Tunnusluvut apuna yrityksen arjessa

Kun puhutaan yrityksen tuunusluvuista, niin mieleen ei välttämättä nouse heti innostumisen elkeitä tai riemun kiljahduksia. Tunnusluvut ovat kuitenkin yrityksessä kuin yrityksessä osaltaan merkittävässä asemassa. Klaus Ursinin kirjassa Avaudu ja kapinoi, käsiteltiin yrityksen tunnuslukuja näkökulmasta, joka avaa uuden ajattelutavan lattean mielikuvan omaaville tunnusluvuille.

Tunnusluvut osana yrityksen viestintää

Ihmiset keskustelevat keskenään ratkoessaan ongelmia ja haasteita. Ihmisryhmät tekevät samoin, mutta mitä enemmän ihmisiä on ja mitä vierantuneempia ihmiset ovat toisistaan, sitä haastavampaa keskustelu normaalisti on. Silloin tarvitaan erilaisia keskustelun ohjausvälineitä. Yhtenä ohjausvälineenä astuu esiin tunnusluvut. Tunnusluvuilla voidaan asettaa keskustelulle lähtökohtia ja päämääriä. Tunnuslukujen avulla keskustelu voidaan pitää oikealla polulla ja saattaa haluttuun suuntaan. Tunnusluvut eivät kuulostakaan enää niin lattealta kuin aluksi saattaa uskoa!

Miksi minä näistä puhun

Mieleeni heräsi väistämättä kysymys, miksi painin tunnuslukujen parissa, miksi luen niistä kirjoista ja mitä minä näillä tiedoilla teen? Vastaus motivaatiooni ottaa selvää tunnuslukujen käyttäytymisestä lienee roolissani Valuen taloustiimissä.  Taloustiimissä hoidamme luonnollisesti yrityksemme päivittäistä taloutta laskujen ja maksujen muodossa, mutta pelikenttänämme toimii myös talouden ja toiminta-asteen eri lukujen kanssa toimiminen. Mikä onkaan mahtavampi alusta oppia toimimaan yrityksen tunnuslukujen kanssa, kuin soveltaa niitä oikeassa yrityksessä!

Mitä yrityksen tunnusluvut oikeastaan on?

Perinteisiä yrityksen taloudellisia tunnuslukuja on tyypillisesti kannattavuuteen liittyvät myyntikate ja käyttökate sekä rahoitukseen liittyvä omavaraisuusaste ja tuottoprosentti. Yrityksen toiminnan laajuutta mitataan taas esim. liikevaihdolla tai markkinaosuudella. On myös toimintaa kuvaavia määrällisiä tunnuslukuja kuten esimerkiksi asiakaskäynnit tai myyntimäärät. kaikilla tunnusluvuilla on ominaista, että niillä kuvataan yrityksen tai tuotteen kilpailukyvyn kannalta tärkeimpiä asioita ja niissä tapahtuvia muutoksia. Tunnuslukuja voidaan käyttää myös ihmisläheisemmissä asioissa, kuten poissaolojen määrässä tai erinäisinä indekseinä työssäjaksamisessa. Myös laatuun ja asiakassuuntautuneisuuteen liittyviä lukuja ovat esimerkiksi reklamaatioiden määrä ja tilastollisella  mittarilla mitattuna asiakastyytyväisyys. Tunnuslukuja on siis olemassa montaa tarkoitusta varten ja niiden kaikkien tavoitteena on edesauttaa yrityksen toimintaa, keskustelua ja päätöksentekoa. Valuen kokoisessa yrityksessä tunnusluvut ovat hieman erilaisia suurempiin yritykseen verrattuna. Esimerkkejä Valuen toiminta-astetta kuvaavista tunnusluvuista on liikevaihto, myyntikate, tulos, kirjapisteet, projektitunnit ja yritysvierailut. Täysin samoista tunnusluvuista on tuskin mitään hyötyä muissa yrityksissä.

