Tampere
12 Jul, Sunday
17° C

Proakatemian esseepankki

Viestinnän merkitys



Kirjoittanut: Jonna Leiniö - tiimistä Waure.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 3 minuuttia.

Viestinnän merkitys yrityksissä ja työpaikoilla on nykypäivänä nostanut merkitystään suuresti. Toimivassa tiimissä tai yhteisössä mitä luultavimmin viestintä on sujuvaa jokaisella osa-alueella. Kaikkien tulee saada mutkattomasti tietoa samanaikaisesti muiden yhteisössä olevien kanssa kokeakseen itsensä samanvertaiseksi. Sama pätee tiimitoimintaan ja sen viestintään. Mitä avoimempaa viestintä on, sitä helpommin ihmiset ymmärtävät toisiaan ja asiat hoituvat mutkattomammin. Viestinnäksi voidaan laske kaikki, jossa ihmiset ovat vuorovaikutuksessa keskenään, oli se sitten kasvokkain tai esimerkiksi sähköpostilla käytävä keskustelu. Viestintää tapahtuu niin tärkeässä tiedonkulussa, kuten esimerkiksi ohjeistuksissa, kuin kahvipöytäkeskusteluissakin, jossa vaihdetaan kuulumisia. Kaikkeen viestintään on olemassa erilaisia keinoja, sekä kanavia, joita kehitellään jatkuvasti lisää ja jotka muokkautuvat käytössä sopiviksi oman yhteisön kanssa. Viestintä tapoja on monia, siksi olisikin hyvä, että yrityksissä ja yhteisöissä tiedonkulku olisi suunniteltu mahdollisimman yksinkertaiseksi ja helposti tavoitettavaksi kokonaisuudeksi osana arkipäivää.

 

Viestintä

Hyviä esimerkkejä yrityksissä ja yhteisöissä käytävistä viestintä tilanteista ovat muun muassa kahvipöytäkeskustelut, palaverit, pajat, ohjeistukset, kehityskeskustelut sekä perehdytys. Kommunikointi on tärkeää, sillä se luo luottamusta tiimissä ja esimerkiksi yrittäjän ja työntekijöiden välillä, joka taas edistää työyhteisössä yhteen hiileen puhaltamista. Yhteisöissä tiedonkulku on erityisen tärkeää, jotta jokaiselle on selvää esimerkiksi yrityksessä tapahtuvat muutokset ja ohjeistukset, sekä työnjako. Mitä avoimempaa ja helpommin tavoitettavaa viestiminen on, sitä helpommin kaikki yhteisössä saavat äänensä kuuluviin ja tuntevat olevansa yhdenvertaisia muiden kanssa. Nykymaailmassa ollaan menossa kovaa vauhtia siihen suuntaan, jossa yritetään murtaa hierarkia johtajien ja työntekijöiden välillä, eikä enää niinkään korosteta näiden eroa. Etenkin tiimiyrityksissä, jossa kaikki ovat tasavertaisia on vertaisjohtaminen huomattavasti vaikeampaa. Hyvä viestintä toimii johtamisen välineenä sekä motivoi muita tekemään parempia tuloksia yhdessä. (Kaihovirta-Rapo & Lohtaja-Ahonen 2012, 13–14)

 

Miten viestimme?

Valitsemme viestintäkeinon sen mukaan, millaisen viestin haluamme lähettää ja kenelle. Millainen vastaanottaja eli kuulija tai lukija on vaikuttaa siihen, kuinka haluamme viestimme menevän perille ja kuinka uskomme siihen, millainen viesti tavoittaa parhaiten vastaanottajan. Tiimissä opimme koko ajan toisistamme lisää sekä siitä, millainen kommunikointi kenenkin kanssa toimii parhaiten. Yrityksissä ja yhteisöissä muun muassa palavereissa kommunikoimme kasvokkain, jolloin viestimme välittyy sanallisesti ja sanattomasti, mutta silti silloinkin viesti voidaan ymmärtää väärin. Esimerkiksi kehonkieli on sanatonta viestintää, mutta monesti kertoo paljon. Kehonkielellä viestiminen tapahtuu yleensä myös tiedostamatta. Liike, katse, tilankäyttö, välimatka ja ilmeet ovat kehon sanatonta viestintää, jotka kuitenkin monesti kertovat enemmän, kuin muutama sana tai lause. Kehonkieli, ilmeet, sekä äänensävy vaikuttavat viestimiseemme joko positiivisesti tai negatiivisesti ja nämä kaikki voivat olla ristiriidassa keskenään, jos yritämme mukauttaa viestiämme liikaa. Viestinnässä ei ole pelkästään yhtä ja oikeaa tapaa, vaan se on löydettävä yhdessä viestijöiden kesken, millainen tapa sopii millaiseenkin tiedonvälittämiseen. (Kaihovirta-Rapo, ym. 2012, 11–12)

 

Missä viestimme?

