Tiimidiili on Proakatemian vuosittain keväällä järjestettävä tiimin välinen kilpailu, jonka toimeksiantajana voi olla talon sisältä tai ulkopuolelta oleva yritys. Tämän vuoden Tiimidiili järjestettiin kahdessa paikassa Proakatemialla ja Tribella. Tribe on Tampereen keskustassa sijaitseva start-up hautomo/ekosysteemi, jonka päätavoitteena on edistää aloittelevien yritysten toimintaa erilaisten mentorointi- ja verkostotapahtumien kautta.

Kahvikeisarinna osallistui keväällä 2019 järjestettäviin Tiimidiiliin. Tiimidiilissä opiskelijayrittäjät tiimeineen kilpailivat keskenään kahdessa kategoriassa, Start-up ja tuotekategoriassa. Startup- kategoriassa tiimien piti innovoida uusi bisnesidea, jolla olisi voinut voittaa sparrauksen kyseiselle idealle. Tuote-kategoriassa tiimien piti innovoida tuote tai palvelu, joista kaksi olisi voinut voittaa ja päästää Myyntipäiville. Kahvikeisarinna voitti tuotekategoriassa ja käytännössä se tarkoittaa sitä, että viisi tiimiä tulevat myymään kahvia kahden päivän ajan 21.-22.10.2019.

Valmistautuminen Myyntipäiviin

Kahvikeisarinnalla oli kunnia päästä yhdeksi Myyntipäivien toimeksiantajaksi Agli rinnallaan. Tämän vuoden myytäviä tuotteita olivat siis vietnamilainen kahvi ja veikeät kotimaiset design-sukat. Nämä myyntipäivät poikkesivat edellisistä, sillä tiimit saivat tietää tuotteet etukäteen, jolloin tiimeille annettiin mahdollisuus valmistautua koitokseen. Ehtona oli kuitenkin se, ettei asiakkaisiin saanut ottaa yhteyttä ja sopia myynnistä ennen h-hetkeä. Vaikka tuotteet olivat etukäteen tiedossa, Myyntipäivien menestys on kiinni tiimidynamiikasta ja kyvystä suoriutua kovan paineen alla yhteisen päämäärän saavuttamiseksi. 

Myyntipäivien couchaajana toimi koulumme uusi Toni-valmentaja, joka on kuuluisa positiivisesta psykologiastaan. Vaikka Toni ei ollut aikaisemmin Myyntipäivillä mukana saimme häneltä palavereiden aikana uusia oivalluksia pohdittavaksi. Projektitiimi piti ensimmäisen palaverin elokuun lopulla, jossa käsiteltiin tapahtuman raameista ja toteutuksesta sekä jaettiin vastuutehtäviä tiimin kesken. Myyntipäivien palaverit pidettiin joka toinen maanantai ja mitä lähemmäs Myyntipäiviä tultiin, sitä enemmän jouduttiin jäämään omien tiimien toiminnasta pois ollaksemme täysillä järjestelyssä mukana, koska tekemistä oli riittävästi. Proakatemia täytti tänä vuonna 20 vuotta ja sen johdosta halusimme Myyntipäivien olevan myös sen mukaiset eli ilmiömäisen räjähdysmäiset, jotka jäisivät osallistujien mieleen pitkäksi aikaa. Tämän ajatuksen siivittämänä lähdettiin kontaktoimaan Jaajoa ja Jethroa, koska nämä henkilöt olisivat saaneet tiimit innostuksesta sekaisin ja samalla nostaneet tiimien energiatasoa satasesta viiteensataan. Tällä kertaa emme saaneet näitä mainioita henkilöitä mukaan, mutta saatiin esipinkut osallistumaan Myyntipäiville ensimmäistä kertaa koko Proakatemian historiassa, ja tämä todellakin kruunasi tapahtumamme.

