Akateeminen essee, 3ep.

 

Johdanto

Tiimimestari koulutuksessa meitä kaikkia kokeilaita kannustetaan tekemään rohkeita kokeiluita. Siinä missä muilla osallistujilla on omat työyhteisönsä ja kehittämistehtävä, jota he ovat halunneet edistää jo Tiimimestareihin ilmoittautuessaan minulle tämä kehitystyö on merkinnyt erilaisia kokeiluja tiimin kanssa. Koska tiimissämme on myös useita muita koulutukseen jo osallistuvia ja jo koulutuksesta valmistunutkin olen myös päässyt osallistumaan heidän kokeiluihinsa. Tänä syksynä tiimissämme sekä Proakatemialla ylipäätänsä pinnalla ovat olleet ajanhallinnan haasteet, joten sitäkin kautta ajatukset on suuntautuneet ainakin jossain määrin työtapojen kehittämiseen ja paitsi työstä palautumiseen, myös työssä palautumiseen. Ymmärtääkseni työn muokkaamista tai sen tuunaamista paremmin luin aiheesta artikkelista Työn voimavarat, vaatimukset ja niiden tuunaaminen, osia teoksesta Järki töihin! Parempien työtapojen kehittämisopas ja Työterveyslaitoksen julkaisun Inspistä! Työn tuunaajan inspiraatiokirja.

 

Työn kehittämisestä

Perinteisen ajattelumallin mukaan työn kehittäminen on työnantajan vastuulla. Monesti työntekijät eivät voi muuttaa itse työtä, mutta usein heidän on mahdollista vaikuttaa jonkin verran esimerkiksi työn sisältöön tai työtapoihin. Muokatakseen työstä itselle mielekkäämpää ja kehittyäkseen itse työntekijöinä työntekijät voivatkin pyrkiä tuunaamaan työtänsä herättääkseen ja säilyttääkseen innostuksensa työtä kohtaan. Jatkuvasti toteutettuna omien työtapojen kehittäminen käytännön kokeiluilla auttaa myös kehittämään uusia toimivia tapoja sitä mukaan, kun niitä tarvitaan ja kehittämään varmuutta omaan osaamiseen. Työtä tuunaamalla työntekijän on mahdollista ylläpitää energisyyttä, työn tekemisen mielekkyyttä ja edistää työelämän muutoksissa selviytymistä (Seppälä & Hakanen 2017, 163).

Työn tuunaamisen määritelmiä on useampia, niille yhteistä on kuitenkin se, että tuunaaminen nähdään työntekijän itse alkuun panemana toimintana, joka tapahtuu osana nykyistä toimenkuvaa ja työn sallimissa rajoissa. Kun optimoinnilla tässä yhteydessä tarkoitetaan hyvinvointia, myönteisiä työtä koskevia asenteita ja toimintaa työssä voi se parhaimmillaan tarkoittaa paitsi itselle tärkeiden työn voimavarojen lisäämistä myös hyvän tekemistä toisille. (Seppälä & Hakanen 2017, 155.)  Kuviossa 1 näkyy kuinka Inspistä! Työn tuunaajan inspiraatiokirjassa sen tekijät Lotta Harju, Merike Aminoff, Krista Pahkin ja Jari Hakanen (2015, 15) korostavat sitä mitä työn tuunaaminen on ja mitä se ei ole.

 

KUVIO 1 Mitä työn tuunaaminen on ja mitä se ei ole (Harju, Aminoff, Pahkin, & Hakanen 2015, 15)

 

