Tampere
05 Dec, Saturday
3° C

Proakatemian esseepankki

Soluessee: Tapahtumatuontanto



Kirjoittanut: Esseepankin arkisto - tiimistä Ei tiimiä.

Esseen tyyppi: / esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Esseen arvioitu lukuaika on 5 minuuttia.

Tämän soluesseen tapahtumatuotannosta on kirjoittanut Miisa Kuivanen ja Nelli Sillanpää

Tapahtumatuotanto

Tässä esseessä käsittelemme tapahtumatuotannon kokonaisuutta, etenkin vaiheita ja yksityiskohtia, mitä ei tapahtumaan osallistujan roolissa tuleva osaa välttämättä ajatellakaan. Olemme molemmat tänä vuonna osana järjestämässä valmistuvien opiskelijoiden loppunäyttötapahtumaa, joka kulkee nimellä 24-H ja siksi aihe on juuri nyt ajankohtainen ja mielenkiintoinen. Essee ei kuitenkaan pohjaudu itse 24H tapahtumaan siitä syystä, että tapahtuman sidosryhmät, teema ja oikeastaan kaikki muu kuin ajankohta on ovat tarkoin varjeltua tietoa projektiryhmän ulkopuolisilta henkilöiltä. Kyseinen tapahtuma pidetään salassa ulkopuolisilta siitä syystä, että kyseessä on arvioitava loppunäyttö, johon kaikilla tulee olla tasavertainen lähtöasema muihin osallisiin verraten. Pyrimmekin siis käymään tapahtuman järjestämistä yleisesti pieninä osina läpi aina ideasta suunnitteluvaiheeseen ja budjetoinnista toteutukseen.

 

Ideasta aluille

Usein, oli kyse oikeastaan mistä tahansa projektista, kaikki lähtee liikkeelle ideasta. Idea voi tulla ulkopuolelta ja ikään kuin toimeksiannon muodossa, se voi syntyä havaitusta tarpeesta tai se voi olla villi ajatus jostain asiasta, mikä olisi hienoa päästä toteuttamaan. Mikäli idea syntyy ajatuksena päähän pulpahtaen, on hyvä pyrkiä pallottelemaan ajatusta muiden kanssa ennen kuin ideaa ryhtyy suin päin viemään kohti suunnitteluvaihetta. Kun ideaa malttaa hetken pyöritellä ja antaa sille tilaa vielä hioutua, voi mitä todennäköisemmin välttyä myöhemmän vaiheen pettymykseltä sen suhteen, ettei alku innostuksesta johtuvan nopean tempon vuoksi pohtinut ideaa eri näkökulmista ja esimerkiksi kysynyt muiden näkemyksiä idean toimivuudesta. Hyviä työkaluja ideoiden kehittämiseen ja niiden realisoimiseen on esimerkiksi Alexander Osterwalderin Business Model Canvas, jossa ideaa tarkastellaan sen arvolupauksen näkökulmasta (Osterwalder n.d.).Mielestämme työkalu on käytännöllinen, sillä siinä tulee otettua huomioon kaikki mahdollinen kulurakenteesta aina sidosryhmiin ja asiakassegmentteihin.

 

Tapahtuman suunnitteluvaihe

Kun tässä tapauksessa tapahtuman järjestämisestä on syntynyt idea, voidaan ideoinnin jälkeen siirtyä suunnitteluvaiheeseen. Suunnitteluvaihe on äärimmäisen tärkeää tehdä huolellisesti, kaikki vaiheet jo ennalta läpikäyden niin, että matkan edetessä ei tule yllättäviä käänteitä ja asioita eteen, mitä ei ole osattu ottaa huomioon aiemmin. Suunnittelun ja oman muistin tukena on hyvä käyttää esimerkiksi projektisuunnitelmaa. Projektisuunnitelma on erittäin hyvä ja tärkeä työkalu, kun suunnitellaan moniosaisia kokonaisuuksia, joissa pitää ottaa monta muuttuvaa asiaa huomioon. Projektisuunnitelmaa työstäessä tulee käytyä kohta kohdalta läpi esimerkiksi projektin eri vaiheet, aikataulutuksen sekä riskit. Usein jo suunnitteluvaiheessa, mikäli se tehdään huolella ja ajatuksen kanssa, voidaan huomata seikkoja, mitkä eivät ole käyneet mielessäkään aiemmin kuin nyt, kun asioihin paneudutaan. Suunnittelua varten on määritelty yleensä myös projektiryhmä, joka vastaa koko projektin suunnittelusta ja toteutuksesta. Projektiryhmään kuuluu projektipäällikkö eli tapahtuman päähenkilö ja projektityöntekijät eli projektiryhmän jäsenet. Jokaisella projektiryhmään kuuluvalla on projektissa oma vastuualueensa ja tehtävänsä. (Iiskola-Kesonen 2004, 30-31).

