Projekteiden etenemisen suhteen, sekä laadukkaan työntuloksen saavuttamisessa, erittäin olennaisessa osassa on viestintä. Hyvällä viestinnällä asiat ovat selkeitä, ja jokainen tietää jatkuvasti missä mennään.

Kuka hoitaa mitäkin?

Mitkä ovat projektin aikataulut?

Miten käsitellään mahdolliset vastoinkäymiset?

Mitä tehdään seuraavaksi?

Tässä jo muutama kysymys joita kannattaa projektitiimin kesken miettiä. Vaikka nämä ovat ns. itsestäänselvyyksiä, uskon että monen projektin etenemisen tiellä on nimenomaan näiden puutteellisesta selkeydestä johtuvia ongelmia. Kun sovitaan selkeät systeemit, asiat sujuvat kuin itsestään. Mikäli projektitiimin keskuudessa nämä asiat eivät ole selkeitä, se voi pahimmillaan estää koko projektin onnistumisen. Perehdynkin esseessäni nyt enemmän viestinnän ongelma kohtiin ja niiden vaikutukseen, kuin hyvän viestinnän hyötyihin.

Olettaminen

Mitä selkeämmät tavat toimia tiimillä on, sitä kivuttomammin asiat sujuu. Vaarana on se, että kun näitä asioita pitää itsestään selvinä, niistä ei keskustella tarpeeksi. Sitten voidaankin olla tilanteessa missä jokainen on vain olettanut että näin toimitaan, mutta olettamukset eivät osukkaan yhteen. Joku on voinut olettaa että jonkin asian kerkeää hoitaa vielä ensi viikolla, mutta deadline on ollutkin yhden ihmisen tiedossa, ja hän oletti että jokainen ymmärtää että homman olisi pitänyt olla silloin valmis. Olettamisesta koituvat ongelmat voidaan välttää sillä, että viestintä pelaa ja asiasta keskustellaan. Projektipäällikkö huolehtii että kaikki tietävät missä mennään. Hän jakaa selkeät vastuu alueet sekä deadlinet, selittää miksi näin toimitaan. Ei siis oleteta yhtään mitään.

Selkeyden puuttuminen

Se että ymmärrät jonkin asian itse, ei takaa sitä että muut ymmärtävät sen myös. Mikäli muut eivät ymmärrä asian ideaa, tulee se jakaa niin pieneksi että jokainen käsittää sen lopuksi. Ihmisillä on asioista aina erimäärä tietoa, ja jos joku ymmärtää asian väärin, on luonnollista että myös lopputulos on väärä. Hyvä tapa on käyttää vertauskuvia. Jos jokin asia on toiselle täysin epäselvä, käytä vertauskuvaa asiasta jonka hän on sisäistänyt täysin. Näin hänen on helppo saada punaisesta langasta kiinni, ja tarttua toimeen. “Ratkaisevaa ei ole se, mitä sanot, vaan se, mitä muut kuulevat.”

Saneleminen

Tätä ongelmaa tunnistan omasta käytöksestäni. En toki enää niin paljon kuin ennen, koska olen pyrkinyt tätä ominaisuutta kehittämään. Sanelemisen ongelma on se, että jos vain jakaa määräykset ja tehtävät, asia ei voi kehittyä. Et voi hyödyntää tiimiläistesi tietoja ja taitoja, jos niitä ei ole valmis edes kuuntelemaan. Tässä tapauksessa lopputulos ei voi myöskään olla paras mahdollinen. Sen sijaan että sanelet tehtävät, pyri mieluummin siiihen, että tiimissä on ilmapiiri missä voi esittää kysymyksiä ja haastaa ajattelutapaasi.

Pilkka, iva ja moite

Timanttisen lopputuloksen saamiseksi projektitiimissä tulee olla ilmapiiriä, missä ei tarvitse pelätä joutuvansa pilkan kohteeksi. Otetaan esimerkki. Arka henkilö kerää kaikki rohkeutensa ja tuo tiimiin täysin uuden idean, joka on vasta raakile ja vaatii paljon hiomista. Mikäli joku pilkkaa tätä ideaa, voi pahimmassa tapauksessa olla, että tämä arka henkilö ei uskalla koskaan enää kertoa ideoitaan, ja silloin niitä ei voida myöskään hyödyntää. Otetaan esimerkki missä arka henkilö on juuri ilmaissut ideansa, ja nyt sinun tulee reagoidan siihen. Kaksi erilaista lausetta, joiden vaikutusta voi jokainen kotiläksynä miettiä. “Eihän tuollainen idea voi toimia, kyllä pitäisi tuolla koulutuksella tietää.” “Okei, tuota ideaa en olekkaan miettinyt, selvitetään yhdessä voisiko se toimia. Jos ei jostain syystä toimi, niin ainakin voimme saada siitä jonkin seuraavan idean!”

Kirjasta sain erittäin paljon konkreettisia oppeja, ja aionkin viedä ne suoraan käytäntöön. Suurin meneillä olevani suklaakortti saa aivan uudenlaiset viestintätavat, joiden uskon tekevän projektista entistä paremman. Nämä kehitetään yhdessä tiimini kanssa, ei minun saneleminani! 😉

Lähteet

Kirjan nimi: Projektinhallinnan taito. Kirjoittaja, Scott Berkun.