Tampere
25 Jan, Monday
0° C

Proakatemian esseepankki

Viestintä työyhteisössä- Yhteisön sisäinen viestintä



Kirjoittanut: Alina Suni - tiimistä Apaja.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
The Adventures of Team Fantastic. A practical guide for team leaders and members
Glenn Hallam
Esseen arvioitu lukuaika on 4 minuuttia.

Viestinnällä tarkoitetaan yleisimmin vuorovaikutusta kahden tai useamman henkilön välillä. Sen tarkoituksena on välittää ja vastaanottaa informaatiota, mutta myös luoda yhteisöllisyyttä. Viestintä voidaan karkeasti jaotella kahteen luokkaan: verbaaliseen ja nonverbaaliseen. Verbaalinen viestintä, eli sanallinen viestintä, tarkoittaa puhetta ja kirjoitusta, kun taas nonverbaalinen viestintä, eli sanaton viestinä, käsittää ilmeet, eleet, katseet ja äänenkäytön.

Viestinnässä ei riitä, että osaa ilmaista asiansa, vaan on osattava myös kuunnella muita. Viestinnässä olennaista on nimittäin se, miten informaatio tulkitaan. Koska viestintä on aina kaksisuuntaista, on osattava ymmärtää vastaanotettava tieto. Tässä korostuu viestin vastaanottajan rooli. Viestin tulkintaan liittyvätkin vastaanottajan kokemukset, odotuksen ja mielipiteet.

Viestintää voisi kokonaisuutena verratta jäävuoreen.

 

KUVA 1. (Karvonen, Internetix.)

 

Jäävuoren huipulla tarkoitetaan sitä näkyvää osuutta, eli viestintää, joka voidaan ”nähdä” ja todeta. Tämä voi yksinkertaisimmillaan tarkoittaa toiselle puhumista tai kirjallisen informaation jakamista. Pinnan alle jää viestinnän näkymättömät muodot. Toinen näistä on viestinnän merkitys ja toinen sosiaalinen yhteisyys. Vaikka näitä ei osattaisi arvioida viestinnän tapahtumahetkellä, ovat ne olemassa olevia edellytyksiä, joita viestintä synnyttää.

Yhteisöviestintä käsittää tietyn ihmisryhmän viestintää, joka tapahtuu sen ryhmän sisällä ja ulkopuolisen maailman välillä. Sen tavoitteena on johtaa ja ohjata yhteisöä, erityisesti suhdetoiminnan ja tiedottamisen näkökulmasta.

Yhteisön välinen viestintä voi olla sisäistä tai ulkoista. Sisäinen viestintä on yhteisön sisällä tapahtuvaa vuorovaikutusta ja tiedonkulkua. Parhaimmillaan hyvin toteutettu sisäinen viestintä parantaa työhyvinvointia, motivoi työntekijöitä sekä kehittää liiketoimintaa. Ulkoinen viestintä taas tapahtuu yhteisön ulkopuolella. Ulkoisen viestinnän muotoja voivat olla esim. markkinointi, kriisiviestintä ja yhteydenpito kumppaneihin.

Yhteisön sisäisen viestinnän tyytyväisyyteen vaikuttavat jokaisen yksilön kuulluksi tuleminen sekä mahdollisuus vaikuttaa oman yhteisönsä asioihin. Tutkimuksissa on osoitettu, että positiiviseksi koettu viestintä on avainasemassa yhteisön hyvän ilmapiirin ja tehokkaan toiminnan aikaansaamisessa. Työntekijät ovat myös tutkitusti tyytyväisempiä omaan työhönsä, esimieheensä ja koko organisaatioonsa mitä luotettavampaa, avoimempaa ja alaisiin keskittyvämpää viestintä on.

Viestintää tulisi suunnitella, valvoa ja ohjata yhtä hyvin, kuin muitakin yhteisön voimavaroja. Tämän lisäksi viestinnän kannattaisi olla hyvin suunniteltua, sillä se vähentää yllätyksiä, edistää yrityksen pyrkimän yrityskuvan rakentumista ja tehostaa ajankäyttöä.

