Tampere
12 May, Wednesday
23° C

Proakatemian esseepankki

Tiimielämää etänä



Kirjoittanut: Outi Kattelus - tiimistä Evision.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 5 minuuttia.

1  JOHDANTO 

Keväällä 2020 ja kaikille tutuksi tullut koronavirus pakotti ihmiset Suomessa ja ympäri maailmaa etätyöskentelyyn. Monille, kuten itsellenikin etätyö ei ollut erityisen tuttua, varsinkaan yksittäisiä päiviä pitempään. Tilanne oli silloin ja on myös nyt edelleen, vuosi etätöiden käynnistymisestä se, että normaalin palaamisen aikataulusta ei ole vielä tietoa. Tämän vuoksi etätyökäytänteitä on täytynyt kehittää ja luoda sellainen ympäristö, missä työskentely myös tiiminä on mahdollista. 

 

Toiset työyhteisöt ovat etätyöskentelyssä pidemmällä kuin toiset. Osa yrityksistä on muuttanut koko työyhteisönsä etäyhteisöksi jo ennen koronaa. Koen kuitenkin, että Proakatemialla ei ole ollut etätyöskentelyn kulttuuria esimerkiksi pajoihin tai tiimipalavereihin liittyen, joten koko Proakatemia ja Proakatemian tiimit ovat näiltä osin olleet uuden edessä. Itse koen että meillä Evisionissa etätyöskentelyn siirtyminen on sujunut hyvin luontevasti. Toki itse en ole ollut tiimimme johtorooleissa noina hetkinä. Nyt kuitenkin toimin tiimimme business leaderina, joten ajattelin tehdä DNA:n etätyöskentelyoppeja (Haapakoski, Niemelä & Yrjölä 2020, 146) mukaillen reflektion tiimimme liittyen. 

 

2  MÄÄRITÄ TYÖN TAVOITTEET 

DNA:n mukaan, tärkeää on työn tavoitteiden määrittely. Tämä johtuu siitä, että kun työn tekemisen tapa vapautuu, on erityisen tärkeää olla tietoinen siitä, mitä omalla työpanoksella halutaan saada aikaan. (Haapakoski, Niemelä & Yrjölä 2020, 146.) Meillä Proakatemialla suuri osa tavoitteista tulee opetussuunnitelman antamista raameista. Meillä täytyy esimerkiksi olla tietty määrä esseepisteitä ja pajatunteja, jotka kirjaamme säännöllisesti HOPSiin ja pystymme sitä kautta seuraamaan opintojamme. Nämä ovat selkeästi niin sanotusti ylhäältä päin asetettuja tavoitteita.  

 

Tämän lisäksi jokaisella projektilla on omat tavoitteensa. Kun taas mietitään tiimiä, joissa ihmiset ovat eri syistä, toiset ovat enemmänkin opiskelemassa tiimijohtajuutta, toiset puolestaan yrittäjyyttä, toiset hakevat vielä omaa juttuaan. Tiimin sisällä tavoitteiden määrittely onkin siis paljon haastavampaa. Tiimissämme myös projektit ovat määritelleet omat liikevaihtotavoitteensa ja niin edelleen. Itse koen että meillä ei tällä hetkellä ole selkeää tavoitetta nyt keväälle, mutta tuntuu että katseemme on jo syksyn tulevissa koitoksissa eli 24ssa ja Final Campissä. Nyt keväällä kaikki tuntuvat tietyllä tavalla leijailevan tehden esimerkiksi opinnäytetyötä tai suorittamalla muita opintoja, joten en lopulta tiedä kuinka moni kokee meidän kuluneena keväänä todella olleen tiimi. 

 

3  PELISÄÄNNÖT SELVIKSI 

Pelisäännöt etätyöskentelyä varten täytyy olla selvät ja kaikki täytyy ottaa mukaan sääntöjen tekemiseen (Haapakoski, Niemelä & Yrjölä 2020, 146). Olemme tehneet yhteisiä päätöksiä liittyen, siihen milloin meillä on etätyöskentelyä, vaikka rajoitusten puitteissa ehkä olisikin ollut mahdollisuus työskennellä läsnä. Olemme pyrkineet tekemään kestäviä päätöksiä ja pyrkineet ennustamaan koronatilannetta hieman pidemmälle, ettei päätöksiä etä- tai läsnäpajoista tarvitse muuttaa viikoittain.

