Tampere
30 Nov, Monday
-1° C

Proakatemian esseepankki

Tiimityön aloittaminen ja kehitys



Kirjoittanut: Emilia Koskiniemi - tiimistä Kajo.

Esseen tyyppi: / esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Esseen arvioitu lukuaika on 5 minuuttia.

Painiskelemme aloittelevalla tiimillä tällä hetkellä ongelmien kanssa, jotka ovat varmasti kaikille työskenteleville/ opiskeleville tiimeille tuttuja. Olemme ottaneet ongelmien ratkaisemiseksi ensimmäiset askeleet ja puhuneet niistä. Sitoutumisesta, luottamuksesta, avoimuudesta sekä lukuisista muista pienistä käytännön asioista, jotka nousivat pelisäännöt- pajassamme. Tätä pajaa muuten suosittelen kaikille pidettäväksi säännöllisin väliajoin, kuuluisan palautepajan rinnalla. Palautepajassakin varmasti nousee ilmoille yhteisiä epäkohtia mutta tuntui hyvältä ohjata kaikkien koko energia yhteisten asioiden kehittämiseen ja, ainakin tässä kohtaa, aika tuntui silti loppuvan kesken.

Isoin asia tuntuu olevan sitoutuminen tiimiin, jonka isoin heijastuminen näkyy poissaoloina tiimin yhteisistä palavereista ja pajoista. Moni meistä on heti tähän alkuun haalinut hieman liikaa omia projekteja, joista selviytyminen on näkynyt oman tiimin asioiden hoitamisen laiminlyöntinä. Ainoan päätöksentekovälineemme, eli viikkopalaverin huono osallistujamäärä on johtanut heikkoon päätöksentekoon ja osaltaan asioiden etenemättömyyteen.

Why teams don’t work- kirjassa on omistettu, karkeasti arvioituna 1/3 kirjaa johtamisesta puhumiseen ja se on eittämättä suuri osa tiimin toimintaa. Osuuskunnan polun alussa valitsimme business leaderin (myöhemmin BL) kuten kaikki muutkin Proakatemian tiimit. Lisäksi nimesimme HR- päällikön ja taloustiimin. Emme kuitenkaan puhuneet juuri lainkaan siitä, mikä näiden ihmisten rooli oikeasti tulee olemaan. Taloustiimin tehtävät olivat suunnilleen selkeät jokaiselle. Lisäksi todettiin, että HR on BL:n oikea käsi ja toimii hänen varamiehenään.

Nyt kun ensimmäiset ongelmat ovat ilmenneet, johtajien merkitys on kasvanut. Meidän johtokaksikko toimi mahtavasti ja otti nämä epäkohdan esille. Olisimmeko kuitenkin voineet ennalta ehkäistä nämä suurimmat ongelmat määrittelemällä roolit heti alkuun? Todennäköisesti ainakin pienentäneet niitä. Pelisäännöt- palaverissa aloimme keskustella johtoryhmästä ja sellaisen muodostaminen tuntuu nyt todennäköiseltä puolivuotisen ”vallanvaihdon” yhteydessä.

Kirjassa avattiin kolmea päätöksentekomallia: democracy, majority ja minority. Tähän mennessä olemme yrittäneet tarpoa pitkälti demokraattisilla päätöksillä, jossa siis keskustelemalla pyritään pääsemään kaikille sopivaan lopputulokseen. Demokraattinen päätöksenteko ymmärrettävästi sitouttaa koko tiimin kaikkein parhaiten lopulliseen tulemaan, sillä kaikki ovat saaneet vaikuttaa siihen. Itse ainakin koen kuitenkin, että 18 hengen ryhmä on hemmetin iso päättämään kaikista pienimmistäkin asioista demokraattisesti ja käyttämään siihen paljon aikaa. Toki dialogia ja tiimissä toimimista olemme täällä opiskelemassa, mutta tehokkaaksi sitä ei voi näin suurella ryhmällä kutsua.

Toinen päätöksentekömalli: majority eli enemmistöpäätökset viittaavat pääasiassa äänestämiseen. Olen ollut sitä mieltä turhautuessani joskus demokraattiseen keskusteluun, että äänestäminen olisi paras vaihtoehto. Silmäni kuitenkin hieman avautuivat lukemani myötä. Jos 16 on samaa mieltä ja loput kaksi täysin eri mieltä ja päätös tehdään silti, nämä kaksi eivät todennäköisesi ole sitoutuneita tehtyyn päätökseen. Sitoutumisen puuttuminen aiheuttaa varmasti pitkän aikavälin ongelmia, saati sitten jos ajatellaan tällaisen tilanteen käyvän toistuvasti. Nämä kaksi henkilöä eivät ole saaneet vaikuttaa päätökseen. Äänestäminen voi kuitenkin olla hyvä päätöksenteko ”pienissä” päätöksissä kuten: mihin menemme syömään.

