla keinoin.

Viestintään ilmaantuu alati uusia välineitä ja mahdollisuuksia, mutta tässä pureudun kahteen. Sähköisen viestinnän keinoina toimivat Facebook, ja erityisesti viimevuosina viestisovellus WhatsApp:issa luodut keskusteluryhmät, joita aikaisemmin on totuttu käyttämään lähinnä vapaa-ajan viestintä välineenä. Näiden kahden vahvuutena ovat mahdollisuudet henkilökohtaisempaan viestintään, silti säilyttäen nopeuden ja vaivattomuuden tiedon siirtämisessä. Näissä kanavissa voidaan tiedottaa myös helposti kaikki pienimmätkin asiat ja kynnys viestin laittamiselle pienentyy. Työnantaja ei kuitenkaan voi velvoittaa alaisiaan liittymään näihin tiedotuskanaviin henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksillaan, mikäli työntekijä ei tähän ole halukas. Tästä syystä merkittävimpiä ja tärkeimpiä tiedotteita välitetään vielä perinteisimmin keinoin kuten sähköpostilla, paperitiedotteilla tai keskustelemalla puhelimitse/kasvotusten alaisille suoraan. Facebookin ja WhatsAppin vahvuuksina ovat myös niiden käyttö vapaa-ajalla ja tiedon löytyminen niistä uudelleen helposti. Näitä kahta käytetään niin paljon, että riski informaation.

Tärkeä ominaisuus näissä viestintä kanavissa on myös vuorovaikutuksen helppous. Vastaanotettuja viestejä ja kuvia voidaan kommentoida välittömästi tai myöhemmin informaatioon viitaten. Näissä sovelluksissa voidaan myös luoda esimerkiksi työyhteisön sisäinen ryhmä, jossa tieto välittyy kaikille samaan aikaan ja siihen on helppo reagoida. Tämä mahdollistaa sen, että aina joku näkee sähköisen viestin ja voi välittää sen myös henkilökohtaisesti eteenpäin.

Hyvässä viestinnässä viestijä osaa kertoa asiansa tarpeeksi yksinkertaisesti ja kiinnostavasti ja viestin vastaanottaja puolestaan tekee oman osuutensa kuuntelemalla aktiivisesti ja ajatuksen kanssa. Kuten yllä on tullut jo mainittua, viestintää on todella harvoin liikaa, mutta sen haasteena on se mitä se pitää sisällään. Yrityksen sisäinen viestintä on riippuvainen esimiehen aloitteesta. Esimiehen on jatkuvasti kehitettävä omia viestintä taitojaan ja omalla esimerkillään vaikuttaa alaisten viestintään. Alaisilta unohtuu usein vastuu suorittaa oma osansa tiedon vastaanottamisessa ja viestiketjun jatkamisessa. Tieto on usein saatavilla, mutta sitä ei haluta etsiä itse, vaan oletetaan että se tulee perille jotakin muuta kautta.

Kliseisesti suomalaiset ovat kankeita viestimisen saralla. Suomalaiset huomaavat työyhteisön ongelmat, mutta eivät osaa yhdistää ongelmatilanteiden syntymisiä heikkoon viestintään. Suomalainen ei mielellään ota kantaa työyhteisön ongelmiin, vaan kärsii hiljaa ja menettää pikkuhiljaa työmotivaatiotaan. Työyhteisön ongelmista syytetään usein johtoporrasta. Tämä johtaa usein siihen, että viestintäyhteydet ja suhteet työnjohtoon tulehtuvat. Onkin tärkeää, että työntekijät sekä työnjohto viestivät keskenään hyvistä ja huonoista asioista, jolla ennaltaehkäistään suurin osa ongelmista. Etenkin uusille työntekijöille olisi tärkeää ja hyödyllistä avoin viestintäkulttuuri yrityksen sisällä. Mahdollisimman pieni kynnys kysymiselle edesauttaa uusien työntekijöiden perehdyttämistä, sekä vähentää ristiriitoja ongelmatilanteissa työnjohdon ja työntekijöiden välillä.

Nykypäivänä työyhteisön viestintä on tehty todella helpoksi erilaisten sähköisten kanavien kautta. Meidän olisi silti ehdottoman tärkeää muistaa ja uskaltaa puhua toisillemme kasvotusten. Se on vaikuttavin viestinnän keino, sillä kasvotusten keskustellut asiat jäävät parhaiten mieleen ja kehonkieli on erityisen vaikuttava väline viestinnässä. Nykypäivän mediapommituksessa ja sähköisessä viestintätulvassa onkin mielestäni virkistävää ja tekee ihmisille hyvää saada viestit henkilökohtaisesti ja kasvotusten. Tällöin viestit menevät perille sellaisina kuin ne on alun perin tarkoitettu. On selvää, että viestintää ei voi jättää pelkästään esimiesten harteille, vaan jokaisen työyhteisön jäsenen on sitouduttava vastaanottamaan ja jakamaan informaatiota, sekä nostamaan esiin mielipiteitä ja työyhteisön ongelmakohtia. Työyhteisön avoimet viestijät rohkaisevat muita omalla esimerkillään ja tätä kautta avaavat ja laajentavat keskusteluyhteyksiä. On työyhteisön ilmapiirin kannalta tärkeää, että jokainen uskaltaa avata suunsa silloin kun on sanottavaa tai kysyttävää. Jokainen käyty keskustelu työntekijöiden tai työnjohdon välillä edesauttaa positiivista viestintäkulttuuria työpaikan sisällä.

Lähteet:

Poutanen P, 2013, Onnistuneen viestinnän jäljillä

Jokela Antti, 2016, Miksi työyhteisön viestintä on niin vaikeaa?

Kaustinen Laura, 2012, Hyvä viestintä – työelämän suurin vahvuus