Tampere
23 Apr, Friday
2° C

Proakatemian esseepankki

Viestintä työyhteisössä



Kirjoittanut: Silvia Laurila - tiimistä Ei tiimiä.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 5 minuuttia.

Pohdin pitkään käsitettä viestintä työyhteisössä. Mitä käsite oikeastaan tarkoittaa? Mitä se merkitsee minulle ja muille, jotka olemme seuraavat kolme ja puoli vuotta erityisen intensiivisessä työ- ja kouluyhteisössä?

Jotta aihetta olisi helpompi käsitellä ja ymmärtää, loin mielessäni kaavan, joka jakaa käsitteen kahdeksi; viestintä työssä ja viestintä yhteisössä. Kumpikin ovat äärettömän tärkeitä, eikä niitä mielestäni saa sekoittaa yhdeksi ja samaksi asiaksi. Yhteisö on kuin vesi, ja työ on kuin kasvi, joka tarvitsee vettä kasvaakseen; yhteisön viestinnän ollessa ihanteellista, se tulee kasvattaneeksi työviestinnän tehokkuutta.

Käsittelen aiheita erikseen; ensin viestintää yhteisössä, ja sitten viestintää työssä. Nuo aiheet ovat todellakin eri asioita, niin kauniisti kuin työ ja yhteisö yhdyssanan muodostavatkin. Käsitteet voidaan kuitenkin yhdistää, jolloin tulemme kiteyttäneeksi koko aiheen.

Käytin esseen kirjoittamiseen kaikkea jo tietämääni informaatiota liittyen viestintään ja sen monimuotoisuuteen. Ajatusteni tukena on myös Outi Hyppösen opinnäytetyö vuodelta 2012, jonka kirjoittamisessa on myös hyödynnetty Elisa Juholinin teosta Viestinnän vallankumous.

Aiheena viestintä työyhteisössä on loistava Proakatemialaiselle; yhteisömme on tiivis ja viestintä on siellä jokapäiväistä. Tämän esseen pohdintoja voikin peilata paitsi akatemian viestintään, myös omaan arkeen.

 

Yhteisöviestintä

Miellän yhteisön viestinnän sosiaaliseksi viestinnäksi, joka koskee jokaista yhteisön jäsentä; missään yhteisössä ei voi olla jäsentä, joka kykenisi – tahtoen tai tahtomattaan – jäämään yhteisön viestinnän ulkopuolelle. Miksi ei? Syy on ilmeinen; ihmiset viestivät kaiken aikaa ja kaikilla tavoin. Tapoja ovat muiden muassa auditiivinen viestintä, kehonkieli, eleet ja olemus.

Yhteisössä jokainen jäsen on tärkeä. Jokaisella on oma ”äänensä”. Ääni ei välttämättä ole verbaalinen tai auditiivinen; se voi olla jokin muu aiemmin mainitsemistani tavoista viestiä. Kaikilla tuo ääni kuitenkin on, ja se on persoonallinen. Yhteisön viestintä muodostuu sen jäsenten omanlaisista tavoista viestiä. Yhteisön viestintää käsitellessäni puhun kuitenkin yksilön viestinnästä. Miksikö? Siksi, että yksilöt muodostavat yhteisön. Kun tutkimme yhteisöä, tutkimme paljon myös yksilöä. Yhteisö onkin vain usean yksilön muodostama kokonaisuus.

 

Auditiivinen viestintä

Puheviestintä. Verbaalinen itseilmaisu. Jutteleminen, keskusteleminen, jutustelu, puhuminen; ymmärtänet ajatuksen. Sanallinen viestintä on tavallisesti kenties helpoimmin tulkittavissa oleva yksilön viestinnän muoto. Samalla se on kaikille äärimmäisen tärkeä taito; tärkeää on osata sekä tuottaa sitä itse että käsitellä sitä muiden tuottamana.

