Kirjoitimme esseen palautteen ja viestinnän tärkeydestä, sillä se ja siihen liittyvät haasteet ovat olleet meillä kahvilaprojektitiimissä kevään mittaan useasti tapetilla. Palaute ja viestintä nousevat esiin lähes päivittäisissä toiminnoissa projektitiimissämme, ja päädyimmekin pohtimaan sitä, kuinka voisimme parantaa palautekulttuuriamme pikkutiimissä, sekä kasvattaa hyvää viestintää ja niiden kautta kehittää yhteistä toimintaamme ja työyhteisöämme parempaan suuntaan.  

Viestintä pikkutiimissä 

Omassa työyhteisössä on tärkeää määrittää viestinnän merkitys. Viestinnällä on eri muotoja kuten tiedottaminen, vuorovaikutteinen- ja yksisuuntainen viestintä. Tärkeää on kuitenkin ymmärtää, että esimerkiksi yrityksen sisäinen viestintä ei ole koskaan monologi, vaan siihen kuuluu reaktiot ja vastaukset. (Aalto, 2012). Viestintä vaatii jokaisen yksilön itseohjautuvuutta ja päättelykykyä siitä, mistä asioista on viestittävä ja kuinka kiireellisesti. Lisäksi jokaisella yksilöllä on oltava tiedossa, mitä eri viestinnän kanavia ja keinoja missäkin tilanteessa tulisi käyttää. Omassa pikkutiimissämme olemme esimerkiksi löytäneet tehokkaaksi keinoksi presentaatiot kokouksien ohelle. Ne havainnollistavat kokonaistilanteen ja luovat läpinäkyvyyttä työskentelyyn eri osa-alueiden välillä ja helpottavat viestintää. 

Viestintäprosessiin kuuluu kolme eri steppiä: 

• Viestin pitää saavuttaa vastaanottaja 
• Vastaanottajan pitää ymmärtää viesti 
• PALAUTE  >  Jotta tiedetään alkuperäisen viestin merkityksen säilyneen samana 

Kolmessa stepissä on tärkeä tiedostaa, mikä on vastaanottajan kontolla ja mikä viestijän kontolla. Viestin on oltava tarpeeksi selkeä, jotta vastaanottaja pystyy ymmärtämään sen säilyttäen alkuperäisen merkityksen. Vastaanottajan puolella tärkein tehtävä on kuunteleminen, sekä viestiin oikein asennoituminen. Kuunteletko jotain vastentahtoisesti tai oletko luonut jo valmiiksi vastalauseen? Usein viestin merkitys menee ohi, jos ei ota sitä avoimesti vastaan. 

Johtamisviestintä 

”Johtajien tapa viestiä vaikuttaa muun muassa ihmisten motivaatioon, sitoutumiseen, luovuuteen ja mielikuviin omasta työyhteisöstä” (Lehtinen, 2014.) 

Johtamisviestinnän tärkeys on korostunut omassa pikkutiimissämme, jossa se on vielä hakenut sijaansa. Kuitenkin myös muiden jäsenten on osattava tunnistaa tilanteet, joissa viestintä on puutteellista ja itseohjautuvasti ottaa tällaisista tilanteista vastuuta. Johtotehtävissä olevan henkilön tehtävänä on niin tiedottaminen kuin kaksisuuntainen viestiminen. Esimerkiksi kriisitilanteissa johdon on tiedotettava muutoksista jatkuvasti ja pidettävä työyhteisö kartalla tilanteesta. Jatkuva tiedottaminen pitää työyhteisön vireämpänä ja motivoituneempana, kun jokainen yksilö on perillä siitä missä mennään.  

Yhteisöviestintä tarkoittaa viestintää työyhteisön ja eri sidosryhmien välillä. Tällaisen viestinnän tulee olla tavoitteellista, johdettua sekä vuorovaikutteista. Viestinnän tarkoituksena on toimia oman tiimin arvojen mukaisesti ja tähdätä kohti menestystä. Työyhteisön jäsenet muokkaavat organisaation mainetta viestintäkulttuurillaan. Lisäksi viestintäkulttuuri peilaantuu työyhteisöön ja työhyvinvointiin.  