Perehdyttäminen on erinomainen keino tutustuttaa tarvittaessa vanhat, mutta etenkin uudet työntekijät yhteisön toimintatapoihin. Työntekijälle on tärkeää, että hän tietää viestintään liittyvät kanavat, säännöt ja tavat, joiden pohjalta sitä toteutetaan. Hyvin perehdytetty työntekijä viihtyy yleensä paremmin työpaikassaan, kuin puutteellisesti perehdytetty tai kokonaan vailla perehdytystä oleva työntekijä. Työpaikallaan viihtyvä ja nopeasti työnkuvansa omaksuva työntekijä sitoutuu työhönsä paremmin ja tämä vaikuttaa suoraan tehokkuuteen, työn laatuun ja turvallisuuteen.

On olemassa vieläkin konkreettisempia tapoja kehittää yhteisön sisäistä viestintää. Yksi hyvä keino on määrittää selkeästi, mitä informaatiota yhteisö tarvitsee. Tähän pyritään vastaamaan mistä yhteisö tiedon saa ja miten. Toinen tapa on jakaa rooleja yhteisön sisällä. Näin pystytään jakamaan työtaakkaa tasaisemmin, mutta myös varmistamaan, että jokainen osa-alue on jonkun hallinnassa.

Jokaisen jäsenen tulisi jakaa arvokasta tietoa yhteisölle. Tämä vähentää ulkopuolisuuden tunnetta sekä kasvattaa yhteisön luottamuksellisuutta kaikkien työpanosta kohtaan. On myös tärkeää, että jokainen jäsen saa yhteisöä koskevat tiedot itselleen kaikissa tilanteissa. Hyvänä esimerkkinä voisi pitää kokouksien sisäisiä pöytäkirjoja. Vaikka joku työntekijä olisi poissa kokouksesta, tulisi hänen saada automaattisesti tieto käsitellyistä asioista. Näin varmistetaan, että jokainen työntekijä on ajan tasalla yhteisön asioista.

Teknologian kehittyminen näkyy organisaatioissa yleensä hyvin selkeästi ja usein jopa negatiivisena muutoksena. Uusia sovelluksia, alustoja ja laitteita otetaan käyttöön ja näihin harvemmin yksilöt voivat vaikuttaa. Siksi onkin olennaista huolehtia, että nämä uudet työkalut on esitelty positiivisesti ja jokainen jäsen ymmärtää miten niitä käytetään.

Rutiineja ei kannata jättää hyödyntämättä. Viikoittaisissa reportaaseissa ym. kannattaa ottaa tavaksi ilmoittaa tulevat tapahtumat, deadlinet, saadut palautteet jne. On myös suositeltavaa kiinnittää huomiota tapoihin, joilla nämä tiedot esitetään. Onko esim. viestin ulkoasuun kiinnitetty huomiota? Onko asia helppo ymmärtää?

Yhteisön ohjaamiseen ja yhteistyöhön voi vaikuttaa muutamalla seikalla. Jokaisen projektin alussa kannattaisi käydä läpi tavoitteet ja strategiat, joilla niihin päästään. Kuten aikaisemmin jo mainittu, työtehtävät ja vastuut kannattaa jakaa yksilöittäin. Jotta tämä onnistuisi parhaalla mahdollisella tavalla, on suositeltavaa kirjata nämä tehtävät ja vastuualueet ylös paperille. Niistä tulisi keskustella kirjaamishetkellä ja tarvittaessa jatkossakin yhteisön sisällä, jotta vältytään väärinymmärryksiltä ja maksimoidaan tehokkuus ja tulos.

