Tampere
07 Dec, Thursday
-7° C

Proakatemian esseepankki

Tuvassa Tuvan Tavalla



Kirjoittanut: Anni Tapio - tiimistä Roima.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
menestyksen timantti
Mika Kamensky
Esseen arvioitu lukuaika on 6 minuuttia.

Kirjoittanut Anni Tapio, Jasmi Koskela

Johdanto 

Viime marraskuussa akatemialla alkoi sisältömarkkinoinnin ympärillä pyörivä projekti, Tupa Creative House. Tupa sai alkusysäyksensä jo aikaisemmin viime vuonna akatemian omassa markkinoinnin ja viestinnän tiimissä, jonka jäsenenä me (Jasmi ja Anni) olimme. Huomasimme yhteistyömme olevan mielekästä sekä vahvuuksiemme tukevan toisiaan, sillä meiltä molemmilta löytyi ammattilaistason työkokemusta eri markkinointiviestinnän osa-alueilta. Viime talvena polkaisimmekin käyntiin oman projektin, joka vie meitä molempia kohti unelmien työelämää valmistumisen jälkeen.  

Tänä keväänä Tupa on päässyt vihdoin kunnolla vauhtiin, kun pohjatyöt, kuten omat nettisivut ovat valmiit. Tarkoituksena oli alkaa myymään tammikuun alussa, mutta kun muutama asiakas löytyikin jo joululoman aikana, ei paineita myynnille samalla tavalla ollut. Nyt kuitenkin kesää kohden myynnin tarve on noussut uudelleen esiin, sillä molemmat meistä työllistyvät jossain määrin Tuvan kautta ensi kesänä.  

Tähän mennessä olemme keskittyneet tekemiseen, emmekä niinkään struktuurin ja työskentelytapojen rakentamiseen. Muutamien asiakkaidemme myötä olemme kuitenkin huomanneet sen, miten tärkeää suunnitelmallisuus työnkulussa ja sen tehostamisessa on. Miten hallita samaan aikaan monia asiakkaita? Miten ajoittaa työt niin, että sitä ei tarvitse miettiä ihan koko ajan? Miten paljon tunteja meillä on käytettävissä ja kuinka voimme hyödyntää ne kaikista tehokkaimmin suhteessa yrityksen kassavirtaan? Tässä esseessä syvennymmekin suunnitelmallisuuteen markkinoinnissa, projektissamme sekä tarjoamissamme palveluissa.  

Mitä Tupa tarjoaa asiakkailleen? 

Kiteytetysti sanottuna Tupa on kahden naisen perustama sisältö- ja digimarkkinoinnin toimisto. Palveluihimme lukeutuvat yrityskuvaukset, sisällöntuotanto sekä visuaalinen viestintä, kuten graafinen suunnittelu ja brändi-ilmeen kirkastukset. Lisäksi tarjoamme copywriting-palveluita, kuten blogi- & mainostekstien sekä postausten suunnittelua ja kirjoittamista. Kevään aikana olemme päässeet myös tekemään WordPress ja Wix-pohjaisia verkkosivuja, vaikka se ei vielä pääasiallinen myytävä palvelumme olekaan. Koko kevään olemme edenneet sellaisella mentaliteetilla, että mennään eikä meinata: Olemme pyrkineet toteuttamaan sen, mitä asiakas pyytää, vaikka emme välttämättä olisikaan sillä hetkellä omanneet tarvittavaa tietotaitoa. Kevät on vaatinut sitä kuuluisaa luottoa prosessiin, eli asennoitumista siihen, että tekemällä oppii, kunhan ryhtyy hommiin. Tuvan alkuaskeleiden tärkein tavoite onkin ollut referenssien sekä kokemuksien kartuttaminen. Uteliaisuus ja ennakkoluulottomuus kuvaisi alkutaivaltamme parhaiten. 

Oppimisesta, luovan työn haasteista ja yhteistyöstä 

On sanomattakin selvää, että projekti on jo nyt opettanut meitä paljon niin digimarkkinoinnin taidoista kuin myös rohkeudesta ja itsensä likoon laittamisesta. Jotta oppiminen olisi kuitenkin johdonmukaisempaa ja veisi meitä kohti sellaista osaamista, jota haluamme kartuttaa, pitäisi meidän pysähtyä hetkeksi sen äärelle, mitä konkreettista haluaisimme yksilöinä asiakastöiltä oppia. Jos saisimme vielä kiedottua kokonaisuuteen ennalta määritellyt oppimistavoitteet ja pystyisimme esimerkiksi jakamaan työtehtäviä sen perusteella, olisi paketti ihanteellinen. Tuvan yksi olemassaolon syy on kuitenkin vahvasti oppiminen. Konkreettisesti tämä voisi tarkoittaa sitä, että Jasmi ohjattaisiin säännöllisesti valokuvauksen tehtäviin ja Anni puolestaan graafiseen viestintään ja taittoon. 