 

Pajojen läsnäoloista olemme keskustelleet nyt kuluvan kevään aikana. Listalla on ollut sekä henkiseen että fyysiseen läsnäoloon liittyvät asiat. Osa tiimistämme on kokenut epäreiluutta siitä, että kaikki eivät ole olleet samalla panostuksella mukana, toki aivan syystäkin. Myös kameran käytöstä ja siinä näkymisestä on ollut paljon puhetta, ja tämä on ollut tiimissämme selvä sääntö etätyöskentelyn alkuajoista saakka. Valitettavasti tämäkään ei ole ollut kaikilleen itsestään selvääLäsnäolon lisäksi määrittelimme myös muita sääntöjä etäpajoihin ja –tiimipalavereihin. 

 

Tiimissämme on aina käytetty melko hyvin aikaa Motorolaan pajan päätteeksi, mutta nyt pyrimme keskittymään siihen vielä enemmän, mikäli pajojen aikana nousee joitakin asioita, esimerkiksi dialogiin osallistumiseen tai keskittymiseen liittyen. Yllä olevat ajatukseni koskevat lähinnä pajoja ja tiimipalavereita, sillä jokainen projekti määrittelee itse omat tavoitteensa, samoin kuin pelisäännöt. Kokemukseni mukaan näistä pelisäännöistä keskustellaan projektien sisällä ja toisinaan pyydetään projektitiimin ulkopuolista apua, mikäli sille nähdään tarvetta. Tämä on kuitenkin harvinaista. Etätyöskentelyn etu tiimille onkin se, että jokainen voi eri lailla määrittää omat työskentelyaikansa ja mennä esimerkiksi nukkumaan aamupajan jälkeen, mikäli siltä tuntuuProakatemialla fyysisesti olemalla erilaisten unirytmin ymmärtäminen ei samalla lailla olisi mahdollista.  

4  PANOSTA TIEDONKULKUUN 

Tiedonkulkuun panostaminen sekä sopiva määrä tapaamisia helpottavat tiimityöskentelyä (Haapakoski, Niemelä & Yrjölä 2020, 146). Itse pidän tiedonkulkua erittäin merkittävänä tekijänä toimivaan etätyöskentelyyn. Toimiva tiedonkulku säästää aikaa, sillä tietoja ei tarvitse kaivella ympäriinsä, vain tarvittavat asiat ovat helposti löydettävissä. Itse olen pyrkinyt tiedottamaan 1-2 kertaa viikossa Teamsissa, joka on sovittu tiimimme viralliseksi tiedotuskanavaksi. Pidän tärkeänä myös sitä, että tietoa ei ripotella montaa kertaa päivässä, eikä välttämättä edes viikossa saman henkilön toimesta, sillä tällöin tieto hukkuu tietotulvaan nopeasti. Itse siis suosin pidempiä viestejä, mutta harvemmin. Olen pyrkinyt ottamaan Teamsia enemmän käyttöön Telegramryhmämme sijaan, sillä ajattelen, että opintojen aikana on hyvä oppia hakemaan tarvittava tieto virallisista tiedotuskanavista sen sijaan, että holhoaisin tiimin jäseniä vain Telegramissa tiedottamalla. Opiskeluaika on hyvä aika ottaa tavaksi virallisen tiedotuksen lukeminen. Toki kiireellisissä tai myöhään ilmoitetuissa asioissa Telegramryhmämme on myös omalta osaltani käytössä 

 

Tapaamisten määrän suhteen tiimimme menee mielestäni äärirajoilla. Tämä näkyy erityisesti kiireen tuntuna tiimipalavereissa, ainakin itselleni. Tämä äärirajoille joutuminen johtuu siitä, että meillä on nykyään tiimipalaverit vain joka toinen viikko. Joka toisen tiimipalaveriajan olen korvamerkannut yhteiseen opinnäytetyöhetkeen. Osallistuminen niihin on kuitenkin ollut vaihtelevaa, mutta se helpottaa omalta osaltaan opinnäytetöiden etenemistä. Hetkessä on mahdollisuus kysellä vinkkejä tai yrittää löytää motivaatiota sekä työskennellä opinnäytetyön parissa.  