Kehittämiskokeilut

Tietotyön tuottavuus mitataan sen vaikuttavuudessa, mikä syntyy oikeiden asioiden tekemisestä hyvin. Tuottavuuden tavoitteena onkin oikeiden asioiden aikaansaaminen vaivattomasti ja helposti, eikä väkisin rutistamalla. (Paju & Riekki 2020, 52.) Mailaa ei tule niin sanotusti puristaa liikaa vaan tekemisessä tulee ylläpitää paitsi sen meininkiä myös sen rentoutta. Organisaation pyrkiessä hallitsemaan ja vähentämään kustannuksia on tärkeää, että työntekijät nähdään menoerän sijaan voimavarana, jotka paitsi tekevät vastuullaan olevat työtehtävät myös kehittävät työn sisältöä ja tekemisen tapoja (Paju & Riekki 2020, 51). Työtapojen kehittäminen palvelee paitsi organisaatiota myös työntekijöitä, jotka voivat kokea työntekonsa mielekkäämmäksi ja tuotteliaammaksi keskittyessään aikaansaamista tukevien systeemien kehittämiseen. Tämä kuitenkin edellyttää oman työnsä tuunaajalta riittäviä voimavaroja sen tekemiseen. Ilman tarvittavia voimavaroja kehittämiskokeilujen ajatuskin voi tuntua kuormittavalta silloinkin, kun ajatuksena on parantaa työn tekemisen kokemusta.

Useimmiten oman työn jatkuva kehittäminen tarkoittaa pieniä ja nopeita perättäisiä kehityskokeiluita. Merkittäviä hyötyjä on saavutettavissa keskittymällä häiriötekijöiden minimoimiseen ja varmistamalla oman työn hallintaan, suunnitteluun ja johtamiseen tarkoituksen mukaisen systeemin luominen (Paju & Riekki 2020, 57).  Näiden lisäksi työn tuunaaminen voi Työterveyslaitoksen julkaisun mukaan keskittyä työn sisällön tai työtapojen, työn sosiaalisten voimavarojen tai työntekijän oman näkökulman tuunaamiseen (Harju ym. 2015, 17–19).

Työn sisällön tai työtapojen tuunaaminen

Työn sisällön tai työtapojen muokkaaminen itselle mielekkäämmäksi voi olla mahdollista monin tavoin. Se voi edellyttää jo olevien kykyjen hyödyntämistä eri tavoin, rutiinien rikkomista tai oppimiskokemusten kartuttamista. Työntuunaaja voi hyödyntää kykyjään yhdistelemällä kiinnostuksen kohteitaan työn arkeen tai vaikka mentoroimalla uutta työntekijää. Rutiineja on mahdollista rikkoa kokeilemalla erilaisia työympäristöjä, vaihtamalla töiden järjestystä, kokeilemalla uutta työkalua tai vaikka tehostamalla työpäivän aikaista palautumista pitämällä enemmän taukoja. Uudet työkalut tai toimintatavat luovat myös oppimisen elämyksiä. (Harju ym. 2015, 17.)

Työn sosiaalinen tuunaaminen

Vaikuttaessaan sosiaalisiin voimavaroihin työntuunaaja keskittyy siihen, keiden kanssa hän työyhteisössä on vuorovaikutuksessa ja miten hän heidän kanssaan toimii. Työntekijä voi keskittyä läsnä olemiseen ja sen vaikutukseen sekä omaan että muiden kokemuksiin. Hän voi keskittyä ystävällisyyteen, hyvän tunnelman ylläpitoon, positiivisen palautteen antamiseen tai vaikka kuuntelemiseen keskittymiseen. Hän voi tutustua toisen yksikön toimintaan ja hakea uutta näkökulmaa uusilta ihmisiltä. Toisaalta hän voi pyytää palautetta esihenkilöltä tai kollegoilta. Hän voi myös hakea uusia näkökulmia aivan eri alan ihmisten parista. (Harju ym. 2015, 18.)

Oman näkökulman tuunaaminen

Keskittymällä työtä koskeviin ajatuksiin työntekijä voi pohtia sitä, mitä varten työ on olemassa ja miksi se on itselle tärkeää. Mikä sen laajempi merkitys on? Työn merkityksen hahmottamisen lisäksi työn oman näkökulman tuunaaminen tarkoittaa myös myönteisyyttä ja armollisuutta itseä kohtaan. Se tarkoittaa itsensä kannustamista, saavutusten tunnustamista ja niistä iloitsemista. Kriittisyyden sijaan se tarkoittaa aktiivista myönteisyyden valitsemista, sillä myönteiset kokemukset kannattelevat vastoinkäymistenkin keskellä. Toisinaan on tarpeen iloita pienistäkin voitoista, joten tavan on hyvä olla jo olemassa. (Harju ym. 2015, 19.)

