Tampere
01 Dec, Wednesday
-11° C

Proakatemian esseepankki

Työtapojen kehittäminen



Kirjoittanut: Iida Luhtala - tiimistä FLIP Solutions.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Järki töihin! - Parempien työtapojen kehittämisopas
Sami Paju
Tapani Riekki
Virpi Oinonen
Esseen arvioitu lukuaika on 4 minuuttia.

Kun tarkastelen omaa lähitulevaisuutta koulun ja töiden suhteen, kalenteri tuntuu täyttyvän etukäteen vain muiden kanssa sovittujen tapaamisten osalta. Synkassa olevien Google – ja Outlook kalenterien työviikot ammottavat ajallisia mahdollisuuksia täynnä. Kyseessä ei kuitenkaan ole (harmillisesti) oikea tyhjyys, vaan aikatauluttomuudesta eli kehnosta työsuunnittelusta johtuva kangastus.

 

Ihmisluonne ajautuu helposti tekemättömyyden kurimukseen jossa suoratoistopalvelu jää päälle tuntikausiksi ja jääkaapilla käyminenkin tuntuu ponnistukselta. Tällaisen velttoilupäivän jälkeen tietää takalistossaan, että tekemättömyydestä ei voi syyttää kuin eläimellistä perusolemusta; kaipuuta laiskotteluun silloin kun se on mahdollista. Kun univajetta ei ole kertynyt ja työmäärät ovat olleet kohtuullisia, harva tarvitsee tällaisia “energia buustereita” jotka usein nimenomaan johtavat väsyneeseen olotilaan eikä estä sitä. Erityisesti etäilyaikana kalenterin “tyhjyydestä” aiheutuviin tekemättömyyden kierteisiin saattoi joutua jopa keskellä viikkoa.

 

Kun oppimisesta ja työnteosta on itse vastuussa, kannattaa aihealue ottaa vakavasti. Autio kalenteri herätti takaraivoon huolen niin työskentelyn optimoinnista kuin myöskin oman kuormituksen hallinnoinnista. Minkään asian johtaminen ei onnistu jos rakennusosia, tässä tapauksessa kalenteriin merkkaamattomia asioita, ei tiedä.

 

Ahh! Selvennän tässä kohti, että käytän kalenteria aktiivisesti ja ennalta aikataulutetut asiat on järjestelmällisesti merkattuna. Ongelma on siinä, ettei merkintöjä ole etukäteen aikataulutettujen asioiden lisäksi. Olen syksyllä touhuamassa tuhatta eri asiaa, (Projektori x2, 24H, Myyntipäivät. Tiimimestarit jne.) mutta kaikesta tästä huolimatta kalenterini väittää, että syksyn työaika rajoittuisi kolmeen päivään viikossa. Pienenkin päässälaskutoimituksen jälkeen on ilmiselvää, ettei tämä voi olla mahdollista.

 

Tällä hetkellä työntekoni on huonosti organisoitua. Sen huomaa esimerkiksi näistä seikoista:

  • En välttämättä tiedä aamulla päivän agendaa tai sitä, mitä asioita tarvitsee edistää jotta sovitut aikataulut pysyvät ruodussaan ilman työtuntien venyttämistä illalle.
  • En tiedä kuinka paljon mihinkin asiaan tarvitsee varata aikaa.
  • To-do listan tehtävät leijuvat jatkuvasti mielenperukoilla, sillä niiden tekemiselle ei ole varattu selkeää ajankohtaa.
  • Pompin työtehtävästä ja projektista toiseen usein jopa monta kertaa tunnissa.

 

Vaikka viimeisintä kohtaa toteuttaessani tuntuu kuin olisi superihminen, on tärkeä muistaa ettei aivot pysty oikeasti multitäskäämään, eli keskittymään moneen asiaan samanaikaisesti. Poikkeuksena toki automaatiolla tapahtuvat asiat kuten kävely, hengittäminen jne. Kirjassa Järki töihin! – Parempien työtapojen kehittämisopas, vinkataan hyvä käytännön harjoitus muistuttamaan meitä menneen talven multitäskääjiä ihmismielen rajallisuudesta; Keskity ensin toiseen pottuvarpaaseesi. Seuraavaksi ajattele molempien jalkojesi pottuvarpaita. Nyt kiinitä huomiosi samaan aikaan niin pottuvarpaisiin kuin myöskin vasemman käden peukaloon. Huomaat ajatuksen hyppivän peukalosta varpaisiin ja takaisin, sillä emme pysty kiinnittämään täyttä huomiota moneen asiaan samanaikaisesti.  (Paju, Riekki & Oinonen 2019).