Koko tapahtumajärjestelyn ajan projektitiimi halusi pitää Me-hengen yllä luomalla yhteenkuuluvuuden tunnetta kilpailevien tiimien ja myytävien tuotteiden välille. Kun tiimit kokevat tuotteet omaksi ja uskovat niihin, myyminen helpottuu huomattavasti (Luukkanen 2016). Tämän myötä päätimme kirjoittaa tiimeille kattavan infopaketin myytävistä tuotteista ja ohjeistusta kuinka myyntiä tulee toteuttaa kahden päivän ajan. Infopaketista tiimit saivat tutustua lähemmin tuotteisiin ja luoda niiden perusteella erilaisia myyntistrategioita voiton takaamiseksi. Projektitiimin tehtävänä oli hoitaa käytännön asiat viimeisen päälle, jotta kilpailussa olevat tiimit voisivat keskittyä yhteen asiaan eli myyntiin. Ständit pyrittiin hankkimaan ensisijaisesti Tampereelta, mutta ajatuksen takana oli kuitenkin se, että tiimit saavat toteuttaa itsensä. Myynti ei olisi rajoitettu yhteen paikkaan vaan luovuutta ja oma-aloitteisuutta saisi käyttää niin paljon kuin rahkeet riittävät, myös markkinoinnin suhteen. Rummukainen (2016, 66) toteaa, että huippumyyjät valmistautuvat myyntiin seuraavilla kolmella osa-alueella: fyysisesti, henkisesti ja käytännössä. Hyvällä valmistautumisella luodaan pohja kilpailussa pärjäämiselle.

Kahvikeisarinnan tavoitteena oli myydä 500 kiloa kahvia eli 1700 kahvipakettia. Näin suuren kahvimäärän paahtamiseksi tarvittiin yhteistyökumppani, joka pystyisi hoitamaan paahdon mahdollisimman lyhyessä ajassa. Paahdon lisäksi tarvitsimme myös toisen kumppanin, joka voisi maksusta antaa meidän käyttää toimitilaansa ja pakkauskonettaan. Kartoitettiin mahdolliset toimijat läpi ja lopulta saatiin kumppanit, joiden kanssa tehtiin tiivistä ja menestyksekästä yhteistyötä. Yhteistyökumppaneiden joustavuudella oli paljon aikataulullista merkitystä projektin onnistumiselle, sillä esimerkiksi kahvitilaus Vietnamista Suomeen venyi odotettua kauemmin eikä kahvikuorman saapumiselle ollut tarkkaa päivämäärää, jolloin paahdon ajankohtaa ei voitu lyödä lukkoon. Tämä aiheutti pientä stressinpoikasta, koska ei oltu täysin varmoja siitä saapuisiko kahvit perille ajoissa ja saadaanko ylipäätään kahvit pakattua valmiiksi myyntiin. Asioilla on tarkoitus järjestyä ja niin myös kahvikuormamme kanssa. Kahvit saapuivat ajoissa perille ja saimme tehtyä muutaman testipaahdon. Päädyimme keskipaahtoiseen kahviin, sillä keskipaahdosta saa parhaimmat kahvin maut esille. Sen lisäksi keskipaahto sopii suurelle yleisölle eikä sulje vaalea- ja tummapaahtoisia kahvinnautiskelijoita pois. Rummukainen vahvistaakin (2016, 110), että täytyy olla valmis opiskelemaan se, mitä asiakkaat haluavat.

Tuotteistaminen

Lähdimme suunnittelemaan kahvipakettia, joka sopisi hyvin arvoihimme. Halusimme viestiä kahvipaketin ulkonäöllä arvokkuutta ja laatua. Tilasimme kahvipussit Hollannista ja etiketin suunnittelimme itse. Etiketin suunnitteluprosessin aikana saimme apua myös Proakatemialla vierailleilta chileläisiltä opiskelijoilta. Tässä saimme arvokasta näkökulmaa projektiimme ja myöskin visiomme vahvistui. Haluamme yhdistää ihmisiä eri puolilta maailmaa laadukkaan kahvin pariin.

Chileläisten kanssa saimme idean, että etiketti voisi kuvastaa Suomea ja Vietnamia, ja kuinka kaksi kansaa yhdistyvät. Lähdimme luomaan etikettiin kuvaa Vietnamin kultaisesta sillasta, missä taustalla kasvaa suomalaisia puita. Silta ikään kuin olisi siirtymä Suomen ja Vietnamin välillä. Etikettiä ei kuitenkaan lopulta saatu valmiiksi, koska chileläisten oli lähdettävä takaisin kotiin.

