Kirjoittajat: Tea Kivinen & Olivia Pynnönen

Johdanto

Oikeanlainen viestiminen on yksi ilmaisun tärkeimmistä keinoista työyhteisössä, sen avulla saa oman asiansa kuuluviin sekä tulee kuulluksi. Vuorovaikutuksen tärkeys korostuu työyhteisössä, etenkin esimiestyön yhteydessä, sillä esimies on useimmiten se, joka on toimeenpanijana työpaikkaviestinnässä.

Valitsimme esseen aiheeksi “viestintä työyhteisössä” sillä koimme sen ajankohtaiseksi näin tiimiyritysten perustamisen jälkeen. On tärkeää luoda omalle tiimiyritykselle selkeä strategia ja ohjeistus viestinnän suhteen. Tiimijohtamisen näkökulmasta esimiehen on tärkeää osata viestiä alaisilleen oikealla tavalla sekä olla suunnannäyttäjänä. Esimiehen halu kehittää työyhteisöä sekä positiivinen viestintä alaisille vaikuttaa suoraan niin työilmapiiriin kuin työntekijöiden suoriutumiseen töissä.

Esseetä varten luimme monipuolisesti tietoa erilaisista lähteistä kuten opinnäytetöistä, artikkeleista sekä blogeista. Emme keskittyneet minkään tietyn alan näkökulmaan vaan tutkimme asiaa eri alojen välillä. Näin saimme laajasti tietoa sekä näkökulmaa siitä, kuinka viestiminen koetaan eri ammattiryhmien välillä. Esseessä haluamme painottaa viestinnän tärkeyttä työyhteisön kehityksen, ilmapiirin sekä toimivuuden kannaltannalta.

Työyhteisön viestintä jatkuvan kehityksen kohteena  

Jotta työyhteisö olisi toimiva, täytyy myös viestinnän työyhteisössä olla sujuvaa. Viestinnällä ei kuitenkaan tarkoiteta aina kirjallista viestintää kuten sähköposteja, tiedotteita tai ohjeistuksia. Viestintää on monenlaista niin verbaalista kuin nonverbaalista, virallista ja epävirallista. Mutta kuinka työyhteisön viestintää voisi kehittää entistä toimivammaksi?  

     Jokainen työpaikka ja työyhteisö ovat erilaisia, ja jokaisessa on omat tutut toimintatapansa. Työntekijöitä kuuntelemalla tunnistetaan todelliset kehittämisen tarpeet ja niihin on helpompi puuttua. Kun kehityskohteet on havaittu työyhteisössä, tulisi pitää säännöllisesti palavereja, joihin jokaisella työyhteisön jäsenellä tulee olla mahdollisuus osallistua. Palavereiden sisällöstä vastaisi vuoroin esimies ja työntekijät, näin palavereiden sisältö muuttuu merkityksellisemmäksi ja jokainen saa vuorollaan tuoda tärkeitä, työyhteisöä koskettavia asioita esiin. Tällöin myös sisäinen viestintä parantuu ja jokainen kokee tulleensa kuulluksi.  

         Oikeanlaisella viestimisellä voidaan myös parantaa työyhteisön hyvinvointia: positiivisen viestinnän kulmakivi onkin toimivassa dialogissa. Dialogiringissä puhujaa kuunnellaan, hänen mielipidettään kunnioitetaan ja kuulijat ovat aidosti läsnä. Kaiken tämän saavuttamiseksi tarvitaan kuitenkin osallistujien välillä keskinäistä luottamusta, näin puhuja voi olla varma siitä, ettei häntä tuomita ajatustensa vuoksi. Työyhteisössä dialogia käyttämällä työntekijöiden vuorovaikuttaminen toisiaan kohtaan helpottuu, kun jokainen voi luottaa saavansa sanoa mieltään painavat asiat ilman tuomitsemista. Tämä myös kehittää työyhteisön viestintää positiivisempaan suuntaan. 

Viestinnän eri muodot luovat työyhteisöihin toimivuutta 

Moni organisaatio korostaa strategiassaan ja työhyvinvoinnissaan avoimuutta ja toiminnan läpinäkyvyyttä. Työn hoitamisen kannalta sujuva viestintä ja tiedonkulku ovatkin merkittäviä tekijöitä. Organisaation läpinäkyvyys taas kiinnostaa työntekijöiden lisäksi myös asiakkaita ja sijoittajia. Avoimen viestinnän saavuttaminen ei kuitenkaan ole itsestäänselvyys. Monella on kokemusta siitä, miten tärkeäkään tieto ei saavuta kaikkia työntekijöitä ja tiimeissä tehdään päällekkäistä työtä, koska tiedonkulku takkuaa. Nykyisin keskustellaan myös informaatioähkystä ja sähköpostien tulvasta. (Komonen, M. 2018.) 

