Ihmisillä ei ole koskaan aikaisemmin ollut käytettävissään niin paljoa tietoa maailmasta ja sen historiasta kuin heillä on nykypäivänä. Yksi suuri syy tähän on viestinnän maailman muuttuminen ja sen kehittyminen vuosien saatossa. Maailmasta on tullut monimutkaisempi ja kytkeytyneempi, joka taas vaikuttaa viestien leviämisen nopeuteen, laajuuteen ja merkitykseen.

Sähköinen viestintä, tieto- ja viestintäteknologia ovat todella suuressa nousussa, jonka vuoksi viestintää on nykyisin yhä vaikeampi kontrolloida. Se vaatii nykyisin entistä enemmän jatkuvaa vuoropuhelua kuin kerralla ilmaistuja ajattelemattomia ajatuksia. Monipuoliset viestintätaidot, kuten kirjoittamisen kyky, monipuoliset viestintätaidot ja erinomaiset vuorovaikutustaidot ovat edellytyksiä työssään menestymiselle. Koska päivittäisestä työstä on tullut entistä julkisempi ja läpinäkyvämpi, on työntekijöiden osattava viestiä eri tavoin eri kanavilla ja ihmisten kanssa.

Viestintä on määritelty monella eri tapaa, mutta pääosin sen on ajateltu olevan vähintään kahden ihmisen välistä vuorovaikutusta, jossa tuotetaan, jaetaan ja tulkitaan merkityksiä yhdessä. Se on perustoiminto, jonka tarkoituksena on luoda työskentelyedellytyksiä erilaisissa yhteisöissä, kuten yrityksissä, julkisyhteisöissä, järjestöissä ja verkostoissa (Kortejärvi-Nurmi & Murtola 2016, 9). Viestintä perustuu vähintään toisen osapuolen haluun välittää viesti, se on avointa ja perustuu vuoropuheluun. Viestinnässä on tarkoitus kuunnella ja arvostaa eri osapuolten näkemyksiä ja odotuksia, pyrkiä vaikuttamaan osapuolten tietoihin, asenteisiin, uskomuksiin ja käyttäytymiseen. Vaikka viestintä itsessään on tiedonkulkua, sisältyy siihen myös tiedon muodostaminen ja tiedon jakaminen. Tiedonmuodostuksessa vaiheet ovat jatkuvia, jossa esille tuotu tieto johtaa aina hiljaiseen tiedon muodostukseen. Hiljainen tiedonmuodostus puolestaan tuottaa uutta julkilausuttua tietoa. Hiljainen tieto koostuu kokemuksista, henkilökohtaisista taidoista tai tiedoista, epävirallisista toimintatavoista ja kirjoittamattomista säännöistä. Esille tuotu tieto puolestaan koostuu virallisista ohjeista, käsikirjoista ja internetin sisällöstä.

Tänä päivänä viestintä nähdään hyvin vuorovaikutteisena eli interaktiivisena toimintana. Vuorovaikutustaidot puolestaan koostuvat monista osataidoista, kuten esimerkiksi kuuntelemisesta ja havaintojen tekemisestä, argumentoinnista, tuen osoittamisesta, puheenvuorojen pitämisestä, toisen puheenvuoron jatkamisesta sekä keskustelun ylläpitämisestä (Kortejärvi-Nurmi & Murtola 2016, 11). Kieli luetaan yhdeksi tärkeäksi tehtäväksi vuorovaikutuksessa. Sillä valitaan sisältöjä, välitetään tietoja maailmasta, valitaan sävyjä, luodaan suhteita, jäsennellään informaatiota ja rakennetaan tekstiä. Nykypäivänä kirjoitettu kielenkäyttö luetaan myös yhtä lailla vuorovaikutukseksi kuin puhuminenkin, eikä sitä jaeta omaksi monologikseen

Vaikka viestintä on kokenut suuria muutoksia työyhteisössä, kuuluu se silti edelleen jokaisen organisaation ytimeen. Työyhteisöss tapahtuva viestintä tarkoittaa vuoropuhelua, joka on jäsenten kirjallista sekä suullista viestintää fyysisessä tai virtuaalisessa työympäristössä. Viestintä on kaikkien päivittäistä työtä ja elämää työyhteisössä ja sen ulkopuolella (Kortejärvi-Nurmi & Murtola 2016, 11). Työyhteisöviestinnällä tavoitellaan sitä, että jokaisella olisi työnsä tekemiseen tarvittavat tiedot sekä taidot jotka koskevat työyhteisöä, toimialaa ja sääntöjä. Sillä vaikutetaan, rakennetaan yhteisöllisyyttä, vahvistetaan yhdessä tekemisen tunnetta ja parannetaan luottamusta. Tavoitteena olisi, että jaettu tieto ymmärrettäisiin ja sisäistettäisiin, jolloin sillä olisi mahdollisuus vaikuttaa toimintaan.

