Delegointi on johtajan tai projektipäällikön yksi tärkeimmistä asioista, sillä on melko mahdotonta tehdä kaiken aivan itse ja sillä saavuttaa parhaita mahdollisia tuloksia. Tai se on mahdollista ainoastaan pienissä mittasuhteissa, joista ei suurta onnistumista edes voi odottaa. Yhdistämällä viisaat päät yhteen voi saavuttaa paljon enemmän.

Kuitenkin delegointitaitoa pidetään hyvin vaikeana, sillä moni johtaja sortuu siihen, että ei uskalla antaa työtehtäviä muille sillä ajatuksella, että kukaan ei tee tätä työtä paremmin kuin hän itse. Se on suotavaa niissä työtehtävissä, jotka muutenkin ovat kyseisen johtajan vahvuuksia. Muut tehtävät taas kannattaa delegoida sellaisille ihmisille, jotka pärjäisivät niissä paremmin kuin sinä.

Teoriassa se kuulostaa helpolta, että voi vaan delegoida asioita eteenpäin ja tehdä sitä, mistä itse tykkää. Kuitenkin, jos ei osaa delegoida oikein, todennäköisesti törmää yhteen näistä ongelmista:

1. ”Pyysin työkavereitani ottaa koppia tästä tehtävästä, mutta kaikki kieltäytyivät.”
2. ”Pelkään, että asiat menevät pieleen, jos joku muu hoitaa tämän tehtävän.”
3. ”Annoin tehtävän hoidettavaksi toiselle, mutta se jäi tekemättä. Piti sittenkin hoitaa kaiken itse.”

Näistä syystä moni helposti luovuttaa ja kokee, että delegointi ei vaan onnistu hänen tiimissään. Kyse on kuitenkin taidoista, joita voi oppia sekä hyödyntää jopa haastavimmissa tiimeissä.

Tässä voi käsitellä jokaista ongelmaa erikseen ja katsoa, mikä johti siihen. Esimerkiksi se, että kukaan ei halunnut ottaa koppia jostakin tehtävästä monesti johtuu viestimisen tavasta. Jos työtehtäviä annetaan kaikille yleisesti kysymällä, että ”Kuka haluaa tehdä tämän?” todennäköisesti siitä seuraa kielteinen vastaus kaikilta, sillä pyyntö ei ole personalisoitu. Kukaan ei koe, että olisi juuri sopiva henkilö tämän asian hoitamiseen, ellei se ole jotenkin erityisen mielenkiintoinen. Lisäksi on isompi kynnys lähteä hommaan, johon ei ole pakko kuin kieltäytyä hommasta, jota on pakko tehdä. Tähän paras ratkaisu on se, että johtaja itse päättäisi kenet hän haluaa kyseiseen työtehtävään sekä perustelisi hänelle, että miksi juuri hänen pitäisi ottaa koppia tästä. On myös erittäin tärkeää osoittaa luottamusta toisen tekemistä kohtaan. Kyllä se toinen osapuoli osaa arvostaa tätä sekä itse motivoituu hommasta, kun huomaa, että hänen osaamisiansa on huomattu.

Toinen ongelma on pelko sekä epäluottamus muiden tekemistä kohtaan. Johtaja ei uskalla antaa mitään erityisen tärkeitä työtehtäviä muille vaan mieluummin tekee itse töitä ympäri vuorokauden. Tässä ei loppujen lopuksi ole mitään järkeä, sillä ison työtehtävälistan takia, johtaja ei pääse tekemään kunnolla asioita, jotka nimenomaan kuuluvat hänen vahvuuksiinsa. Hän ei keskity olennaiseen eli projektin edistämiseen vaan tekee jokaisen pikkujutun itse samalla, kun muut projektitiimiläiset istuvat ilman hommia.

Pitäisi vaan oppia tunnistamaan muiden vahvuuksia ja hyväksyä sen, että he pärjäävät niissä tehtävissä paremmin sekä nopeammin kuin sinä. Säästät hermojasi sekä aikasi antamalla tehtävän sille, joka on siinä parempi. Sama koskee myös pieniä asioita, joissa pärjää melkein kuka tahansa. Miksi tuhlata niihin omaa arvokasta aikaa, jos niitä voi delegoida eteenpäin?

