Tampere
30 Jan, Monday
-1° C

Proakatemian esseepankki

Tehokkaamman työskentelyn kokeiluja



Kirjoittanut: Katja Asbill - tiimistä Kipinä.

Esseen tyyppi: Yksilöessee / 2 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Viisas pääsee vähemmällä 2.0
Sampo Sammalisto
Esseen arvioitu lukuaika on 5 minuuttia.

Yksilöessee, 2ep.

 

Johdanto

Sampo Sammaliston kirja Viisas pääsee vähemmällä 2.0 sattui silmääni eräällä kerralla kirjastossa enkä sen takakannen luettuani voinut olla lainaamatta sitä. Nappasinkin tämän nykyaikaisen ihmisen selviytymisoppaaksi tituleeratun opuksen, joka kirjailijan omien sanojen mukaan perustuu prosesseihin, joilla hän on pyrkinyt tekemään omasta elämästään kaikin puolin parempaa. Näitä prosesseja hän on vuosien varrella jakanut blogissaan ”Viisas pääsee vähemmällä” (Sammalisto 2019, 15).  Kirjan 52 kappaleessa Sammalisto pureutuu päivittäistä stressiä aiheuttaviin ongelmiin, kuten ajan- ja energianpuute suositellen kirjaa viikoittaisten kokeilujen hyödyntämiseen.

Luin kirjan totuttuun tyyliin pino muistilappuja matkassa ja kirjasin lukiessa nousseita ajatuksia lapuille. Totuuden nimessä en lukenut kirjan kappaleita järjestyksessä vaan sen mukaan mikä aiheista kulloinkin kiinnosti eniten. Sammalisto suosittelee itse tätä tapaa. Hyvä tapa saada potentiaaliset lukijat lukemaan edes osa kirjasta. Luku-urakan päätyttyä keräsin kirjoittamani kommentit kasaan. Muistiinpanoja läpikäydessä huomasin sitten selvästi mielenpäällä olleet haasteet omassa arjessani: keskeytykset, työn tauottaminen ja suunnitelmallisuus. Näiden parissa olen myös selvästi tehnyt erilaisia kokeiluja.

 

Keskeytykset

Tänä päivänä keskeytyksiä ilmenee hämmentävän paljon, minkä vuoksi on oleellista miettiä työyhteisötasolla yhteisiä pelisääntöjä keskittymiskyvyn ylläpitämiseksi. Sen lisäksi että keskittymistä syövät ulkoiset ärsykkeet Sammaliston mukaan puolet keskeytyksistä tulee kuitenkin omien korvien välistä. Itse kukin niihin varmasti syyllistyy ja tiedostamalla haasteen voimme kukin parantaa tapamme.

Olen rajannut niin sähköpostin tarkistamisen kuin sosiaalisen median käytön tiettyihin ajankohtiin ja pyrkinyt sitä kautta vähentämään keskeytyksiä. Ajan myötä olen kehittynyt niin rajojen asettamisessa saavutettavuuteeni kuin myös asioiden työajan ulkopuolella tekemättä jättämisessä. Tietyllä tapaa tilanne on uusi. Aiemmin työhön liittyvä viestintä oli enimmäkseen työpuhelimilla, jotka jäivät työpaikalle. Työkavereilta toki tuli toisinaan viestejä, mutta alkujaan 20 hengen tiimissä ja Proakatemian kaltaisessa yhteisössä viestinnän määrä on aivan eri luokkaa kuin aiemmissa työyhteisöissäni, joten sitä varten oli vain parasta löytää itselle sopivat rajat ja rutiinit.

Viestintä haastaa paitsi tiedonkulkua myös keskittymistä. Pajojen ja erilaisten palaverien aikana on oletettavaakin, etteivät henkilöt ole tavoitettavissa. Emme myöskään oleta kenenkään vastaavan meille työaikansa ulkopuolella, vaikka itse saatamme tuntea painetta tarkistaa tiimin Teams kanava vielä iltamyöhään varsinkin, jos sovellus on liian kätevästi näkyvissä kännykän etusivulla eikä sen tarkastamisesta ole tehty tarkoituksella vaikeampaa piilottamalla se jonnekin syrjemmäksi tai poistamalla sitä kokonaan.

Työajan puitteissa hyödynnän nykyään niin kännykän, sähköpostin kuin Teamsinkin asetuksia vähentääkseni ulkoisia häiriötekijöitä. Sen lisäksi että kännykkäni ei enää ilmoita suurinta osaa viesteistä en saa myöskään visuaalisia ilmoituksia. Tämän lisäksi olen opetellut hyödyntämään viestin ajastamisfunktiot sekä Teams viesteille, että Outlookin sähköposteille. Kuvassa 1. ilmenee hieman visuaalisemmassa muodossa ohjeet Microsoft Outlookin viestien ajastamiseen pohjautuen Microsoftin (n.d.) luomiin ohjeisiin.