Viestinnän ja avoimuuden merkitys tiimissä 

Viestintä ja avoimuus työympäristössä ovat avaintekijöitä sille, että yksilö kokee tiimin omakseen. Kun yksilö kokee saavansa muilta tiimin jäseniltä läpinäkyvästi informaatiota ja pysyy kartalla tekemisissä, kokee hän työilmapiirin paremmaksi. Omassa pikkutiimissä koimme vastoinkäymisen, kun eräs tiimin jäsenistä ei kokenut tiimiä omakseen ja vaihtoi toiseen pikkutiimiin. Yksi taustalla olleista ongelmista oli juuri viestinnän puute. Puutteellisesta tai katkeilevasta viestinnästä syntyy herkästi harhaluuloja sekä ulkopuolisuuden tunnetta. Käsiteltyämme asian, olemme kehittäneet omia viestinnän taitojamme ja etsineet meille sopivia viestinnän välineitä. Tietovajetta pyrimme välttämään esimerkiksi fiiliskierroksilla, jotta pysymme mukana jokaisen yksilön tekemisistä. Eri keinojen kokeileminen auttaa löytämään oman tiimin viestintäkulttuurin. Vastoinkäymisen jälkeen olemme havainneet viestinnän ja avoimuuden merkityksen entistä suuremmaksi. 

Palaute ja kiitos 

Viestinnän kehittymisen kannalta tärkeitä ovat myös palaute ja kiitos. Palautteen tulisi olla puolueetonta, suoraa ja kuvailevaa. Palautteen vastaanottaminen auttaa meitä kuuntelemaan ja kehittymään viestijöinä. Myös kiitos on tärkeä osa prosessia. Tiedotteista, hyvästä viestinnästä sekä palautteesta pitää osata antaa kiitosta, jotta toinen osapuoli tietää toimivansa oikein. Lisäksi se nostaa motivaatiota työskentelyyn. Onnistunut viestintä-, palaute- ja kiitoskulttuurin kuuluu olla koko tiimin tavoite. 

Palaute ja viestintä kulkevat käsikädessä. Koemme molemmat olevamme hyvin mustavalkoisia palautteelle, eli jos emme saa sitä, on hyvin vaikeaa, ellei mahdotonta muuttaa omaa käyttäytymistä. Välitön palaute on erittäin tärkeää, etenkin jos sattuu joku suurempi väärinkäytös tai tilanne, jossa todella mentiin metsään. Huomasimme, että jos tällaisen tilanteen sattuessa sen lakaisee maton alle ja viivästyttää aiheesta palautteen antamista, saa se aikaan melkoisen lumipalloefektin. Mietimme tässä esseessä myös, miksi välittömän palautteen antaminen tuntuu niin kovin haastavalta, vaikka eiköhän jokainen meistä tiedä, miksi sitä tulisi antaa ja saada. Kirjassa esitellään yksinkertainen havainnon ja vaikutuksen kaava; palaute sisältää aina havainnon ja vaikutuksen, ja sen voi antaa aina, kun näkee toisen onnistuvan tai epäonnistuvan. Monesti tahtoessaan antaa palautetta ihmiset miettivät, voivatko he nyt sanoa sen ääneen ja epäröivät, kuinkahan toinen mahtaa suhtautua annettuun palautteeseen. Palaute tulisi kirjan mukaan kuitenkin aina antaa jokaiselle samalla tavalla, miettimättä sen kummemmin, kenelle palaute annetaan. Kunhan palautteen antaa hyvin, se riittää. 