Sanallinen viestintä on yksi yhteisön viestinnän suurimmista peruspilareista. Sanoja käyttämällä yhteisön jäsen avaa ajatuksiaan, tunteitaan, ideoitaan, kokemuksiaan, halujaan, haaveitaan – kiteytettynä aivan kaikkea – yhteisön muille jäsenille. Melkein samaa voisin sanoa myös yhteisön viestinnän muista tavoista, mutta näen silti sanallisella ja muunlaisella viestinnällä – (lue:) usein toteutuvan – merkittävän eron; sanallinen viestintä on monesti harkitumpaa ja tarkoitettua, kun taas muunlainen viestintä voi helposti olla tahatonta tai jopa tiedostamatonta.

Kuitenkin, kuten sanoin, näkökantani toteutuu vain usein, ei suinkaan aina. On inhimillistä, ettei sanallinen viestintä ole aina harkittua tai sellaista, mitä oikeasti tahdotaan sanoa. Tunteenpurkauksissa sitä tulee helposti sanottua liikaa ja usein myös aivan väärällä tavalla; esimerkiksi kiukuspäissään toisen pataluhaksi haukkuminen aiheuttaa häpeää ja katumusta. Yhteisön viestinnässä esiintyy sekä positiivista että negatiivista sanallista viestintää. On tärkeää, että molemmat tehdään kuitenkin oikein. Siksi yhteisön sanallisessa viestinnässä on äärimmäisen suuressa merkityksessä niin sanottu dialogin timantti. Se on eräänlaisen tavoitteellisen sanallisen viestinnän, dialogin, malli. Malli koostuu neljästä sanasta, jotka ovat aseteltu timantin kärkien muotoon; kuuntele, kunnioita, puhu suoraan sydämestä, odota vuoroasi. Näitä kohtia noudattamalla yhteisön ilmapiiri säilyy positiivisena ja kritiikkiäkin on helpompi antaa ja vastaanottaa hyvillä mielin.

 

Kehonkieli ja eleet

Toinen erittäin iso ja tärkeä viestinnän muoto on eleet ja kehonkieli. Ne ovat käsitteinä hyvin samaa tarkoittavia, joten käsittelen niitä yhtä aikaa. Mainitsin aiemmin, että sanallisessa viestinnässä ilmaisut ovat useimmiten tarkoituksellisia, eleet ja kehonkieli puolestaan ovat tavallisesti jopa tiedostamattomia – vaikka toki tiedostettukin elehdintä on iso osa ulosantiamme. Tähän elehdintään ja kehonkieleen kuuluu käytännössä kaikki muu kuin sanallinen tai auditiivinen viestintä; asennot, ilmeet, niiden muutokset, muutokseen kuluva aika (äkkipikaisuus, pohtiva ja hidas asennonvaihto jne.), katse, pienet liikkeet. Kehonkieli ja eleet ovat kanava ajatuksille ja tunteille, joita ei joko haluta tai osata viestiä sanallisesti.

Otetaan esimerkiksi Vilma, joka on erään yrityksen projektipäällikkö. Yksi työntekijöistä, Henri, on usein aikatauluista myöhässä ja hänet on tavattu monesti venyttämästä kahvitaukoaan. Vilma menee Henrin juttusille. Hän istuutuu Henrin pöydän ääreen ja katsoo puhuessaan tätä silmiin. Hän ei huuda, vaan puhuu rauhallisen varmasti. Henri kuuntelee ja vastaa, ettei myöhästymisiä ole ollut niin paljon, kuin Vilma sanoo. Vilma näyttää taulukkoa, josta myöhästymiset ilmenevät. Henri nojaa tuolissaan taaksepäin ja kohottaa kulmiaan hienoinen hymynkare huulillaan, tarkastellen tietokoneensa näyttöruutua. Vilma kysyy, ymmärsikö Henri asian oikein, ja Henri huokaisee vakuuttaen, että ymmärsi olennaisen. Hän kumartuu hieman näppäimistön ylle ja tulee siten lisänneeksi välimatkaa lähellä istuvaan Vilmaan.

Tarkastellessamme yllä kertomaani tilannetta, huomaamme kaksikon viestivän eleillään hyvin paljon enemmän ja eri asioita kuin puheillaan; jo kuvitellen mainitut eleet voimme aistia tilanteessa olevan ilmapiirin; esimerkiksi kumartuminen poispäin viestii Vilmalle keskustelun päättyneen Henrin osalta.

