Projekti, projektitiimi, projektijohtaminen, projektipalaveri… Näitä sanoja kuulee Proakatemialla päivittäin. Se ei ole ihme, sillä projektit ovat yksi tärkeimmistä osa-alueista opinnoissamme. Projekteihin perustuu käytännössä koko Proakatemian toiminta. Projektitunteja tulee kerryttää, oppeja niistä kysellään jatkuvalla syötöllä ja niiden johtaminenkin jossakin vaiheessa opintoja on lähes pakollista. Vaikka projektin määritelmä saattaa Proakatemialla olla hieman erilainen, kuin monissa muissa organisaatioissa, on todella tärkeää, että me opiskelijat opimme täällä ymmärtämään ja hallitsemaan käsitettä. Projekti-sanan kuuleminen aiheuttaa nykyään monenlaisia reaktioita; välillä oksettaa, välillä voisi hyppiä innosta. Olen silti kiitollinen, että kyseinen työskentelytapa on tuttu.

Projektinhallintaa opiskellaan paljon. Meillä Proakatemialla käytännön kautta, mutta monissa paikoissa ihan teoreettisestikin. Löysinkin Helsingin yliopiston projektihallinnan kurssin materiaaleista määritelmän, jonka mukaan projekti on sarja ainutlaatuisia, monimutkaisia ja toisiinsa kytkeytyviä toimintoja, joilla on yksi tavoite tai päämäärä (2006).  Tämä määritelmä selittää mielestäni hyvin sen, miksi projekti on yksi yleisimmistä työskentelymuodoista nykypäivänä; sitä pystyy soveltamaan lähes missä tahansa ja mihin tahansa. Jos sulla on pieniä osasia, jotka rakentavat suurempaa kokonaisuutta ja tähtäävät kohti samaa päämäärää, onneksi olkoon kyseessä on projekti. Kesti päämäärän saavuttaminen sitten 10 vuotta tai 10 päivää. 

Projekteja tehdään siis joka puolella ja lähes minkä tahansa aiheiden ympärillä. Siksi on hyvä käsittää yleisesti, mitä projektiluontoisuus tarkoittaa ja miten sitä pystyy parhaiten hyödyntämään. Projektit ovat kuitenkin aina hieman erilaisia. Varsinkin, jos puhutaan täysin erilaisista aloista, joilla niitä toteutetaan. Tapahtumaprojekti on hyvin erilainen, kuin vaikkapa projekti, jossa luodaan brändi-ilmettä yritykselle. Projektin käsite voi muuttaa muotoaan hyvinkin paljon, kun liikutaan alalta toiselle. Onkin mielestäni todella tärkeää oppia myös ymmärtämään sitä, miten projektin ala ja sen käytännöt vaikuttavat projektin hallintaan. Vaikka Helsingin yliopiston mukaan projektilla onkin aina alku ja loppu ja sen väliin mahtuu kaikissa tapauksissa paljon toinen toistaan pienempiä seikkoja, on tärkeää hahmottaa, mitä ne omalla alalla ja omassa projektissa oikeasti ovat.  

Olen nyt siinä pisteessä, että tiedän millaisia projekteja haluaisin tehdä. En pärjää enää tällä pelkällä yleisellä projektin hallinnan osaamisella ja aikaisemmilla kokemuksilla. Olen todella kiinnostunut visuaalisesta viestinnästä, esimerkiksi graafisesta suunnittelusta ja haaveilen tekeväni alalla projekteja. Alalla on kuitenkin paljon omia tapoja ja käytäntöjä, jotka minun tulee opetella tuntemaan. Ymmärsin tämän pähkäillessäni, milloin uskaltaisin yrittää hankkia ensimmäisen unelmieni asiakasprojektin alalta. Tajusin, etten tiedä lainkaan, millaisia juttuja alan projekteihin lopulta sisältyy. Millaista on kommunikointi asiakkaan kanssa, kun kyseessä on luova työ? Millaisia oletuksia luovan alan työntekijöitä odottaa?  Yhtäkkiä projektin käsite ei tuntunutkaan enää niin yksinkertaiselta.  Onneksi löysin Drew de Soto:n kirjoittaman kirjan ”Know your onions — graphic design”.  Nimen mukaisesti kirja opettaa, miten säästyä kyseisellä luovalla alalla pahimmista itkuista tuntemalla ”sipulinsa”. 