Tunnusluvut keskustelun välineenä

Tunnusluvut ovat yksinkertaisuudessaan nerokas ja tehokas keino monimutkaisten prosessien analysointiin ja tuloksen seurantaan. Niistä muodostuu sitäkin tärkeämpiä, mitä isommista kokonaisuuksista ja organisaatioista on kysymys. Sitoutumisen kannalta tunnusluvuilla on kuitenkin ristiriitainen merkitys. Tunnusluvut voivat lisätä motivaatiota silloin, kun niiden avulla pystytään luomaan selkeitä tavoitteita, mutta töissä, missä yksilöllisillä ominaisuuksilla, kuten asiantuntijuudella tai palvelukyvyillä on suuri merkitys, saattaa tunnusluvuilla luodut tavoitteet olla irrallisia ja jopa vieraannuttavia. On siis oltava tarkkana millaisessa asiayhteydessä halutaan luoda motivaatiota tunnuslukuja käyttämällä. On myös huomioitavaa, että tunnuslukuja käytettäessä keskustelukielenä, ihmisten välinen vapaa liike, monipuolinen ja syvä keskustelu sekä työntekijän ja hänen ainutkertaisuutensa huomiointi vaikeutuu. Jotta tunnuslukujen käyttö ei tuntuisi liian pelottavalta, on hyvä tiedostaa, että pienissä organisaatioissa, kuten Valuesa riittää käytännön talouden tuunnusluvuiksi kirjanpitäjältä kerran kuussa saatavat tase- ja tuloslaskelmat. Valuen kokoisessa yrityksessä johdon ja muiden välillä on niin pieni hierarginen ero, että asioista on helppo pysyä perillä laadukkaan ja kattavan keskustelun avulla. Toki tulosajattelun myötä myös Valuessa on hyvä puhua suoraan luvuista ja niiden vaikutuksista.

Tunnusluvut apuna Valuessa

Otimme valuessa suuren askeleen eteenpäin, kun uskalsimme puhua ensimmäistä kertaa taloudellisista tunnusluvuista. Loimme esimerkiksi konkreettisia tulostavoitteita niin liikevaihdollisesti kuin esim. projektituntienkin osalta. Motivaation kannalta kyseiset tunnusluvut ovat kyseenalaisia, mutta ne auttavat mittaamaan toiminnan astetta. On helppo verrata omia projektitunteja tavoitteisiin ja nähdä olenko suoriutunut Valuen johdon asettamien tavoitteiden mukaisesti. Tunnusluvut ovat siis hyvä ja usein jopa välttämätönkin väline itseohjautuvuuden kannalta. Proakatemian kaltaisessa vapaassa ympäristössä itseohjautuvuus on ensisijaisen tärkeää ja on suuri apu, kun käytössä on toimintaa ohjaavia ja avustavia työkaluja. Kirjapistetavoitteet, yritysvierailutavoitteet ja liikevaihtotavoitteet ovat kätevä työkalu myös Valuen johtamiseen laatujohtamisen saralla. Toiminnan laatuun voi pureutua jo aikaisessa vaiheessa ennenkuin suuria vahinkoja pääsee tapahtumaan. On vain muistettava asetettujen mittarien seuranta ja niistä saatujen tulosten analysointi.

Tunnuslukujen käyttämisessä voi myös epäonnistua. Kuten Valuessakin, palkitsemisjärjestelmä perustuu tunnuslukujen muodostumiseen ja seurantaan. Tunnuslukujen seuranta liian innokkaasti ja harkitsemattomasti luo tilanteen, jossa niillä palkitaan (ja samalla siis rangaistaan). Tunnuslukuja pystyisi käyttämään pienemmällä intohimolla yrityksen pitkäjänteiseen kehittämistyöhön. Mikäli yrityksessä halutaan korostaa sitoutumis- ja motivaatiovaikutusta tunnuslukujen avulla, siihen sopii paremmin joustavat ja yksilön toiminnan huomioonottavat tunnusluvut, kuten esimerkiksi kehitys edelliseen kuukauteen tai projektiin. Jääräpäisesti tunnuslukujen tunkeminen kaikkialle samanlaisena luo turhia kilpailutilanteita ja painetiloja normaalin toiminnan oheeseen.

Lopuksi

Tunnusluvut ovat osa yrityksen toiminnan välineitä ja sisäistä kieltä. Niiden avulla on mahdollista ohjata, asettaa tavoitteita, motivoida ja palkita. Kaikella on kuitenkin kohtuutensa ja rajansa, sillä myös tunnuslukuja väärin käyttämällä ne voivat asettua itseään vastaan. On mahtavaa, että myös Valuessa ollaan uskallettu ottaa lisää tunnuslukuja käyttöön ja niiden avulla pyritään oikeastikin ohjaamaan toimintaa. tunnuslukujen aktiivinen käyttö on suotavaa myös jatkossakin, sillä vahva uskomus on, että uutta saadaan, jos uutta mitataan.