Etenkin tapahtumaa tuotettaessa on tärkeää jo heti alkuvaiheessa miettiä, kenelle tapahtuma suunnataan. Mitä tarkemmin kohdeyleisö voidaan rajata, sitä helpompaa on ryhtyä suunnittelemaan tapahtuman luonnetta ja yksityiskohtia yleisölle oikein kohdennettuna. Kun yleisö saadaan segmentoitua, voidaan alkaa määritellä myös esimerkiksi väkijoukon suuruuden mukaan määräytyviä seikkoja, kuten järjestystä ylläpitäviä henkilöitä tai pelastushenkilökuntaa. Lisäksi monet lupa-asiat tulevat kyseeseen, kuten anniskeluoikeudet ja sen tuomat rajoitteet tai vaikkapa sijainnista riippuen aikataulu rajoitteet. Tapahtuman yleisö vaikuttaa vahvasti myös tapahtuman luonteeseen ja aikatauluun. Mikäli yleisö on pääasiassa lapsia tai lapsiperheitä, on melko todennäköistä, että tapahtuma järjestetään aamupäivä painotteisesti. Puolestaan nuorille aikuisille suunnatut tapahtumat alkavat yleensä alkuillasta ja saattavat kestää jopa aamun pikkutunneille saakka.

Kohdennettu yleisö saattaa olla valittuna jo siinä vaiheessa, kun on syytä pohtia, miksi tapahtuma ylipäänsä järjestetään, mihin sillä pyritään. Konkreettinen ja melko radikaali ero on esimerkiksi sillä, pyrkiikö tapahtuma tavoittelemaan maksimaalista voittoa vai onko tarkoituksena esimerkiksi tuottaa iloa ja yhteenkuuluvuuden tunnetta hyväntekeväisyys tapahtuman avulla. Muita lähtökohtia tapahtuman järjestämiselle voi olla esimerkiksi pyrkimys saada lisää näkyvyyttä tai vaikkapa yhteisen mielenkiinnon kohteen jakaminen saman henkisten ihmisten kanssa.

Kun tapahtuman pääpiirteet alkavat olla selvillä, on hyvä jo aikaisessa vaiheessa pohtia vaihtoehtoja mahdolliselle paikalle toteuttaa kyseinen tapahtuma. Kun perusajatus tapahtuman luonteesta ja kohdeyleisöstä on selvillä, on hyvä ryhtyä varmistamaan sopivan paikan saatavuus haluttuna ajankohtana. Paikan valintaan vaikuttaa totta kai suurelta osin se, kuinka suuri yleisömäärä tapahtumalle on odotettavissa. Lisäksi oleellista on esimerkiksi se, onko kyseessä lasten vai aikuisten tapahtuma. Usein jo varhaisessa vaiheessa idean tapahtumasta synnyttyä, herää mielikuvia siitä, missä tapahtuma tultaisiin järjestämään. Siksi onkin aikaa, vaivaa ja hermoja säästävää selvittää heti kun mahdollista, onko kyseinen tila tai alue mahdollista saada käyttöönsä suunniteltuna ajankohtana. Mikäli tapahtuman suunnittelee yksityiskohtia myöten pitkälle valmiiksi, voi joutua pettymään ja uurtamaan moninkertaisesti sitten, kun alun perin ajateltu lokaatio ei toteudukaan.

