Kun ajatellaan tiimityöskentelyä, mieleen tulee heti kuvat porukalla nauravista ihmisistä, jotka istuvat saman pöydän ääressä ja tutkivat esimerkiksi valkokankaalla näkyvää liiketoimintasuunnitelmaa. He ovat selkeästi samalla aaltopituudella siitä, mitä on aikaisemmin päätetty tehdä, mitä nyt tehdään ja mitä tulisi tehdä tulevaisuudessa. He selkeästi saavat keskustelun soljumaan luontevasti ja konfliktit hoidetaan kypsästi, ne pystytään mahdollisesti jopa välttämään. Miten tiimityöskentelyssä pääsisi noiden nauravien kasvojen kanssa samalle tasolle? Miten tiimitoiminnasta saisi tehokkaampaa ja läpinäkyvämpää?

Kävimme tiimimme kanssa pajan aiheista tiimi ja dialogi. Nämä aiheet ovat omalle tiimillemme juuri sopivia, koska juurikin sillä hetkellä tiimillemme oli tarpeellista käydä keskustelua tiimistä kokonaisuutena, sekä dialogista, mitä teemme akatemialla paljon. Dialogimme on toki kehittynyt paljon, mutta kävi ilmi, ettei juuri kukaan tiimissämme tiedä mitä dialogi todellisuudessa on. Myös tiimi, sen vaiheet ja tiimiroolit olivat hieman hakusessa. Näihin asioihin haimme jokainen tietoa lukemalla jonkun kirjan tiimistä tai dialogista.

Jakauduimme pientiimeihin ja aloimme käydä asiaa läpi kokonaisuudessaan. Tiimissämme oli luettu kirjoja sekä tiimitoiminnasta, että dialogista. Rakensimme näiden aiheiden pohjalta kokonaisuuden: kommunikaatio tiimityöskentelyssä. Piirsimme paperille puun ja aloimme rakentamaan ideaamme sen juurista latvaan saakka. Pientiimimme tuotos nojasi paljon minun itsenikin lukemaani kirjaan: Frederick A. Milleri & Judith H. Katz: Opening doors to teamwork and collaboration. Tässä kirjassa esitellään neljä ”avainta” tehokkaaseen tiimitoimintaan ja yhteistyöhön.

On sanomattakin selvää, että onnistunut kommunikaatio on tiimityöskentelyn kulmakiviä. Yksilöiden välistä kommunikaatiota harjoitellaankin akatemialla kahdesti viikossa neljän tunnin ajan. Nämä ovat siis pakollisia kertoja. Myös tiimiprojekteja tehdessä keskustelua syntyy ja sitä harjoitellaan edelleen. Mutta oletko koskaan miettinyt keskustelun syvällisempää merkitystä, tai todella pohtinut, miten voisit kehittää omaa kommunikointiasi siihen suuntaan, että myös muut voivat tuntea olonsa turvalliseksi kommunikoidessaan kanssasi? Toki aina voi pohtia, että miten voisi olla mukavampi tai huomioida toinen ihminen paremmin, mutta nämä ovat vain pinnallisia toimenpiteitä. Pian käsiteltävät neljä avainta menevät pintaa syvemmälle, ja tähtäävät muutokseen toimintatavoissa ja pienissä, lähes äänettömissä valinnoissa kommunikoidessa.

Nojaudu epämukavuuteen

Kirjassa kehotetaan siirtymään rohkeasti epämukavuusalueelle ja auttamaan muita savuttamaan sellaisen ympäristön, missä heilläkin on mahdollisuus tuntea samoin. Me kirjan lukeneet olemme ottaneetkin tämän jo huomioon käydessämme dialogia pajoissa. Olen selkeästi huomannut joidenkin yksilöiden siirtyvän välillä omalle epämukavuusalueelleen. Joillekin esimerkiksi keskustelun aloittaminen ei ole millään tavalla luontaista, toisille tilan antaminen dialogissa voi tuntua ahdistavalta. Itse olen kovinkin puhelias persoona, ja kun oikein vauhtiin pääsen, ei muille liikene suunvuoroa miltei ollenkaan. Olen kuitenkin tietoisesti kehittänyt itseäni juuri tässä, ja olen sen tehnyt tiimillenikin melko selväksi toiminnallani. Seuraava askel kehityksessäni tulee olemaan kuuntelu. Vaikka olenkin oppinut olemaan välillä hiljaa, en kuitenkaan aina jaksa keskittyä siihen, mitä muut sanovat. Tämä johtaa siihen, että joskus puheenvuoroni eivät vie dialogia eteenpäin juuri ollenkaan, vaan ovat irrallisia välikommentteja. Tässä kohtaa minun on taas aika siirtyä epämukavuusalueelleni ja keskittyä tarkemmin dialogin kulkuun, jotta voin antaa mahdollisimman paljon dialogille ja tiimilleni.