Tuvan työskentelytavat ovat kuluneen kevään aikana olleet lennokkaita, luovia ja soveltavia, ei aikaan sidonnaisia. Joskus parhaat ideat tulevat iltamyöhään, kun taas joskus keskellä päivää. Ajallisesti yhteistyössämme ei siis ole ollut säännöllisiä raameja tai suunnitelmaa, sillä siinä missä Jasmi työskentelee iltaisin, haluaa Anni tehdä työnsä usein aamupäivän aikana. Luova työ on ajatustyötä, joka venyy helposti työaikojen ulkopuolelle, ja vaatii siten aika ajoin pysähtymistä omien rajallisten aikaresurssien äärelle. Suunnitelmallisuus näkyy kuitenkin alitajuisena toiminnan ohjautuvuutena, tasaisesti jakautuneena vastuuna ja jatkuvana keskinäisenä keskusteluna. Luotamme paljon siihen, että toinen hoitaa oman vahvuusalansa hommat ja toinen omansa.  

Miten voisimme kehittää toimintaamme? 

Yhteistyötämme ja työn suunnittelua voisi kehittää etenkin oppimisen osalta. On helppoa tehdä sitä mitä osaa, mutta haluammeko osata kuitenkin vielä jotain muuta? Meidän täytyy kommunikoida avoimesti siitä, mihin haluamme yksilöinä päästä. Yhteistyön kehittämisessä olennaista ovatkin omat vuorovaikutustaidot. Kamensky kuvailee kirjassaan Menestyksen timantti (2015) yksilön vuorovaikutustaitojen olevan merkittävässä roolissa niin yksilön oman hyvinvoinnin, kuin myös tiimin toimivuuden näkökulmasta. 

Vuorovaikutus on myös voimavara, jonka avulla jaksamme paremmin. Roiman Tanja Verhon vetämässä pajassa “Näin minusta tuli yrittäjä” (2023) puhuimmekin aiheesta ja siitä, kuinka tärkeää yrittäjälle on kollegat ja etenkin kanssayrittäjät. Kukaan ei enää myöskään menesty yksin (Kamensky 2015). Myös Tuvassa meidän tulee kehittää keskinäistä yhteistyötämme siihen suuntaan, että jaksamme työntekoa myös tulevaisuudessa ja yritystoimintamme on myös sosiaalisesti kestävää. Tuntemalla entistä paremmin toisemme tahtotilat, työskentelytavat sekä osaamisen, pääsemme varmasti entistä pidemmälle. 

Suunnitelmallisuus sisältömarkkinointitoimiston arjessa 

Suunnitelmallisuus on tärkeä osa sisältömarkkinointitoimiston tehokasta toimintaa. Omien palveluidemme suunnitelmallisuus näkyy toimintatavoissa, joita olemme omaksuneet aiemmin tai akatemialla oppineena. Tuvassa ja palveluissamme se tarkoittaa erilaisten työkalujen hyödyntämistä, työnkulun ideointia, työn ennakointia sekä to do –listojen tekoa. Palveluissamme hyödynnämme suunnittelua joko yhdessä asiakkaan kanssa tai vain omaa työtämme helpottaaksemme. Kirjasimme chatGPT:n avulla ylös muutamia tapoja, joilla sisältömarkkinointitoimistomme voi hyödyntää suunnitelmallisuutta töissä: 