 

KUVA 1. Ohje sähköpostin ajastamiseen Microsoft Outlookissa

 

Osa varmaankin ajattelee tämän tarpeettomaksi ajatellen, ettei heidän työskentelynsä iltamyöhään häiritse ketään, joka ei saa aktiivisia ilmoituksia viesteistä. Itse ajattelen ajastamisen viestivän kiireettömien asioiden kohdalla muiden työajan kunnioittamista ja esimerkillisyyttä työajoista kiinnipitämisen suhteen. Lykkäämällä siis viestin toimittamisen seuraavalle pöydälle teen asiasta seuraavan päivän asian enkä aiheuta kiireen tuntua heille, jotka huomaamattansa kiinnittyvät viestin saapumisen ajankohtaan ja tuntevat painetta vastata heti, koska vastausta on jo odotettu niin kauan.

Viestinnän kannalta WhatsApp viestit ovat olleet haasteeni alusta asti. Tiimin kanavana ne ovat vapaa-ajan viestintään tarkoitettuja, mutta välillä tämä tuntuu unohtuvan. Sitä mukaa kun yksilöt ovat tutustuneet toisiinsa paremmin on WhatsApp viestintä kuitenkin, tainnut siirtyä yleisimmiltä kanavilta pienempien porukoiden yhteisiin ryhmiin ja yksityisiin viesteihin.  Ainakaan kanavamme ei enää tätä nykyä villiinny kuten aikanaan.

Suunnitelmallisuus

Kalenterin täyttyessä sen selailu voi aikaansaada monessa kiireen tuntua. Toisaalta, jos työpäivien ja -viikkojen suunnittelu on hallussa ei täydenkään kalenterin tarvitse aiheuttaa ahdistusta. Koska suunnittelu lisää autonomian ja oman ajankäytön hallinnan tunnetta se voi lisätä työtyytyväisyyttä ja onnellisuutta. Oletettavasti tämä kuitenkin tarkoittaa sitä, että yksilö osaa silloin suunnitella ajankäyttönsä mahdollistaen riittävän väljyyden ja keskittyen vain oleellisiin asioihin.

Sammalisto kertoo itse käyttävänsä 15min seuraavan työviikon suunnitteluun, 5min päivittäisen agendan tarkistamiseen ja 30min joka lauantai vapaa-ajan suunnitteluun (Sammalisto 2019, 45–46). Itse en ole suhtautunut vapaa-ajan suunnitteluun yhtä systemaattisesti, enkä etenkään Google-kalenterin hyödyntämiseen, mutten näe haittaakaan siinä, että rajaan työpäivät entistä selkeämmin ja luon itselleni tilaisuuksia odottaa vapaa-ajalla tapahtuvia asioita. Suunnittelemalla vapaa-ajan ensin teen työajan rajaamisesta entistä helpompaa ja luomalla kalenterimuistutukset edistän yhteydenpitoa ystäviin ja sukulaisiin silloinkin, kun emme muuten kokoonnu yhteen viettämään aikaa yhdessä. Harkinnan arvoista on myös vapaa-ajan kalenteroiminen yhdessä perheen kanssa.

Olen pyrkinyt ottamaan tavaksi tarkistaa viestini ennen Proakatemialta lähtöä siltä varalta, että jotain on vielä hoidettava. Selkeä parannusaskel tämänhetkiseen on jäädä päivän päätteeksi lukemaan viestit ja kirjaamaan asiat kalenteriin ennen kotiin lähtöä. Voisi myös olla hyvä ottaa sähköiset kalenterit haltuun viimeisen vuoden aikana vaikka perinteistä kalenteria suosinkin. Sammaliston mukaan useimmat ihmiset hyödyntävät sähköistä kalenteriaan vain tapaamisten merkitsemiseen. Hän kuitenkin itse käyttää kalenteriaan monipuolisemmin ja on havainnut sen auttavan häntä hyödyntämään sitä eräänlaisena virtuaalisena henkilökohtaisena avustajana. Kalenterin avulla hän muistaa tärkeät tehtävät, varaa sopivan määrän aikaa tehtäville, tekee tehtävät määräaikaan mennessä, välttää keskeytykset, vähentää stressiä ja työajan ”ryöstämistä”. (Sammalisto 2019, 47.) Tapaamisten lisäksi hän kertookin lisäävänsä kalenteriin niin toistuvat ylläpitotehtävät kuin ainutkertaiset merkinnät, hän huomioi tauot, ja jättää aikaa yllättäville asioille sekä tilaa tapaamispyynnöille. Hän myös hyödyntää värikoodeja kalenterimerkinnöissään seuraavanlaisesti (Sammalisto 2019, 49):