 

Viime viikkojen aikana tiimissä on noussut esiin kaipuu fiiliskierroksiin, suoraan puheeseen sekä palautteeseen. Näihin olemme pyrkineet löytämään aikaa pajoista enemmän. On kuitenkin huomattava, että jokaisen vastuulla on oman suun avaaminen ja suoraan puhuminen. Kukaan muu ei voi tehdä sitä puolestasi. Olemme kuitenkin pyrkineet panostamaan enemmän ilmapiiriin, jossa tämä suoraan puhuminen mahdollistettaisiin. 

 

Vaikka tiimi kulkeekin yhdessä vietetyn ajan suhteen äärirajoilla, koen, että yhteisen tiimiajan lisääminen heikentäisi sitoutumista ja henkistä läsnäoloa näissä tiimin yhteisissä hetkissä. Tämä on tuntunut olevan myös tiimin niin sanotusti virallinen kanta asiasta kyseltyäni, eli ei siis perustu ainoastaan omaan mutuiluuni. 

 

5  LUOTA JA PÄÄSTÄ IRTI 

Etätyöskentely vaatii luottamusta sekä esimiehen että työntekijän välillä molempiin suuntiin sekä ymmärrystä siitä, että niin sanottu normaalin työpäivän rytmi ei ehkä olekaan sama kuin etätyöskentely rytmi (Haapakoski, Niemelä & Yrjölä 2020, 146)Koen, että omalla kohdallani luottamus on täysin riippuvainen asiasta. En esimerkiksi ole sekuntiakaan murehtinut, että tiimin jäsenet eivät olisi kartalla siitä, koska on oma vuoro pitää paja ja valmistautua sen pitämiseen. Kuitenkin tällaisiin pienempiin asioihin, kuten johonkin ilmoittautumiset, ajan varaamiset, nopeiden kyselyiden täytöt tai kuukauden esseen infoaminen haastavat välillä luottamustani. Tämä johtuu siitä, että asioista on muistutettava kaikissa mahdollisissa kanavissa ja siitä huolimatta mitään ei välttämättä tapahdu. Tämä ei tietenkään koske koko tiimiämme, sillä toiset hoitavat asiat välittömästi, kun niistä ilmoitetaan. Toiset taas todennäköisimmin lukevat infot sellaisessa ajankohdassa, että näille niin sanotuille pikku asioille ei ole paras mahdollinen hetki ja sen jälkeen ne ovatkin jo unohtuneet. Koen että nämä unohdukset eivät henkilöidy aina samoihin, mutta yleisesti ottaen tietty määrä tiimistämme vaatii useita muistuttelukertoja. Se puolestaan häiritsee luottamusta omasta näkökulmastani.  

 

Työskentelyaikoihin liittyen, meillä on jokainen saanut itse määritellä omia työskentelyaikojaan. Toiset haluavat työskennellä niin sanotusti toimistoaikana ja toisille luonnollisempi tapa on tehdä töitä öisin. Nämä kaikki tavat ovat yhtä sallittuja. Poikkeuksena kuitenkin tiimin yhteiset ajat eli enimmäkseen pajat ja tiimipalaverit, joissa lähtökohtaisesti tulisi olla paikalla. Toki, tässäkin asioissa projekteilla saattaa olla omia määritelmiäänn työskentelyajoille ja haasteita aiheuttaa se, mikäli oma tekeminen on riippuvainen toisen työstä ja työskentelyajat eroavat merkittävästi toisistaan. Se on kuitenkin ennemmin projektin, kuin tiimin asia keskustella yhteisistä pelisäännöistä edellä mainittuun asiaan liittyen. Yhteisissä tiimihetkissämme luottamusta on pyritty lisäämään kamerapäälläolemisella, sekä tietyn henkisen läsnäolon vaatimuksella. Olemme vastikään sopineet, että tiimissämme täytyy pystyä vastaamaan, mikäli puheenvuoropallo lentää itselle. Se nimittäin ei ole aina toiminut.  