Kaiken kokoisissa yrityksissä olisi hyvä panostaa viestintään, sekä suunnitella se niin, että se on osa normaalia työpäivää. Suuremmissa yrityksissä on tärkeämpää kehitellä sellainen viestintäpaikka, jossa se tavoittaa kaikki henkilöt, joille viesti on tarkoitettu.

Tiimiyrityksemme viestintä onkin hieman monimutkaista, sillä jotkin asiat ovat sellaisia, jotka koskevat kaikkia ja osa taas sellaisia, jotka koskevat vain pientä osaa. Kuudentoista hengen yrityksessä, jossa kaikki ovat samanvertaisia, on viestintä vaikeaa. Hyvältä tiimijohtajalta tarvitaan taito kommunikoida ihmisten kanssa niin, että jokainen saa ja ymmärtää viestin. Meidän tiimissämme tämä on ainakin vielä jonkinlainen haaste, sillä emme ole vielä löytäneet kaikille sopivaa tapaa.

 

Osa viestinnästä kuuluu jokaiseen päivään ja osa taas harvemmin käytettäväksi. Siksi onkin hyvä olla omat kanavansa erilaiselle viestinnälle, etteivät tärkeät asiat huku epäolennaisen joukkoon ja jää siten helposti huomaamatta. Olemme puhuneet paljon tiimini kanssa siitä, missä viestimme ja minkälaisia viestejä. Silti tuntuu, että viesti menee harvoin jokaiselle perille. Käytössämme on Teams ja Whatsapp, josta kummastakin tavoittaa aina osan ihmisistä. Siksi onkin varminta laittaa tärkeät viestit molempiin kanaviin.

 

Nykypäivänä korostetaan yhä enemmän sitä, että aika on rahaa ja kaikesta yritetään saada mahdollisimman suuri teho ja hyöty irti. Monet palaverit pidetään etäpalavereina esimerkiksi Zoom -puheluina, jolloin säästetään siitä, ettei ihmisten tarvitse saapua paikan päälle. Tähän tapaan opimme koronapandemian aikana, jolloin kasvokkain tapaaminen ei ollut mahdollista. Kuitenkin face to face palaverit lisäävät yhteisöllisyyttä monissa yrityksissä, jolloin saat oikeasti kontaktin ihmisiin, sekä pystyt lukemaan kehonkieltä paremmin ja tulemaan myös itse paremmin kuulluksi. Kyse onkin siitä, kärsiikö yhteisöllisyys nykyaikaisten viestimiskeinojen takia. Ihmisten vapaus työskennellä haluamassaan ympäristössä tuo tehokkuutta ja mielekkyyttä työnteolle. Korona pandemian aikana opimme tiimimme kanssa toimimaan tietokoneiden välityksellä pakon edessä. Ihmisen kehonkielen lukeminen on tietokoneen välityksellä lähes mahdotonta ja siksi paljon jääkin arvailujen varaan. Koen, että Proakatemian yhteisöllisyys myös kärsi pandemian aikana, sillä toisia tiimiläisiä ei tullut juurikaan nähtyä Zoomin välityksellä.

 

Ajatuksia

Viestintää tapahtuu joka päivä ja lähes koko ajan. Siksi olisikin hyvä oppia viestimään itse niin, että on helposti ymmärrettävä, sekä oppia lukemaan muiden ihmisen kehonkieltä ja viestimistyyliä. Viestintä yrityksen sisällä on tärkeää, kuten myös yrityksen ulkopuolelle kohdistuva viestintä on välttämätöntä hyvän yrityskuvan rakentamiseksi ja ylläpitämiseksi. Kommunikointia tapahtuu monenlaisen eri keinon kautta, josta on löydettävä omalle yhteisölleen ja tiimilleen sopivin. Hyvin suunniteltu viestintä edesauttaa yrityksessä kaikkien toimimista tehokkaasti. Olisi tärkeä pitää tasapaino tehokkuuden ja yhteisöllisyyden välillä niin pienissä kuin suurissakin yrityksissä. Yritämme tiimini kanssa löytää keinot viestien perille menemiseksi ja kokeilla kaikkea kokeilemisen arvoista. Korona-aika mahdollisti uuden oppimisen, nimittäin etänä toimimisen ja viestimisen. Tätä voimme varmasti hyödyntää tulevaisuudessa pienemmällä kynnyksellä tarpeen vaatiessa.

 

 

 

LÄHTEET

Kaihovirta-Rapo M., Lohtaja-Ahonen S. 2012. Tehoa työelämän viestintään. 2. painos. Alma Talent Oy

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close