Vapaaehtoistoiminta

Tämä kirja tuntui ajankohtaiselta, sillä olemme suunnitelleet tulevaan Case Neverland 2 -projektiin vapaaehtoistyöntekijöitä auttamaan tehtävissä, joihin tarvitsemme useamman ihmisen panoksen. Tuntuu hölmöltä tiedostaa nyt tämä, kun viime kesänä ensimmäistä tapahtumaa toteuttaessamme emme tajunneet kuinka suuri mahdollisuus vapaaehtoistoiminta olisi meille. Oikeastaan ajatus saattoi sekunnin ajan leijailla mielessämme, mutta siihen se sitten jäikin. Olihan siinä tietysti muutama muukin asia pohdittavana, mutta ehkäpä tulevaan tapahtumaan osaamme hyödyntää myös tätä vaihtoehtoa!

Käsittelen tässä esseessä vapaaehtoistoimintaa yksinkertaistetusti, ja huomioin tärkeimmät pääpointit, joista olisi myös projektitiimillemme hyötyä vapaaehtoisten rekrytoinnin ja johtamisen kannalta.

Määrittele ensin tehtävät, rekrytoi vasta sitten

Tämä kaikki alkaa siitä, että suunnittelet vapaaehtoisten työtehtävät tarkasti jo ennen rekrytointia. Rekrytoinnin suunnitteluun käytetty aika palkitaan varmasti, kun molemmille osapuolille on selvää, millaisia taitoja tehtävä vaatii tai kuinka paljon se vie aikaa. Pohdi millaiselle ihmiselle kyseinen tehtävä sopisi ja kuinka kriittinen tehtävä on.

Rekrytoi oikea henkilö oikeaan tehtävään

Tee lista potentiaalisista vaihtoehdoista, ota verkostot käyttöön ja pohdi tuleeko mieleen ketään, jolle tehtävä voisi antaa uusia mahdollisuuksia. Käytä hetki sen miettimiseen, kuka olisi paras henkilö hoitamaan kyseisen tehtävän. Vapaaehtoistoiminnan olisi hyvä tarjota myös oppimiskokemuksia, joten valitse joku, joka saa tehtävässä mahdollisuuden kehittää itseään ja oppia jotain uutta. Tällainen henkilö on todennäköisesti motivoitunut tarttumaan tarjoamaasi haasteeseen ja panostamaan siihen kunnolla.

Vapaaehtoiset haluavat myös tuntea olevansa tärkeitä ja arvokkaita, joten älä kerro heille vaikka olisitkin epätoivoinen. Anna heidän tuntea olevansa erityisiä. Huonoin tapa rekrytoida on ”Haluaisitko sinä hoitaa tämän tehtävän, koska kukaan muu ei suostu?”. Älä siis päästä näitä sanoja suustasi.

Kysy suoraan mitä vapaaehtoinen haluaa, älä arvaile. Mieti mikä tehtävä sopisi kenellekin, ja mitä hyötyä hän siitä saisi. Yksi voi haluta lisää ystäviä, toinen oppia, ja kolmas haluaakin tunnustusta ja arvostusta. Ihmisillä on erilaiset motiivit.

Tarjoa tehtäviä julkisesti, mutta rekrytoi henkilökohtaisesti. Eli vapaaehtoistehtäviä on hyvä mainostaa laajasti eri kanavilla, mutta itse tehtävään pyytäminen kannattaa tehdä henkilökohtaisesti soittamalla tai kasvokkain. Sähköposti ei ole välttämättä kovin tehokas rekrytointiväline, sillä sitä tulee paljon ja monesti näihin ei vastata. Sähköpostia kannattaa kuitenkin lähettää, kunhan mainostaa myös muilla tavoilla, jotta toiminta näyttää aktiiviselta.

Tehtävien jako

Anna tehtävänannot pyyntönä, eikä käskynä. Vapaaehtoinen haluaa todennäköisesti itse vaikuttaa siihen mitä hän tekee, joten anna mielekäs ja motivoiva tehtävä kullekin. Kerro myös, miksi jokin tehtävä tehdään, ja miten se liittyy tavoitteisiin. Anna tehtäville selkeät ohjeet, jotta tehtävä ei jää tekemättä vapaaehtoisen pelosta epäonnistua epäselvän tehtävänannan johdosta. Tarkkaile, että tehtäviä on jaettu vapaaehtoisten välillä tasaisesti, ettei synny liiallista kuormitusta yhdelle ihmiselle.

Vinkkejä vapaaehtoisten johtamiseen

Vapaaehtoinen on yleensä motivoitunut ja suhtautuu asioihin myönteisesti. Hän haluaa osallistua ja tehdä, joten johda, ja anna heille tehtävää. Jos tehtävä on vapaaehtoisesta mielenkiintoinen, hän tekee sen mielellään. Pahinta on ehkä, jos tehtäviksi annetaan epämiellyttäviä tai vaikeita tehtäviä, joista vapaaehtoinen ei usko suoriutuvansa helposti. Vapaaehtoisten johtamisen kulmakiviä on varmistaa, että he eivät koe tekevänsä turhaa työtä.

Luota siihen, että vapaaehtoiset tekevät hyvää työtä ja vahvista luottamusta antamalla heille vastuuta. Sopikaa yhdessä tavoitteista ja keskustelkaa työnjaosta, näin vapaaehtoiset kokevat tavoitteet yhteisiksi ja sitoutuvat noudattamaan niitä.

Luottamus syntyy esimerkin kautta. Kuuntele jokaista ja näytä, että arvostat heitä. Pidä lupauksesi ja toimi sanojesi mukaisesti, tarvittaessa myös myönnä virheesi. Tiedota asioista avoimesti, ja pyydä myös heitä tiedottamaan.

Innosta heitä, kuuntele heitä, tutustu heihin ja pysähdy juttelemaan. Näin opit tuntemaan paremmin ja osaat jakaa työtehtäviä, sekä antaa palautetta jokaiselle yksilölle sopivalla tavalla. Jaa tehtävät tasapuolisesti ja huolehdi kaikkien jaksamisesta.

Lähde: Karreinen, L. & Halonen, M. & Tennilä, M. 2013. 10 askelta parempaan vapaaehtoistoimintaan. Helsinki: Vihreä Sivistysliitto ry