Palaute kokoaa järjen ja tunteet yhteen, ja näin heidänkin, jotka eivät juuri puhu tuntemuksistaan, on helppo palautteen avulla näin tehdä, ja myös heidän, jotka ajattelevat lähes kaiken tunteiden kautta, on helppo tällaisen ennalta sovitun keinon kanssa pysyä linjassa. Palautteen antaminen on viestintää. Palautetta ei tulisi antaa muuten kuin kahdesta syystä; halutessaan auttaa esimerkiksi työkaveria kehittymään ja toisena halutessaan itse ilmaista omia tunteita ja ajatuksia. (Ahonen, 2011, 63.) Palautetta ei saa antaa esimerkiksi saadaksemme tukea omien tavoitteidemme saavuttamiseksi tai omaa egoa pönkittääksemme. Palautetta ei tule antaa osoittaakseen valtasuhteita tai kontrolloidakseen toisen ihmisen tekemistä. Jos on eri mieltä jonkun ihmisen kanssa, kannattaa keskittyä ongelmanratkaisuun, ei antaa asiasta palautetta. Työyhteisössä palautetta voi antaa vain ja ainoastaan käyttäytymisestä. Työyhteisössä annetaan palautetta kahdenlaisesta käyttäytymisestä: toiminnasta tavoitteen saavuttamiseksi ja käyttäytymisestä pelisääntöjen mukaan, sillä jokaisen on tarkoitus tehdä oikeita asioita oikealla tavalla. (70) Suurin osa meistä onnistuu esimerkiksi työpäivän aikana huomattavasti useammin kuin epäonnistuu, jonka takia kannustavaa palautetta olisikin hyvä antaa useammin kuin korjaavaa. Koen, että meillä vallitsee ilmapiiri, jossa iloitaan yhdessä onnistumisista, olivat ne sitten pieniä tai suuria. Lähes jokaisen onnistuneen presentaation, palaverin tai kontaktoinnin seurauksena joltain pikkutiimissämme tulee hyvä palaute.  

Kun tulee halu antaa palautetta, pitää miettiä, mikä ajaa siihen. Onko se halu purkaa tunteita? Vai haluaako sitä auttaa työkaveria oikeasti kehittymään? Kummankin syyn mukaan toimiminen ja palautteenanto on oikein. Palautetta tulisikin antaa vain ja ainoastaan näistä kahdesta syystä, sillä kaikki muut syyt näiden lisäksi ovat itsekkäitä (Ahonen, 2011, 157). Palautetta ei siis missään tapauksessa tulisi antaa, kun haluaa esimerkiksi saada työkaverin käyttäytymään omien arvojen ja pelisääntöjen mukaan tai saada toisen käytöksen tukemaan omien tavoitteiden saavuttamista, kontrolloimisesta ja ylemmyyden osoittamisesta puhumattakaan. Meillä ongelmana toisinaan onkin se, ettemme erota palautteen rajoja; jos joku asia ei mene jonkun projektitiimiläisen tahtomalla tavalla, saattaa hän jakaa asiasta aiheettomasti palautetta muille. Palautteen, varsinkin korjaavan palautteen taustalla tulisi olla myös luonnollisesti hyvät syyt, kukaan ei jaksa jatkuvasti vastaanottaa korjaavaa palautetta turhasta. Kannustavaa palautetta kukaan meistä tuskin jakelee liian usein. Palautetta muodostaessa tulee keskittyä havaintoon; kertoa siitä, mitä toinen teki, missä ja milloin, niin tarkasti kuin suinkin pystyy. Palautteen vastaanottajan käytöstä tulee kuvata hyvin objektiivisesti ja neutraalisti ja kertoa ainoastaan se, mitä aistit ovat kertoneet; mitä tunsi sillä hetkellä, mitä näki tai kuuli, haistoi tai maistoi. Olla- verbiä tulee välttää, sillä usein silloin havaintoon liitetään tulkintaa ja johtopäätöksiä, jotka hämärtävät palautetta ja tekevät siitä epäselvän. (Ahonen, 2011, 163.) Jos palautteeseen liitetään johtopäätöksiä, se kuulostaa helposti tuomiolta ja palautteen vastaanottaja voi alkaa vastustamaan, eikä kuuntele mitä itsellä on sanottavana 