Tässä esseessä haluankin pohtia, miten yleiset projektin hallinnan osa-alueet näyttäytyvät luovalla alalla. Haluan oppia tärkeimmät asiat alalta, jolla haaveilen tekeväni projekteja. Mitä eroavaisuuksia löytyy? Miten hoidan erilaisia tilanteita? Käytän esimerkkinä graafisen suunnittelun alaa, mutta asiat pätevät varmasti monille muillekkin luoville aloille. Poimin Soto:n kirjasta kolme teemaa, joita pohdin mainitun alan näkökulmasta. Oppien kautta uskon tekeväni tulevaisuudessa alan projekteja ammattitaitoisemmin ja itsevarmemmin. Toivon myös, että muutkin saavat kipinän tutustua tarkemmin omien projektiensa luonteeseen.  

AIKATAULUTUS JA SUUNNITTELU

Asiat vievät lähes aina kauemmin aikaa, kuin kuvittelet (Soto, 2011). Visuaalisen viestinnän alalla on monenlaisia omia haasteita, jotka vaikuttavat aikataulujen suunnittelemiseen. Etenkin muutoksia ja yllättäviä tekijöitä tulee vastaan jatkuvalla syötöllä. Luovan työn tuottaminen asiakkaalle ei ole yksinkertaista. Kun puhutaan visuaalisen viestinnän työstä, esimerkiksi väärinymmärrykset, näkemyserot ja henkilökohtaiset mieltymykset voivat viedä projektia joko vauhdilla eteenpäin tai hidastaa yllättäen huomattavasti. On kuitenkin monia tapoja ja käytäntöjä, joilla nämä muuttuvat tekijät voidaan ottaa huomioon.

Asiakkaan vaatimukset täytyy selvittää heti projektin alussa (Soto, 2011). Kuten mainitsin luovassa työssä ihmisten omilla mieltymyksillä voi olla vaikutusta ja sen välttämiseksi asiakkaan kanssa on hyvä tehdä heti aluksi selväksi, mikä työn tarkoitus on ja mitä siltä vaaditaan. Näin asioihin on helppo palata myöhemmin ja vältetään esimerkiksi subjektiivisiin kokemuksiin vetoaminen. Kannattaa siis lukea briiffi heti, vaikka projekti tulisi aloittaa vasta viikkojen päästä (Soto, 2011). Näin jää aikaa selvittää epäselvyydet ja esittää kysymykset. Nopeuttaa huomattavasti työtä, jos alusta asti projektin lähtökohdat ja asiakkaan toiveet on selkeät. Et halua suunnitella posteria uudestaan siksi, että et lukenut briiffiä huolella ja unohdit asiakkaan tärkeän vaatimuksen. Luot myös ammattimaista kuvaa, jos et myöhemmin vetoa siihen, että ohjeistus oli epäselvä. Ole itse vastuussa! Selvitä epäselvyydet heti alussa, jotta pystyt myös suunnittelemaan aikataulun asiakkaan vaatimuksien pohjalta.

Kun asiakas lähestyy suunnittelijaa, hänellä on yleensä deadline työlle (Soto, 2011). Visuaalisen viestinnän alan projektin aikataulutusta helpottaa se, että usein tiedetään hyvinkin tarkkaan, milloin lopullinen tuotos tarvitaan. Tarvitaan esimerkiksi roll-up messuille kolmen viikon päästä. Tässä tulee kuitenkin vastaan myös luovan työn tekemisen yksi haaste. Voi olla, että innostut ekasta ideastasi niin paljon, että teet iltapäivässä homman valmiiksi ja lähetät sen asiakkaalle kaksi viikkoa ennen vaadittua aikaa. Tällöin mahdollisuudet virheisiin on korkeammat ja saatat myöhemmin tajuta, miten työ olisi ollut vielä järkevämpää toteuttaa. Innon puuskassa jotain usein voi jäädä huomaamatta. Yksi Soto:n vinkeistä onkin se, että deadlinen ollessa selvillä, aloita aikataulun suunnittelu takaperin kyseisestä päivästä ja lähetä työ vasta, kuin sitä vaaditaan. Älä koskaan kuitenkaan missaa deadlinea! Tämä ei minkäänlaisessa asiakasprojektissa anna hyvää kuvaa. Tämän varmistamiseksi ja turhan kiireen välttämiseksi kannattaa aina lisätä yksi kolmasosa aikaa enemmän sen päälle, mitä ajattelet työhön menevän.