Konfliktien käsittelyssä kannattaa hyödyntää oikeanlaista ja kaikkia huomioivaa viestintää. Tilanteista kannattaa puhua aina avoimesti ja molempien osapuolien tulisi yrittää asettaa itsensä toisen tilanteeseen. On myös tärkeää, että keskitytään ongelmaan eikä sen esille tuoneeseen henkilöön. Mahdollisia riitatilanteita varten kannattaakin yhteisöllä olla kirjoitetut säännöt, miten näissä tilanteissa menetellään. Positiivisia avainkohtia kannattaa sisällyttää niin sääntöihin kuin rutiineihinkin. Reportaaseissa olisi hyvä olla esim. ”hyvät uutiset-osio”, sillä positiivinen viestintä parantaa ilmapiiriä huomattavasti. Toinen ilmapiiriä ja yhteisöllisyyttä parantava tekijä on niinkin yksinkertainen asia, kuin muiden huomiointi. Jokaisen jäsenen tulisikin pyrkiä siihen, että hän huomioisi muut jäsenet ja olisi kiinnostunut heidän tekemisistään. Tämä voi olla niinkin yksinkertaista, kuin muiden tervehtiminen ja päivän aikana kuulumisten kyseleminen.

Palautetta voi antaa hyvin monella tapaa. Se voi olla oikein annettua rakentavaa, vaikka siinä keskityttäisiinkin kritiikkiin. Yhteisöillä olisikin suotavaa olla palautekaavake. Näin se annettaisiin jokaiselle saman rungon mukaan. Palautteen annossa on myös hyvä muistaa mittasuhteet. Tämä tarkoittaa sitä, että annetaan palautetta, mikäli sen antamisella koetaan jokin kehittävä vaikutus yksilö- tai yhteisötasolla. Jokaisen jäsenen olisi myös hyvä opetella ottamaan kritiikkiä vastaan ilman, että kokee aina tarvetta ryhtyä puolustuskannalle.

Viestintää on siis kahden tai useamman osapuolen tiedonjakoa, joka tapahtuu joko sanallisesti tai sanattomasti. Viestinnän onnistumisen kannalta on osattava ilmaista asiansa selkeästi, mutta myös kuunnella ja sisäistää vastaanotettava informaatio. Koska yhteisöissä saattaa olla useampikin jäsen, on suositeltavaa, että viestintään perehdytetään, sen toteutumista ja onnistumista seurataan ja kehitetään sekä sen onnistumiseen käytetään aikaa ja vaivaa, sillä viestinnän onnistuminen yhteisön sisällä pitkälti vaikuttaa työilmapiiriin- ja hyvinvointiin.

On sekä organisaation, yhteisön, että yksilön vastuulla varmistaa viestinnän sujuva toimiminen. Kun viestintää kehitetään jatkuvasti ja se koetaan yhteisössä positiivisena, pystyy yhteisö maksimoimaan kehityksensä ja tuloksensa parhaalla mahdollisella tavalla.

 

Lähteet:

Hallam, G. 2018. The Adventures of Team Fantastic. A practical guide for team leaders and members. Center for Creative Leadership Greensboro, North Carolina.

Halttunen, K. 2011. Toimiva sisäinen viestintä. Opinnäytetyö.

Karvonen, E. Internetix. Luettu 7.12.2018. http://oppimateriaalit.internetix.fi/fi/avoimet/0viestinta/tiedotusoppi/johdatus_viest.tieteisiin/1_lahtokohtia/1.2_viestinnan_kasite

Karvonen, E. Internetix. Luettu 7.12.2018 http://oppimateriaalit.internetix.fi/fi/avoimet/0viestinta/tiedotusoppi/johdatus_viest.tieteisiin/7_tutkimus/7.2_yhteisoviestinta

McEvoy, K. 2016. What’s the ideal team size for high performance? Luettu 7.12.2018. https://keithmcevoy.com/determining-best-team-size/

Sjöberg, S. 2012. Viestintä- ja vuorovaikutustaidot opetuksessa. Opinnääytetyö.

 

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close