Osallistuin tänä keväänä HUBS: in järjestämälle tulevaisuuden hallitusosaamisen kurssille.

Kyseinen kurssi sai paljon suosituksia Proakatemian opiskelijoiden keskuudessa ja päätin hypätä kurssille mukaan, ilman minkäänlaista kokemusta hallitustyöskentelystä.

Kurssin luennoitsijoina toimi useampi Hallituspartnereiden hallitusammattilainen ja huomasin kurssin aikana, että peilasin saatua informaatiota oman tiimiyritykseni Kipinä Kiihdyttämö Osuuskunnan hallituksen toimintaan sekä sen kehittämiseen.

Yllätyksekseni kiinnostuin aiheesta ja kuivana pitämäni hallitustyöskentelyn myytti alkoi murtua. Tänä keväänä tartuin Business Leaderin rooliin ja ymmärrys yrityksen johdon sekä hallituksen keskinäisestä työskentelystä sai paljon uusia näkökulmia sekä työkaluja. Joita toivon tämän kevään aikana saavani hyödyntää johtamisen opinnoissa.

Tässä tekstissä teen muutamia nostoja hallituksen toimivuudesta sekä läpinäkyvyyden lisäämisestä opintojen aikana perustettaviin tiimiyrityksiin.

Tiimiyrityksen hallitustyön kulmakivet

Hallitus valvoo yrityksen ja sen omistajien etua

Tiimiyritysten jäsenet ovat yrityksen omistajia eli tiimiyrittäjiä ja heillä on omistajatahto, joka määrittää sen, millaisia tavoitteita yrityksellä on tulevaisuudelle. Hallitus toimii näiden tavoitteiden pohjalta ja toteuttaa tätä tahtoa omassa toiminnassaan.

Tiimiyritysten jäsenten tulee ymmärtää, että yrityksen liiketoimintaa valvoo hallitus, jonka he ovat nimenneet ja valtuuttaneet toimimaan osuuskuntalain edellyttämällä tavalla. Kyseinen hallitus huolehtii, että liiketoiminta pysyy kannattavana noudattaen lakia sen kaikilla osa-alueilla.

Dialogi tiimiyrittäjien kesken

Proakatemian tiimeissä jäsenten kesken käydään dialogia viikoittain, paja tilanteissa sekä viikkopalaverin merkeissä. Aiheet liittyvät yritysten toimintaan sekä projekteihin, ja tämän myötä pyritään vahvistamaan kaikkien yrittäjien ymmärrystä liiketoiminnasta sekä sen erilaisista osa-alueista.

Hallitustyöskentelyn esiintuominen, vahvistaminen sekä ymmärtäminen ovat tulevaisuuden taitoja, joista jokainen tiimiyrittäjä varmasti hyötyisi tulevaisuudessa. Vaikka he eivät suoranaista hallitustyötä tekisikään, siitä huolimatta ymmärrys hallituksen vastuista ja toiminnasta auttaa tulevaisuuden työelämässä sekä yritysmaailmassa. Toimisi sitten yrittäjänä, työntekijänä tai hallituksen operatiivisena tai riippumattomana jäsenenä.

Osuuskunnissa hallituksen työskentelyä olisi hyvä tuoda vieläkin näkyvämmin esille ja avoimemmaksi tiimiyrittäjiemme kesken. Pajojen kokonaisuuksia suunniteltaessa voitaisiin heijastaa yrityksen toiminnan vaikutuksia, myös hallitustyöskentelyn näkökulmista, jolloin oppiminen olisi monipuolisempaa ja ymmärrys kokonaisuudesta kasvaisi laajemmaksi.

Dialogi Business Leaderin ja hallituksen kesken

Tiimiyrityksien liiketoimintaa johtaa Business Leader, jonka tehtäviin kuuluu huolehtia yrityksen kokonaiskuvasta. Eli ymmärtää, mitä yrityksen liiketoiminnassa tällä hetkellä tapahtuu, millaisia projekteja tiimi tekee ja miten toiminnalla edistetään liiketoiminnan pysymistä kannattavana. Business Leaderin roolissa tavoitteiden seuraaminen organisaation yksilöiden, minitiimien sekä projektitiimien osalta on tärkeää.

Hallituksen ja Business Leaderin vuoropuhelu korostuu, ja sitä olisi hyvä ottaa enemmän kuukausittaiseen tekemiseen mukaan. Jotta Business Leader pysyy selvillä hallituksen tavoitteista, ja voi mahdollistaa niiden toteutumista, myös oman toimintansa kautta yrityksen päivittäisessä tekemisessä. Tulevaisuusajattelua ja tavoitteista puhumista olisi hyvä pitää pajojen aiheena koko tiimin kesken, ainakin kerran lukuvuodessa, jotta toimintaa on kaikkien osapuolten kesken sujuvaa ohjata oikeaan suuntaan.

Mentori

Tiimiyritysten organisaatiorakenne on täysin operatiivinen, sillä tiimiyrittäjät ovat yrityksen omistajia, hallituksen jäseniä sekä työntekijöitä. Tästä syystä yrityksen toiminta ja näkökulmat voivat ajoittain olla varsin suppeita.

Riippumattomana jäsenenä vieraileva mentori tai valmentaja, voisivat tuoda uusia näkökulmia yritykseen ja sen liiketoiminnan kehittämiseen. Hallituksen olisi hyvä kokoontuessaan pohtia yrityksen tavoitteita, sekä sitä olisiko mentorista apua toiminnan virkistämiseen. Halutessaan he voisivat pitää aiheesta tiimille pajan ja näin ollen vahvistaa ja tiivistää yhteistä tekemistä myös hallituksen näkökulmasta.