       Lomalta palatessa sähköposti on tukossa, eikä kukaan ei osaa sanoa mitkä ovat niitä, joihin tulisi reagoida ensimmäisenä. Loman aikana tietokoneen näytölle on ilmestynyt post- it lappuja, joissa lukee erinäisiä päivämääriä. Kollegat levittelevät käsiään ja esimieskin on lomalla.  

        Työyhteisöjen viestintämenetelmät ovat yhä nykypäivänä hyvin vanhanaikaisia. Useita viestinnän välineitä käytetään yhtä aikaa, joka hankaloittaa tiedon kulkua. Osa työntekijöistä saa luottamuksellista tietoa suoraan esimieheltä, toiset taas kuulevat ne huhupuheina kahvihuoneessa. Vanhoista viestimiskeinoista ei haluta luopua, koska ”hyvää ei kannata vaihtaa”. Puutteellinen tiedonkulku on työmotivaatiota syövä ongelma, johon tulisi puuttua. Mikäli työpäivästä kuluu useita tunteja sen selvittämiseen mikä tieto on relevanttia ja mikä ei on se myös pois työntekijän työpanoksesta. 

          On sanomattakin selvää, että esimiehen tulee tehdä selvä rajanveto asioiden välille, jotka kuuluvat työpaikalle ja jotka eivät. Työntekijöiden sähköpostiin kuuluvat ainoastaan ne asiat, jotka koskevat työtä ja työyhteisöä, sähköpostia ei pidä tukkia kutsuilla myyjäisiin tai tupaantuliaisiin. Samalla työntekijöiden tarpeita tulee kartoittaa: minkälaista viestintää he haluavat työsähköpostiinsa, olisiko ajankohtaista luoda Whatsapp- ryhmä työpaikan virkistystoimintaa varten?  

           Ennen kaikkea työntekijöiltä tulisi kysyä minkälaisena he kokevat esimiestason viestinnän. Luottamuksellisen ilmapiirin saavuttaminen työyhteisössä tarvitsee läpinäkyvän viestinnän esimiestasolta alemmille tasoille. Esimiehen tulee luoda raamit viestinnälle, työntekijät suunnittelevat sen sisällön sekä missä, miten ja milloin viestimistä harjoitetaan.  

Keinoja parantaa työyhteisön ilmapiiriä 

 Työyhteisön sisällä ilmapiiri ja yhdessä-olo ovat varmasti yksi isoimmista ja merkittävimmistä tekijöistä työn sujuvuuteen ja varsinkin viihtyvyyteen. Työilmapiiriin voi jokainen itse vaikuttaa tekemällä pieniä asioita yhteisön vuoksi. Positiivisen ilmapiirin luominen on kiinni monista tekijöistä ja sen vaikuttamiseen löytyy useita eri keinoja. Tässä listattuna tärkeimpiä kulmakiviä, joita noudattamalla jokainen voi parantaa työyhteisönsä ilmapiiriä.  

      Osoita kollegoillesi, että huomaat heidät ja että arvostat heitä, vaikkapa tervehtimällä. Tervehtimättömyys saattaa joidenkin mielestä tuntua loukkaukselta. Tervehtimällä annat kuvan toiselle, että hän on tervetullut. Luottamusta voi rakentaa myös osoittamalla itse kunnioitusta esimerkiksi niin, että jokainen pitää aina kiinni sovitusta ja hoitaa oman osuutensa työnteossa. Myös aina, kun työpaikalla tehdään päätöksiä ja suunnitellaan tulevaa, ole mukana ja tuo omat näkemyksesi esiin. Silloin tiedät, että olet tullut kuulluksi ja lopputuloksesta huolimatta olit tyytyväinen tai et, hoidat aina työsi hyvin.  

