Soluessee: Nelli Sillanpää ja Henriikka Forsman

Rekrytointiprossessi alkaa luonnollisesti siitä, kun tarve lisätyövoimalle havaitaan. Lisätyövoimalle tarvetta voi olla täysipäiväiselle työntekijälle, mutta usein työvoimapulaa paikkaamaan palkataan osa-aikainen työntekijä ensi alkuun. Työnantajan on hyvä kartoittaa heti alkuun, millaisiin työtehtäviin työvoimaa tarvitaan, millainen työaika uudelle työntekijälle pystytään tarjoamaan ja mitä työnhakijalta odotetaan. Jotta uuden työntekijän palkkauksessa voidaan onnistua, on erityisen tärkeää suunnitella ja valmistella rekrytointiprosessi huolellisesti. Työn kuvaus kannattaa pyrkiä kuvailemaan mahdollisimman todellisuutta kuvailevasti ja osaamistavoitteet sekä muut edellytykset, kuten koulutustausta, joita hakijalta toivotaan, on suotavaa tuoda esiin jo työpaikkailmoituksessa. Kun työn kuvaus ja työntekijään kohdistuvat odotukset kerrotaan työpaikkailmoituksessa mahdollisimman tarkasti, rajataan suuremmalla todennäköisyydellä pois ne hakijat, jotka työtehtävään eivät sovellu. Samalla on mahdollisuus rajata omaa rekrytointiin käytettävää työaikaa, kun niin sanottuihin hutihakemuksiin ei tarvitse käyttää merkittävästi aikaa. Hyvään työpaikkailmoitukseen voidaan katsoa lukeutuvan seuraavat asiat:

• työn kuvaus
• työsuhteen laatu: osa-aikainen / kokoaikainen
• jatkuva vai määräaikainen työsuhde
• työsuhteen alkamisajankohta
• hakuaika
• toivottu koulutustausta
• työkokemus odotukset / edellytykset
• työntekijältä toivotut ominaisuudet
• muut edellytykset, kuten: kielitaito tai alakohtaiset erityisvaatimukset, kuten hygieniapassi tai muu.
• muu työntekijän kannalta oleellinen tieto avoimesta työpaikasta

Kun työpaikkailmoitus on saatu laadittua, julkaistaan se ennalta valitulle alustalle, kuten internetin erilaisiin palveluihin tai sanomalehteen. Julkaisupaikkaa kannattaa miettiä sen mukaan, mistä uskotaan potentiaalisen työvoiman sen saavuttavan. Esimerkiksi julkaisu painetussa Aamulehdessä ei välttämättä tavoita nuoria työnhakijoita, sillä harvalle nuorelle aikuiselle tulee Aamulehti kotiin. Myös sillä on merkitystä, miten työpaikkailmoitus otsikoidaan. Otsikointi voi olla mielenkiintoa herättävä, tiivis, informatiivinen tai vaikka erilaisuudellaan erottuva. Tärkeintä on, että se kiinnittää halutunlaisten hakijoiden huomion. Vielä otsikkoakin tärkeämpää on kuitenkin tehdä työpaikkailmoituksesta sisällöltään informatiivinen, jotta työnhakijoita ei johdeta harhaan. Samalla vältytään rekrytoinnissa ylimääräiseltä työmäärältä. Mikäli ilmoitus jää suppeaksi ja informatiivisuus on puutteellista, ottavat kiinnostuneet työnhakijat todennäköisesti yhteyttä mieltä askarruttavien asioiden ja puutteellisen informaation johdosta, mikä lisää rekrytointiin kuluvaa työaikaa.

Kun rekrytointikanavan valinnassa on onnistuttu ja sopiva kohdeyleisö saavutettu, poikii työpaikkailmoitus yleensä potentiaalisten työnhakijoiden työhakemuksia. Työhakemukset voivat olla toisistaan hyvin merkittävästikin poikkeavia, ei pelkästään sisällön, vaan myös ulkoasun puolesta. Joku saattaa vastata työpaikkailmoitukseen pelkällä sähköpostiviestillä, kun toinen tekee huolitellun CV:n sekä saatekirjeen. Työhakemus voi olla persoonallinen ja edukseen erottuva tai toinen toistaan toistava ahkeran, positiivisen ja oma-aloitteisen hakijan hakemus, joka ei kerro hakijasta välttämättä yhtään mitään. Hyvää työhakemusta voi pitää ytimekkäänä, mutta sellaisena, että siitä ilmenee, millainen ihminen hakemuksen takana on, millainen on hänen työ- ja koulutustausta ja miten hän kuvailee omaa osaamistaan. Hyvään työhakemukseen voidaan liittää seuraavia asioita:

• Mielenkiinnon osoittaminen avoinna olevaan työtehtävään työhakemuksessa toivotulla tavalla, esimerkiksi puhelimitse tai sähköpostitse
• Saatekirjeen ja CV:n toimittaminen esimerkiksi sähköpostin liitteenä
• CV:n etuja ovat kuvallisuus, ajankohtaisuus, selkeys, loogisuus ja informatiivisuus. CV:n tulee olla ytimekäs ja oleelliset asiat kertova, ei koko elämäntarina ja jokaista tet-jaksoa huomioonottava. Kuvan lisäksi omat tiedot, kuten nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite on oleellista kertoa. CV:ssä on hyvä tuoda esiin myös mahdolliset suosittelijat, jotka joissakin tapauksissa saattavat olla jopa työnhakijan valinnan ratkaisevia tekijöitä. Myös omia harrastuksia voi olla otollista kertoa, sillä ne usein viestivät aktiivisuudesta vapaa-aikana sen lisäksi, että ne kertovat myös henkilön mielenkiinnon kohteista.
• Saatekirjeessä on hyvä kertoa, miksi juuri tämä avoinna oleva työpaikka on kiinnostava ja minkä vuoksi tätä työtä haetaan. Lisäksi omaa osaamista voi kuvailla hieman kattavammin ja perustella, miksi juuri minä sovin avoinna olevaan työtehtävään. Saatekirjeen tulee olla CV:n tavoin ytimekäs, eikä suinkaan elämänkerta, saatekirjeen tehtävä työnhakemisessa on vakuuttaa työnantaja osaamisesta ja sopivuudesta tehtävään. Alla löytyy kymmenen hyvää ohjenuoraa saatekirjeen/ työhakemuksen laatimiseen:

1. Aloita vahvasti
2. Kohdista työhakemus avoimeen työpaikkaan
3. Korosta motivaatiota
4. Muista oikeinkirjoitus ja asianmukainen kieli
5. Työhakemus ei ole elämänkerta
6. Muista myydä itseäsi
7. Käytä konkreettisia esimerkkejä
8. Työhakemus ei saa olla liian pitkä
9. Päätä hakemuksesi vahvasti
10. Älä unohda allekirjoitusta
    (Monster)

Riippuen siitä, mitä työpaikkailmoituksessa on ilmoitettu, hakuaika päättyy tavallisesti silloin, kun ilmoitus umpeutuu tai mikäli ilmoituksessa on kerrottu, voi haku päättyä myös sopivan henkilön löydyttyä. Oli tapa kumpi tahansa, on seuraava askel työhakemusten läpikäynti ja potentiaalisten hakijoiden valinta. Mikäli hakijoita on vähän, on mahdollista halutessaan haastatella vaikka kaikki hakemuksen lähettäneet. Vaihtoehto ajan säästämiseksi voi olla esimerkiksi ensiksi suorittaa puhelinhaastattelu, minkä seurauksena karsia porukkaa aiemmasta suppeammaksi. Mikäli hakemuksia vastaanotetaan paljon, eikä kaikkien haastattelu ole mahdollista tai tarpeelliseksi katsottua, on hakemukset

hyvä käydä läpi ja jaotella sen mukaan, kuinka potentiaalisena työnhakija nähdään. Usein heti alkuun on rajattavissa pois ne, joita ei nähdä mahdollisina palkattavina. Myös suosikit saattavat nousta tavalla tai toisella esiin ja sitten on he, jotka eivät välttämättä hakemuksen perusteella ole parhaimmistoa, mutta eivät kuitenkaan hylättävässäkään kategoriassa. Niinpä on hyvä lähteä rajaamaan, kuinka paljon resursseja seuraavaan vaiheeseen on käytettävissä ja miten paljon hakemusten karsimista se edellyttää. Kun karsintaa on saatu tehtyä, on hyvä alkaa paneutumaan hakemuksiin tarkemmin ja alkaa etsimään niitä piirteitä hakemuksista, jotka koetaan työnhakijan kannalta edullisiksi. Kun aiemmin suunniteltuun sopivaan määrään karsinnan jälkeen on päästy, on aika alkaa kutsumaan hakijoita työhaastatteluun.

Työhaastattelussa on usein kannattavaa olla useampi kuin yksi haastattelija, jotta kokemus työntekijän sopivuudesta työtehtävään ja työyhteisöön ei ole vain yhden henkilön harkinnan varaista. Haastattelijana voivat olla esimerkiksi tuleva esimies ja toimitusjohtaja tai vaikka joku jonka kanssa työnhakija tulee työskentelemään. Haastattelutilanteen ei kuitenkaan pidä tuntua siltä, että työnantajaosapuolella on ylivoima vaan tilanteen tulee olla vastavuoroinen ja myös työnhakijan on suotavaa esittää kysymyksiä työhön ja työpaikkaan liittyen. Aktiivisuudellaan työnhakija osoittaa olevansa aidosti kiinnostunut avoimesta työpaikasta ja työyhteisöstä. Ennen haastatteluajankohtaa on molempien osapuolien syytä valmistautua tulevaan tilaisuuteen. Haastattelijoiden tulee pohtia ennakkoon, millaisia asioista haastattelun myötä halutaan saada selville. Työnhakijan puolestaan on hyvä valmistautua kertomaan itsestään ja omasta taustastaan. Hakijan on hyvä myös ottaa selvää työnantajayrityksestä, sen toiminnasta ja taustoista. Näin työhaastattelutilanteesta saadaan mahdollisimman luonteva ja haastattelussa voidaan edetä sen sijaan, että aika kuluu miettimiseen.