 

6  MUISTA TAUOT JA TYÖASENNOT 

Keskittynyt työnteko saattaa saada aikaan sen, että taukoja ei muisteta pitää. Tämä saattaa aiheuttaa sen, että vireystilan ylläpito esimerkiksi liikkumisella tai välipalalla unohtuu kokonaan (Haapakoski, Niemelä & Yrjölä 2020, 146). Mielestäni pajojen aikana taukojen määrää ja pituutta on pidennetty. Aikaisemmin neljän tunnin aikana saattoi olla ainoastaan yksi tauko tai vaihtoehtoisesti tauot ovat olleet vain noin 10 minuuttia. Tämä on saanut aikaan sen, että vireystila on selkeästi laskenut, mikä on näkynyt selvästi esimerkiksi dialogin laadussa. Tiimipalavereissa sen sijaan on tuntunut olevan niin kiire, että tauot ovat käytännössä unohtuneet kokonaan. Tein kuitenkin viimeisimmän tiimipalaverin jälkeen muutoksen, jossa tiimipalaverimme piteni puoli tuntia, mutta samalta se samalla se sisältää tauon eli täyden keskittymisen aika lisääntyi kuitenkin vain noin 15 minuuttia. Toivottavasti se kuitenkin saa saman positiivisen vaikutuksen aikaan kuin lisääntyneet ja pidentyneet tauot pajoissa. Tätä ei kuitenkaan ole vielä päästy testaamaan käytännössä. 

 

Työasennot vaihtelevat tiimissämme hyvinkin paljon. Itse istun yleensä sohvalla tai vaihtoehtoisesti sängyllä. Välillä saatan jopa maata. Näistä mikään ei kuitenkaan ole ergonominen tapa tehdä töitä, mutta tällä hetkellä asunnossamme ei ole erityisen ergonomista työpistettä. Olen siis valinnut työskentelypaikkani mukavuuden perusteella. Kehityskeskusteluissa nousi esiin, että myös muilla on haasteita etätyöskentelyssä sen suhteen, että kunnollinen työpiste puuttuu. Toisilla puolestaan löytyy niin sanotusti kaikki pelit ja vehkeet etätyöskentelyn mahdollisimman mukavaan oleskeluun. Sekään ei kuitenkaan takaa sitä, että asentoa tulisi vaihdettua tai vireystila säilyisi yllä tarpeellisen pitkiä aikoja. Paras tapa tähän saattaisi olla pöytä, jonka ääressä on mahdollista työskennellä seisten, sekä erilaisilla istuimilla istuen, kuten normaalilla työtuolilla tai esimerkiksi jumppapallolla. Uskaltaisin väittää, että näin pitkälle kukaan tiimistämme ei ole ergonomian tai työhyvinvoinnin suhteen vielä mennyt. 

 

7  POHDINTA 

Etätyöskentelyssämme on siis noussut esiin sekä positiivisia että negatiivisia puolia. Edelleen olen sitä mieltä että tiimimme etätyöskentelyyn siirtyminen on ollut erittäin sujuvaa. Tämän on toki moneen muuhun Proakatemian tiimiin verrattuna mahdollistanut se, että olemme ehtineet olla pisimpään tiiminä Proakatemian tiloissa ennen koronarajoitusten käyttöönottoa. Meillä on monessa asiassa kehitettävää, mutta siitä huolimatta koen, että olemme tässä viimeisen kuukauden sisällä menneet näissäkin asioissa jo paljon eteenpäin. 

 

Meillä on enää noin puoli vuotta opintoja jäljellä ja tällä hetkellä emme todellakaan voi olla varmoja, että pääsisimme enää palaamaan Proakatemialle. Mikäli näin kuitenkin tapahtuu, ehkä pienenä pessimistisiä uskon, että siirtymä takaisin lähiopetukseen tulee olemaan haastavampi, kuin että työskentelyyn siirtyminen. Toki, varmasti kaikkien tarve sosiaalisille kontakteille on kasvanut tässä käytännössä reilun vuoden etäjakson aikana, joten se varmasti antaa myös uutta puhtia ja motivaatiota tekemiseen. 

 

 

 

LÄHTEET 

Haapakoski, K., Niemelä, A. & Yrjölä, E. 2020. Läsnä etänä. Helsinki: Alma Talent. 

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close