Käsi ilmaan kuinka monella on ollut viime aikoina kiire? Tuntuuko siltä, että aika ei riitä? Oletko kenties haalinut liian monta tehtävää hoidettavaksesi? Ahdistaako kiireen aiheuttama paine? Lykkäätkö tehtäviä ja teet ne vasta viime hetkellä? Onko ilmassa liikaa ärsykkeitä, etkä pysty keskittymään tehtäviisi? Kuvitellaan asia toisinpäin. Entä jos voisit nauttia tehtävistä ja hoitaa ne ajallaan. Sinulla jäisi tämän jälkeen aikaa myös muuhun. Saisit onnistumisen tunteita ja tehtävien teko veisi sinut useammin flow-tilaan. Voisit tehdä huippusuorituksia ja tuloksia lyhyemmässä ajassa sekä tehokkaammin. Tehtävistä ei kasvaisi A4 mittainen mörkö, vaan ottaisit ne innolla vastaan. Stressi vähenisi ja mikä tärkeintä sana ”kiire” ei kuuluisi enää sanavarastoosi. Jos nyökyttelit päätäsi ja mietit, että kyllä, niin jatka lukemista ja hämmästy kuinka pienillä asioilla voit muuttaa arkeasi ja itsesi johtamista.

Olen mielestäni aina ollut hyvä itsensä johtamisessa ja oman elämäni aikatauluttamisessa. Proakatemialle tullessani huomasin kuitenkin, että täällä on todella helppoa kasata itselleen turhan paljon tehtäviä ja projekteja. Viime kevät ja alkusyksy herättivät minut pohtimaan, että onko minun todella pakko tehdä kaikki se, mitä eteen tuodaan, tarttua jokaiseen projektiin, mikä ei välttämättä edes kiinnosta tai ottaa se vastuurooli tehtävässä kuin tehtävässä. Onneksi osaan tunnistaa itsessäni ne merkit, kun kaikki ei toimi. Stressaannun helposti ja kiire on ollut läsnä elämässäni keväästä alkusyksyyn. Mietin, että miten voisin tehdä asioita järkevämmin, tehokkaammin, stressaantumatta ja poistamalla kiireen elämästäni. Tähän löysin avukseni mielenkiintoisen kirjan: Juha Wiskarin ”Kiireentappoaseen”. Tästä haluankin jakaa teille oppimani keinot, kuinka johtaa itseään paremmin ja konkreettisesti poistaa kiire elämästä.

Mistä kiire johtuu?

Kiire tarkoittaa aina heikkoa itsensä johtamista. Täyteen aikataulutettua kalenteria, jossa ei ole pelivaraa yllättäville tehtäville. Kiire voi myös johtua heikosta viestinnästä. Esimerkiksi liian myöhään ilmoitetut määräajat tai nopealla aikataululla ilmoitetut tehtävät. Itse koen, että kiire on jokaisen henkilökohtaisesti itse aiheutettua ja jokainen on vastuussa siitä itse. Helposti syytellään työympäristöä tai muita kiireen syyksi. Tietenkin työssä on tilanteita, jolloin on kiireisempää ja kiire tuntuu voimakkaammalta. Kiire tulee aina olemaan jollain tavalla läsnä, mutta lähtökohtana tulisi osata hallita kiirettä. Hallitsemalla kiirettä välttää ajautumasta kuuluisaan sudenkuoppaan suorittamisen ja uupumuksen tielle. Jokainen luultavasti tunnistaa seuraavan skenaarion: ”Töissä on niin kiire, että en ehdi tekemään mitään ajoissa. Tehtäviä tulee lisää koko ajan ja esimies ilmoittaa uudesta tehtävästä, mikä on tehtävä nyt heti. Tuntuu, että aikaa menee turhaan selittelyyn, miksi jotain ei ole tehty. Onneksi en ole yksin asian kanssa, koska kaikilla muillakin tuntuu olevan kiire päivästä toiseen. Tästä mm. puimme muiden kollegojen kanssa joka päivä ruokatauolla. Sähköposti on pullollaan viestejä, joihin en ole ehtinyt reagoimaan enkä ehdi tänäänkään. Pitäisikö ottaa sairauslomaa?”

