3 TIEDOLLA JOHTAMINEN

Opinnäytetyön toinen teoreettinen käsite on tiedolla johtaminen, mitä käsitellään tässä luvussa. Jo muinaishistoriassa filosofi Platon kirjoitti dialogissaan, että tieto on hyvin perusteltu tosi uskomus (Theaitetos 1999, 202). Tiedon määritelmästä on keskusteltu paljon historian aikana, mutta Platonin klassinen määritelmä on yleisesti hyväksytty. Jos Platonin kuuluisaa lausetta avaa, myös Platonin määritelmä tiedosta selkiytyy. Hyvin perusteltu viittaa, ettei tieto ole mielipide tai sattumalta tehty arvaus. Tosi tarkoittaa, ettei tieto ole valheellista tai erehdys. Ja uskomus viittaa ihmiseen, joka uskoo järjellään (Peda.net). Todenmukaisesta väittämästä Goldman sanookin, jotta esitetty väite olisi tietoa, sen on siis oltava 1) tosi ja 2) perusteltu (Goldman 1999, 21).

Tiedon määritelmä on erittäin laaja ja se sisältää eri tasoja (kuvio 5). Harri Laihonen tuo teoksessaan esille tiedon eri tasoja. Tietämyksen, informaation ja datan määritelmät selkiyttävät ja kuvaavat hyvin tiedon eri tasoja. Näiden tasojen lisäksi usein erotellaan hiljainen ja eksplisiittinen tieto keskenään. ”Hiljainen tieto on kokemuksen kautta henkilölle kertynyttä tietämystä, joka on osin tiedostettua, osin tiedostamatonta. Hiljaista tietoa voidaan kuvata intuitiona ja osaamisena. Hiljaista tietoa voi olla vaikea pukea sanoiksi, minkä vuoksi sen siirtäminen henkilöltä toiselle on haasteellista”. Eksplisiittinen tieto puolestaan on kirjalliseen muotoon painettua tietoa, jota on helppo tallentaa ja siirtää. Data ja informaatio on usein eksplisiittistä tietoa, kun taas tietämys ja ymmärrys ovat hiljaista tietoa, joka karttuu kokemuksen myötä. (Laihonen 2013, 17-19.)

Kuvio 5. Tiedon tasot ja niiden määritelmät (Laihonen 2013, 18).
17

3.1 Tietojohtaminen

Tietojohtaminen on kehittynyt 1990-luvulla nopean tieto- ja viestintäteknologian kehityksen myötä. Kehityksen myötä on syntynyt uudenlaisia mahdollisuuksia datan ja informaation varastointiin, analysointiin ja välittämiseen. (Laihonen, 6.) Laihosen mukaan tietojohtaminen on tuonut paljon uutta johtamisen kenttään (kuvio 6). ” Ensinnäkin tietojohtaminen tarjoaa käsitteitä ja malleja, joiden avulla voidaan kuvata ja ymmärtää tiedon eri muotoja sekä tiedon roolia osana organisaation toimintaa. Toiseksi se tarjoaa johtamisen malleja, joiden avulla tietoa voidaan hallita. Kolmanneksi tietojohtaminen tuo teknistä järjestelmäosaamista tietojohtamisen käytännön toteutukseen.” (Laihonen 2013, 7.)

Kuvio 6. Tietojohtamisen näkökulmat (Laihonen, 7).

Tietojohtamisen tavoitteena on saavuttaa pysyvää kilpailuetua, kehittää tuottavuutta ja uudistumiskykyä (Hong & Ståhle 2005, 130-132). Tietojohtamista pidetään yläkäsitteenä useammalle muulle spesifimmälle näkökulmalle. Tunnetuin näistä on knowledge management eli tietämyksenhallinta, joka on Hongin ja Ståhlen (2005, 130) mukaan laaja käsite, mutta kiteytettynä se on tiedon käyttämistä, jakamista ja hallinnan hyödyntämistä organisaation sisällä parhaaseen tuloksen pääsemiseksi. Muita näkökulmia ovat liiketoimintatiedon hallinta (business intelligence), aineettoman pääoman johtaminen (intellectual capital management) ja innovaatiojohtaminen (innovation management). (Laihonen 2013, 89.)

Liiketoimintatiedon hallinta on tärkeä näkökulma organisaatioiden päätöksenteon kannalta, sillä liiketoimintatiedon hallinta vastaa kysymykseen ”miten tietoa kerätään ja jalostetaan päätöksenteon tueksi?”. Sen tavoitteena on varmistaa, että päätöksentekijöillä on hyvä tilannekuva ja riittävästi tietoa päätöksenteon tukena.
18

Tietoa kerätään yrityksen sisältä sekä sen toimintaympäristöstä. (Laihonen 2013, 33-34). Laihosen mukaan kaikki organisaatiot käyttävät liiketoimintatiedon hallintaa jossakin mittakaavassa, mutta toiminta ei ole aina tietoista ja johdonmukaista. Kuviossa 7. Laihonen esittää liiketoimintatiedon hallinnan prosessin. Tieto kulkee koko prosessin ajan mukana ja prosessin edetessä tietotarve saattaa tarkentua tai muuttua. (Laihonen 2013, 46.)