Hallituksen Mind Set

Hallituksen kokoontumista varten, ajattelu on hyvä kääntää valmiiksi oleelliseen tekemiseen, jotta vältytään ”rupattelulta työkavereiden kanssa.”

• Selkeät ja hyvät materiaalit, jotta kokousten runko pysyy ytimekkäänä ja eteenpäin vievänä.
• Erilaisia teemojen hyödyntäminen kokouksia järjestettäessä, ei liikaa kerralla.
• Tiimiyrityksen hallituksen jäsenten monipuolisen osaamisen hyödyntäminen eri organisaation aloilta. Muun muassa talous, myynti, markkinointi, oppiminen, HR, vastuullisuus, kansainvälisyys jne.
• Hallituksen keskinäistä keskustelua varten on hyvä olla valittuna väylä kommunikointiin, esimerkiksi Teams tai WhatsApp. Näin ollen jäsenten välistä vuoropuhelua voidaan käydä viikoittain ja kokoukset saadaan pidettyä tehokkaina. (Wiitan hallitustyön ytimessä on jatkuva dialogi ja tasapaino tavoitteiden ja strategisten kyvykkyyksien välillä 2021)
• Riskien arvioimista ja skenaariotyöskentelyn opettelemista, eli erilaisten vaikutusten huomioimista ja työskentelyä tulevaisuutta varten.

Pyritään luistelemaan sinne, missä kiekko kohta on. Wayne Gretzky

Hallituksen roolit

• Hallituksen puheenjohtaja, on aktiivinen ja johtaa keskustelua. Hän tekee esityslistat hallituksen kokouksia varten.
• Hallituksen jäsenten tehtävä on tutustua materiaaleihin kokousten välillä sekä esityslistaan ennen kokousta.
• Sihteeri vastaa hallituksen pöytäkirjan kirjaamisesta hallituksen kokouksessa.

Avoin toiminta

Tiimiyrityksessä läpinäkyvyys on tärkeää ja siitä syystä myös hallituksen työskentelyn on hyvä olla avointa ja informoivaa. Kokouspöytäkirjojen arkistointi koko organisaation nähtäville ja informoiva tiedottaminen ovat hyviä lähtökohtia. Dialogin tärkeys pajatilanteissa sekä viikkopalavereissa korostuu tiimiyritystoiminnassa ja lisää luottamusta osapuolten välille.

Talouden seuraaminen

Talouslukujen seuraaminen ja niihin tarvittaessa reagoiminen on hyvän hallitustyöskentelyn mukaista. Vuoropuhelu talouspäällikön tai kirjanpitäjän kanssa auttaa ymmärtämään yrityksen tilannetta reaaliajassa ja tarvittaessa reagoimaan nopeasti muuttuviin tilanteisiin.

Oikeudenmukaisuus ja arvot kaiken perustana

Arvoihin pohjaavan kohtelun, oikeudenmukaisuuden ja rehellisen aidon dialogin toteutuminen, jossa jokaisella ajatuksella on merkitystä yhteisten tavoitteiden ja kokonaisuuden muodostamisessa.

Jokainen tiimiyrityksen jäsen on tasavertainen, samoin hallituksen jäsen, lukuun ottamatta tasan päättyvää äänestystilannetta, jossa puheenjohtajan ääni on ratkaisevassa asemassa. Hyvä hallitus ei joudu äänestämään päätöksestä, sillä he pystyvät rakentavalla dialogilla muodostamaan yhteisen suunnan toiminnan jatkamiseksi.

Jäsenten kierto

Tiimiyrityksessä on mahdollisuus opetella hallitustyötä, mikäli mielii hakea yhtiöiden hallituksiin jäseneksi tulevaisuudessa, tämä mahdollisuus opintojen aikana kannattaa hyödyntää, sillä se saattaa auttaa tulevaisuudessa hallituspaikan hakemisessa.

Joten tiimiyrityksissä olisi järkevää huomioida hallituksen vaihtaminen esimerkiksi kerran opintojen aikana, jotta mahdollisimman moni halukas pääsisi näitä oppeja keräämään.

Itsearviointi, reflektointi ja toiminnan kehittäminen

Proakatemian tapoihin kuuluu vahva reflektointi oppimisesta ja sen hyödyntäminen hallitustyöskentelyssä on hyvä taito. Aika ajoin käytävä vuoropuhelu itsensä kanssa, esimerkiksi esseen muodossa tai workshop hallituksen jäsenten kesken. Jossa pohditaan toiminnan ja itsensä kehittämistä sekä suoritetaan vertaisarviointia ja itsensä arviointia. Nämä valmistavat yritysmaailmaan sekä tulevaisuuden hallitustyöskentelyyn, jossa itsearviointia suoritetaan vuosittain. (Parhaimmillaan hallitustyö näkyy ja tuntuu organisaatiossa 2021)

Lähteet

Wiitan hallitustyön ytimessä on jatkuva dialogi ja tasapaino tavoitteiden ja strategisten kyvykkyyksien välillä. 2021. Hallituspartnerit. Verkkosivu. Viitattu 7.3.2022

https://hallituspartnerit.fi/wiitan-hallitustyon-ytimessa-on-jatkuva-dialogi-ja-tasapaino-tavoitteiden-ja-strategisten-kyvykkyyksien-valilla/

Parhaimmillaan hallitustyö näkyy ja tuntuu organisaatiossa. 2021. Hallituspartnerit. Verkkosivu. Viitattu 7.3.2022

https://hallituspartnerit.fi/parhaimmillaan-hallitustyo-nakyy-ja-tuntuu-organisaatiossa/

Tikkanen, K. 2022. HUBS Tulevaisuuden hallitusosaaminen muistiinpanot. Kurssivihko 2022.

Photo by Mathimda Khoo on Unsplash