Miksi niin helposti jäämme vatvomaan asioita, vaikka voisimme tehdä asialle konkreettisia muutoksia. Edelliseen skenaarioon liittyen voisimme lähteä purkamaan tilannetta siten, että pysähdytään hetkeksi ja mietitään, mikä on tärkeää ja mikä ei. Tehdään tärkeysjärjestys ja listataan asiat ylös. Lista hyväksytettäisiin esimiehellä ja samalla keskusteltaisiin siitä, että turhat tehtävät voisi jättää kokonaan pois tai delegoida muualle. Yksi tehtävistä osoittautuu haastavaksi, joten siihen kysytään neuvoa, joka auttaa tekemään tehtävän nopeammin pois listalta. Hankalan tehtävän jälkeen muut tehtävät sujuvat helposti ja tehokkaasti. Kun kiireen tunnistaa elämässään, voi omilla valinnoillaan muuttaa käyttäytymistään. Uusi tapa käyttäytyä antaa mahdollisuuden johtaa itseään paremmin, lisää motivaatiota ja onnistumisen kokemukset tuovat erilaista intoa tehdä tehtäviä.

Kiireprofiili

Juha Wiskarin kehittämä kiireprofiili on vahva itsensä johtamisen työkalu, jonka jälkeen ymmärtää paremmin omaa käyttäytymistä ja suhtautumista asioihin. Ymmärtää myös helpommin tiimin jäsenien toimintaa. Kiireprofiilin ideana on auttaa tiedostamaan, vahvistamaan ja korjaamaan omia hyviä ja pahoja käyttäytymis- ja toimintatapoja, kun suunnataan kohti arjen huippusuorituksia. Tavoitteena on poistua keskinkertaisuuden tasolta ja nousta nimenomaan huippusuorituksien tasolle. Se on apuna myös muutostarpeessa ja tietoisuudessa. Kiireprofiili suuntaa ajatukset ”minän” vahvuuksiin kiireen yllättäessä ja kun pitäisi sanoa vahvasti EI.

Miettijä

Miettijälle ominaista on seuraavat ominaisuudet:

• analysointi
• perusteellinen asioiden tutkiminen
• tiedon kerääminen
• haluaa perusteellisia pohdintoja
• aikarajaksi riittää ”kunhan tämä nyt valmistuu”
• asioiden annetaan rauhassa muhia
• asioiden taustalla pitää olla faktoja, tutkimuksia ja lukuja
• tunnekuohut ilmenevät sarkastisena huumorina, viiltävänä kritiikkinä, vaikenemisena

Miettijöiden haasteita ja kehittämiskohteita kiireen välttämiseksi:

• ajan haaskaantuminen ylilaatuun
• ajan kuluminen teoretisointiin
• asioiden vatvomisella aikaansaatu turhautuminen muissa
• vetäytyminen, kun paineet nousevat
• piittaamattomuus muiden ilmaistaessa tuntemuksiaan

Miettijöiden vahvuudet tuloksellisen ajankäytön suhteen:

• laaja-alaisuus ja perusteellisuus
• palasten yhdistäminen ja analysointi
• havainnollistaminen tutkimuksien ja lukujen avulla
• kyky työskennellä yksin
• monipuoliset näkemykset

Miettijän tapa sanoa EI kiireen keskellä on epäsuora. Hän perustelee asioita tarkasti, pyörittelee faktoja, lukuja, tulkitsee, selittää, havainnollistaa asioita tutkimuksien avulla ja tukehduttaa samalla muut ympärillä olevat.

Järjestäjä

Järjestäjälle ominaista on seuraavat ominaisuudet:

• hienostelemattomuus
• tehokas keskittyminen asiaan
• nostaa tarvittaessa kissan pöydälle
• ratkaisee asiat nopeasti
• pyörää ei kannata keksiä uudestaan -ajatusmalli
• päättää toimintatavoista periaatteella toimiiko jokin vai ei

Järjestäjien haasteita ja kehittämiskohteita kiireen välttämiseksi:

• joustamattomuus
• muiden jyrääminen
• kontrollointi
• ylivarmistaminen
• yksityiskohtien viilaaminen
• uusien toimintatapojen torjuminen

Järjestäjien vahvuudet tuloksellisen ajankäytön suhteen:

• tuloshakuisuus
• määrätietoinen eteneminen
• suunnitelmallisuus
• riskien hallinta
• halu ottaa vastuuta
• aikataulutus

Järjestäjän tapa sanoa EI kiireen keskellä on suora. Kenellekään ei jää epäselväksi, mitä mieltä hän on. Tämä voi joidenkin mielestä olla jopa hyökkäävää. Hän on erittäin sitoutunut valintoihinsa.