Liiketoimintatiedon hallinnan prosessissa on erityisen tärkeää määrittää tarvittava tieto, mitä vaaditaan päätöksenteon tueksi (kuvio 7). Väärän tiedon hankkiminen syö resursseja ja voi hankaloittaa päätöksentekoa. Myös on tiedostettava, ettei kaikkiin päätöksiin kannata panostaa tiedon hallinnalla, vaan katsoa mikä on kustannustehokasta kussakin päätöksessä. Tiedon hankinnassa tiedon lähteiden luotettavuus on otettava huomioon tiedon kerryttämisvaiheessa ja siksi usean lähteen käyttö paremman kokonaiskuvan luonnissa on tärkeää. Saatua tietoa on syytä jalostaa ymmärrettävämpään muotoon, jotta päätöksientekijöille on helpompi ymmärtää asian ydin. Päätöksientekijöille tiedon oikea-aikaisuus näyttelee suurta roolia. Oikeaan aikaan tehty tietoon perustuva päätös voi onnistuessaan pienentää epäonnistumisen riskiä, parantaa yrityksen tuottavuutta ja kannattavuutta sekä kilpailukykyä markkinoilla. (Laihonen 2013, 47-50.)

Kuvio 7. Liiketoimintatiedon hallinnan prosessimalli ja keskeiset tehtävät (Laihonen 2013, 46).
19

3.2 Mitä on tiedolla johtaminen?

Yrityksissä tietojohtaminen on tiedon hallintaa, jakamista ja hyödyntämistä liiketoiminnan kehittämiseen. Mutta kuinka tieto viedään toiminnan tasolle?

Laihonen antaa kaksi lähestymistapaa tiedon hyödyntämiseen, tiedon johtaminen ja tiedolla johtaminen. Molemmat ovat oivia tapoja johtaa tietoa hyväksikäyttäen, mutta ne soveltuvat erilaisiin organisaatioiden tilanteisiin ja tarkoituksiin. ”Tiedon johtaminen viittaa organisaation oppimiseen ja uusiutumiseen, uuden tiedon luontiin sekä tietovarantojen ja -virtojen hallintaan”. Tiedolla johtamisen Laihonen määrittelee siten, että se ”viittaa toimintatapoihin, joilla organisaation tietoa jalostetaan ja hyödynnetään organisaation toiminnan johtamisessa.” (Laihonen 2013, 32.)

Tiedolla johtamisella ei ole tiettyä yleisesti hyväksyttyä määritelmää. Tietokiri määrittelee tiedolla johtamisen seuraavasti: ”olemme määritelleet tiedolla johtamisen tietoiseksi johtamis- ja toimintamalliksi, jossa tietoa hyödynnetään ja analysoitua tietoa ja dataa tuodaan osaksi päätöksentekoprosessia. Tiedolla johtaminen ja datan analysointi – yhdistettynä hyvään substanssiosaamiseen ja siihen liittyvään kokemukseen – tuovat parhaiten arvoa, kun sitä toteutetaan läpi koko toiminnan.” (Tietokiri 2019).

Näissäkin kahdessa määritelmässä on hyvinkin paljon yhtäläisyyksiä. Barends, Rousseau ja Briner ovatkin tehneet tiedolla johtamisen prosessin, joka kuvaa tiedolla johtamisen vaiheet lähtökohdista päämäärään.

1. Kysymyksen tai ongelman määrittäminen: Päätettävän asian tai taustalla olevan asian tunnistaminen vastattavissa olevaksi kysymykseksi.

2. Kysymykseen vastaamiseen vaadittavan tiedon määritys ja hankkiminen: Tunnistettuun kysymykseen vastaamiseen vaadittavan datan tai tiedon hankinta tai kerääminen.

3. Tiedon arviointi ja analyysi: Kerätyn tiedon, analyysitulosten ja muun asiaan liittyvän tutkimuksen luotettavuuden ja merkityksen kriittinen tarkastelu suhteessa tutkimuskysymykseen.
20

4. Yhteenveto ja johtopäätösten muodostaminen: Oleelliseksi määritetyn tiedon analyysin ja muun tutkimustiedon perusteella tehtyjen johtopäätösten muodostaminen.

5. Todisteiden lisääminen: Johtopäätösten ja suositusten perustana olevien tietojen ja tutkimuslähteiden dokumentointi todentamaan, miten johtopäätöksiin on päädytty.

6. Tehdyn päätöksen tuloksen arviointi: Tehdyn päätöksen lopputulosten tulosten arviointi tukemaan oppimista ja tulevia uusia päätöksentekotilanteita.

Tämän kuusivaiheisen prosessin tavoitteena on muodostaa paras mahdollinen ymmärrys siitä, mitä päätöstä ollaan tekemässä ja millä perustein sitä tehdään. Kun tätä toteuttaa järjestelmällisesti, onnistumisen mahdollisuus päätöksissä kasvaa. (Barends, Rousseau & Briner 2014, 4.)

Tiedolla johtaminen organisaatioissa näkyy johtamismalleina. Johtamismalleja ei ole tiettyjä, mutta jokaisessa kerättyä dataa organisaation ulkopuolelta sekä sisältä hyödynnetään jokapäiväisessä toiminnassa. Tiedolla johtaminen vaatii organisaatiokulttuuriin, joka tukee tiedon hallintaa ja jakamista yrityksen sisäisesti. Peruselementtinä tiedolla johtamiseen toimii myös ihmisten osaamisen ja tiedon hyödyntäminen. Ilman datan oikeanlaista analysointia ja organisaatiossa työskentelevien osaamisen hyödyntämistä tiedolla johtaminen ei toteudu. Tiedolla johtamisessa on oltava oikeat työkalut ja tekniikat datan keräämiseen. Digitalisaation kehityksen myötä dataa on vieläkin enemmän saatavilla. (Tietokiri 2019.)