 

Jopa edellämainittu, mutta erityisesti isompiin kokonaisuuksiin liittyvä jatkuva tarkkaavaisuuden uudelleen suuntaaminen tutkitusti sekä kuormittaa, että väsyttää mieltä. Kaiken lisäksi oppiminen on tehokkaimmillaan silloin kun mukana on hajautettua toistoa ja moniulotteista syventymistä. Tämä ei ole mahdollista multitäskätessä.

 

Tällä hetkellä minut ajaa multitäskäykseen useimmiten sähköpostit sekä Teams- ja WhatsApp viestit, jotka yleisestikin häiritsevät flow-tilaa tai sen muodostumista. Joskus yllättävät tai ‘tärkeät’ viestit saattavat jopa pysäyttää työskentelyn kokonaan. Olen vielä liian syvällä vastaamisnopeuden huumassa, mutta henkinen orientoitumisprosessi ilmoitusten mutelle laittamiseen on jo alkanut. Tulevaisuudessa haluan keskittyä siihen, että pääsen tekemään vähintäänkin tärkeät asiat ilman häiriötekijöitä.

 

Omia työtapojani pohtiessa olen ymmärtänyt, että teen parhaiten töitä aamupäivästä ennen lounasta. Vaikka aamulenkkeily tuntuukin kauniilta ajatukselta, ei se minun kohdallani ole järkevää. Fyysisen suorituksen tekemiseen ei kannata käyttää juuri niitä hetkiä kun olisi pääkopan kanssa parhaimmillaan.

 

“Todellinen vaikuttavuus syntyy oikeiden asioiden tekemisestä hyvin, ei kiireisenä olemisesta.” (Paju ym. 2019)

 

Haluan pitää työelämäni aktiivisena ja monipuolisena, sillä usein oikeat asiat, tärkeät opit tai huikeat ihmiset eivät kävele suoraan kalenteriin, vaan niitä täytyy etsiä myös harhapolut koluten. Aion kuitenkin pitää yllämainitun sitaatin mielessä työtapoja, ja erityisesti kalenterijärjestelmääni uudelleen laatiessa.

 

Siirtykäämme ongelmasta kohti ratkaisuja ja esseen epävirallisempaan osaan:

 

Hekumun tehtävälistoja on ollut paljon excelissä, mutta se ei kuitenkaan ole omiin mieltymyksiini sopiva alusta. Tehtävien tehdyksi merkkaaminen ei tuo tarpeeksi mielihyvää eikä taulukoiden ulkonäkö ole omaan silmään millään tasolla miellyttävä.

 

To-do listat ovat mun juttu ja niitä on tullut rustailtua varmastikin tuhansia. Paperisena listat jäävät kuitenkin helposti historian huominoihin ja karkaavat nopeasti pois muistista ja/tai eivät ole tarvittaessa saatavilla. Jatkuvasti aktiivinen yksi to-do lista paperilla tuntuu raskaalta ajatukselta. Saan niin itse yliviivauksesta, kuin myöskin yliviivattujen tehtävien näkemisestä todella paljon mielihyvää.

 

Koska vanhanaikainen paperilla olevien listojen tehokkuus epäilyttää, olen päätynyt flirttailemaan ClickUpin, vapaasti kaikkien käytössä olevan management toolin kanssa. Alusta rakentuu nimenomaan to-do listojen ympärille ja antaa paljon mahdollisuuksia tehtävien aikatauluttamisesta työtehokkuuden seuraamiseen.

 

Muistatko kun sanoin esseen epävirallisemman osuuden alkavan? Nyt se alkaa oikeasti.

 

Sekalaisia ajatuksia:

  • Merkkaa ClickUpissa asiat ensin tehdyksi ja vasta työpäivän jälkeen kohdat poistetaan lopullisesti. Tämä antaa tuplamielihyvät tehdyistä asioista ja tekee hyvän loppukoonnin päivästä. Tehtävien poistaminen pitää kokonaisuuden siistinä.
  • Paperilla olevat to-do listat saattavat pätkittää työtä, sillä välillä mielen päällä on enemmän asioita kuin toisina päivinä.
  • Isojen ja aikaavievien kokonaisuuksien tehtävälistojen ylläpito paperilla on mahdotonta.
  • Nykyiset noin päivän työmäärän sisältävät to-do listat huijaavat illuusioon siitä että työt loppuisivat. Olisi parempi hyväksyä todellisuus tasaisen puurtamisen tarpeesta ja oppia, että on ok että asiat jäävät kesken ja niihin palataan myöhemmin. Kun aikataulut on tehty valmiiksi, työt tulevat kyllä ajallaan valmiiksi.