Viestintä joka tapahtuu työyhteisössä, liittyy samaan sosiaaliseen ulottuvuuteen johon kuuluvat esimerkiksi vastuu henkilöstön kehittämisestä, hyvinvoinnista ja työssä jaksamisesta. Tämä vastuu ei ole ainoastaan esimiehillä, vaan työntekijöiden on myös otettava vastuuta olemalla valmiita kehittämään itseään, työtään ja työyhteisöään. Koko työyhteisön toimiva viestintä tarjoaa parhaat mahdollisuudet osaamisen jakamiselle, yksilön ja yhteisön oppimisille ja kehittymiselle, joka taas parhaimmillaan johtaa innovaatioiden syntyyn. Hyvällä työyhteisön viestinnällä on myös merkittävä rooli markkinoinnissa, myynti- ja ostotoiminnassa, maineen ja brändiin johtamisessa sekä yhteiskunnallisen keskusteluun osallistumisessa.

Ammattimaisessa viestinnässä painotetaan sisällön valintaa työyhteisön näkökulmasta. Sen on oltava pitkäjänteistä ja tavoitteellista toimintaa, jota on suunniteltava ja kehitettävä. Viestinnän suunnittelu pohjautuu yhteisön toimintastrategiaan, eli mission, vision, ja yhteisön arvojen määrittelemiseen. Suunnittelun askeleina toimivat seuraavat vaiheet: yhteisön (liike)toimintastrategia ja tavoitteet, viestinnän perusmäärittelyt ja tavoitteet, viestintästrategia, viestintäsuunnitelmat, viestinnän toimenpiteet, viestinnän seuranta sekä tulosten mittaus ja arviointi (Kortejärvi-Nurmi & Murtola 2016, 55). Operatiivisessa suunnittelussa on hyvä ottaa huomioon päivittäinen viestintä ja sen käytännöt, kuten mitä asioita käsitellään, kuka niitä käsittelee, millä kanavilla ja kuinka säännöllisesti.

Viestinnän tehtävänä on siis luoda työskentelyedellytyksiä esimerkiksi yrityksille ja mahdollistaa yhteisön muu toiminta organisaation koosta huolimatta. Sitä on kuvattu organisaation verenkierroksi, joka mahdollistaa yhteisön muun toiminnan. Ilman tätä yritys näivettyy tai lakkaa kenties kokonaan olemasta. (Kortejärvi-Nurmi & Murtola 2016, 9) Tämä pitää erittäin hyvin paikkaansa, sillä ilman hyvin toimivaa viestintää työprosessit hidastuvat ja heikentyvät. Pahimmassa tapauksessa tämä johtaa siihen, että vaikutukset näkyvät negatiivisesti myös asiakaskontakteissa ja niiden laadussa.

Jokaisessa yrityksessä tarvitaan johdettua, päivittäin tapahtuvaa viestintää, tietojen vaihtamista ja yhteisöllisyyden rakentamista. Näiden jokapäiväisten tarpeiden mukaan tarvitaan viestintää, riippuen siitä minkälaisesta yrityksestä on kysymys ja millainen heidän toimialansa on.

Kuten arkielämässäkin, myös työyhteisöissä viestintätilanne lähtee aina tarpeesta viestiä jotain jollekin. Viestinnässä on hyvä edetä suunnitelmallisesti ja selvittää mikä viestinnän tarkoitus on, sillä tekstin tai puheen rakentuminen riippuu siitä, pyritäänkö sillä tiedottamaan, viihdyttämään vai vaikuttamaan. Oli kyseessä mikä tahansa tavoite edellä mainituista, viestijän tulee aina olla uskottava, jotta tavoite saavutetaan.

Yritysviestintä on jaettavissa neljään eri osa-alueeseen riippuen siitä, kuka sitä tarkastelee ja mistä näkökulmasta. Yksi vaihtoehdoista on jakaa yrityksen viestintä sisäiseen ja ulkoiseen viestintään. Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan yrityksen työntekijöiden keskinäistä viestintää, kun taas ulkoista viestintää yritys harjoittaa ulkopuolisten henkilöiden kanssa. Sisäistä viestintää käytetään esimerkiksi henkilöstön motivointiin, hyvän ilmapiirin synnyttämiseen ja säilyttämiseen, liiketoiminnan kehittämiseen ja tiedottamiseen. Ulkoista viestintää käytetään puolestaan uutisointiin ja taustoittamiseen. (Lohtaja, & Kaihovirta-Repo 2006, 14)

