VIESTINTÄ – YHDESSÄ AJATTELEMISEN TAITO

Suomen kielen sana viestintä määritetään kielitoimiston sanakirjan mukaan seuraavasti: ”viestiminen, tiedottaminen, tiedonvälitys, kommunikaatio. Ihmisten, hermosolujen välinen viestintä. Viraston sisäinen ja ulospäin suuntautuva viestintä. Sanallinen, sanaton viestintä. Kuvallinen viestintä. Painoviestintä. Joukkoviestintä. Sähköviestintä. Televiestintä.” (Kotimaisten kielten keskus ja kielikone oy. Luettu 30.9.).

Silvennoinen, M. ja Kauppinen M. (2007) mukaan viestintä yrityksissä mahdollistaa vuorovaikutuksen työyhteisössä, esimiehen, työkavereiden ja muiden työyhteisössä olevien ihmisten kanssa. Se on keskustelua mielikuvista ja merkityksistä. Viestinnän avulla voimme tehdä asioista ja käsityksistä yhteisiä. Viestinnän tarkoituksena ja tavoitteena on saada asiat hoitumaan mahdollisimman mutkattomasti. (Silvennoinen, M. & Kauppinen M. 2007, 46).

VIESTINNÄN MERKITYS TYÖYHTEISÖSSÄ

Viestintä on tärkeä osa toimivan työyhteisön sekä menestyvän liiketoiminnan kannalta. Viestintä organisaatiossa sisältää työyhteisön sisäisen viestinnän sekä organisaation ulkoisen viestinnän. On tärkeää, että yrityksen sisäiseen viestintään panostetaan, sillä se vaikuttaa myös ulkoisen viestinnän toimivuuteen. Viestintään liittyvät hyvät keskustelutaidot, palautteen antaminen ja vastaanottaminen, viestintätilanteen suunnittelu sekä muiden mielipiteiden kunnioittaminen.  Erilaisia viestintävälineitä työpaikalla on kasvotusten keskustelut, viestintä jonkin välineen, kuten s-postin välityksellä tai esimerkiksi henkilöstölehden avulla.

Viestintä voi tapahtua sanoilla tai sanattomasti. Sanatonta viestintää, eli nonverbaalista viestintää ovat ilmeet, eleet ja äänensävyt. sanoilla puolestaan on erilaisia äänensävyjä ja ihmiset voivat liittää sanoihin erilaisia mielleyhtymiä eikä sanallinen viestintä ole yhtä hyvin hallittavissa kuin sanaton viestintä. (Silvennoinen M., & Kauppinen R. 2007. 46).

Hyvä viestintä edellyttää työyhteisössä hyviä vuorovaikutustaitoja, toisten kuuntelemista, tiedon jakamista sekä tiimityöskentelyä. Me Proakatemialla harjoittelemme jatkuvasti viestintää erilaisin menetelmin, kuten Dialogin ja aktiivisen kuuntelun avulla. Molemmat menetelmät ovat läsnä Proakatemian arjessa kaikkien tiimien keskuudessa päivittäin. Dialogi on yhdessä ajattelua, vuoropuhelua ja oppimista. Me Proakatemialla käytämme onnistuneeseen dialogiin seuraavia työkaluja, jotka ovat tuttuja myös William Iisacin kirjasta Dialogi ja yhdessä ajattelemisen taito:

1. kuuntele
2. kunnioita
3. odota
4. puhu suoraan

Ylläolevat viestinnän ja dialogin kulmakivet eivät ole itsestään selviä taitoja, jotka kaikki meistä osaisi, mutta onneksi jokaista yllä mainittua osa-aluetta voi harjoittaa. Mitä enemmän on mahdollisuus olla osallisena sosiaalisissa vuorovaikutustilanteissa, sitä paremmin voi kehittyä ja erottaa omat heikkoudet ja vahvuudet viestinnän saralla.

VIESTINTÄ JOHTAJUUDEN TYÖKALUNA

Nykyaikainen työyhteisön viestintä on ennen kaikkea jatkuvaa vuorovaikutusta muiden henkilöiden kanssa joko hyödyntäen erilaisia viestintävälineitä ja kanavia tai keskustelemalla asioista kasvotusten. Aro, A. (2017, 45) viittaa kirjoituksessaan SICK:in toimitusjohtajan sanoihin ja toteaa, että työyhteisön johtaminen on itseasiassa melko yksinkertaista, koska ihmisten välisen vuorovaikutuksen perusasiat ovat hyvin yksinkertaisia. Henkilöiden pitää osata arvostaa muita ja välttää muiden arvostelua. Muut henkilöt tulee kohdata aidosti ja positiivisesti, kuunnellen mitä heillä on sanottavana.

Toimiva ja tehokas viestintä vaatii erinomaista esimiestyötä sekä hyviä vuorovaikutustaitoja työntekijöiden välillä. Mielestäni johtajan yksi tärkeimmistä työkaluista onkin omata hyvät viestintätaidot. Toimivan vuorovaikutuksen avulla johtajat pyrkivät parantamaan yrityksen toimintamalleja ja tuottavuutta. Lisäksi kuuntelemisen taitoa ja hyviä vuorovaikutustaitoja sekä niiden kehittämistä ei voi ikinä korostaa liikaa.

