Tiedon jakaminen on yritystoiminnassa erittäin tärkeää ja usein sitä toteutetaan kirjoittamalla erilaisia raportteja tai lyhyempiä kirjoitelmia. Raportit voivat kuitenkin olla todella raskasta luettavaa, riippuen aiheesta, ja tämän vuoksi saattavat jäädä lukematta tai lukemastaan ei välttämättä muista juuri mitään. Pitkiä tekstejä pystyy kuitenkin rytmittämään tai mahdollisesti jopa lyhentämään huomattavasti käyttämällä visuaalisia apuja raportoinnissa. Tässä esseessä käyn läpi perusteita, miksi visuaalisia apuja on hyvä käyttää ja miten niiden käyttöä tulisi lähestyä. Vaikka tekstin kontekstina on raportointi, pätee samat periaatteet pitkälti myös muihin visuaalista toteutusta sisältäviin teoksiin.

Lähtötilanne

Ennen kuin lähetään tekemään visuaalista toteutusta, on hyvä tiedostaa muutama konsepti. Ensinnäkin, vaikka kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa, vaatii kuva kuitenkin kontekstin, jotta sitä tulkitaan oikein. Tämän vuoksi visuaalisessa toteutuksessa kannattaa pyrkiä alkuun päästämään irti omasta taiteellisesta näkemyksestä ja miettiä toteutusta lukijan näkökulmasta.

Havaitsemistamme ohjaa kolme keskeistä tekijää:

• Menneisyys (kokemukset)
• Nykyhetki (konteksti)
• Tulevaisuus (tavoitteet)

(Johnson, 2010)

Näistä tekijöistä huomiota tulee kiinnittää erityisesti kontekstiin visuaalista toteutusta suunnitellessa, mutta myös aiemmat kokemukset huomioon ottaminen voi hyödyttää viestin välittämistä huomattavasti. Varsinkin, jos kyseessä on yritykselle, joukkueelle tai muulle ryhmälle kohdistettu raportti, visuaaliseen toteutukseen voi sisällyttää symboleita, kuvia tai vertauskuvana tilanteita ryhmän historiasta. Varsinkin, kun kyseessä on monimutkaisia kokonaisuuksia käsittelevä raportti on hyvä kokonaisuuksia purkaa vertauskuvia käyttäen, jotta viesti menee paremmin perille.

Kontekstin avulla laajempienkin kokonaisuuksien ydinsanoma voidaan tiivistää yhteen kuvaan tai kuvaajaan. Kuvien yhteydessä on hyvä käyttää sanoja, sillä ne tukevat esitettävää ikonia. Tärkeintä on, että teksti tai sana kuvan yhteydessä ei ole pitkä, mikäli käytetään pienehköä fonttia (Tufte, 2001.). Alla olevassa kuviossa havainnollistetaan, kuinka konteksti vaikuttaa kuvion tulkintaan.

Konteksti ohjaa syntyvää havaintoa (Äijö, 2007). Kuva jäljitelmä alkuperäisestä.

Jos kuviota tarkastelee ylhäältä alaspäin, voi havaita kirjaimet ABC, mutta vaakasuoraan tarkastellessa numerot 12, 13, 14. Konteksti siis määrittelee onko kuvion keskellä kirjain B vai numero 13.

Huomioitavaa

Jos maassa kirjoitussuunta on vasemmalta oikealle, katse liikkuu ylhäältä alas ja vasemmalta oikealle, ellei jokin objekti vie käyttäjän huomiota muualle (Cooper, 1995, 293). Tämä perustuu siihen, että ihmisen tarkannäönalue on pieni, jolloin tiedonhaku läpikäyminen vaatii useita silmän liikkeitä. Tämä on hyvä ottaa huomioon asettelua miettiessä, sillä havaitseminen on sujuvampaa, jos tieto on sijoiteltu niin, että katse tarvii kohdistaa mahdollisimman harvoin (Näsänen, 2007).

Asettelua miettiessä Cooper (1995, 299) suosittelee luomaan loogisen polun käyttöliittymän (tässä kontekstissa raportin visuaalisen toteutuksen) läpi, jota pitkin käyttäjän on helppo edetä. Eli raportoinnin kontekstissa lukijan ei tarvitse miettiä, miten kuvaa kuuluu tulkita ja sen silmäily vaatii mahdollisimman vähän silmän liikkeitä. Etenemispolkuja ja tiedon löytämistä helpottavia sekä nopeuttavia tekijöitä suuunnitellessa puhutaan käytettävyydestä.  Käytettävyydessä tärkeää on ymmärtää ihmisellä olevan rajallinen tiedon käsittelykapasiteetti, minkä vuoksi käyttäjän (lukijan) ylikuormittamista tulee välttää. Eli aluksi kannattaa selventää itselleen, mikä on tärkein viesti, jonka haluaa välittää. Sen jälkeen koostaa ydinviestistä mahdollisimman suoraviivaisen visuaalisen toteutuksen.