Haastattelut suoritettuaan on aika valita haastatelluista se, joka parhaiten uskotaan soveltuvan työtehtävään. Mikäli haastattelijoita on ollut useampi kuin yksi, voivat haastattelijat keskustella näkemyksistään ja yhdessä päättä parhaan kandidaatin. Kun valinta on tehty, ilmoitetaan hakijalle hänen tulleen valituksi työtehtävään, minkä jälkeen työsopimus voidaan solmia. Ennen kuin työsopimus allekirjoitetaan, on tärkeää, että sekä työnantaja että työntekijä ovat tietoisia omista oikeuksistaan ja velvollisuuksistaan, sillä sopimuksen allekirjoittamisella sitoudutaan siinä lukeviin ehtoihin.

(Kuva 1 Onnistuneen rekrytoinnin osa-alueet, Tuocon Oy)

Wikipedia luonnehtii työsopimusta seuraavasti:

”Työsopimus on kirjallisesti, suullisesti tai sähköisesti tehty tahdonilmaisu (kaksipuolinen oikeustoimi), jossa työntekijä sitoutuu tekemään työnantajalle tämän määrittelemään tehtävää, työtä, sovitulla tai määritellyllä (työ)paikalla tai -aluella, sovittuna (työ)aikana, työnantajan työnjohdon ja valvonnan alaisena, sovittua korvausta (palkka) vastaan.” Eli käytännössä työsopimus on dokumentti, jonka avulla työntekijä ja työnantaja sopivat työsuhteesta ja sen ehdoista. Työsopimus on tärkeää laatia hyvin yksityiskohtaisesti, jotta erimielisyyksiltä vältytään ja molemmat osapuolet ovat tietoisia työsuhteen raameista. Mikäli työsopimuksessa ei määritellä työsuhteen yksityiskohtia, saatetaan ajautua ristiriitaisiin tilanteisiin, sillä osapuolten tulkinnat saattavat poiketa toisistaan. Siksi on hyvä nähdä vaiva työsopimuksen laatimishetkellä ja palata siihen, mikäli epäselvyyksiä ilmenee.

Työsopimuksia säätelee työsopimuslaki, jossa säädetään työsopimuksen sisällöstä ja siitä, mitä työsopimuksesta tulee vähintäänkin käydä ilmi. Käymme nyt läpi yksityiskohtia, jotka työsopimuksen tulee käsittää.

Työsopimuksen kesto on tärkeä osa työsopimusta, sillä se määrittelee sen, kuinka pitkäksi aikaa työnantaja työntekijälleen työtä tarjoaa. Työsopimus on lähtökohtaisesti toistaiseksi voimassa, ellei työnantajalla ole perusteltua syytä tehdä siitä määräaikaista. Mikäli voidaan katsoa, että työnantaja on aloitteestaan tehnyt perusteetta määräaikaisen sopimuksen, tulee solmittua sopimusta kohdella toistaiseksi voimassaolevana työsopimuksena.

Työnantaja ja työntekijät voivat halutessaan sopia työsuhteen alkuun sijoitettavasta koeajasta. Koeajan hyödyntämisen tulee olla molemmilla osapuolilla selkeästi tiedossa, kuten myös koeajan pituuden. Koeaikaa ei määrittele se, kuinka työsopimuksen kestoaika, vaan sitä voidaan hyödyntää aina. Koeajasta on kuitenkin sovittava ennen työnteon aloittamista. Vuodesta 2017 lähtien koeaika voi olla maksimissaan kuusi kuukautta aiemman neljän kuukauden sijaan.  (Työsuojelu.)

Irtisanomisajasta on mahdollista sopia työehtosopimuksella tai työsopimuksilla toisin kuin lakiin on kirjattu. Työsopimuslain mukaan työnantajan yleiset irtisanomisajat ovat:

Kun työsuhde on jatkunut enintään 1v = 14 päivää
yli 1 v, mutta enintään 4 v = 1 kk
yli 4 v, mutta enintään 8 v = 2 kk
yli 8 v, mutta enintään 12 v = 4 kk
yli 12 v = 6 kk

Puolestaan työntekijää sitovat irtisanomisajat ovat 14 päivää, kun työsuhde on kestänyt enintään viisi vuotta ja yhden kuukauden, kun työsuhde on jatkunut yli viisi vuotta.