Aikataulujen kanssa voi tulla haastavia tilanteita, joissa luovan työn tekijä joutuu hieman venymään. Monet, jotka eivät ymmärrä juuri esimerkiksi visuaalisen viestinnän alasta mitään, eivät tiedä työvaiheita, saatika ymmärrä kauanko aikaa niihin menee. Asiakas voi olettaa, että työ hoituu todella nopeasti ja vetoaa siihen, että ”it’s urgent”. (Soto, 2011) Tämä ei kuitenkaan ole suunnittelijan vika. Asiakkaan tulisi ottaa selvää, kauanko esimerkiksi posterin suunnittelu ja toimitus kestää ja ottaa se huomioon tilauksessa. Jos kuitenkin tällainen kiireellinen tilanne tulee vastaan, on muutamia käytäntöjä, jotka Soto esitteli kirjassa. Näitä kannattaa seurata:

1. Ymmärrä, mihin pystyt

Mieti, missä ajassa pystyt tuottamaan työn niin, että teet tiukemmalla aikataululla, mutta saat silti aikaan hyvää jälkeä. Jos ei ole aivan pakko, ei koskaan kannata tehdä asioita hutiloiden, vaikka menettäisikin silloin asiakkaan.

2. Ymmärrä, mitkä asiat eivät ole käsissäsi

Vaikka pystyisit itse nopeuttamaan työntekoasi, et voi vaatia samaa esimerkiksi toimittajalta. (Tästä lisää kohdassa ”muiden työn vaikutus)

3. Kerro asiakkaalle riskit

Tee selväksi, että jos asiakas ei hyväksy hintaa, ei toimita materiaaleja ajoissa, muuttaa mielensä tai tekee viimetipassa lisävaatimuksia, nopea aikataulu on vaarassa. Anna ymmärtää myös, että autat asiakasta, etkä normaalisti suostu näin tiukalla aikataululla tekemään tällaista työtä. Näin asiakas ei oleta, että teet saman joka kerta. Luovaa alaa kohtaan on nimittäin paljon tietynlaisia oletuksia, joita täytyy jatkuvasti pyrkiä muuttamaan. 

MUIDEN TYÖN VAIKUTUS

Kuten projekteissa usein, myös tämän alan projekteissa tulee ottaa huomioon muiden työn vaikutus (Soto, 2011). Vaikka graafista suunnittelua tehdään pitkälti yksin, on prosessissa mukana muitakin. Tällainen tilanne on edessä esimerkiksi, jos tuotat fyysistä materiaalia asiakkaalle. Postereita, roll-up:ja, pakkauksia… Tällöin työskentelet yhteistyössä toimittajan kanssa. 

Toimittajilla on tapana työskennellä ”just in time” -ajattelutavan mukaisesti. He haluavat minimoida ylimääräisen materiaalin. (Soto, 2011) Jotta pidät huolen siitä, ettet itse jätä kaikkea viimetippaan, ota toimittajien työskentelytavat huomioon. Jos siis asiakkaan määrittämä deadline on maanantaina, kerro toimittajalle, että sinun deadline toimitukselle on edellinen perjantai. Näin pystyt edelleen reagoimaan, jos jälki ei ole haluttua. 

Toimittajan työn jäljestä arvostellaan sinua (Soto, 2011). Asiakas ei ymmärrä sitä, että työn jälki voi olla kiinni myös toimittajasta. Tutustu siis huolella toimittajiin, äläkä ikinä aliarvioi hyvän toimittajan merkitystä (Soto, 2011). Hyvään yhteistyöhön toimittajan kanssa on muutamia kikkoja. Soto:n mukaan selkeys materiaalien toimittamisessa on tärkeintä. Kerro toiveet ja ohjeet selkeästi ja toimita materiaalit pyydetyssä muodossa. Lisäksi kannattavaa on, että työn jälki saapuu aina ensin sinun tarkasteltavaksi. On ikävää saada asiakkaalta puhelu, jossa hän kertoo, että flyerin kuva on väärinpäin. Jos joudutkin lähettämään työn suoraan toimittajalta asiakkaalle, varmista, että asiakas tietää riskit. Uudelleen printtaus on nimittäin kallista ja sinua syyttää niin asiakas, että toimittaja (Soto, 2011). 

ODOTUSTEN HALLITSEMINEN

Projektiin kuin projektiin kuuluu odotusten hallitseminen ja niiden täyttäminen parhaiden mahdollisuuksien mukaan. Arvoa pyritään tuottamaan joka tapauksessa jollekin. Odotusten hallitseminen näkyy molemmissa jo mainituissa projektin hallinnan osa-alueissa. Aikataulutuksen kautta on helppoa jättää tilaa yllätyksille ja täyttää odotukset näin paremmin. Lisäksi hyvä suhde toimittajaan auttaa, sillä kommunikoitte luultavasti paremmin, jolloin haluttua jälkeä on helpompaa saavuttaa. Ymmärrätte myös toistenne työskentelytavat, joten on helpompaa vastata asiakkaan odotuksiin aikataulujen suhteen. On kuitenkin myös muita yksityiskohtia, joissa odotuksia voi oppia hallitsemaan paremmin luovalla alalla.