Punainen:      tapaamiset, palaverit ja kokoukset

Keltainen:      itsenäiset työtehtävät

Oranssi:         siirtymät

Vihreä:           koulutukset, seminaarit ja tapahtumat

Huomioidakseni vapaa-ajan vahvemmin olisi minun oleellista huomioida se jo värikoodeja pohtiessani. Muuten ajatus ei ole hassumpi. Toki kalenterointi on helpompaa, jos aikataulut ovat suht säännöllisiä, toisin kuin tiimiyrittäjän arki, mutta kokeilun arvoista ehdottomasti. Ylipäätänsä ajankäytön tarkempi suunnittelu on hyvä ottaa työnalle viimeistään tässä vaiheessa opintoja. Tässä hetkessä aiemmin hyödyntämäni kategorisointi opinnot, työt, perhe ja omat menot ei ainakaan tunnu toimivalta.

Työn tauottaminen

Työpäiviä suunnitellessa olen jo yrittänyt huomioida vireystilan vaihtelut noin 90min sykleissä. Tämän lisäksi olen hyödyntänyt jo mainitsemiani muistilappuja tehtävälistojen tekemiseen. Myöhästelyä olen aina pyrkinyt välttämään, mutta isomman pelivaran antaminen sattumalle on ollut itselle uutta. Ilokseni olen kuitenkin huomannut kuinka niin pieniltä tuntuvat muutokset, kuin taukojen ja siirtyminen rakentaminen aikatauluihin ja lähtöön valmistautuminen aiemmin on vähentänyt kiireen tuntua. Pyrinkin nykyään tulemaan paikalle aiemmin ja viipymään vielä hetken sen sijaan että kiirehdin aina eteenpäin.

Koska minun on hankala keskittyä avokonttorissa, työstän monet yksilötehtävät, kuten esseet mieluummin kotoa käsin. Etäpäiviä viettäessä työ ja vapaa-ajan erottaminen on hankalampaa kuin muina päivinä varsinkin, kun minulla ei ole käytettävissä erillistä työskentelytilaa, jonka oven voisin vain sulkea. Tauon aikana on hirveän kätevää hoitaa kotitöitä, jotka muuten jäisivät kokonaan vapaa-ajalla hoidettaviksi. Ei toisaalta kuormittavaa, ei varmastikaan toimintaa, jonka pariin jumiutuu liian pitkäksi aikaa, muttei välttämättä hirveän rentouttavaakaan. Käytännössä paras tapa siirtyä työ moodista vapaa-ajan viettoon on ollut vilkaista viestit päivän päätteeksi ja suunnitella seuraavana päivänä hoidettavat asiat valmiiksi ennen selkeää siirtymää. Proakatemialta kotiin siirtyessä siirtymä on ollut joko kävely tai bussimatka kotiin. Etäpäivinä, jolloin olen työskennellyt kotoa käsin, minun on tarvinnut olla suunnitelmallisempi aikatauluttaakseni vastaavanlaisen siirtymän työpäivän päätteeksi. Silti mieltä nakertaa ajatus siitä, miten päivästä taukoineen pitäisi tehdä suunnitelmallisempi.

Pohdinta

Muistiinpanojen pariin palatessa huomasin joidenkin asioiden selvästi jääneen kirjan lukemisen jälkeen mieleen pyörimään. Ilokseni havaitsin kuinka olin jo vähitellen muokannut joitakin tapojani. Koska kirjan lukemisesta oli kuitenkin jo kuukausia ja oma ymmärrys eri asioiden suhteen on sinä aikana kehittynyt kirjasta otetut muistiinpanot antoivat jälleen uusia asioita ajateltavaksi. Ehkä tämä on yksi niistä kirjoista, joka on vain hankittava itselle säännöllisin väliajoin kerrattavaksi. Tällä kerralla oli hyvä huomata joidenkin kokeilujen edenneen ja pohtia mitä uusia kokeiluja edistää seuraavaksi.

 

Lähteet:

Microsoft. n.d. Sähköpostiviestien lähettämisen viivyttäminen tai ajastaminen. Microsoft 365-tuki. Viitattu 15.11.2022. https://support.microsoft.com/fi-fi/office/s%C3%A4hk%C3%B6postiviestien-l%C3%A4hett%C3%A4misen-viivytt%C3%A4minen-tai-ajastaminen-026af69f-c287-490a-a72f-6c65793744ba

Sammalisto, S. 2019. Viisas pääsee vähemmällä 2.0. 52 päivitettyä vinkkiä tehokkaampaan ja onnellisempaan elämään. Helsinki: Kauppakamari.

KUVA 1. Asbill, K. 2022. Kuvakaappaus kuvitteellisesta ohjeesta sähköpostin ajastamiseen Microsoft Outlookissa.

 

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close