     Ole avulias työporukassa. Jos joskus näyttää siltä, että toinen on hieman pinteessä, tarjoa apua, vaikka työ ei olisikaan sinulle tarkoitettu. Saat varmasti kunnioitusta ja kiitollisuutta ja luot porukkaan hyvää yhteishenkeä. Muista myös kuunnella työkavereitasi. Jokainen on omanlaisensa ja siksi täytyykin muistaa, että jokaisella saattaa olla myös erilaisia näkemyksiä asioihin. Ole kiinnostunut siitä, miten muut yhteisössäsi voivat ja yritä olla tuomatta sitä negatiivista tunnetta töihin. Aina ei voi olla hyvä päivä, mutta älä tartuta sitä muuhun porukkaan.  

     Jos huomaat asioita, mitkä eivät mielestäsi toimi tai asioissa on mielestäsi jotain vikaa ja tuntuu, että niille pitäisi ehkä tehdä jotain, tuo asiat reilusti esiin. Huomatessasi, kollegan tekevän virheitä ei häntä tarvitse moittia, vaan voit yrittää auttaa häntä oppimaan asian oikein. Yhdessä varmasti löytyy oikea ratkaisu, kunhan ongelmia, pulmia ja mietteitä sanoo ääneen, jotta muutkin voivat ymmärtää, mistä on kyse. Älä ala puhumaan toisista pahaa tai arvostelemaan selän takana sellaisissa tilanteissa, joissa joku tekee mielestäsi asioita väärin tai muuten vaan kyseinen ihminen ei ole sinun mieleisin työkaverisi. Voit olla siinä tilanteessa se, joka ottaa puolustuskannan ja antaa haukkujille palautetta heidän vääränlaisesta toimintatavastaan ja kehottaa heitä puhumaan suoraan kyseiselle henkilölle, selän takana puhumisen sijaan. 

    Oli tilanne mikä tahansa opettele sanomaan kiitos. Työkavereita saa ja voi kehua sekä kiittää, myös pienistä asioista. Työkaverin osaamista voi kunnioittaa antamalla hänelle kiitosta. Kehut ja kiitollisuus lisäävät luottoa ja kunnioitusta toisten välille, sillä kukapa ei haluaisi välillä saada jotain positiivista takaisin hyvin tehdyistä töistä. Myönteisen palautteen saaminen vahvistaa itsetuntoa ja antaa puhtia jatkaa samaan malliin. Muista myös välillä pysähtyä miettimään omaa toimintaasi ja omaa asennettasi. Joskus on hyvä miettiä, onko mitään, mitä itse voisit tehdä parantaaksesi työyhteisösi myönteistä vuorovaikutusta. (Näillä keinoilla jokainen voi parantaa työyhteisönsä vuorovaikutusta; Sarkkinen, 2017.) 

Innostava ilmapiiri ja vaikuttaminen 

Innostava ilmapiiri vaikuttaa kaikkien vuorovaikutussuhteisiin. Innostaminen on toimintaan herkistämistä ja motivoimista sosiaalisen toiminnan avulla. Innostaminen on rohkaisemista, kannustamista ja inspiroimista. Innostus lisää yrittäjyyttä ja parantaa tulosta. Innostaminen liittyy keskeisesti vuorovaikutukseen ja innostaminen on positiivisesti poikkeavaa vuorovaikutusta. Yksilöiden tulee siis kokea työilmapiiri innostavaksi. Se motivoi tekemään paremmin ja tehokkaammin, kun esimies/työnantaja luo innostusta työntekijöihinsä.  Tämän takia työnantajien rooli onkin niin merkittävä. Tässä roolissa keskeistä on luoda työntekijöilleen myönteistä kokemusta. Siksi työpaikan ilmapiiri vaatii innostamista ja positiivisista vuorovaikutusta, jotta työntekijät yksilöinä voivat paremmin, kokevat työniloa ja ovat tuottavampia. (Innostavan ilmapiirin luominen-opas; Hahl, 2016.)  

    Esimiehillä on mahdollisuus vaikuttaa työilmapiiriin sekä yksilötasolla jokaiseen työntekijäänsä. Vaikuttaminen on sitä, että pyritään vaikuttamaan asioiden muuttumiseen. Tarkoitus on aktivoida vastakkaista osapuolta tekemään, ottamaan kantaa tai pohtimaan asiaa. Siihen liittyy vastuu, joka tarkoittaa sitä, että sen esittäjä on itse vastuussa siitä, mitä hän viestittää. Esimies on se henkilö, jota yleisesti työnantajat kunnioittavat ja kuuntelevat, joten hänellä on mahdollisuus luoda myönteistä ilmapiiriä työpaikalle omilla valinnoillaan ja ratkaisuillaan. (Sisäinen viestintä työyhteisössä – kohti parempaa viestintää; Pitkämäki, 2004.) 