Kuuntele liittolaisena

Ihmisestä huomaa heti, jos hänellä on ennakko-odotuksia ihmisestä, joka on esimerkiksi puheenvuorossa. Koska olemme kaikki samassa tiimissä, olemme myös samalla puolella. Jotta liittolaisuus onnisuisi, tulee kaikkien dialogin piirissä olevien olla täysin avoimia kaikkien jäsenten puheenvuoroille ja ajatuksille. Kaikenlaisista ennakkoluuloista ja -odotuksista ei ole mitään hyötyä, kun tiimiä ja sen toimintaa ollaan kehittämässä. Vaikka joku tiimiläinen esittäisikin esimerkiksi päinvastaisen näkemyksen juuri esittämästäsi ajatuksesta, tulee sinun pystyä kuuntelemaan tiimitoverisi puheenvuoro hänen liittolaisenaan, ja pyrkiä kehittämään näiden kahden tärkeän puheenvuoron kautta toimiva ratkaisu. Sama pätee luurin toisessa päässä. Ei ole kovin liittolaismaista torpata toisen tiimiläisen ajatus suoraan, sen enempää asiaa käsittelemättä. Väittely ei edistä mitään. Olen itse huomannut joskus tiimimme dialogeissa pieniä tämän kaltaisia hetkiä, mutta onneksi harvoin. Sen lisäksi ne ovat usein johtuneet keskustelevien ihmisten erilaisista persoonallisuuksista ja rajusti eroavista mielipiteistä. Tiimimme on kuitenkin täynnä ihmis-henkilöitä, joten usein tiimiläistemme lähtökohta on yrittää ymmärtää puheenvuorossa olevaa ja saada hänet kokemaan liittolaisuutta. Dialogimme ovat pääasiassa aina todella lämminhenkisiä, ja ymmärtävän näköisiä nyökytyksiä näkyy käytännössä koko ajan, oli äänessä sitten kuka tahansa.

Ilmaise tarkoituksesi ja sen merkitys

Tämä avain on yksi merkittävämpiä kommunikaation läpinäkyvyyden kannalta. Käytännössä avain tarkoittaa sitä, että sinun tulisi pyrkiä tuomaan selkeästi esille tarkoitusperäsi ja sen, mitä kyseinen asia sinulle merkitsee. Aina muut eivät voi tietää todellisia tarkoitusperiäsi tai ajatuksen merkitystä sinulle. Joskus voit projektipäällikkönä ilmaista ideasi, omasta mielestäsi vain ohi menevän heiton niin innostuneena ja kiivaasti, että muut saattavat luulla sitä suoraksi käskyksi, jossa ei ole pelivaraa. Toisaalta saatat taas kertoa pitkään jauhamastasi itsellesi tärkeästä ajatuksesta rauhallisesti ilman sen suurempaa show’ta, tavoitteenasi saada asia eteenpäin. Silti kaikki luulevatkin tätä ajatusta nopeaksi ”heitoksi”. Kirjassa esitettiin niinkin konkreettinen toimintatapa, kuin merkityksen kertominen. Merkityksille annettiin jopa nimet: huomio, tolppa, lohkare ja hautakivi. Näitä käytettäessä yksinkertaisesti kerrot tiimiläisillesi oman ajatuksesi merkityksen. Nimet ovat edellä mainittuna järjestyksessä keveimmästä painavimpaan. Huomio on vain nopea heitto, ajatus koko tiimille, josta voidaan keskustella avoimesti ja mahdollisesti kehittää sitä. Hautakivi taas on jyrkkä mielipide tai ohje, jossa ei ole lainkaan keskustelun varaa. Otimme tiimimme kanssa jo nämä työkalut käyttöön, ja nimesimmekin huomion meille sopivaksi. Sen nimeksi tuli sammakko. Tarkoitus on hieman humoristisesti päästää sammakko suustaan kaikkien pureskeltavaksi.

Olen itse sitä mieltä, että kristallin kirkas läpinäkyvyys on äärettömän tärkeää, kun on tarkoitus kommunikoida tiimin kanssa. En itse henkilökohtaisesti pidä arvuuttelusta, vaan tunnen oloni turvalliseksi, kun minulle kerrotaan suoraan asian merkitys ja sen tarkoitusperät.

Ota huomioon kaikki kadunkulmat

Tiimityöskentelyssä on äärimmäisen tärkeää ymmärtää, että oma näkökulmasi on vain yksi monista. Tiimityöskentelyn taika piileekin juuri siinä, että tiimi on enemmän kuin yksilöidensä summa. Sama pätee kommunikointiin. Kun otetaan huomioon useat näkökulmat, ”kadunkulmat”, tilanteeseen, saadaan aiheesta niin kutsuttu 360-asteen kuva, ja päästään lopputulokseen, johon yksikään tiimin jäsen ei yksin pystyisi. Tähän liittyy myös rohkeus tuoda esiin oma mielipiteensä. Tästä olemme tiimin sisällä myös paljon keskustelleet. Se on vaatinut sen, että puheliaat antavat tilaa hiljaisemmille, jotta he kerkeävät mukaan keskusteluun. Nyt pajoissamme on kuin ollutkin hiljaisia hetkiä ja nyt näkökulmia tuodaan yhä useammin esille, ja saamme keskusteluistamme rikkaampia.

Tärkeä hetki Valuelle

Koska olemme Valuessa todella keskittyneet tiimin rakentamiseen ja sisäiseen toimintaan, oli tiimi- ja dialogipaja meille jälleen yksi hyvä työkalu matkalle kohti huipputiimiä. Itse pidän kommunikaatio äärimmäisen tärkeänä osana tiimipelaamista ja juuri tämän takia aion itse toteuttaa kirjasta saamiani oppeja dialogeissamme ja muissa keskusteluissa. Nämä ovat juuri niitä asioita, minkä ymmärtämisen ja käytäntöön ottamisen hetkellä tiimi kuin tiimi lähtee kovaa vauhtia matkalle kohti huipputiimiä. Valuen vauhti vain kiristyy.