  1. Luota realistisiin aikatauluihin: Suunnittele projektit realistisiin aikatauluihin, jotka ottaa huomioon kaikki työvaiheet ja resurssit, jotka tarvitaan projektin suorittamiseen. Tämä auttaa välttämään viivästyksiä ja tietojen hukkumista.
  2. Laadi tehtävälistat: Laadi tehtävälistat jokaiselle projektille. Tämä auttaa pitämään projektin ajan tasalla, jotta kaikki tehtävät suoritetaan ajoissa. Lista auttaa myös priorisoimaan tehtävät ja välttämään unohtamista.
  3. Käytä projektinhallintatyökaluja: Projektinhallintatyökalut, kuten Trello tai Asana, auttavat sisältömarkkinointitoimistoa seuraamaan projektin edistymistä, jakamaan tehtäviä ja saamaan kokonaiskuvan projektista.
  4. Laadi budjetti: Laadi budjetti jokaiselle projektille ja seuraa kuluja. Näin voit varmistaa, että projektin kulut pysyvät budjetin rajoissa ja välttää yllätyksiä.
  5. Arvioi projektin lopputulos: Suunnittele projekti huolellisesti, jotta voit arvioida projektin lopputuloksen. Tämä auttaa parantamaan tulevia projekteja ja välttämään samoja virheitä tulevaisuudessa.
  6. Ota huomioon aikataulun ulkopuoliset tekijät: Arvioi, kuinka erilaiset tapahtumat, esimerkiksi lomat, saattavat vaikuttaa projektin aikatauluun. Näin voit varmistaa, että projekti valmistuu ajoissa, vaikka odottamattomia tilanteita tulisi eteen.

(ChatGTP, 2023. Avattu omin sanoin auki) 

Suunnitelmallisuus auttaa sisältömarkkinointitoimistoa suorittamaan projekteja tehokkaasti ja välttämään viivästyksiä. Suunnitelman tekeminen auttaa myös pitämään kaikki projektin osallistujat ajan tasalla ja tavoittelemaan yhteisiä tavoitteita. 

 

Miten yllä mainittu näkyy työskentelyssämme tällä hetkellä? 

Yrityskuvaukset: Yrityskuvauksissa hyödynnämme kuvaussuunnitelmaa, jonka avulla sekä valokuvaaja että asiakas ovat valokuvien aiheiden suhteen samalla sivulla. Usein asiakas toimittaa valmiiksi teemat tai aiheet, joiden ympärille kuvaus sekö kuvauksen aikataulu rakennetaan, mutta toisinaan valokuvaaja saa vapaat kädet yrityskuvien toteuttamiseen. Tarkemman suunnitelman voi tehdä myös valokuvaajalle itselleen, jotta kaikki aiheet tulee varmasti kuvattua ja kuvaus sujuu jouhevasti ja suunnitelmallisesti alusta loppuun. Kuvaussuunnitelmaan kirjataan ylös kuvauksen kohteet, mutta myös tarvittavat kalustot ja materiaalit. 

Sisällöntuotanto: Sisällöntuotannossa olemme tarjonneet itse palvelun ohella sisältökalenterin, josta asiakas näkee kerralla koko tulevan kuukauden postaukset. Kun suunnitellaan kerralla koko kuukausi, pystyy kalenteriin heti laittamaan asiakkaalle tärkeät merkkipäivät tai tapahtumat. Näin ollen asiakas tietää, että tulevan kuukauden postaukset sisältävät myös nämä sisällöt, jolloin hänen ei tarvitse murehtia niistä itse. Sisältösuunnitelman ollessa selvillä myös kuvat on helpompi ottaa esimerkiksi kerralla, jolloin sisältöjä voi tehdä valmiiksi jo paljon ennen julkaisua. Kun sisällöt ovat ajoissa valmiina, helpottaa se myös omaa työskentelyä, kun tietää, että on ajallista puskuria olemassa, eikä asiakkaalle luvatut sisällöt jää toimittamatta äkkinäisten ja yllättävien sattumusten vuoksi. Sisältökalenteri auttaa suunnittelemaan työtä kokonaisuuksina, jolloin yksittäisten julkaisujen tekemiseen ei kulu kohtuutonta määrää aikaa. 

Graafinen suunnittelu: Graafisessa suunnittelussa tilaus tulee usein yllättäen, eikä sen sisältöä voida ennakoida. Toimitusajaksi toivotaan yleensä mahdollisimman pian ja mielellään heti. Ennakointia voi tehdä kuitenkin silloin, kun osaa ajatella asiakastaan pidemmälle. Mikäli sinulla on vakituinen asiakas, tiedät, millaisia asioita hän todennäköisesti tilaa missäkin vuodenajassa. Tällöin pystyt varaamaan kalenteristasi aikaa hänen töilleen valmiiksi, jolloin vakiasiakkaallesi on aina tilaa kalenterissasi.  

