Patrick Lencionin kirja ”Viisi toimintahäiriötä tiimissä” puhutti tiimiäni suuresti puoli vuotta sitten, ja edelleen pidän kirjan oppeja suuressa arvossa.

”Overcoming The Five Dysfunctions of a Team” on jatkoa kyseiselle kirjalle, ja tässä kirjassa selvitetäänkin kuinka näitä tiimin toimintahäiriöitä pystyy parantamaan.

Tiimin toimintahäiriöt

Toimintahäiriöitä on siis kaikkiaan viisi. Ensimmäinen niistä on luottamuksen puute, joka onkin kaiken perusta tiimityössä ja tiimin rakentamisessa. Jos luottamus on puutteellista, toinen toimintahäiriö ei korjaannu.

Toinen toimintahäiriö onkin konfliktien pelko, eli tiimin jäsenet eivät ehkä uskalla sanoa ajatuksiaan suoraan.

Tämä johtaa kolmanteen toimintahäiriöön, eli sitoutumisen puutteeseen. Kun tiimin jäsenet eivät kerro rehellisesti ajatuksiaan, he eivät myöskään sitoudu päätöksiin, sillä ovat ehkä eri mieltä tehdystä päätöksestä.

Tämä johtaa taas neljänteen toimintahäiriöön, eli vastuun välttelyyn.

Viides toimintahäiriö on tulosten huomiotta jättäminen.

Kirjassa oli useita tapoja korjata tiimin toimintahäiriöitä, mutta tässä esseessä kerron jokaisen toimintahäiriön kohdalle yhden korjaustavan. Mielestäni nämä tehtävät ovat erityisen hyviä siksi, että niitä on helppo muokata jokaiselle tiimille sopivaksi.

On kuitenkin tärkeää muistaa, että toimintahäiriöt eivät korjaannu salaman nopeasti yhdessä yössä, vaan se vaatii panostusta. Voisi olla hyvä idea esimerkiksi lähteä käymään työporukan kanssa työpaikan ulkopuolella tekemässä näitä tehtäviä.

Työkalut toimintahäiriöiden poistoon

Luottamuksen rakentamiseen yksinkertainen tehtävä on jokaisen yksilön historiaan tutustuminen. Jokainen kertoo itsestään missä on viettänyt lapsuutensa, kuinka monta lasta perheessä on ollut ja mikä omassa lapsuudessa on ollut haastavinta. Näiden kertomusten perusteella tiimin jäsenet tutustuvat toisiinsa paremmin ja ymmärtävät syitä käyttäytymisen taustalla.

Konfliktien pelkoa voidaan korjata tekemällä persoonallisuustestit tiimin jäsenten kesken. Hyvä vaihtoehto on Myers–Briggsin tyyppi-indikaattori, MBTI, eli psykologinen indikaattori, joka jakaa väestön 16 toisistaan poikkeavaan persoonallisuustyyppiin. Testistä selviää kuinka eri persoonallisuudet käsittelevät konflikteja, ja näin tiimin jäsenet voivat taas ymmärtää toisiaan paremmin. Tämän ymmärtämisen jälkeen jäsenten on helpompi myös keskustella rehellisesti ja suoraan.

MBTI-profiilien läpikäynti auttaa myös luottamuksen korjaantumisessa, joten sitä voi hyödyntää myös sen toimintahäiriön kohdalla.

Sitoutumisen puutetta korjataan keskustelemalla työhön liittyvistä asioista. Johtajan tärkein tehtävä on huomioida, että kaikki saavan omat mielipiteensä ja ideansa kuuluviin. Kun päätöksiä on tehty, johtaja käy päätöksen vielä läpi ja kysyy, onko jäsenillä vielä eriäviä mielipiteitä tästä. Jos päätöksestä tarvitsee vielä keskustella, niin siitä keskustellaan kunnes kaikki epäselvyydet on puhuttu ja päätös on tehty yhteisesti.

Vastuun välttelyä voi korjata tehtävällä nimeltä Team effectiveness exercise, eli tiimin tehokkuusharjoitus. Tässä tehtävässä tiimin jäsenet vastaavat kahteen kysymykseen tiimin muista jäsenistä, paitsi itsestään. Johtaja voi tehdä tämän tehtävän ensimmäisenä, jotta jännitys tehtävästä pienenee tiimin jäsenten keskuudessa.

Kysymykset ovat:

1. Mikä on tämän henkilön yksittäinen tärkeä käyttäytymismalli tai ominaisuus, joka auttaa tiimiämme olemaan vahvempi?

2. Mikä on tämän henkilön yksittäinen tärkeä käyttäytymismalli tai ominaisuus, joka voi joskus suistaa tiimin raiteilta?

Tulosten huomiotta jättämistä voi lähteä ratkaisemaan asettamalla tavoitteita tiimille, nyt kun toimintahäiriöitä on alettu ratkomaan. Ensimmäinen lyhyt tavoite voikin olla toimintahäiriöiden korjaantumisen mittaaminen. On tärkeää, että tavoitteet luodaan yhdessä luottavaisessa ilmapiirissä, rehellisellä keskustelulla, jotta kaikki ovat vastuussa näistä tavoitteista itselleen ja toisilleen. Tavoitteita olisi hyvä seurata kaikkien nähtävillä olevasta yhteisestä tulostaulusta.

Kuten sanoinkin, kirjassa oli useita keinoja toimintahäiriöiden korjaamiseen.

Suosittelen ehdottomasti kirjan lukemista esimerkiksi tiimin toimintahäiriöiden edessä painivalle johtajalle tai tiimin jäsenelle.

Lähteet:

Lencioni, P. 2005. Overcoming the five dysfunctions of a team – A field guide for leaders, managers and facilitators. San Francisco: Jossey-Bass.