Vaikka kuulostaakin oudolta, asiakkaat saattavat luovalla alalla ajatella, että työskentelet vain heille (Soto, 2011). Soto:n mukaan onkin hyvä saada asiakas tuntemaan, että teet 24/7 töitä heille. Tämä ei vaadi, kuin yhden puhelun. Soita ja keskustele jostakin haasteesta. Tämä saa asiakkaan tuntemaan, että asiat etenevät ja auttaa luomaan suhdetta asiakkaaseen. Tämä on tärkeää luovalla alalla, koska asiakkaan voi olla vaikeaa ymmärtää, mitä työvaiheita projektiin edes kuuluu. Mitä paremmin saat asiakkaan ymmärtämään, sitä enemmän hän luottaa ja antaa sinun tehdä työsi rauhassa ammattitaidollasi.  Asiakas on pomo, mutta jos saat luotua lämpimän suhteen, voitte toimia tiiminä.

Ihmisillä on myös tapana ajatella, että he itsekin osaavat (Soto, 2011). Luovalla alalla tämä on hyvin tyypillistä. Asiakas voi olla vähän liiankin innokkas kertomaan, mikä hänen mielestään olisi paras ratkaisu. Aina on jotakin sanottavaa. Luovalla alalla luottamuksen saavuttaminen omaa ammattitaitoa kohtaan vaatiikin paljon (Soto, 2011). Tee jatkuvasti töitä sen eteen, että osaat perustella valintasi asiakkaalle hyvin. Jo aiemmin mainittu lämpimän suhteen luominen auttaa tässäkin; kun asiakkaalla on tunne, että hänen odotuksensa otetaan huomioon ja häneltä kysytään asioita, luottaa hän enemmän myös ammattitaitoosi. 

On myös yleistä visuaalisen viestinnän alalla ja myös muilla luovilla aloilla, että odotetaan työtä tehtävän lähes ilmaiseksi. Soto:n mukaan alalla projekteja tekevien tulisi opiskella alan ja työn arvo. On tärkeää muuttaa tätä yleistä oletusta alalla.  Tähän auttaa se, että kertoo esimerkiksi selkeästi, mistä eri asioista asiakas maksaa. Jos tulee lisävaatimuksia, voi vedota siihen, ettei tästä alunperin sovittu. Monesti käy nimittäin niin, että on tehty lisävaatimuksia ja lopuksi ihmetelty, kun niistä on veloitettu ekstraa (Soto, 2019).

POHDINTA

Helsingin yliopisto kertoo, että projekti on jotain, mitä ei tulla koskaan toteuttamaan täysin sellaisenaan uudestaan. Jokainen projekti on erilainen. On kuitenkin ihanaa, että voin esimerkiksi oppia graafiseen alaan liittyviä yleisiä kompastuskiviä. Kun ensimmäisen varsinaisen projektin saan, voin keskittyä tärkeimpään, eli siihen luovuuden käyttämiseen, ammattitaidon harjoittamiseen ja asiakkaan auttamiseen. Valmistautuminen säästää stressiltä ja itkulta. Uskon, että varsinkin luovilla aloilla tällaista turhaa tuskaa on erityisen tärkeää karttaa, sillä tiedämme jokainen, ettei luovuus tule parhaiten esiin liian ahdistuneessa mielentilassa. 

Olen todennut, että usein tekemistä estääkin se, että tunnetaan epävarmuutta ja pelkoa. Omaan alaan ja omien unelmaprojektien luonteeseen tutustuminen poistaa tätä epävarmuutta mielestäni hyvin. Kun voimme olla varmoja tietyistä perusteista ja tunnemme, millaisia esteitä voi tulla vastaan, on meidän helpompaa uskaltaa kokeilla. Nyt, kun tiedän, mitä oletuksia ihmisillä on esimerkiksi graafista suunnittelua kohtaan, voin myös heti alusta alkaen pyrkiä muuttamaan näitä käsityksiä ja sitä kautta lähteä luomaan vielä parempaa tilaa maailmassa kyseiselle alalle. 

Ei siis aloiteta lisää ei mietittyjä projekteja. Jos haluat aloittaa projektin, joka koskee ravintola-alaa, ota selvää, mitä alaan liittyy, jotta voit tehdä asiat alusta alkaen paremmin. Projektin hallintaan kuuluu mielestäni todella vahvasti juurikin ymmärrys siitä, mitä  suunnitellun projektin maailmaan kuuluu. 

LÄHTEET:

• Soto, D. 2011. Know your onions — Graphic Design. Amsterdam: BIS Publisher. Viitattu 20.2.2020.
• Helsingin yliopisto. 2006. Projektin hallinta. Julkaistu 2006. Viitattu 20.2.2020.

          http://www.ling.helsinki.fi/kit/2006k/clt310pro/yleista/maaritelma.shtml