Elekieli, joka riitelee suhteessa sanalliseen viestintään voi antaa henkilöstä epäluotettavan mielikuvan. Siksikin on tärkeää viestiä muodostaen sanallisesta ja sanattomasta viestinnästä ikään kuin kombinaation. Tällöin dialogin timantin sanoja on helpompi noudattaa.

Kun yhteisössä olevat yksilöt soveltavat dialogin timanttia muuhunkin kuin sanalliseen viestintään, yhteisön dynamiikka toimii. Ollaan siis ihanteellisessa tilanteessa, kun jokainen kuuntelee, puhuu suoraan, mutta samaan aikaan kunnioittaa muita ja odottaa omaa vuoroaan.

 

Työviestintä

Mainitsin aiemmin, että työviestintä on eri asia kuin yhteisön viestintä, ja se onkin sangen ilmeistä; työviestintä on luomassani kaavassa kaikkea sitä viestintää, mikä tapahtuu työpaikalla, ja mikä ennen kaikkea liittyy työasioihin. Työviestinnässä käytetään erilaisia alustoja, joita voivat olla muun muassa What’s app -ryhmä, sähköpostiviestiketju, Slack, Ms Teams tai muu organisaation yhteinen alusta. Samoin työviestintää ovat konkreettiset kirjeet ja ihan tavalliset Post It -laput.

 

Tekninen osaaminen ja orientoituneisuus

Työviestinnässä äärimmäisen tärkeää on yhteisten menetelmien selvittäminen ja noiden sovittujen sääntöjen noudattaminen. Tällöin viestintä on tehokasta, informaatio kulkee ja kukin yhteisön jäsen pysyy ajan tasalla asioista.

Toinen hyvin tärkeä osa työviestintää on yhteisön jäsenten perehdytys käytettyyn viestintämetodiin; jos alustana toimii esimerkiksi Slack, tulisi työyhteisölle pitää perehdytys kyseisen järjestelmän käyttöön. Koulutuksia tulisi järjestää myös järjestelmäpäivitysten jälkeen, jotta ohjelmien uudet ominaisuudet pääsevät oikeuksiinsa yhteisön käytössä.

 

Direktiivit ja tietoturva

Ohjelman oikeaoppisen käytön lisäksi työviestinnässä täytyy olla valveutunut direktiiveistä ja asetuksista, jotka ohjaavat työviestintää. Mainitsemistani direktiiveistä kenties tärkein on tietosuojalaki ja vaitiolovelvollisuus. Tämä tarkoittaa asiakkaan oikeutta tulla kohdelluksi siten, ettei tämän henkilökohtaisia tietoja vuoda paikkoihin, jonne ne eivät kuulu. Vaitiolovelvollisuudesta määrää julkisuuslaki. Laki koskee kaikkia työntekijöitä, jotka käsittelevät asiakkaan henkilö- tai yrityskohtaisia yksityisiksi tai salaisiksi luokiteltuja tietoja. Viestinnän suhteen se tarkoittaa käytännössä sitä, että työyhteisön jäsenen tulee pitää huolta missä, milloin, kenelle ja mitä tämä tulee ilmaisseeksi.

Aihetta sivuaa mielestäni hyvin läheisesti myös tietoturva. Lyhyesti selitettynä tietoturva tarkoittaa tiedon siirtymistä kahden osapuolen välillä turvallisesti, eheänä ja alkuperäisenä. Ammattihakkerit ovat äärettömän taitavia saamaan käsiinsä jos jonkinlaisia tietoja huijaamalla, asettamalla syöttejä verkkoon, lähettämällä haittaohjelmia ja niin edelleen – tapoja on monia. Tästä syystä työyhteisön tulee ehdottomasti olla perillä siitä, mikä on tietoturva ja miksi se on niin tärkeää ottaa huomioon arkipäiväisessä työviestinnässä. Tulee tietää, milloin URL-osoite[1] on turvallinen ja milloin riski virushyökkäykseen on olemassa. Tulee tietää ja valita huolella, millaisia tietoja jakaa ja mitä kanavaa noiden tietojen jakamiseen käyttää.