Lopulta loimme etiketin, joka kuvastaa myös puhtautta. Maisemana etiketissä on vuoristo, joka antaa tunteen raikkaasta vuoristoilmasta. Etikettiin on myös sommiteltu vehreä niitty, kahvipapuja, sekä kahvipensas. Loimme värimaailman joka sopii hyvin yhteen ruskean pussin kanssa. Valitsimme ruskean paperipussin, sillä se viestii toimintamme eettisyydestä ja ekologisuudesta. Sen lisäksi pussi on helposti avattava ja uudestaan suljettava pakkaus. Villasen mukaan (2016) kahvipussin ulkonäkö voi olla se tekijä, joka lopulta ratkaisee syntyykö asiakkaan ostopäätös vai ei. Koska kilpailu kiristyy ja alalla tulvii uusia samankaltaisia tuotteita, tuotteen pakkaamisesta muodostuu yksi tärkeä keino erottautua kilpailijoista (Villanen 2016, 165). 

Kahvin pakkaaminen

Kahvin pakkaaminen oli projektin ylivoimaisesti työläin osuus joka vaati runsaasti suunnittelua ja aikataulutusta. Alun perin tarkoituksemme oli jauhaa ja pakata kahvit syyslomaviikon aikana, joka oli myyntipäiviä edeltävä viikko. Yhteistyökumppanillamme oli tällöin kuitenkin runsaasti omia tilauksia ja paahtimolle ei alkuviikosta mahtunut muita. Lopulta kahvi päädyttiin pakkaamaan perjantain ja sunnuntain välisenä aikana ennen myyntipäiviä. Aiemmin viikolla laitoimme pusseihin etiketit kiinni helpottaaksemme viikonlopun urakkaa. Lopulta teimme talkoolaisten avustamana kolme 12 tunnin työpäivää ja saimme kahvipaketin valmiiksi. Sunnuntai-iltana olo oli jo kaikkensa antanut, vaikka varsinaiset myyntipäivä olivat vasta tulossa. Kahvimyllyn tärinä tuntui sekä päässä, että käsissä nukkumaan mennessä. Unet tosin jäivät joka tapauksessa lyhyeksi jännityksen vuoksi.

Mikä meni hyvin?

Ensimmäisessä palaverissa pohdittiin sitä, että miksi Myyntipäivät 2019 ovat lyhentyneet kolmesta päivästä kahteen päivään ja miksi juuri maanantaina ja tiistaina, koska tutkimuksen mukaan nämä ovat viikon huonoimpia myyntipäiviä. Ihmisillä kun ei ole ostohousut jalassa heti viikonlopun jälkeen. Oli hyvä, että asia otetiin käsittelyyn ja osattiin varautua varasuunnitelmalla ”Jos…” mutta pelko osoittautui positiiviseksi, sillä Myyntipäivät menivät odotettua paljon paremmin. Rikoimme roimasti Kahvikeisarinnan sisällä asetetun myyntitavoitteen. Akatemialaiset myivät kahviamme lopulta noin 3700 pakettia, joka oli 2000 pakettia yli myyntitavoitteemme. Aivan huikea suoritus! Myimme 300 pakettia yli varastomme, mutta saimme onneksi asian neuvoteltua kolmen asiakkaamme kanssa ja tarjosimme heille laadukkaan Perusta ja Brasiliasta olevan kahvisekoituksen tilalle. Tämä menee siis myös kehitettävää kohtaan, koska aliarvioimme myyjät, kysynnän sekä oman varastomme hallinta petti. 

Olemme iloisia tiimien omistautumisesta ja jaksamme ällistyä kerta toisensa jälkeen siitä, kuinka hyvin tiimit ovat valmistautuneet myyntitapahtumaan. Hyvä valmistautuminen näkyi käytännössä asti. Kilpailuhenkisyys ja voitontahto olivat käsin kosketeltavissa. Vuosi 2019 on todistetusti Proakatemian kovin vuosi, sillä tänä vuonna nuoremmat ja vanhemmat tiimit rikkoivat ennätyksiä sekä Myyntipäivillä (56k) että 24H-tapahtumassa (arvosanoilla 4-5). Tästä on hyvä aloittaa uusi vuosi 2020 ja pitää tätä perinnettä yllä.

Mitä kehitettävää?

Kehitettävää on ennen kaikkea viestinnässä. Viestiminen Akatemian muille tiimeille ja esipinkuille oli meiltä heikkoa. Infopaketti olisi pitänyt laatia kunnolla valmiiksi ennen sen julkaisemista, eikä myöhemmin lisäillä sinne monia eri yksityiskohtia, jotka lopulta sitten eivät enään tavoittaneet ihmisiä, koska tiimien omat valmistelut olivat jo niin pitkällä. Tästä hyvänä esimerkkinä markkinointimateriaalit. Emme kertoneet tarpeeksi ajoissa ja tarkasti, mitä materiaaleja meidän kautta tulee saataville. Tiimit olivat näin ollen valmistaneet suuren osan markkinointimateriaaleista jo itse. Myöskin myyntien seuranta ja projektitiimin sisäinen työnjako on ensi kerralla hyvä toteuttaa paremmin.