 

Suunnitelma

Itse kehittämissuunnitelman ei tarvitse olla kompleksinen. Osa työntekijöistä kehittää työtapojaan varmasti ilman sen kummallisempaa suunnitelmallisuutta. Osalle tuunaaminen voi olla jo jatkuva tapa toimia ja ajatella. Kokeilujen suunnitelmallisuus ja niiden reflektointi voi kuitenkin vaihdella. Kirjaamalla asiat ylös kehitystyöstä ja omista ajatuksista jää konkreettinen jälki, johon on jälkeenpäin helpompi palata.

Työterveyslaitoksen julkaisussa Inspistä! Työn tuunaajan inspiraatiokirja, työn tuunaaja tekee itselleen kolmen viikon ohjelman asettamalla itselleen kolme tavoitetta kullekin viikolle. Ohjeistuksen mukaan tavoitteista ainakin yhden tulisi olla laajempi teema, kuten työyhteisön vuorovaikutuksen kehittäminen. Tämä mahdollistaa saman osa-alueen kehittämisen pidempään erilaisin lähestymistavoin. (Harju ym. 2015, 20–32.) Kuviossa 2 Tuunausviikon tavoitteiden asettaminen on yhdistetty viikon kolme tasoiseen tavoitteen edistämisarvioon ja fiilismittariin. Alun perin tavoitteiden asettaminen ja edistämisarvio sekä fiilismittari on suunniteltu tehtäväksi erikseen saman dokumentin eri puolilla. Itse päätin kuitenkin yhdistää tiedot ajatellen kolmen viikon päätteeksi tehtävän reflektion olevan tätä kautta helpompaa. Jotta kullekin kolmesta viikosta asetetaan omat tavoitteensa, työn tuunaajan on hyödynnettävä alla olevaa kuviota kutakin viikkoa suunnitellessaan ja sitä reflektoidessaan.

 

KUVIO 2  Tuunausviikko (Harju, Aminoff, Pahkin, & Hakanen 2015, 23–24 mukaillen)

 

Ensimmäisestä viikosta toiseen siirtyessä Inspistä! Työntuunaajan inspiraatiokirjassa (Harju ym. 2015, 26) ohjeistetaan työn tuunaajaa reflektoimaan ensimmäistä viikkoa ja tekemään lisäyksiä tai hienosäätöjä ensimmäisen viikon tavoitteisiin, mikäli tuunaaja haluaa jatkaa toisella viikolla samojen tavoitteiden parissa. Toisaalta he rohkaisevat myös kokeilemaan muita lähestymistapoja, mikäli aikaisemmat tavat eivät toiminetkaan odotetulla tavalla. Kolmannella viikolla he (2015, 30) puolestaan haastavat työntuunaajaa miettimään niitä asioita, joita jotka olisi hyvä vakiinnuttaa osaksi työn arkea jatkossakin. Kolmannen viikon päätyttyä he (2015, 33–34) kannustavat pohtimaan aikaa ennen tuunaamisen aloittamista esittämällä seitsemän kysymystä:

• Mikä on muuttunut omassa työssäsi?
• Omassa työasenteessasi?
• Työyhteisössäsi?
• Mitä olet oppinut?
• Oliko joku vaikeaa? Miksi?
• Miten ylläpidän tuunaamista arjen haasteissa?

 

Järki töihin! Parempien työtapojen kehittämisopas kirjan kirjoittaneet Paju ja Riekki puolestaan (2020, 58–59) ovat sitä mieltä, että suunnitelmaan voi riittää seuraavien asioiden huomioiminen:

• Mitä kokeillaan, missä, milloin ja miten? Mitä kokeilet ja mitä muutoksia tai valmisteluja se edellyttää.
• Miten opit kokeilusta? Mittaatko jotain, keräätkö palautetta tai dataa?
• Miksi kokeilet? Miksi koet kokeilun tärkeäksi? Mikä on kokeilun taustalla oleva suurempi päämäärä ja mitä oikeastaan pyrit ratkomaan?
• Reflektiopäiväkirja tai kokeilupäiväkirja, jossa pidät säännöllisesti kirjaa kokeilujen etenemisestä.