Myöskin riskien huomiointi on tärkeää tietoteknisiä töitä tehdessä. Varautuminen ennalta ikäviin tilanteisiin voi helpottaa niin, että ikäviä tilanteita ei tulekaan. Esimerkkejä tällaisista tilanteista ovat esimerkiksi tietomurrot, valokuvien tai materiaalien katoaminen tai työvälineiden hajoaminen. Adoben ohjelmistot toimivat esimerkiksi linkittämisperiaatteella. Jokainen fontti, kuva ja muu irrallinen elementti ovat linkkejä. Tämä helpottaa paljon ammattilaistyön tekoa, mutta linkkien kanssa täytyy olla huolellinen. Jokainen linkki on oltava tallennettuna johonkin, jotta tiedosto aukeaa oikeanlaisena, mikäli se halutaan avata paljon myöhemmin tai esimerkiksi toisella koneella. Työhön käytetyt linkit kannattaakin tallentaa jo alusta alkaen samaan kansioon, jotta niiden siirtely on helppoa. Mitä pidempään on tehnyt esim. Graafista suunnittelua, sitä enemmän linkkejä on. Jossain vaiheessa niitä ei enää löydä mistään, kun ne hukkuvat toistensa sekaan. Yhteen tiedostoon mahtuu melkoinen määrä linkkejä. Tähän auttaa esimerkiksi jokaista asiakasta kohden luodut kansiot, sekä niiden varmuuskopiot. 

 

Mitä ohjelmia olemme käyttäneet ja mitä hyötyä niistä on? 

Riippuen työtehtävästä käytämme markkinointityössä aina apuvälineitä. Osa on välttämättömiä ja osa taas miltei välttämättömiä. Suunnitelmallisuuden ja toiminnanohjauksen työkaluna käytämme tällä hetkellä Pallyy-sovellusta. Pallyyn avulla voi lisätä kuvia ja videoita ajastetusti eri sosiaalisen median kanaviin ja seurata niiden menestystä. Pallyyssa on myös muita käyttömahdollisuuksia, kuten feedin ulkonäön suunnittelutyökalu, jonka avulla voi mallata etukäteen sometilien feedien ulkonäköjen lopputulosta. Pallyy auttaa tekemään postaamisesta selkeämpää, etenkin kun Tuvassa meitä on kaksi. Näemme sovelluksesta suoraan, mitä toinen on jo tehnyt ja mitä on vielä tekemättä. Näin ollen emme tee samoja töitä kahteen kertaan tai voimme helposti siirtää tiedostoja toisillemme.  

Lisäksi olemme käyttäneet Asana-sovellusta. Asanan käyttöön opimme Proakatemian markkinointi- ja viestintätiimissä, kun tiimimme päällikkö Sanni Hujanen opasti meidät sen maailmaan. Asana on käytössä edelleen, joskin hieman eri roolissa. Mavi-tiimissä teimme kaikki postaukset Asanaan valmiiksi, mutta huono puoli oli se, että postauksia ei saanut ajastettua. Jonkun täytyi olla valmiudessa julkaisemaan postaus sovittuna ajankohtana. Nykyisin Tuvassa Asana toimii enemmän muistiinpanovälineenä sekä delegoinnin työkaluna. Kirjaamme sinne To Do –listoja, palaverimuistioita sekä muistiinpanoja asiakastapaamisista. Kuten kirjoitimme, Asanasta mukavan tekee se, että sieltä saa tehtäviä delegoitua suoraan jollekkin tiimin jäsenelle sekä laitettua tehtäviin kuittauksia silloin kun ne on tehty. Kuittaukset sumentavat tehtävän niin, että sen sisältöä pääsee vielä tarkastelemaan, mutta se erottuu listassa selkeästi tehtynä tehtävänä. Tällöin näkee nopealla vilkaisulla mitä on vielä tekemättä. 

Grafiikkaa tehdessä työkalut vaihtelevat. Mikäli jotain täytyy tehdä nopeasti, on Canva oiva työkalu siihen. Jos taas kyseessä on esimerkiksi taittotyö, on silloin järkevämpää käyttää Adobe Indesignia. Tärkeintä on tiedostaa se, mitä on tekemässä ja minne se on menossa. Mikäli tiedosto tulee nettikäyttöön, on sen asetukset säädettävä eri tavalla kuin painotöissä. Canvassa osa ammattiominaisuuksista on maksumuurin takana, joten ilmaisversiolla ei pääse tekemään ihan kaikkea, mutta pitkälle pääsee myös sillä. 

Pohdinta 

Tämä essee reflektoi pitkälti kulunutta kevättämme. Oli mukavaa päästä kirjoittamaan ja jakamaan asioita Tuvasta. Paljon olemme tulleet eteenpäin ja paljon on vielä tehtävää. 

LÄHTEET:

Kamensky, M. 2015. Menestyksen timantti. Sähköinen kirja. Alma Talent Oy: Helsinki. 

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close