 

Työviestintä ja priorisointi

Milloin on ok olla ”offline”? Onko aina pakko vastata viesteihin tai olla tavoitettavissa?

Minusta tähän vaikuttaa paljon työajat ja työn laatu. Johtamistehtävissä olevalla työaika on liukuvampi kuin esimerkiksi projektiluontoista rakennustyötä tekevällä. Kuitenkaan minulle työaika ei ole riittävä vastaus, kun puhutaan viestinnästä.

Ajattelen, että kyllä; työtä tekevän velvollisuus on olla tavoitettavissa työajalla, ei ulkopuolisten yhteydenottoihin (ellei se kuulu työnkuvaan), mutta tärkeää on olla tavoitettavissa työyhteisön suunnalta. Tavoittamattomissa työajalla oleva yhteisön jäsen saa aikaan vain harmia; asioiden toimittaminen voi viivästyä, työtehtäviin tulevat mahdolliset muutokset voivat jäädä epäselviksi ja siten myös väärinkäsitysten riski kasvaa.

Entäpä työn ulkopuolinen aika? Minusta vastaus kysymykseen on oma aika. Sitä tarvitsee jokainen, ja työviestintä on yksi niistä asioista, jotka meidän on kenties hankalinta tunnustaa työnteoksi; saatamme vastailla vielä iltayhdeltätoista aiemmin päivällä palaverissa käsiteltyyn kysymykseen. Pitkälle mennessään omalle ajalle viety työviestintä voi alkaa ajamaan ihmistä jopa todelliseen burn outiin. Tämä puolestaan hidastaa koko yhteisön tahtia, joten on erittäin tärkeätä, että yksilöt rajaavat työviestinnän pois omasta vapaa-ajastaan. Jos ei ole työaika, ja jos asian luonne ei ole spesiaali ja ehdottoman välitöntä huomiota vaativa, on todella okei olla tavoittamattomissa.

 

Yhteenveto

Yhteisö ja viestintä. Minusta yhteenvetona voisimme ajatella, että yhteisö on sama asia kuin monta yksilöä. Ja nimenomaan monta yksilöä, jotka kommunikoivat keskenään, eli viestivät. Viestintä jakautuu alussa avaamani teorian mukaan kahteen ryhmään, yhteisöviestintään ja työviestintään. Yhteisöviestintä, tuo sana, joka voisi olla synonyymi käsitteelle sosiaaliset taidot ja kommunikointi. Työviestintä puolestaan voitaisiin kiteyttää sanoihin organisaation informaatiomenetelmä ja sen toimivuus.

Noiden kahden aihealueen erilaisuudesta huolimatta ne kulkevat kuitenkin käsi kädessä. Molempia on ymmärrettävä, jotta työyhteisön viestintä on toimivaa. Yhteisön viestintää tarvitaan työviestinnässä; dialogin timantin on toimittava myös virtuaalisissa keskusteluissa. Työviestintää puolestaan tarvitaan yhteisön viestinnässä; kaikkia on tiedotettava tasapuolisesti yhteisistä asioista, jotta yhteisössä säilyy jäsenten tasapaino.

Enkä voi kyllin korostaa, miten tärkeä yhteisölle on sen jokainen jäsen. Nuo omanlaisensa jäsenet, jotka viestivät pelkällä jäsenyydellään. Jäsen on viestijä. Toimivaan työyhteisön viestintään tarvitaan paljon sosiaalisia taitoja, kärsivällisyyttä, armollisuutta, koulutuksia, yhteistä orientoituneisuutta sekä toimivaa tekniikkaa. Nämä muodostavat yhdessä työyhteisön. Kun työyhteisön viestintä on huipussaan, voi yhteisö saavuttaa valtavia tuloksia. Ja kuten aiemmin mainitusta ilmenee, kaikki lähtee yksilöstä ja yksilön toiminnasta.

 

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close