         Kuinka luoda myönteistä vuorovaikutusta työpaikalle? Monellakin tapaa. Siihen on jokaisen työnantajan löydettävä omat keinonsa ja heidän on oltava myös perillä työntekijöistään sekä heidän tarpeistaan ja toiveistaan. Työnantajan on pystyttävä luomaan työntekijöihinsä positiivisia tunteita, on tutkitusti todettu, että positiivisilla tunteilla on merkittävä rooli juurikin kukoistavan työyhteisökokemuksen luomisessa. Tämä kaikki kiteyttää sen, miksi esimiesviestintä on tärkeä osa tärkeä osa työyhteisöä.  

     Mitkä tekijät saavat aikaan toimivan työyhteisön? Työntekijän tulee olla ylpeä omasta ammatillisuudestaan ja olla avoin. Hyväksyä, että epätäydellisyys on inhimillistä ja kunnioittaa erilaisuutta, kykyä luottaa ja olla oikeudenmukainen. Rohkeus ja tasa-arvo ovat kannattelevia tekijöitä, mutta tärkeimpiä ovat ystävällisyys ja hyväntuulisuus. Ilman näitä meidän jokaisen työyhteisö olisi toista kurjempi paikka työskennellä. (Myönteisen vuorovaikutuksen työkalupakki; Vauhtimimmit 2012.) 

     Ihan niin kuin muussakin elämässä, työympäristössä myönteisyys ja toimiva ilmapiiri muodostavat ihmisten elämässä sosiaalisten ja muiden taitojen oppimis- ja harjoitteluympäristön. Läsnäolo ja kunnioittava kohtaaminen antavat mallia siitä, miten tunnetaitoja vahvistamalla ja sosiaalisia taitoja opettelemalla voidaan saavuttaa hyviä vuorovaikutustaitoja. Sosiaalisten taitojen lisäksi tarvitaan tunnetaitoja, jotka antavat mahdollisuuden kohdata muita, ymmärtäen samalla omia, sekä muiden reaktioita eri tilanteissa. Tunteiden kohtaaminen, kanssa oleminen, hyväksyminen ja nimeäminen ovat hyvinvointia tukevia perustaitoja, joita jokainen voi myös kehittää. (Suomen mielenterveys ry 2019.) 

     Myönteinen vuorovaikutus tukee ihmisen hyvinvointia ja on myös työilmapiirin perusta. Toimiva työyhteisö on samaan aikaan turvallinen ja terveellinen. Myönteistä vuorovaikutusta työyhteisössä pystyy kuka tahansa luomaan omalla toiminnallaan. Varmasti jokainen tuntee olevansa tervetullut työyhteisöönsä, kun ilmapiiri on vapautunut ja luottamusta herättävä. Kun ajatellaan toimivaa vuorovaikutusta ja työyhteisöä, merkittävässä roolissa toimii oma asenne. Pysymällä positiivisena ja pitämällä oman asenteen korkealla pääsee pitkälle. Esimiehen tulee olla perillä asioista ja hänen tulee kehittää jatkuvaa vuoropuhelua työntekijöidensä ja työyhteisönsä kanssa. Työturvallisuuslaki velvoittaa työnantajia huolehtimaan työntekijöiden henkisestä terveydestä eli tarkkailemaan ja seuraamaan työyhteisön sosiaalista tilaa ja kehittämällä työoloja. Jokainen meistä siis kantakoon kortensa tähän suureen kekoon ja työstäköön yhteistä hyvinvointia. Yhdessä kaikki voi saada hyvää aikaan. (Työturvallisuuskeskus 2019.) 

Pohdinta 

Esseessä pohdimme kuinka työyhteisön viestintää voisi kehittää ja mitä vaikutuksia sillä on. Entäpä kuinka viestinnän avulla voisi parantaa työyhteisön tai tiimiyrityksen ilmapiiriä? Keinoja on monia, joista yksi tärkein on myönteinen vuorovaikutus. Positiivisella vuorovaikuttamisella on tutkitusti monia työhyvinvointia lisääviä tuloksia niin työssä jaksamisen kuin vapaa-ajankin kannalta. Kun työyhteisön ilmapiiri on myönteinen sekä luottamuksellinen on työntekijän helpompi ottaa esiin myös vaikeampiakin asioita. Vietämme työpaikalla kuitenkin 75% ajastamme, joten eikö olisi kaikkien edun mukaista, että työyhteisö olisi sellainen, johon voisi tuoda niin ilot kuin surut?  