Työsopimukseen tulee kirjata työntekijän pääasialliset työtehtävät. Mikäli työsopimuksessa on työtehtävien ohessa maininta ”muut esimiehen määräämät tehtävät”, laajentaa ehto työnantajan mahdollisuuksia yksipuolisesti muuttaa työtehtäviä. Tämä mahdollisuus ei kuitenkaan ole rajoittamaton, sillä uusien työtehtävien tulee olla työnantajan säännöllisen toimialan töitä ja uusien tehtävien tulee ottaa huomioon työntekijän ammattitaito ja työn turvallisuuteen liittyvät seikat. Työnantajalla ei myöskään ole oikeutta sijoittaa työntekijää pitkäaikaisesti toiselle paikkakunnalle tämän maininnan myötä.

Olennainen osa työsopimusta on palkasta tai muusta vastikkeesta sopiminen. Työsopimuksessa tulee määritellä palkan muoto, kuten kuukausipalkka, tuntipalkka tai provisiopalkka sekä erilaiset luontaisedut, mikäli niitä työntekijälle tarjotaan. Luontaisetuja ovat muun muassa asuntoetu, autoetu ja puhelinetu. Lisäksi esimerkiksi lounasetu on palkkaan verrattava vastike. Työsopimuksesta huolimatta, työnantajan tulee noudattaa työehtosopimuksen palkkaa koskevia määräyksiä. Mikäli työsuhteessa ei ole noudatettavaa työehtosopimusta, palkka määräytyy työsopimuksen perusteella. Tällöinkin työnantajan on maksettava työstä vähintään kohtuullista ja tavanomaista palkkaa. Sovellettavasta työehtosopimuksesta tulee olla maininta työsopimuksessa.

Työtehtävien ja palkan lisäksi tärkeää on sopia siitä, mikä on työntekijän pääasiallinen työntekopaikka sekä työaika. Kuten aiemmin jo mainittiin, ei työnantaja voi sijoittaa työntekijää pitkäaikaisesti toiselle paikkakunnalle. Työajasta tulee määritellä, millainen työaika on, eli kuinka monta työtuntia työntekijälle on luvattu sekä onko työ virka-aikaan tehtävää vai esimerkiksi kolmivuorotyötä ja kuuluuko työhön myös viikonlopputyö.

Muiden työsuhteen ehtojen lisäksi työsopimuksesta tulee käydä ilmi vuosiloman määräytyminen. Lisäksi maininta mahdollisesta kilpailukiellosta ja salassapitosopimuksesta. Kyseisiin ehtoihin on tutustuttava huolellisesti ennen kuin allekirjoittaa työsopimuksen. Nämä ehdot saattavat hankaloittaa huomattavasti työllistymistä tai yritystoiminnan harjoittamista työsuhteen päättymisen jälkeen. Mikäli kilpailukieltosopimuksen tekeminen on välttämätöntä, tulee sen rajoitukset määritellä mahdollisimman yksityiskohtaisesti.

Tilanteessa, kun työntekijälle on ilmoitettu hänen tulleensa valituksi avoimeen työpaikkaan olisi hyvä pyytää työsopimusta silmäiltäväksi jo ennen varsinaista työsopimuksen allekirjoitustilaisuutta. Tai mikäli työhön valinnasta ilmoitetaan vaikka jo heti työhaastattelussa, on työntekijällä oikeus pyytää työsopimusta luettavakseen, vaikka kotiin. Mikäli työnantaja ei ole tähän suostuvainen, saattaa olla, että sille on syynsä. Työsopimuksen tulisi olla molemmille osapuolille suotuisa. Työsopimukseen on tärkeää tutustua yksityiskohtaisesti ja ymmärtää jokainen siinä mainittu kohta. Mikäli sopimuksesta puuttuu omasta mielestä jokin tärkeä kohta tai jotain, mihin kaipaa selvennystä, tulee niistä keskustella ehdottomasti ennen työsopimuksen allekirjoittamista.

LÄHTEET:

Monster, Kymmenen vinkkiä työhakemuksen tekoon [verkkosivu] https://www.monster.fi/uraneuvonta/artikkeli/10-vinkkia-tyohakemuksen-tekoon

Työsuojelu, https://www.tyosuojelu.fi/tyosuhde/tyosopimus

Ekonomilehti, https://www.ekonomilehti.fi/huomioi-nama-tyosopimusta-tehdessasi/

Työsopimuslaki, https://www.xn--tysopimuslaki-jmb.fi/tietoa/kasitteita/Ty%C3%B6ntekij%C3%A4n+velvollisuudet