Kolmas päätöksentekomalli, johon suuntaan Kajo on siis hieman kallellaan, on minority eli pieni ryhmä päättää enemmistön puolesta. Meillä tämä tarkoittaisi johtoryhmää. Käytin sanaa kallellaan, sillä koen, ettei johtoryhmä ainoana päätöksentekoelimenä ole tarkoituksenmukainen. Tulevan johtoryhmän tarkoitus olisi lähinnä tarjota valmiita ratkaisuja ja vaihtoehtoja tiimin päätettäväksi. Lopullinen päätöksenteko olisi siis edelleen demokraattista, pienen ryhmän johdolla. Kaksi Totalin jäsentä oli mukana pelisäännöt- pajassamme ja he kertoivat viikoittaisen johtoryhmän kokouksensa olevan aina avoin kaikille tiimin jäsenille. Käytännössä johtoryhmän kokouksen esityslista julkaistaan etukäteen kaikkien nähtäville, jos haluat vaikuttaa listalla oleviin päätöksiin, tulet paikalle. Tämä ratkaisu tarkoittaa mielestäni, että luottamus päätöksentekijöihin, siihen että he toimivat tiimin edun mukaisesti, on Totalissa korkealla. Koska luottamus kuitenkin on asia, jota Kajossa vielä rakennetaan, ajattelen päätöksiin vaikuttamisen olevan edelleen tärkeä tunne meidän tiimin jokaiselle jäsenelle sitoutumisen takaamiseksi.

Päätöksenteon lisäksi tiimin jäsenten tunteminen ja ymmärtäminen ovat tärkeitä asioita. Kajon jäseniä katsellessa huomaa, että on onnistuttu muodostamaan erittäin monimuotoinen ryhmä. Monimuotoisuus on tärkeää ja vaikka olenkin kokenut sen alussa haasteena, olen myös oppinut arvostamaan sitä. Aina löytyy asia, joka on jäänyt itseltä huomaamatta ja silloin tarvitaan apua ihmiseltä, joka katsoo asiaa hieman eri kantilta. Diversiteetti on omiaan kuitenkin myös aiheuttamaan kommunikaatio-ongelmia. Robbins ja Finley jakavat kirjassa kommunikaatiotyypit karkeasti neljään eri lokeroon:
– strategiseen
– tunnekeskeiseen
– tulevaisuuskeskeiseen
– tekijään

Strateginen henkilö pyrkii hiomaan yksityiskohdat kuntoon ja on se, joka usein kysyy epäilevät kysymykset varmistaakseen, että kaikkea on mietitty. Tunnekeskeinen kommunikoija keskittyy analysoimaan muiden tunnetiloja ja pyrkii tilanteeseen, jossa kaikilla on hyvä olla. Tulevaisuuskeskeisellä tyypillä on jatkuvasti mielessään uusia visioita ja ideoita ja välillä unohtaa keskittyä nykyiseen. Tekijä haluaa saada työt päätökseen mahdollisimman tehokkaasti ajattelematta joskus pieniä yksityiskohtia.

Kajossa on esillä vahvastikin näitä kaikkia kommunikaatiotyyppejä. Itseni tunnistan tekijäksi. Turhaudun helposti jos ”jäädään jauhamaan ja pyörittelemään” mielestäni liian pitkäksi ajaksi. Vastaavasti voin kuvitella strategisen tyypin pyörittelevän minulle sisäisesti silmiään, kun taas alan poukkoilemaan tuolillani ja säntään kohti suunnittelemattomia virheitä. Opin onneksi tunnistamaan tämän piirteen itsessäni jo viime vuonna, joten osaan (ainakin pyrkiä) hillitä ja tunnistaa kärsimättömyyden tunteen.

Tärkein asia erilaisia ihmisiä sisältävässä ryhmässä olisi aidosti oppia ymmärtämään ja arvostamaan erilaisuutta. Ensimmäinen askel on oppia tunnistamaan erilaiset kommunikointityypit, jolloin on mahdollista itse olla provosoitumatta. Voi siis aidosti yrittää ymmärtää, miksi joku lähtee tekemään päätä pahkaa ja joku jää pohtimaan viimeisiäkin mahdollisia virheitä, mitä voi tapahtua. Kumpikaan ei tee asiaa kiusallaan, vaan se on luontaisin tapa siinä tilanteessa tehdä parhaansa.

Erilaisten ihmisten kanssa kommunikoidessa kestää hetken (ainakin minulla kesti (kestää…)) ymmärtää, että ratkaisu ei ole väittely ja muiden muuttamisen jääräpäinen yrittäminen. Sen sijaan tärkeämpää on tunnistaa vaikkapa tunnekeskeisesti ajatteleva ihminen, tietää hänen ajattelutapansa luontaiset esitystavat, ja pyrkiä muokkaamaan hieman omaa artikulaatiotaan hänen esitystapaansa sopivaksi. Omia keskustelutapoja on mahdollista tunnistaa ja muuttaa sen mukaan kenen kanssa keskustelee. Tämä auttaa ehkäisemään kommunikaatioristiriitoja ja turhia väärinymmärryksiä ja kiistoja. Tietenkin on mahdotonta sormia napsauttamalla muuttua tekijästä strategisesti kommunikoivaan ihmiseen, mutta särmiä voi hieman pehmentää. Itse ole kokenut, että jo pelkkä toisen ajatusmallin tunnistaminen auttaa pienentämään oma turhautumistani ja ymmärtämään, miksi toinen ajattelee täysin eri kantilta. Myös asian rehellisesti esiin ottaminen ja siitä keskusteleminen auttaa.