Kolmas ongelma tulee siitä, kun annat toiselle työtehtävän, mutta joudut joko tekemään hänen jälkeen kaikki uusiksi tai ihan muuten vaan saat sen takaisin kokonaan hoidettavaksi. Martin Zvilling suosittelee olla ottamatta takaisin jo delegoituja asioita. Välillä käy niin, että toinen tekijä ei innostu kyseisestä hommasta tai epäilee omaa osaamista. Johtajan tehtävä on tunnistaa jo ennen tehtävän delegointia, että kuka pärjäisi tämän asian kanssa parhaiten. Mikäli toinen tekijä on epävarma, häntä kannattaa motivoida sekä kertoa miksi olet valinnut juuri hänet. Jos mikään ei toimi, asian voi delegoida muulle tekijälle tai hyvin harvassa tapauksessa ottaa takaisin itselleen hoidettavaksi.

Mikäli toinen tekijä on tehnyt hommansa, mutta sen verran huonosti, että sitä pitäisi tehdä uusiksi, on myös johtajan vastuulla ennakoida sellaista tilannetta. Kuten on jo aikaisemmin mainittu, epäluottamus muiden tekemistä kohtaan johtaa omaan täynnä olevaan kalenteriin, joten parempi tapa on miettiä etukäteen, että kenelle sen tehtävän antaa, jotta lopputulos olisi mahdollisimman hyvä. Myös kommunikaatio tekijän kanssa on tärkeässä roolissa, sillä huono lopputulos voi helposti johtua heikosta viestinnästä tai väärin ymmärretystä asiasta. Pienet välitarkastukset pitävät yllä tekijän motivaatiota sekä molemmat pysyvät varmasti samoilla linjoilla.

Itselleni kävi sellainen tuuri, että sain delegointitaidot luonnostaan. Olen koko lapsuuden delegoinut vanhemmille ja sukulaisille kaikki hommat, joita en halunnut tehdä. Sain usein valituksia asiasta, mutta ihmeellistä oli se, että kaikki kuitenkin aina tekivät sen, minkä minä pyysin. Silloin en vielä edes tiedostanut, että kyseessä on delegointi. Pidin sitä jopa hieman huonona ominaisuutena. Vasta Proakatemialla huomasin kaikki delegoinnin hyödyt. Se on yksi parhaimmista tunteista tietää, että kun hoidat jotakin yhtä projektissa olevaa työtehtävää ja samaan aikaan muut hommat edistyvät myös. Tässä olen koonnut TOP 3 vinkkiä minun omasta kokemuksestani, joita olen laskenut toimiviksi:

1. Ole kiitollinen. Kiitollisuutta täytyy myös osata osoittaa, ja pieniäkin apuja pitää huomata. Kun ihmiset näkevät, että olet aidosti kiitollinen heille sekä muistat kaiken, mitä he ovat sinulle tehneet, se antaa heille motivaatiota auttamiseen tulevaisuudessakin.
2. Ympäröi itsesi sinua paremmilla ihmisillä. Johtajan ei tarvitse olla tiimin nerokkain ja viisain vaan ainoastaan sellainen, joka osaa pitää kaikki langat käsissä. Muihin työtehtävin voi etsiä juuri niihin erikoistuneita ammattilaisia, joiden kanssa ei edes herää sellaista ajatusta, että mieluummin tekisit jonkun asian itse. Paras lopputulos syntyy juuri, kun joukko ammattilaisia sen tekee.
3. Osoita luottamusta. Jopa pieni lause ”Kyllä minä luotan, että teet tämän hyvin!” antaa toiselle todella paljon motivaatiota ja itsevarmuutta. Näin ei tarvitse hengittää kenenkään niskaan ja valvoa jokaista liikettä.

Delegoinnin haasteet itselläni

Kaikki ei kuitenkaan ole niin helppoa, jos osaa delegoida. Itselläni se menee helposti siihen, että luottamus omaa tekemistä kohtaan hiipuu, sillä kaikki ympärillä olevat ihmiset tekevät asioita paremmin. Mihin tahansa työtehtävään aina löytyy joku, joka osaa sen paremmin kuin minä. Tämän takia omalle epämukavuusalueelle astuminen välillä tuntuu liiankin rankalta, ja odotukset omaa onnistumista kohtaan ovat alhaiset. Tähän on auttanut se, että enemmän keskityin omiin vahvoihin puoliin sekä kokonaisuuden hallintaan. Yritän olla aliarvioimatta sitä taitoa sekä välillä kiittää myös itseäni pienistäkin onnistumisista. Kaikessa on omat hyvät ja huonot puolet, mutta olen iloinen, että elämässäni on tämä taito.

Lähteet:

Forbes, 2013. Martin Zwilling (https://www.forbes.com/sites/martinzwilling/2013/10/02/how-to-delegate-more-effectively-in-your-business/?sh=4462d9f969bc)