PELISÄÄNNÖT

Onnistuneeseen vuorovaikutusjohtamiseen vaikuttaa suuresti esimiesten oma käytös ja heidän luomat työpaikan pelisäännöt. Furman, B., Ahola T., & Hirvihuhta, H. (2004,123) kirjan Työpaikan pelisäännöt ja kuinka ne tehdään mukaan esimiehet luovat omalla toiminnalla, käytöksellä ja määräyksillä työpaikalle erilaisia normeja, joiden mukaan työyhteisön tulee käyttäytyä ja toimia. Normeilla tarkoitetaan sitä, mikä on hyväksyttävää, sallittua ja toivottavaa työpaikalla. Näitä normeja voidaan yrittää luoda määräämällä, mutta itseasiassa on paljon tärkeämpää se, miten esimies itse käyttäytyy, sillä sanaton viestintä vaikuttaa usein enemmän, kuin sanalliset määräykset.

OMIA AJATUKSIA

Vuorovaikutteisen ja yhteisöllisen viestinnän tärkeys vaikuttavat merkittävästi organisaation työilmapiiriin ja työyhteisön motivaatiotekijöihin. Henkilöstön osallistaminen entistä vahvemmin viestintään tukee työyhteisön avointa vuorovaikutusta. Ulkoisessa viestinnässä jatkuva vuoropuhelu ja osallistaminen sekä asiakkaiden että muiden sidosryhmien kanssa on tärkeä osa organisaation mainetta sekä kannattavuutta. Hyviä sisäisen viestinnän väyliä voisi olla nykypäivänä podcastit ja esimerkiksi erilaiset keskusteluryhmät. Pidän myös erittäin tärkeänä viestinnän välineenä henkilökohtaista, kasvotusten tapahtuvaa kontaktia muiden työyhteisön jäsenien kanssa, sillä nykypäivänä digitalisoituminen on voimakasta ja monesti viestintä tapahtuu sähköisesti ilman henkilökohtaista kontaktia toiseen henkilöön. Ulkoisessa viestinnässä hyviä kanavia voisi olla video ja mediatiedotteet, intranet jne. Mielestäni haasteita avoimelle vuorovaikutteiselle viestinnälle luo ihmisten tavoitettavuus sekä nykypäivänä niin monenlaisten erilaisten digitaalisten kanavien käyttö.

Esseetä kirjoittaessa, aloin myös pohtiman omaa viestintää sekä työyhteisössä, koulussa että vapaa-ajalla. Aion ottaa jatkossa enenevässä määrin huomioon vuorovaikutuksellisen viestinnän. Käsitykseni on vahvistunut, että viestinnällä on merkittävä vaikutus sosiaalisiin suhteisiin, tyytyväisyyteen ja sitoutumiseen. Lisäksi aion itse kiinnittää huomiota nonverbaaliseen viestintää, niinkin yksinkertaiseen asiaan, kuin katsekontaktiin. Vuorovaikutuksessa on saatava esille yhteinen kieli ja tapa kommunikoida, niin, että kummatkin osapuolet ymmärtävät asian oikealla tavalla.

Tiimimme Revena on uusi Proakatemialla, joten mitään juurtuneita tapoja meillä ei viestinnän suhteen ole vielä ehtinyt syntyä, käytäntömme muokkaantuvat ajan kuluessa. Me puhumme asioista paljon kasvotusten ja olemme ottaneet teams -viestintäkanavan aktiiviiseen käyttöön, lisäksi käytämme Whatsappia epäviralliseen viestintään. Mielestäni olisikin tärkeä miettiä, että kuinka paljon laitamme asioita vireille viesteillä esimerkiksi ilta-aikaan. Mobiililaiteriippuvuudella ja jatkuvalla puhelimen selaamisella saattaa nimittäin olla valtava merkitys unen laatuun, rauhoittumiseen ja keskittymiseen. Viestin lähettäjä voisi miettiä, että odottaako tämä asia huomiseen. Vastuu viestien lukemiseen esimerkiksi ilta-aikaan on kuitenkin loppupeleissä viestin vastaanottajalla, eikä sen lähettäjällä.

LÄHTEET

Aro, A. 2018. Työilmapiiri kuntoon. Liettua: BALTO print.

Furman, B., Ahola, T. ja Hirvihuhta, H. 2004. Työpaikan pelisäännöt ja kuinka ne tehdään. Hämeenlinna: Karisto Oy.

Kotimaisten kielten keskus ja kielikone oy. Kielitoimiston sanakirja. Luettu 30.9. https://www.kielitoimistonsanakirja.fi/

Silvennoinen M., ja Kauppinen R. 2007. Kehity alaisena – onnistuneet alaistaidot käytännössä. Jyväskylä: Gummerrus kirjapaino Oy.