Kun visuaalista toteutustapaa mietitään, on hyvä pitää mielessä seuraavat tekijät (Mantere, 2004): Silmä poimii

• Kuvan ennen tekstiä
• Realistisen kuvan ennen ei realistista (yleensä)
• Värillisen ennen mustavalkoista
• Lähellä olevan ennen kaukana olevaa
• Isot ennen pientä
• Kirkkaat värit ennen murrettuja
• Lämpimät värit ennen kylmiä
• Tumman ennen vaaleaa
• Eksoottiset muodot ennen tavanomaisia
• Poikkeavan ennen säännönmukaista
• Sisällöllisesti kiinnostavan ennen ei kiinnostavaa

Datan visualisointi

Useat raportit sisältävät paljon lukuja, joiden läpi kahlaaminen muodostuu helposti ylitsepääsemättömäksi, jos niitä pitää tulkita tekstin seasta. Tästä syystä lukuja pyritään tuomaan helpommin käsiteltävään muotoon kuvaajia käyttämällä. Seuraavaksi käyn läpi muutamia tekijöitä, jotka on hyvä ottaa huomioon, kun tekee päätöstä, miten tieto tullaan esittämään.

Ensinnäkin, jos tietoa on paljon, kannattaako tieto tiivistää vai esittää yksittäisenä? Tietoa esitettäessä yksittäisenä, voi tiedonhaku olla nopeampaa, mutta kokonaiskuvan muodostaminen on hitaampaa. Tämä tyyli toimii siis hyvin silloin, kun tekijöiden keskenäiset suhteet eivät ole esitettävän tuloksen kannalta olennaisia.

Tietoa tiivistettäessä taas on hyvä käyttää vertauskuvia, kuten aiemmin mainittu, jotta monimutkaisempia käsitteitä on helpompi käsittää. Jos kyseessä on yksinkertaisempi kokonaisuus, mutta erilaisia lukuja pitää vertailla keskenään, päästään miettimään, minkälainen kuvaaja palvelee tarvetta parhaiten.

Pylväsdiagrammi on tyypillinen tapa vertailla lukuja, joita voi vertailla suoraan toisiinsa. Tutkimuksen mukaan, ihminen pystyy tehokkaasti käsittelemään korkeintaan neljää riippumatonta muuttujaa samassa pylväsdiagrammissa. Muuttujien määrän mennessä yli viiden, putoaa käsittelyn tarkkuus huomattavasti.

Piirakkadiagrammia käytetään usein lukuihin, joita ei ole tarkoitus vertailla suoranaisesti toisiinsa. Piirakkadiagrammin “jako” tulisi aina aloittaa ylhäältä keskikohdasta (suurin sektori ensimmäisenä, tarkasteltaessa keskeltä alkane myötäpäivään) ja käyttää mahdollisimman vähän värejä sekä sektoreita. Mikäli sektoreita on paljon voi pienemmät karsia kuvaajasta pois, kunhan niiden merkitys ei ole oleellinen esitettävän tiedon kannalta. Tällöin yksi sektori voi koostua useammasta pienestä sektorista ja olla esimerkiksi otsikoituna “muu”, minkä sisältö voidaan purkaa tekstissä ja selventää tiedon merkitys tuloksen kannalta.

Aikajana on oiva valinta, kun halutaan esittää tapahtumia tietyllä ajanjaksolla.  Aikajanalle merkitään yleensä aloitus- ja lopetusajankohta sekä tapahtumia, joita on ollut kyseisellä ajanjaksolla.

Pistekaavion avulla tarkastellaan usein yhteyksiä ja riippuvuuksia. Pistekaaviossa jokainen muuttuja kuvataan pisteen avulla, joiden avulla ilmenee säännönmukaisuudet, tiheymät sekä syy- ja seuraussuhteet.

Värikoodatulla kartalla voidaan esittää tietyn ilmiön esiintymistä tarkasteltavalla alueella.

