Evento-lehden sivuille kirjoittamassa artikkelissaan, ”Tunnelmaa johtamalla tehdään tuloksia”, Marjo Rantanen kertoo, mitä tunnelmamuotoilu tarkoittaa ja miten se vaikuttaa työn tehokkuuteen. Tunnelmamuotoilussa on Rantasen mukaan kyse siitä, että johdetaan asiakas- tai työntekijäkokemusta ja mietitään, millainen tunnelma ihmisille joistain tilanteista syntyy ja jää. Luodaan siis mahdollisimman viihtyisä ja turvallinen ilmapiiri esimerkiksi työntekijälle tai asiakkaalle, jotta työn teko tehostuu. Hyvä esimerkki on esimerkiksi myyntitilanne, jossa tunnelmamuotoilusta on myyjälle suuri hyöty. Kun onnistuu luomaan mahdolliselle ostajalle miellyttävän tunteen tilanteesta, on myynnin clousauskin varmasti helpompaa.

Rantasen mukaan tunnelmajohtamisessa kannattaa kiinnittää huomiota kolmeen eri osa-alueeseen: tapahtumapaikkaan, toimintatapoihin ja ihmisiin. Rantasen mukaan näistä tärkein ovat kuitenkin ihmiset, sillä tunteet tarttuvat. Ihmisten aivoissa on peilineuroneita, jotka auttavat meitä tunnistamaan toisten ihmisten tunteita. Vaikka yrittäisi peittää esimerkiksi kiukkuaan, peilineuronien avulla tulkitsemme todellisia aikeita, tunteita ja motiiveja. Jos siis esimerkiksi esimies on pahalla päällä viikonaloituspalaverissa, huono mieli heijastuu todennäköisesti kaikkiin pöydän ääressä istuviin.

Tapahtumapaikalla on väliä, sillä ihmiselle jää mieleen tunnehistoriaa, joka lyö leimansa paikkoihin. Jos esimerkiksi jossakin tilassa on riidelty, heijastuu se tunnelmaan myös toisella kertaa samassa paikassa oltaessa. On siis tärkeää panostaa esimerkiksi työpaikkojen tunnelmaan, ulkonäköön ja paikoitukseen.

Toimintatavat eli prosessit tarkoittavat sitä, miten ihmiset reagoivat erilaisissa tilanteissa. Jotkut ovat spontaaneja innostujia, toiset taas tarvitsevat enemmän aikaa ajatuksiensa prosessointiin. Jotkut keskittyvät yksityiskohtiin, toiset taas nauttivat suurten kokonaisuuksien hallinnasta. Rantasen mukaan on tärkeää huomioida kaikki eri tyypit, sillä kaikkia tarvitaan, vaikkakin eri asioihin.

Työntekijät voidaan Rantasen mukaan jakaa eri ryhmiin vahvuuksiensa mukaan. Ensimmäinen ryhmä keskittyy visiointiin ja ideointiin, toinen valikoi käyttökelpoiset ideat ja kolmas porukka huomioi konseptointia, kuten aikatauluja ja resursseja. Viimeisinä pääsevät vauhtiin ne, jotka lähtevät viemään asioita käytännössä eteenpäin. Rantasen mukaan ensimmäisen ja viimeisen ryhmän ei välttämättä tarvitse kohdata missään vaiheessa, sillä heidän toimintatapansa ovat niin erilaiset. Kun kaikki saavat työrauhan ja pääsevät tekemään itselleen ominaisia asioita, saadaan aikaan timanttisia lopputuloksia, ja tunnelma työyhteisössä pysyy hyvänä.

Miten tunnelmaan sitten voidaan vaikuttaa vaikkapa palavereissa? Rantasen mukaan palavereille pitää asettaa selkeät tavoitteet. Tulee miettiä etukäteen, mitä halutaan saada aikaan ja mikä on kunkin osallistujan rooli palaverissa. Jos jollakulla ei ole mitään roolia, hänen ei todennäköisesti pitäisi olla palaverissa mukana.

Tunnelmaa voidaan myös johtaa vaikuttamalla ympäristöön. Tylsästäkin tilasta voi yrittää tehdä viihtyisämmän, jotta ilmapiiri palaverissa pysyisi hyvänä. Esimerkiksi tuoksut ja äänet vaikuttavat meihin vahvasti, ja hyvää tunnelmaa voi luoda niinkin yksinkertaisesti kuin pullan tuoksulla ja hyvällä musiikilla. Myös valaistus on usein tärkeässä osassa tunnelman luomisessa.

Työyhteisössä on Rantasen mukaan usein kangistuneet roolit, joiden muuttaminen voi olla hyvinkin hidasta. Hiljaisemman ihmisen saa parhaiten ääneen antamalla ennen palaveria palaveriaiheen mietittäväksi, ja keräämällä ajatuksia aiheesta vaikkapa post-it-lapuille. On annettava hitaille aikaa ja innostujille mahdollisuus innostua.

Tunnelmamuotoilua ei tarvitse alkaa toteuttaa kerralla täysillä, vaan sitä voi tehdä pienissä osissa, yksi asia kerrallaan. Huumori on Rantasen mukaan tärkeää työpaikalla, ja yhdessä nauraminen on takuuvarma keino saada porukka rentoutumaan alusta alkaen.

Mitä isommista asioista on palavereissa kyse, sitä enemmän tulisi tunnelmaan panostaa. Rantasen mukaan tunnelmamuotoilussa on pohjimmiltaan kyse työhyvinvoinnista ja työntekijöiden jaksamisesta. Varsinkin yt- ja muissa neuvotteluissa on tärkeää panostaa mahdollisimman hyvään tunnelmaan.

Tunnelmamuotoilu aiheena on minulle todella kiinnostava. Olen ollut kiinnostunut HR-hommista jo pitkään, ja tunnelmamuotoilu on yksi tärkeimmistä henkilöstöjohtamisen työkaluista. Haluan ehdottomasti päästä vielä joskus toteuttamaan tunnelmamuotoilua Hurmassakin, vaikkapa juuri HR:n roolissa!