Tampere
27 Jan, Wednesday
-3° C

Proakatemian esseepankki

Viestintä Tiimissä



Kirjoittanut: Jan Sihvonen - tiimistä Waure.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Työelämän toimivat tekstit
Tuija Metsäaho
Esseen arvioitu lukuaika on 3 minuuttia.

Johdanto

Mitä on viestintä ja mitä on eritoten viestintä työyhteisössä? Mikä vaikutus näillä kahdella on yritystoimintaan ja tiimimme? Minkälaisen kuvan yrityksestämme saa osuuskunnanjäsen tai yhteistyökumppani, kun vastaanotettu viesti tiiminvetäjältä sisältää kirjoitusvirheitä. Kiinnostuin viestinnän merkityksestä, sen aiheuttaessa säännöllisesti haasteita tiimini sisällä. Pyrin tässä esseessä kuvaamaan yrityksen viestinnän haasteita ja kuinka sen tulisi toimia.

Viestintä on yhä suuremmassa merkityksessä työelämässä, maailman ja työtehtävien pirstaloituessa yhä pienempiin osiin. Globalisaation ja digitalisoitumisen myötä niin sähköpostien kuin muittenkin viestintäkanavien käyttö on räjähtänyt, jonka myötä yksittäisen viestin sisältöön tai oikeakielisyyteen ei välttämättä kiinnitetä riittävästi huomiota. (Viestintä yrityksessä, 2018).

Puhe- ja kirjakielen ero on kaventunut huomattavasti, nykyään on melko normaalia lukea kirjoitettuna puhekieltä, mikä edelleen sekoittaa kielitajuamme. Viestin lukijan tulisi ymmärtää, että vapaamuotoinen keskustelu ja kirjakieli eivät ole sama asia. (Metsänaho 2013, 6).

Yhä hektisemmässä työelämässä oletetaan, että työ on kerralla valmis, niin myös tekstien suhteen. Työntekijä voi vastata suuresta osasta tuotettua sisältöä, eikä välttämättä saa työstään palautetta, taikka häntä ei ole ohjeistettu kuinka kyseissä yrityksessä on ollut tapana viestittää. Aikaa kirjoitetun tekstin tarkastamiseen tai muokkaamiseen ei enää ole, jolloin seuraukset näkyvät muualla työyhteisössä ja saattaa aiheuttaa väärinymmärryksiä. (Metsänaho 2013, 6).

Viestintä tiimissä

On tärkeää tiimin tai yrityksen sisäisen viestinnän kannalta, että se toimii ja että kaikki tulkitsevat viestejä samalla tavalla. Kun tiimin jäsenet toimivat yhtenevien normien mukaan, niin virheiden määrä yrityksen eri osapuolten kesken vähenee. On myös hyvä ymmärtää miten ja kenelle viestiä ollaan lähettämässä, onhan hyvin suunniteltu jo puoliksi tehty. Toimiva sisäinen viestintä takaa sen, että tiimin jäsenet ovat tehtävien suhteen ajan tasalla, jokainen tietää oman roolinsa ja vastuunsa.

Viestintää pitää tapahtua sopivissa määrin. Viestijän tulee tietää kuinka asioista pitää tiedottaa ja mitä kanavaa pitkin, mikäli tiedottamista pidetään liian vähäisenä, sitä on syytä lisätä. Voi myös olla, että tiedotustulvalla väsytetään viestin vastaanottajan mielenkiinto, esimerkiksi tiimin jäsenten lähettäessä useita viestejä epävirallisia kanavia pitkin. Viestejä kannattaa mieluummin lähettää lyhyinä ja ytimekkäinä, kuin useita ja sisällöltään merkityksettöminä. Mikäli viesti ei silti tavoita vastaanottajaa on syytä pohtia omaa viestintyyliä, -kanavaa, sekä viestin lähettämisen ajankohtaa. (Metsänaho 2013, 11.)

Viestintä on osa toimivan yrityksen brändiä, imagoa ja mainetta. Näin ollen sillä saattaa olla yrityksen arvoon nostattava tai laskeva vaikutus työyhteisön näkökulmasta. Viestinnän tulisi tukea yrityksen toimintaa niin työyhteisön sisällä kuin ulkopuolella, eikä se saisi olla sen kanssa ristiriidassa. Millaisen kuvan esimerkiksi sinulle antaisi esimiehesi pankissa, joka viestittelisi Whatsappin välityksellä kera hymiöiden ja kirjoitusvirheiden? (Metsänaho 2013, 12).