Why teams don’t work- kirjassa verrataan useampaan kertaan tiimiä perheeseen. Tällä tarkoitetaan, että tiimissä olisi erittäin tärkeää aidosti tuntea joka ikinen tiimin jäsen. Jos jollain on ongelmia millä tahansa elämän saralla, sinun tulisi aidosti haluta ja pystyä auttamaan. Tämä on ihanteellinen kuva ja koen sen jollain tapaa haasteena. Tietysti haluan aidosti auttaa, jos tiedän jollain olevan hätä, mutta entä se jokaisen tiimin jäsenen täysi tunteminen? Opinko tunnistamaan jokaisen hädän lukemalla rivien välistä? Onko se oikeasti mahdollista näin suuressa ryhmässä?

Verkostoituminen ei ikinä ole ollut minulle helppoa. En nauti usein iltariennoista ja kaipaan monesti omaa rauhoittumisen hetkeä viikonloppuna. Jossain kohdassa opintoja minulla oli vahvasti tunne, etten ikinä tule verkostoitumaan, jollen lähde mukaan joka pistoille ja afterworkeille. Onneksi olen hieman päässyt tästä tunteesta ja todennut aidon verkostoitumisen oleva mahdollista työnteon ja läsnäolon kautta. Silti koen läheisten suhteiden luomisen olevan minulle haaste. Olen pyrkinyt laskemaan henkilökohtaisia muurejani ympärilläni, jakamaan mielipiteitäni ja olemaan rehellinen omalle tiimille omasta tilanteestani, vaikka se ei aina olekaan ollut helppoa. Se ei selvästikään riitä. Seuraava oppimisen askel paremmaksi tiiminjäseneksi tulemisessa on kuunteleminen.
Joskus mietin, onko suuri perhe ja suku minulle este verkostoitua suuren määrän uusia ihmisiä, kanssa. Että ”aivokapasiteettini” on jo täynnä. En millään muista kaikkien tiiminjäsenten perheenjäsenten nimiä ja välillä sekoitan, kenen veljestä olen edellisenä päivänä puhunut. Tämä tietysti hidastaa suhteen rakentamista ja jopa luottamusta. Olenkin miettinyt, olisiko tarkoituksenmukaisempaa pyrkiä luomaan syviä suhteita ensin vain muutaman ihmisen kanssa, eikä kaikkien 18:n samanaikaisesti? Kuitenkin on hieman epämiellyttävä ajatus luoda pieniä porukoita suuremman sisälle. Ehkäpä seuraava kirjavalintani liittyy siis muistin kehittämiseen…

Kajossa on täysi potentiaali muodostua kaikkien aikojen tiimiksi. Tärkein panostamisen aihe tuntuu tässä kohtaa olevan yhdessäolo. Tiimin palkitseminen pienistäkin onnistumisista ja tiimihengen nostattaminen, jotta jokainen Haluaisi tulla jokaiseen palaveriin ja pajaan, koska se on niin tärkeää ja mielekästä. Mielekkyyden nostattamiseksi meidän täytyy tietenkin tehostaa alussa mainitsemiani päätöksenteon välineitämme. Konkreettisena kehittämisen työvälineenä, haluaisin hyödyntää mökkipajaa kevätlukukaudella kahdesti ja käyttää enemmän aikaa tiimiytymiseen. Niin, että Kajosta tulisi sillä tavalla perhe, sisaruslauma, joka välillä ruotii toinen toistansa mutta kuitenkin puolustaa viimeisen hengenvetoon asti ulkopuolisia kiusanhenkiä vastaan 😉.

Kommentit
  • Samu Lehtola

    Olipas loistavan pohdiskelevaa tekstiä teidän tiimin tilanteesta. En tiedä onko kuinka korrektia sanoa mutta jollain tavalla tuntuu helpottavalta tietää, että myös muissa aloittelevissa tiimeissä painitaan samojen ongelmien kanssa. Meillä Motivella pidettiin kanssa ”pelisääntö-paja” viime viikolla ja esille nousi juurikin samat teemat (sitoutuminen, luottamus, avoimuus) ja miten niihin saisi parannusta. Demokraattisen päätöksenteon hankaluus on todettu myös meillä hankalaksi, joten voin hyvin kuvitella sen haastavuuden vielä isommassa tiimissä. Esille nostamasi yhdessäolo ja mielekkyyden tavoittelu ovat varmastikin juuri niitä keinoja millä Kajo jatkaa matkaansa kohti huipputiimiä!

    14.12.2017
Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close