Toinen tapa on jakaa yrityksen viestintä viralliseen ja epäviralliseen viestintään. Virallinen viestintä on yksi organisaation vakiintuneista käytännöistä, kehityskeskusteluja käydään kaksi kertaa vuodessa, viikkopalaverit pidetään maanantai aamuisin, asiakkaat voivat lähettää tarjouspyyntöjä tai reklamaatioita internetin välityksellä. Epävirallisella viestinnällä taas tarkoitetaan sellaista viestintää, johon ei pystytä reagoimaan välittömästi vaan johon vaikutetaan kehittämällä yrityskulttuuria. Tällaista epävirallista viestintää käydään esimerkiksi taukohuoneessa, käytävillä, työhuoneissa, kotona tai ystäväpiirissä. Epävirallinen viestintä on myös yksi keino purkaa paineita ja kommentoida työpaikan asioita. Hyvässä yrityksessä annetaan myös epäviralliselle viestinnälle tilaa ja ymmärretään sen tärkeys. (Lohtaja & Kaihovirta-Repo 2006, 14)

Kolmantena tapana on ajatus siitä, millaisesta viestinnästä on kysymys. Tätä asiaa voidaan tarkastella kahdesta eri näkökulmasta: luetaanko se markkinointiviestinnäksi vai yrityksen kaiken kattavaksi viestinnäksi. Toiset ovat sitä mieltä, että yrityksen viestintä kattaa kaiken yrityksessä tapahtuvan viestinnän kuten, markkinointiviestinnän, talous- ja sijoittajaviestinnän sekä esimerkiksi uutisointia ja taustoittamista koskevan viestinnän. toiset taas ovat sitä mieltä, että yritysviestintää voidaan pitää täysin markkinointiviestintänä, sillä lopulta kaikki viestintä tukee tuotteiden ja palvelujen myymistä joka takaa yrityksen menestymisen ja rahan liikkumisen. (Lohtaja & Kaihovirta-Repo 2006, 14) Rahan liikkuminen taas takaa sen, että myös talous- ja sijoittajaviestintään riittää asiaa.

Neljäs tapa pohjautuu yrityksessä käytettäviin viestintäkanaviin, eli onko viestintä välitettyä vai suoraa viestintää. Välitetyssä viestinnässä viestintä on yleensä kirjallista, johon kuuluvat tiedotteet, muistiot, henkilöstölehdet ja ohjeet. Välitetyn viestinnän etuja ovat viestin pysyvyys ja tarkkuus, haittoina pidetään puolestaan tekstien tuottamisen ja välittämisen hitautta ja vähäistä vuorovaikutusta. Välitettyyn viestiin luetaan myös sähköposti, intranet, tekstiviesti sekä radio jotka toisaalta helpottavat ja nopeuttavat välitetyn viestin saamista, mistä päin maailmaa tahansa. Suoraan viestintään luetaan kaikki sellaiset tilanteet, jossa osallistujat ovat kasvokkain. (Lohtaja & Kaihovirta-Repo 2006, 14) Tämän tavan etuina ovat välittömästi saatava palaute jota saadaan sekä sanallisesti että sanattomasti. Haittoihin puolestaan luetaan aikataulujen yhteensovittamisen hankaluus sekä kalleus.

Tämän tehtävän tekeminen ja materiaaleihin tutustuminen avasi laajasti näkemystäni yrityksen viestinnästä ja siitä kuinka tärkeää se oikeasti on. Kuten myös aiemmin mainitsin viestintä ja sen keinot ovat vuosien saatossa muuttuneet todella paljon ja kehitystä tapahtuu edelleen. On hyvä pitää itsensä ja yrityksensä kartalla nykypäiväisistä ratkaisuista ja tyyleistä, sillä se mikä viestinnässä on toiminut 20 vuotta sitten ei välttämättä enää ole niin toimivaa.

Tietotekniikan lisääntyminen on johtanut siihen, että päivittäisestä viestinnästä kasvokkain on hyvä muistaa pitää huolta. Monesti ihmiset uppoutuvat vain elektroniikan ja sosiaalisen median maailmaan ja unohtavat näin ollen puheviestinnän tärkeyden. On totta, että asiat ovat nykyisin todella helppo ja nopea hoitaa esimerkiksi sähköpostin välityksellä. Se ei kuitenkaan korvaa ihmisten aidosti kokemia asioita, vaan saattaa jäädä vain pintapuoleisesti mieleen kaiken muun kiireen keskellä. Mielestäni jokapäiväiset kohtaamiset esimerkiksi johtajien, työntekijöiden tai asiakkaiden välillä ovat todella tärkeitä sen sijaan että asioita hoidettaisiin pelkästään sähköpostin välityksellä.

Viestintä on menestyvän ja toimivan yrityksen avain, joka tulisi ottaa huomioon ja johon tulisi panostaa todella paljon.