Sovittelija

Sovittelijalle on ominaista seuraavat ominaisuudet:

• muiden huomioiminen
• yhteisöllisyys
• käytännöllisyys
• lähestymistapa on tunnepitoinen
• aistii herkästi sanattoman viestinnän
• tiimipelaaja
• toimii kompromissien rakentajana

Sovittelijan haasteita ja kehittämiskohteita kiireen välttämiseksi:

• itsensä unohtaminen kaikkien myötäilyn vuoksi
• ajan vieminen muilta, koska haluaa keskustella asioista
• aikaansaamattomuus
• liian suuren työmäärän kerääminen
• ylireagoinnit tunnepuolella

Sovittelijan vahvuudet tuloksellisen ajankäytön suhteen:

• toisten huomioon ottaminen
• avunanto
• toisten kuunteleminen
• käytännönläheisyys
• toimiminen vastuullisesti ohjeiden mukaan
• yhteistyökykyinen

Sovittelijan tapa sanoa EI kiireen keskellä on jättää se sanomatta. Hänen hyväntahtoisuuttaan saatetaan helposti käyttää hyväksi. Seurauksena siitä hänen tehtävänsä saattavat kasaantua. Tarvitsee palautetta tekemisistään.

Uudistaja

Uudistajalle on ominaista seuraavat ominaisuudet:

• ajankäyttöä ohjailee visio
• toimintatavat ovat vauhdikkaita
• byrokratian välttely
• ennakkoluuloton asenne uusiin asioihin
• maailmassa on kahdenlaisia asioita: mahdollisia ja tarpeettomia
• lennokas ajattelutapa
• käyttää paljon kuvia, värejä ja vertauskuvia apunaan

Uudistajan haasteita ja kehittämiskohteita kiireen välttämiseksi:

• aikataulutus
• järjestelmällisyys
• asioiden loppuun vieminen
• keskittyminen yhteen asiaan kerrallaan
• tärkeysjärjestyksen muuttuminen mielenkiintoisuuden perusteella
• muista välittämättömän egotrippailija

Uudistajan vahvuudet tuloksellisen ajankäytön suhteen:

• nopea reagointi muutoksissa
• kokonaisuuden hahmottaminen
• keskittyminen mahdollisuuksiin
• uusien toimintamallien kehittäminen
• ajatuksista toimintamalleiksi

Uudistajan tapa sanoa EI kiireen keskellä on sanoa kyllä. Nopeasti uudistaja unohtaa, mitä oli sanonut ja kuittaa unohduksensa leikkimielisesti tyyliin ”näitä sattuu ja tapahtuu”. Hän ajattelee, että jokaiseen kriisiin sisältyy mahdollisuus.

Kirjassa oman kiireprofiilin tunnistamiseksi on testi. Lyhyesti kuvattujen neljän eri profiilin voi silti tunnistaa jo pelkkien ominaisuuksien perusteella. Itse olen vahvasti järjestäjä ja toiseksi vahvimpana minulla on miettijä. Rehellisesti sanottuna tunnistan itseni molemmista. Mikään profiileista ei ole oikea tai väärä. Mielestäni on hyvä tietää, mikä minulle on ominaista ja miksi käyttäydyn tietyllä tavalla tietyissä tilanteissa. Olisi mielenkiintoista selvittää profiilit myös tiimissämme. Erilaisuuden ymmärtäminen voisi helpottaa eri tilanteissa. Välillä mietin, että miksi tiimissäni joku kerää tehtäviä jatkuvasti enemmän kuin toiset tai miksi toisella on ideoita, vaikka muille jakaa, mutta toisaalta mikään niistä ei välttämättä koskaan toteudu. Tuntemalla toisemme paremmin, voisimme myös hyödyntää toisen lennokasta ajattelutapaa tai toisen aikataulutus taitoja. Joka tapauksessa oli kiireprofiili mikä tahansa minua ja minun tiimiäni yhdistää yksi asia – aika. Siihen liittyy tulevat vuodet, kuukaudet, viikot ja päivät. Miten minä ja me voisimme tiiminä tehostaa ja saada ajankäytöstämme tuloksellisempaa.

Seuraavassa olen koonnut kymmenen mielestäni tärkeintä asiaa, mitä opin Juha Wiskarin Kiirentappoase -kirjasta. Pelkästään yksikin muutos vie eteenpäin ja mitä enemmän keskitymme ajankäyttöömme, sen paremmat oltavat meillä on ja aikaa jää yksinkertaisesti muuhunkin.