Oli valittu kuvaaja mikä tahansa, tulisi sen yhteydessä olla aina selitys. Se tulisi sijoittaa mahdollisimman selkeästi kuvaajan yhteyteen, jotta selitteen ja kuvaajan yhdistäminen lukijalle on mahdollisimman vaivatonta. Kuvaajissa ei ole yhtä oikeaa valintaa tai tapaa esittää, mutta yllä löytyy yleisimmät käyttökohteet. Tärkeää on oppia ymmärtämään, mikä visuaalinen toteutustapa soveltuu parhaiten halutun tiedon esittämiseen ja, missä asiayhteydessä se ei toimi.

Värien käyttö

Värit herättävät tunteita, helpottavat tiedonvälitystä sekä rytmittävät tekstiä, mutta niidenkin käyttö on kannattavaa miettiä. Ihmiset eivät koe värejä täysin samalla tavalla, mikä voi johtua muun muassa henkilökohtaisista kokemuksista tai kulttuurisista eroista. Tämän vuoksi on hyvä ottaa huomioon raportin kohderyhmä ja mitä väreillä pyritään saavuttamaan kyseisessä tilanteessa.

Visuaalista toteutusta suunnittellessa kannattaa kuitenkin aloittaa siitä, että viestintä on ymmärrettävää mustavalkoisena. Etenemisen tulisi aina tapahtua tarkoitus edellä ja lukijan kokemus huomioon ottaen. Värien lisäämisellä jälkikäteen helpottaa tiedon korostamista, mikä vuorostaan auttaa käyttäjän huomion kiinnittämisessä haluttuihin elementteihin. Kokemusta selkeyttämällä päästään todennäköisesti johdonmukaisempiin tuloksiin.

Värejä käytettäessä pätee myös sanonta “vähemmän on enemmän”, sillä värien ei tule olla ainoa keino kohdistaa huomiota tai yhdistää tekijöitä toisiinsa. Lukijaa voidaan ohjailla myös muun muassa käyttämällä ikoneita tai hyödyntämällä tyhjää tilaa. Ikoneita ja symboleita kannattaa kohdella kuin kuvia eli niiden yhteyteen on hyvä laittaa sana tai lyhyt lause selventämään kontekstia. Ikonien tulee olla selkeästi toisistaan poikkeavia, muutoin niiden tunnistus hidastuu (Näsänen, 2007). Tyhjää tilaa hyödyntämällä sisältöä voidaan rytmittää ja katsetta kohdistaa tärkeisiin kohteisiin, kun niiden ympäristö ei ole liian “ruuhkainen”.

Väriyhdistelmistä yleisin on punainen-keltainen-vihreä eli liikennevalot. Näillä väreillä usein viestitään, hyvän ja huonon suhdetta vertailtavissa kohteissa. Silloin, kun väreillä on ennestään tuttu merkitys tai niiden käyttö on muuten hyvin mietitty voidaan niiden käytöllä nopeuttaa visuaalisen tiedon käsittelyä huomattavasti.

Loppusanat

Näillä visuaalisen toteutuksen perusteilla pääsee jo pitkälle kevyempien ja informatiivisempien raporttien suunnittelussa kuin myös muissa viestinnän kohteissa. Visuaalisen esitystavan käyttö on tärkeää, sillä se auttaa myös kokonaisuuksien hahmottamisessa ja helpottaa tietojen vertailua. Tulee kuitenkin muistaa visuaalisten apujen olevan vain työkaluja eli niitä tulee käyttää tarkoituksenmukaisesti. Niiden avulla hyvästä voi tehdä loistavan, mutta huonosti käytettynä kokonaisuudesta voi tulla vielä epäselvempi.

LÄHTEET:

Mantere, J. (2004, 22. syyskuuta). Ihminen toimijana ja laitteen käyttäjänä. Haettu 2.5.2019 osoitteesta https://slideplayer.fi/slide/2966082/

Tufte, E. R. (2001). The Visual Display of Quantitative Information. (2. painos.) Graphics Press, Cheshire, Englanti.

Näsänen, R. (2007). Visuaalisen käytettävyyden opas. 3. painos. Haettu 2.5.2019 osoitteesta http://nasanen.info/Opas2007.pdf

Cooper, A., Reimann, R. & Cronin, D. (2007). About Face 3 : The Essentials of Interaction Design. Wiley Publishing, Canada

Johnson, J. (2010). Designing with the Mind in Mind: Simple guide to understanding user interface rules. Burlington, USA: Morgan Kaufmann Publishers. Haettu 2.5.2019 osoitteesta https://books.google.fi/books/about/Designing_with_the_Mind_in_Mind.html?id=5K07AgAAQBAJ&redir_esc=y