Tehokkaan palautteesta tekee se, kun kertoo, kuinka toisen käyttäytyminen on vaikuttanut itseen. Nimenomaan itseen, ei tiimiin, työyhteisöön, asiakkaaseen tai muuhun kolmanteen osapuoleen. Kukaan meistähän ei voi toisten suulla puhua, voimme puhua vain omasta puolestamme. Silloin tulee puhuttua totta, eikä kukaan voi kiistää sitä, mitä palautteen antaja on tuntenut. Se myös auttaa palautteen saajaa ymmärtämään tilanteen myös toisesta näkökulmasta, kuin omastaan (Ahonen, 2011, 184). Kirjassa esiteltiin vaikuttavan palautteen kaava, jossa verbit voi vaihtaa omaan tilanteeseen sopiviksi, joka menee näin: Kun sinä sanoit/teit/kirjoitit___________, minä koin/tunsin____________. Vaikuttaa omasta mielestäni hieman kankealta, mutta kirjassa luvattiin tuon kaavan tekevän palautteenantamisesta lopulta helppoa ja jokaisesta loistavan palautteenantajan. Lähtee siis testiin. 

“Palaute kehittää vain, kun se annetaan hyvin”  – Risto Ahonen  

Palaute tulee antaa mahdollisimman pian tapahtuneen jälkeen. Kuitenkin niin, että kumpikin osapuoli on rauhoittuneessa mielentilassa, jotta palaute lähtee oikealla tavalla ja menee oikealla tavalla perille. Palautteen teho luonnollisesti vähenee, mitä kauemmin tapahtuneesta on, sillä muistikuvat tapahtuneesta heikkenevät ja saattavat helposti erota toisistaan. Myös turhan pitkä odottelu ja palautteenannon siirtäminen ja lykkääminen saattaa saada negatiivisen kaiun, ja saattaa jopa aiheuttaa turhia konflikteja, joita ei olisi syntynyt, jos palaute olisi uskallettu antaa heti. Meillä on ollut aiemmin keväällä ongelmana projektitiimissämme se, että joku asia on jäänyt painamaan mieltä, palaute jää vain pään sisälle pyörimään, eikä saavuta palautteen kohdetta, josta seurauksena saattaa olla rikkinäinen puhelin- efekti. Pyrimme kuitenkin jatkuvasti kehittämään toimintaamme siihen suuntaan, että uskaltaisimme antaa palautteen välittömästi tilanteen jälkeen, emmekä pyörittelisi asiaa pienissä päissämme yhtään sen enempää kuin on pakko.  

Olemme Evisionissa paljon puhuneet odotuksista. Siitä, kuinka käytännöt selkeyttävät meille kaikille toistemme odotuksia, ja ennen kaikkea mitä meiltä itseltämme odotetaan. Siksi palautteeseenkin olisi kirjan mukaan hyvä olla käytäntö, joka sovitaan heti alussa. Ennen käytännön miettimistä jokaisen työyhteisössä tulee ymmärtää, miksi palautteen antaminen ja saaminen on tärkeää ja nähdä hyödyt sen takana (Ahonen, 2011, 179). Vaikuttava palaute on jatkuvaa palautetta. Tällä hetkellä koen, että olemme saaneet kehitettyä palautekulttuuriamme siihen pisteeseen, että palautteenanto on ainakin pääsääntöisesti jatkuvaa ja lähes jokapäiväinen osa toimintaamme. Meillä on vallinnut haasteista huolimatta aina pikkutiimissämme hyvä kuuntelun kulttuuri, ja olemme vaalineet sitä etenkin loppukeväästä, että kunnioitamme toistemme mielipiteitä ja kuuntelemme palautteen ja otamme sen itsellemme. Olemme saaneet muutettua kevään aikana pikkutiimimme viestintä- ja palautekulttuuria ehdottomasti parempaan suuntaan, vaikka etätyöskentely onkin tuonut molempiin omat haasteensa.  

Kirjoittajat:  

Aune Lampinen & Jenna Tirkkonen. 

Lähteet: 

Mari-Helena Lehtinen, 2014. Sisäinen viestintä työyhteisössä – opas työntekijöille. 

(https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/73530/lehtinen_mari-helena.pdf?sequence=1&isAllowed=y) 

Tuija Aalto, 2012. Kuinka olla avoin.   

Risto Ahonen – Palaute kuuluu kaikille