Oleellista on itsereflektio, joten sille on oikeasti varattava aikaa. Tarkastelemalla työn tekoa objektiivisesti työntekijän on mahdollista hahmottaa mitkä tavat edesauttavat aikaansaamista, mitkä aiheuttavat turhautumista ja mitkä tulevat työn sujuvuuden tielle. Vaihtoehtoisten ratkaisutapojen punnitseminen puolestaan johtaa kokeiluihin, joista esiin nousee uusia havaintoja siitä, mikä toimii ja mikä ei. (Paju & Riekki 2020, 46.) Näin ollen malli havainnollistaa kuinka sen tavoitteena ei ole löytää yhtä täydellistä toimintatapaa vaan tapa kehittää, jonka avulla on mahdollista muuttaa sen hetkistä tilannetta pienin muutoksin. Aina nämä muutokset eivät muuta tilannetta toivottuun suuntaan. Silloin on palattava askel tai kaksi taaksepäin ja kokeiltava muutoksen aikaansaamiseksi toista lähestymistapaa. Ajanmyötä jotkin muutokset todetaan toimiviksi sen hetkisissä raameissa ja toiset jäävät reflektiopäiväkirjan sivuille. Niin tai näin, työntekijän ymmärrys omista työn tekemisen tavoista kehittyy varmasti.

 

Pohdinta

Silloin kun Tiimimestareissa asiat ovat ”kolahtaneet” on seuraavan kokeilun nimeäminen voinut olla helppoakin. Pääsääntöisesti uudet toimintatavat ovat kuitenkin jääneet odottamaan tilaisuuttaan juuri tietyssä hetkessä. Itse olen pyrkinyt kirjaamaan ajatukset kustakin Tiimimestari kerrasta ylös saman tien, etten vain unohda mitään oleellista. Samalla tavalla olen kirjannut ylös pajavihkooni ajatuksia pajoista, joihin olen osallistunut Proakatemian arjessa. Aina muistiinpanot eivät kuitenkaan avaudu jälkikäteen, varsinkaan, jos ne on tehty täysin visuaalisessa muodossa ja pajan aikana on käsitelty useampia aiheita. Piirros särkyneestä kahvikupista ja sen japanilaistyylisistä Kintsugi-perinteen mukaisista korjauksista voi vihjata sen hetkisen ahaan merkittävyydestä, muttei välttämättä selkeytä asiaa riittävästi. Siksi pajan jälkeen on toisinaan hyvä käyttää aikaa muistiinpanojen selkiyttämiseen ja lisä reflektointiin.

Toisinaan reflektiot pajojen jälkeen ovat omalla kohdallani purkautuneet tietokoneen ääressä esseeaihioksi. Aina on kuitenkin mahdollista, että jotakin jää silti kirjaamatta tai huomiomatta. Varsin usein ymmärryksemme kun vaikuttaa kehittyvän eri tahdissa toiminnastamme. Senkin vuoksi on hyvä ottaa asioiden kirjaaminen ja systemaattinen suunnittelu tavaksi. Toisinaan asiat eivät vain etene muuten ajatuksen tasolta toiminnaksi. Siinäkin mielessä on hyvä olla jotain, jonka ääreen palata. Silloin järkeenkäyvät muistiinpanot voivat olla äärimmäisen arvokkaita.

 

 

Lähteet:

Harju, L., Aminoff, M., Pahkin, K., & Hakanen, J. 2015. Inspistä! Työn tuunaajan inspiraatiokirja. Helsinki: Työterveyslaitos.

Paju, S. & Riekki, T. 2020. Järki töihin! Parempien työtapojen kehittämisopas. 2. painos. Keuruu: Tuuma.

Seppälä, P. & Hakanen, J. 2017. Työn voimavarat, vaatimukset ja niiden tuunaaminen. Teoksessa Mäkikangas, A., Mauno, S., ja Feldt, T. (toim.) Tykkää työstä – Työhyvinvoinnin psykologiset perusteet. Jyväskylä: PS-Kustannus, 149–167.

 

Kuva: Geraldine Lewa on Unsplash