1. Listaa asiat ylös – kuten vanha sanonta kuuluu ”poissa silmistä poissa mielestä” pitää aika hyvin tässäkin paikkaansa. Paineen tunne helpottuu, kun asioita ei tarvitse pohtia ja pyöritellä jatkuvasti mielessä.
2. Aikataulut – kun olet listannut kaikki asiat ylös, kannattaa seuraavaksi aikatauluttaa ne valmiiksi tärkeysjärjestykseen ja muistaa edetä nimenomaan tärkeysjärjestyksessä.
3. Suunnittele joustavasti – kalenteriin pitää jäädä pelivaraa yllättäville asioille sekä omaa vapaa-aikaa. Muista kuitenkin joustavuuden lisäksi, että asioille kannattaa asettaa takaraja, jotta ne tulisi hoidetuksi. Suunnittele siten, että saat onnistumisen tunteita.
4. Yksi asia kerrallaan – kun teet, niin tee yksi asia kerrallaan. Multitasking on harhaluulo tehokkuudesta. Silloin tekee kaikkea, mutta loppujen lopuksi ei välttämättä saa aikaiseksi mitään valmista. Keskity sen sijaan yhden asian hoitamiseen kunnolla kerralla. Se on tutkitusti tehokkaampaa ja palkitsevampaa.
5. Varaa aika – asioiden hoitamiseen kannattaa miettiä valmiiksi käytettävä aika. Tällöin se puskee tekemään tehokkaammin ja suunnitellusti. Aikaa ei kulu turhaan sähellykseen vaan olennaiseen tekemiseen.
6. Kriittiset ajankohdat – ota huomioon aikataulutuksessa omat henkilökohtaiset menot, viikonloput, lomat, matkat yms. Jos tiedät, että tulevana viikonloppuna olet kaksi päivää matkoilla ja maanantaina pitäisi olla raportti valmiina. Teetkö raportin ennen matkaa vai matkan jälkeen sunnuntai iltana tai kenties vasta maanantai aamuna? Suosittelen itse ensimmäistä vaihtoehtoa.
7. Delegointi – tämä haastava elementti kummittelee mielessäni usein ja sen kaveriksi ryhtyminen on minulle vaikeaa, mutta ymmärrän, että delegoinnilla on iso merkitys. Kaikkia tehtäviä ei kuulu tehdä itse ja varsinkaan asioita, jotka eivät kuulu minulle. Mieti, olisiko joku toinen parempi kyseisen asian tekemisessä.
8. Ajanhaaskaajat – mieti mihin sinulla kuluu turhaa ja ylimääräistä aikaa kesken työpäivän. Selaatko jatkuvasti puhelinta, tarkistat sähköpostiliikennettä tai venytät taukoja hassun hauskoilla jutuilla. Tarvitseeko jatkuvasti olla tavoitettavissa ja onko se työn. kannalta oleellista?
9. Suunnitteluaika – ota työviikosta hetki kokonaan itsellesi ja tulevan viikon suunnittelua varten. Hetki kannattaa ottaa mielellään joka päivä. Käy läpi lista ja tärkeysjärjestykset. Tarkista, että asiat ovat tehtynä, mitä on pitänyt tehdä. Muuta tarvittaessa ja aikatauluta jo valmiiksi seuraavan päivän tehtävät. Kun hommat on hoidettu, voit hyvillä mielin sulkea tietokoneen ja lähteä töistä.
10. Vapaa-aika – 60:40-sääntö on aika toimiva ajatus. Eli enintään 60 % pitäisi olla organisoitua ja loput 40 % vapaata. Vapaa-ajalla kannattaa tehdä kaikkea muuta kuin töitä. Tehdä juuri niitä asioita, mikä lataa sinun akkujasi ja saa hyvän mielen.

Elämä on valintojen maailma ja itsensä johtaminen on sinusta itsestä kiinni. Jos päätät, että haluat pois sieltä keskinkertaiselta tasolta (kiire ja stressi) arjen huippusuorituksien tasolle (hyvä itsensä johtaminen ja tasapainoisempi elämä), niin kaikki lähtee sinusta itsestäsi. Se voi tarkoittaa myös hyppyä epämukavuusalueelle, koska omaa käyttäytymistä voi joutua muuttamaan radikaalisti uusien tavoitteiden saavuttamiseksi.

 

”Onko työn tekeminen epämukavuusalueella perimmäinen tavoite ja tuottavuuden edellytys? Ei, vaan tavoitteena on uusi mukavuusalue, arjen huippusuoritusten vyöhyke.” – Juha Wiskari