Viestejä lähettäessä tulisi huomioida viestien säännöllisyys, viestintäkanavan oikea valinta ja kanavalle sopiva sisältö. Asiapitoinen ja säännöllinen viestintä luo turvallisuuden ja vakauden tunnetta työyhteisön sisällä. Turvallinen ja vakaa työyhteisö lisää työhyvinvointia, sekä työmotivaatiota (Sisäinen viestintä työyhteisössä, 2018).

Kirjoittamisen neljä vaihetta

 Viestin lähettämisen kannalta olisi tärkeää huomioida neljä vaihetta, joita ovat suunnittelu, luonnostelu, palautteen kysely ja viimeistely. Liian usein työelämässä käy niin ettei viestin kirjoittamisille ole varattu riittävästi aikaa tai huomiota. Näiden kahden puute saattaa johtaa viestin vastaanottajan väärinymmärrykseen ja näin ei toivottuun lopputulokseen. Kun kerralla tekee kunnolla, säästyy monelta vaivalta. (Metsänaho 2013, 49.)

Suunnittele kenelle viestisi aiot lähettää, onko se esimerkiksi tiimitovereille, kaikille yhteisössä työskenteleville vai yhteistyökumppaneille. Pohdi myös viestin tarkoitusta, milloin ja missä sen aiot julkaista ja mikä sen tavoite on. Näihin kysymyksiin vastaamalla pääset pitkälle suunnittelussa. Tiimin viestinnässä suurta helpotusta tuo yleensä vastaanottajan henkikohtainen tunteminen. (Metsänaho 2013, 52).

Suunnittelun jälkeen luonnostele viestisi. Hyvään suunnitelman jälkeen pystyt hieman pukemaan ajatuksiasi sanoiksi ja muodostamaan sen jälkeen viestillesi raamit, jota on myöhemmin helpompi työstää kokonaisuudeksi. (Metsänaho 2013, 58).

Mikäli pyrit viestilläsi vaikuttamaan ja sinulla on riittävästi aikaa kannattaa ennen viestin viimeistelyä kysyä palautetta. Virheiden löytämisen lisäksi palaute auttaa kehittymään viestijänä. Palautteen antajalle on myös hyvä eritellä mistä haluaa palautetta. Työvaiheisiin kannattaa käyttää aikaa eri lailla riippuen viestin painoarvosta ja sen muodosta. Työkaverille tehtävällä puhelulle ei välttämättä ole yhtä suurta painoarvoa kuin koko yritykselle lähtevällä sähköpostilla. (Metsänaho 2013, 62, 63).

Pohdinta

 Lukemani mukaan tiimin tai työyhteisön sisäisen viestinnän toteutuessa halutulla tavalla, pitäisi vaikutukset näkyä niin tiimin sisällä kuin sen ulkopuolella. Työt tehtäisiin tehokkaammin, virheiden määrä minimoituisi, yleinen työhyvinvointi ja motivaatio lisääntyisi. Näistä syistä koko tiimin tulisi tunnistaa mitä on oikeaoppinen viestintä ja miksi sitä tehdään.

Esseen kirjoittaminen sain minut pohtimaan omaa viestintätyyliäni entisissä työpaikoissa sekä nykyisessä tiimissäni. Tiimissäni huono viestintä näyttäytyy säännöllisen epäsäännöllisenä, niin viestien määrän, kanavien ja ajankohdan suhteen. Erimuotoisia viestejä tulee ympäri vuorokauden, monesta suunnasta (mm. Whatsapp, Teams, Sähköposti, Snapchat, puhelut jne…). Tämän koen toisinaan erittäin kuluttavana, sillä informaatiota täytyy hakea monesta eri paikasta ja työasioista on vaikea irrottautua. Edellä mainituista syistä toisinaan vaimennan eri viestintäkanat. Vaikka parantamisen varaa on vielä paljon, niin koen että olemme kehittyneet paljon kuluneen vuoden aikana. Näen että lukuisat dialogit, esseiden kirjoittaminen ja asiakaspuhelut kaikki tähtäävät kohti parempaa viestintää ja vuorovaikuttamista.

Lähteet
Metsäaho, T. 2013. Työelämän toimivat tekstit. 1. Painos. Suomen yrityskirjat Oy.

Myöhänen T. 2018. Sisäinen viestintä työyhteisössä.

https://esseepankki.proakatemia.fi/sisainen-viestinta-tyoyhteisossa/
Petäjistö T. 2018. Viestintä Yrityksessä.

https://esseepankki.proakatemia.fi/viestinta-yrityksessa/

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close