Tampere
27 Jan, Wednesday
-3° C

Proakatemian esseepankki

Vähemmän suorituksia, enemmän saavutuksia



Kirjoittanut: Jenna Tirkkonen - tiimistä Evision.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Vähemmän suorituksia, enemmän saavutuksia
Torfinn Slåen
Esseen arvioitu lukuaika on 3 minuuttia.

”Stressi ja työpaineet harvemmin syntyvät työnteosta, ne syntyvät tekemättä olevista töistä” – Torfinn Slåen

Olen etenkin viime vuosina saanut tuntea nahoissani sen, kuinka henkisesti kuormittavaa on se, kun jatkuvat toinen toistaan seuraavat tehtävälistat pyörivät päässä  ja stressitasot kasvavat niiden myötä kasvamistaan. Enkä varmasti ole ainut laatuani. Slåen kirjoittaakin kirjassaan Vähemmän suorituksia, enemmän saavutuksia (2015), että kiireessä on usein vaikeaa yrittää priorisoida, mitkä tehtävät ovat niitä tärkeimpiä ja mitkä sellaisia, jotka ehtii tehdä myös myöhemmin. Usein tulee tartuttua sellaiseen tehtävään, joka sattuu ensimmäisenä nenän eteen, sen kummemmin asiaa miettimättä tai priorisoimatta. 5 a day- tekniikassa yksinkertaistettuna kirjoitetaan päivittäin ylös 5 asiaa, jotka sen päivän aikana tulisi tehdä. Tehtävien tulee olla sellaisia, jotka vievät sinua kohti päätavoitettasi (joka tulee kirkastaa ennen tämän metodin käyttöönottoa). Mikäli yhden päivän aikana et ehdi tekemään listassa ylhäällä olevia asioita, siirtyvät viimeiset tehtävät seuraavan päivän ensimmäisiksi. Kuten Slåen kirjassa toteaa, kun tekee oikeita asiota, pienikin lukumäärä (5) riittää ja voimavaroja jää muuhunkin. 5 a day auttaa lisäämään aikaansaamisen energiaa ja toteuttamaan rohkeasti omia valintojaan arjessa.

Scrum – tekniikan myötä olen myös herännyt siihen, että asioita voi tehdä tehokkaasti tai vähemmän tehokkaasti. Yleisesti ihannoidaan täysiä kalentereita ja palavereja palaverin perään, mutta oikeasti tärkeintä on tehokas toiminta. Se, kuinka monta tuntia käytät jonkun asian tekemiseen, ei ole merkki tehokkuudesta, tai siitä kuinka hyvin olet suoriutunut tehtävästä. Pitäisi keskittyä siihen, kuinka maksimoida tekeminen lyhyemmässä ajassa. Eli tehostaa omaa ajankäyttöään ja pyrkiä vähentämään sitä kautta esimerkiksi stressitekijöitä. Stressin iskiessä ja tehtävien kasaantuessa kannattaa tehdä kirjassakin esitelty ”tyhjennys”. Ota A4- kokoinen paperi, kirjoita sen keskelle ”kaikki tehtäväni” ja kokoa siihen mind map – tyyppisesti kaikki tehtävät, joita sinulla tällä hetkellä on, niin työtehtävät kuin vapaa-aikaankin liittyvät tehtävät. Konkretisoi ja yksilöi tehtäviä mahdollisimman pitkälle, kuitenkin vapaasti niitä ylös kirjoittaen, ikään kuin ”kaada” tehtävät paperille. Usein tämä asioiden kokoaminen auttaa selkeyttämään omia ajatuksia sen suhteen, mitkä asiat ja tehtävät todellisuudessa vaativat paljon aikaa ja energiaa ja mitkä asiat vain ovat päänsisäisellä tehtävälistalla, vaikkei niiden siellä ehkä tarvitsisi olla. Teimme tämän harjoituksen yhdessä pajassa ja se todella avasi ainakin omia silmiäni sille, mitkä tehtävät siellä päässä vievät tilaa, vaikkei niiden tarvitsisi.

Heikko ajanhallinta johtaa pahimmillaan korkeisiin stressitasoihin, riittämättömyyden tunteisiin, kiireeseen, väsymykseen, jopa uupumukseen. Jokaisen tulisi mielestäni kyseenalaistaa työtuntejaan; olenko oikeasti ollut kaikkien näiden tuntien ajan tehokas, vai onko aikaa kenties oikeasti kulunutkin johonkin aivan muuhun? Etenkin nykyään, kun kiirettä mielestäni ihannoidaan ja heitä, joilla on kalentereissa enemmän tyhjää kuin toisilla, katsotaan kieroon oletuksena, ettei heillä varmasti ole yhtä paljon hommaa kuin itsellä. Entä jos heillä onkin? Entä jos he vain osaavat käyttää aikansa oikein, he työskentelevät tehokkaasti ja keskittyvät hetkeen, eivätkä mieti kymmeniä tulevia tehtäviä samanaikaisesti? Entä jos he tekevät saman asian puolessa siitä ajasta mitä muilla menee, sillä he eivät käytä aikaansa turhanpäiväiseen? He ovat aiemmin valmiita tehtävissään, jolloin heillä on myös enemmän vapaa-aikaa ja jaksamista. Haluan kuulua ”heihin”.

Yksi toimiva ajanhallintatyökalu on mielestäni alla näkyvä Eisenhowerin Matriisi, johon jaotellaan tehtävät niiden tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan. Kaavioon tehtäviä täyttäessä ainakin itselläni niitä tulee oikeasti mietittyä ja priorisoitua eri arvoisiksi, eikä tule niin herkästi oletettua, että kaikki tehtävät ovat yhtä tärkeitä. Tehtävien lajitteluun ja kirjaamiseen on varmasti satoja menetelmiä, niistä täytyy vain kaivaa ne itselleen sopivimmat ja toimivimmat.

 

Olen alkanut kyseenalaistaa omaa ajankäyttöäni ja -hallintaani paljokin viimeaikoina, ja olemmekin scrum-tiimissämme pureutuneet aiheeseen. Yritämme yhdessä tehostaa jokaisen meidän ajankäyttöä ja tehdä oikeita asioita sen sijaan, että tunteja kuluu turhaan. Sellaisen elämän ihannointi, jossa juostaan tukka putkella paikasta toiseen ja eletään jatkuvassa kiireessä on nykyään trendi ja tavoiteltavalta vaikuttava asia. Harvemmin kuulee  keskustelua  siitä, voisiko esimerkiksi kiirettä ehkäistä tehostamalla omaa toimintaansa ja parantamalla oman aikansa hallintaa. Täydet kalenterinsivut tulisi vaihtaa tehokkaisiin päiviin, riittävään uneen ja vapaa-aikaan. Helpommin sanottu kuin tehty ja usein se tuntuu itsestäänselvyydeltä, että pitäisi keskittyä laadukkaaseen uneen, kuormittaa itseään vähemmän tekemällä oikeasti merkityksellistä työtä haahuilun sijaan, tehostaa toimintaansa ja niin edelleen, mutta kummasti siihen usein ajautuu. Silloin kannattaa oikeasti ottaa työkalut, esimerkiksi ylläesitelty matriisi käyttöön, sillä jo sen näkeminen palauttaa usein huomaamaan, että jossain on menty taas pieleen.

 

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close