 

Haasteita mitä tullut ClickUpissa vastaan tähän mennessä:

  • Kalenterien synkronointi on vielä hieman epäselvää. Miten saisi ClickUpin tehtävät näkymään Outlookin kalenterissa esim. eri värillä jotta asiat pysyy sopivasti eroteltuina? Pystyykö joidenkin asioiden synkronoimisen estää?
  • Miten synkronoida Outlookin kalenteri ClickUppiin niin että kaikissa kalentereissa kaikki tapahtumat. (Tällä hetkellä ClickUp näkyy kaikkialla mutta ClickUpissa ei näy mitään.)
  • Henkisesti todella hankalaa lyödä päivämääriä ja aikatauluja lukkoon. Johtuu paljolti omasta taustasta ja working on it koska tämä olisi hyvä taito osata. Itse asetetut aikataulut ei tunnu seuraamisen arvoisilta.
  • Opettelua edelleen että mitä kaikkea merkitä millekin järjestelmän hierarkiatasolle ja mitä kaikkea siellä haluan pitää. +Kuinka monta listaa kannattaa pitää samaan aikaan käynnissä?

 

Tavoitteena saada rakennettua alusta jossa olisi:

  • Haluaisin saada merkattua kaikki työtehtävät ja niiden keston kalenteriin. Kalenterissa voisi olla myöskin merkattuna joka viikon x- arkipäiville x-tuntimäärä “ClickUp -aikaa” joka käytetään niiden (sekalaisten?) asioiden parissa, jotka ClickUppiin on merkitty. Ylipäänsä alustava viikkotuntirakenne voisi auttaa lähtemään liikkeelle projektirakenteiden ja välietappien terveessä rakentamisessa. Puhumattakaan järkevien viikkotuntimäärien ja jopa ruokarytmien ylläpidosta… Tärkeää olisi kuitenkin muistaa, että suorittamisen ei pidä valua vapaa-ajalle. Toivon, että vaikka ylisuorittaisin ClickUppia ja “kalentoroitumista”, en kuitenkaan joutuisi loukkuun jossa iltalenkin pituus ja palapelin rakentaminen eli OMA AIKA on merkattuna etukäteen ylös.
  • Omaa työntekoa tarkastellessa olen huomannut, että vapaa-ajan haavelista voi olla hyvä apuväline. Lista voi sisältää mm. seuraavan äänikirjan tai podcastin jota haluaisin kuunnella sekä valmiiksi kaapissa odottavan fantasiakirjan jonka voi napata luettavaksi. Huomaan nimittäin usein, että onnistuneen ja flown täyteisen koulu/työpäivän jälkeen vapaa-ajalle siirtyminen on haastavaa. Kun rentoutumisjutut on mietitty valmiiksi, on vapaa-ajalle helpompaa hypätä. Muuten saatan jäädä selailemaan podcast valikoimaa ja hyppimään asiaohjelmista viihteen kautta esimerkiksi johtamisen perusteita käsittelevään podcastiin joka ei ole enää palauttavaa vapaa-ajan sisältöä. Flown jälkeen voi olla siis vaikea lähteä valitsemaan tarpeeksi hömppää tajunnantäytettä, jotta pystyisi oikeasti nollaamaan pääkoppaa. Lyhennettynä: Easy access to nollausjutut!

 

 

 

Kiva kun luit. 

Hyvää syksynjatkoa ja entistäkin parempia työtapoja.

<3 Luhtis

 



Lähteet:

Järki töihin! – Parempien työtapojen kehittämisopas
Paju, Sami; Riekki, Tapani; Oinonen, Virpi

Tuuma-kustannus 2019 1. painos

Kommentit
  • Miisa Hiltunen

    Todella mielenkiintoinen essee työtavoista ja asioista, joita voisi kehittää ja muuttaa. Aitoa tekstiä, kiitos siitä Luhtis! Allekirjoitan täysin tuon to do -listojen yliviivauksesta tulevan mielihyvän. Nimim. Puhelimen muistio täynnä to do -listoja kouluhommille, kauppareissuille ja vapaa-ajan aktiviteeteille… 😀

    Huomaan itsekin, että oma keskittymiskyky takkuaa ja teen montaa asiaa samaan aikaan, luullen että olen tehokas. Luin vähän aikaa sitten aivotutkija Minna Huotilaisen kirjoittaman Keskittymiskyvyn elvytysopas -kirjan, jossa kerrottiin uudesta työaikalaista, jonka koin sopivan juuri meille Proakatemialaisille, koska oma arki täytyy itse aikatauluttaa. Sain itse ainakin tästä pienen ahaa -elämyksen ja jotain, jota testata omassa arjessa. Jos koko kirjan lukeminen ei nappaa, niin tiivistin uuden työaikalain tähän esseeseen: https://esseepankki.proakatemia.fi/eroon-multitaskingista/. Suosittelen kokeileen, saisiko arjen rytmitettyä hieman paremmin tuolla tyylillä!

    18.10.2021
Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close