        Viestiminen ja viestintä on jatkuvasti muotoaan muuttava käsite, joten miksei siis myös työpaikoilla pysyttäisi kiinni kehityksen aallonharjalla ja päivitettäisi vanhat viestimistyökalut nykyaikaisiin? Innostava ja inspiroiva työilmapiiri sekä työntekijöiden mahdollisuudet vaikuttaa omaan työympäristöönsä lisäävät niin työhyvinvointia kuin työmotivaatiota, joka korreloituu suoraan työsuorituksiin sekä näkyy vähäisempinä sairaslomina.  

      Organisaation johdon ja esimiesten tulisi antaa työntekijöille enemmän vapauksia muokata omia viestimismenetelmiään enemmän itselleen sopiviksi. Loppupeleissä työntekijät ovat työyhteisön kantava voimavara, jota tulisi vaalia. 

 Lähteet: 

 Fischer, M. 2004. Positiivisesti poikkeava vuorovaikutus. Viestijät. Luettu 24.2.2020. 

https://viestijat.fi/positiivisesti-poikkeava-vuorovaikutus/#863c631c 

 Hahl, K. 2016. Innostavan ilmapiirin luominen-opas. Opinnäytetyö. LAMK. Luettu 24.2.2020. 

https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/113408/Hahl_Katariina.pdf?sequence=2&isAllowed=y 

 Kamaja, H. & Tikkanen, J. 2018. Nykyaikainen työyhteisön viestintä on jatkuvaa vuorovaikutusta. LAMK Pub. Luettu 24.2.2020. 

http://www.lamkpub.fi/2018/01/04/nykyaikainen-tyoyhteison-viestinta-on-jatkuvaa-vuorovaikutusta/ 

 Kauppinen, J. & Suolansuu, S. 2018. Työyhteisön viestinnän kehittäminen on jatkuva prosessi, joka vaatii sitoutumista. Sosiaalialan bloggaajat. Luettu 25.2.2020 

https://blogit.metropolia.fi/uudistuva-sosiaalialan-osaaminen/2018/05/01/tyoyhteison-viestinnan-kehittaminen-on-jatkuva-prosessi-joka-vaatii-sitoutumista/ 

Kiviniemi, L., Laitila-Özkoc, L. & Pappinen, K. 2016. Kuuluuko? Kuuntelen! Työyhteisöviestinnällä hyvinvointia. Epooki. Luettu 25.2.2020 

http://www.oamk.fi/epooki/2016/tyoyhteisoviestinnalla-tyohyvinvointia/ 

Komonen, M. 2018. Avoimuus on työpaikoilla yhä usein lapsen kengissä – ”Johto saattaa salata tietoa, joka ei edes ole luottamuksellista”. Duunitori. Luettu 25.2.2020. 

https://duunitori.fi/tyoelama/tiedonkulun-avoimuus 

 Pitkämäki, P. 2007. Sisäinen viestintä työyhteisössä – kohti parempaa viestintää. Opinnäyteraportti. TAMK. Luettu 24.2.2020. 

https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/9123/Pitk%C3%83%3Fm%C3%83%3Fki.P%C3%83%3Fivi.pdf?sequence=2 

Sarkkinen, M. 2017. Näillä keinoilla jokainen voi parantaa työyhteisönsä vuorovaikutusta. Työpiste. Luettu 24.2.2020. 

https://www.ttl.fi/tyopiste/nailla-keinoilla-jokainen-voi-parantaa-tyoyhteisonsa-vuorovaikutusta/ 

 Vauhtimimmit. 2012. Myönteisen vuorovaikutuksen työkalupakki. Luettu 24.2.2020. 

http://vuorovaikutuspakki.blogspot.com/p/kommunikaatio-ja-vuorovaikutus.html 

 Suomen mielenterveys ry. Myönteisen vuorovaikutuksen tukeminen. Luettu 24.2.2020.  

https://mieli.fi/fi/kehittämistoiminta/mielenterveysosaaminen/nuoren-mielen-ensiapu/myönteisen-vuorovaikutuksen 

 Työturvallisuuskeskus. Työturvallisuus ja työyhteisö, toimiva työyhteisö. Luettu 25.2.2020. 

https://ttk.fi/tyoturvallisuus_ja_tyosuojelu/tyoturvallisuuden_perusteet/tyoyhteiso