Mitä viedään käytäntöön?

Myyntipäiviä on järjestetty vuosittain, mutta meitä yllätti se ettei tapahtumajärjestelystä ole kirjoitettu ainuttakaan dokumenttia. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että uusien toimeksiantajien on aloitettava nollasta, useimmiten kysymällä edelliseltä projekti-tiimiltä kuinka he olivat lähteneet toteuttamaan Myyntipäiviä ja pyytämällä heiltä yhteystietoja, joille on aikaisemmin soitettu myyntipaikoista. Myyntipäivien ei tarvitse noudattaa samoja raameja vuodesta toiseen, mutta pieni dokumentti tapahtumasta vinkkien ja neuvojen kera olisi ollut paikallaan. Täten, pyrimme tekemään lyhyen dokumentin tapahtumasta järjestäjien näkökulmasta yhteystietojen kera, jotta seuraavien toimeksiantajien on helpompi lähteä suunnittelemaan seuraavia mieleenpainuvia myyntitapahtumia. 

Kahvikeisarinnan myyntien seuranta ei oikein mennyt nappiin, ja se lopulta teetti meille suuren määrän töitä. Mikäli jatkossa olemme samankaltaisissa tapahtumissa mukana ja joihin tarvitsee luoda Google Formsia yms, kysymme ulkopuolisilta tahoilta näkemystä ennen käyttöönottoa, sillä usein sokeudumme omalle työllemme. Tästä huolimatta Myyntipäivien selvitykset ja tilausten täyttö on pian loppusuoralla. Sen jälkeen voi hengähtää juomalla hyvää kahvia ja taputtaa itseämme selkään huikeasta työpanostuksestamme. Tästä tulikin mieleen ettei Kahvikeisarinnan tiimi ole vieläkään juhlinut Myyntipäivien menestystä vaikka siitä ollaan puhuttu jo kahteen kolmeen otteeseen. Onnistumisia kannattaa juhlia heti tai mahdollisimman pian tapahtumasta, sillä yhteiset kokemukset vahvistavat tiimin henkeä sekä omistautuneisuutta lisäten hyvää tekemisen meininkiä. Yhteisen matkan aikana kohtaa erilaisia haasteita. Kun tiimiläisten matkalaukut on tehty vakaasta materiaalista, molemminpuolisella luottamuksella ja arvostuksella varustettuna, tiimeillä on suurempi todennäköisyys selviytyä ja kasvaa haasteista yli ollakseen entistä eheämpi osuuskunta tai duo.

Loppusanat

Olemme edelleen ällikällä lyöty Myyntipäivien menestyksen johdosta. Emme olisi onnistuneet ilman Proakatemian yhteisöä, Myyntipäiville omistautuneita proakatemialaisia tiimejä, kymmeniä talkoolaisia, yhteistyökumppaneitamme sekä kaikkia asiakkaita, jotka uskoivat meihin ostamalla kahviamme. Olemme nöyrän kiitollisia!

Myyntipäivät 2019 antoi Kahvikeisarinnalle hyvän alun yrityksen perustamiselle. Myyntipäivien myötä Kahvikeisarinna sai paljon näkyvyyttä Pirkanmaan ulkopuolelta pitkän asiakaslistan kera. Tämän takia Kahvikeisarinnan on entistäkin tärkeämpää panostaa toimintamalleihin, jotka mahdollistavat jatkuvan asiakassuhteen jo olemassa olevien asiakkaiden ylläpitämiseksi. Tätä mahdollisuutta ei kannata hukata. Sen sijaan meidän on uskallettava ottaa rohkeita askeleita kohti yhä suurempaa tuntematonta.

LÄHTEET

Luukkanen, J. 2016. Mitä myynti on? Julkaistu 21.9.2016. Luettu 6.12.2019.

https://www.huippumyynti.fi/mita-myynti-on/

Rummukainen, T. 2016. Huippumyyjä. Eura: Print Oy.

Villanen, J. 2016. Tuotteista tähtituotteita. Helsinki: Helsingin Kauppakamarin Oy.