Ajankohta on oleellisessa roolissa koko kokonaisuuden kannalta. Kun ajankohta saadaan päätettyä, määrittelee se oikeastaan koko projektin aikataulutuksen. Usein tapahtumasta riippumatta, aikataulutus menee siten, että kiireisimpiä aikoja ovat päivät tai viikot juuri ennen tapahtumaa. Voisi jopa todeta, että vaikka kuinka hyvin olisi etukäteisvalmistelut tehty, aina tulee jotain yllättäviä tilanteita, jotka vievät aikaa ja pidentävät näin ollen tapahtuman alkuvalmisteluita. Tapahtumaa valmisteltaessa on hyvä kirjoittaa muistiin erilaisia aikaa vieviä asioita, jotta se helpottaa tapahtuman mahdollista uudelleen järjestämistä ja sen aikataulutuksen suunnittelua. Aikataulutusta helpottaa huomattavasti, kun jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa huomaa käyttää palvelumuotoilua ja sen avulla osaa ottaa huomioon kaikki pienimmätkin yksityiskohdat, jotka aikataulutuksessa tulevat vastaan. Suunnitteluvaiheessa on vielä helppo esimerkiksi rekrytoida lisää työvoimaa, mikäli alun perin suunniteltu aikataulu tai resurssit eivät riitä.

Budjetointi

Tapahtuman budjetointi on yksi merkittävä osa itse tapahtumaa ja saattaa aiheuttaa päänvaivaa useassakin otteessa. Budjetoinnin avulla arvioidaan tapahtuman tulo- ja menovirrat. Budjetti on aina määritelty tietylle ajanjaksolle, kuten esimerkiksi tapahtuman alkamisesta sen loppuun. (Katto & Kouhia-Kuusisto 2006). Budjetointi nähdään usein myös isona riskinä tai ainakin sen selvitettyä koko tapahtumasta saattaa tulla iso riski. Mutta miten löytää kultainen keskitie tulojen ja menojen keskelle? Monesti tuntuisi, että pääsylipun hinnan nostaminen on ratkaisu, mutta on samalla pohdittava, missä menee se kriittinen piste, jolloin asiakas ei ole enää valmis maksamaan lipusta.

Kaikkien yllättävien kulujen vuoksi tapahtuman budjetointi on elinehto aloittaa jo heti suunnitteluvaiheessa ja usein siinä huomaakin onko tapahtuman järjestäminen edes realistista ja mikäli se ei ihan täysin ole, onko jotain vielä tehtävissä kun on hyvissä ajoin liikkeellä? Voiko tapahtumaan hankkia yhteistyökumppaneita tai sponsoreita, joilla saisi katettua kuluja tai onko mahdollista tehdä porrastettu hinnasto lipunmyyntiin, joka houkuttaa asiakkaita ostamaan lipun ajoissa ja näin mahdollisimman monelta asiakkaalta saataisiin maksu jo heti alkuvaiheessa. Uskomme, että mitä aikaisemmassa vaiheessa olet liikkeellä tapahtuman suunnittelussa, sitä paremmat mahdollisuudet on hankkia yhteistyökumppaneita ja erilaisia sponsorisopimuksia tapahtumaasi.

Markkinointi

Hyvissä ajoin kannattaa muistaa myös tapahtuman markkinointi. Markkinointi on olennaista siinäkin mielessä, että haluttu kohderyhmä saadaan tavoitettua. Etenkin niissä tilanteissa, kun halutulle kohderyhmälle ei ole yhtä yksittäistä markkinointikanavaa, asiakkaiden tavoittaminen voi olla hieman haastavaa. Markkinointi onkin usein ensimmäinen kosketus itse tapahtumaan ja sen tehtävänä on kiinnittää kohderyhmän kiinnostus. Tämän vuoksi markkinointi kannattaa suunnitella huolella ja markkinointikanavat tulee valita tarkasti, jotta tapahtuman markkinoinnista saadaan mahdollisimman kattava. Markkinoinnissa kannattaa tuoda ilmi esimerkiksi mahdollinen teema ja ilmoittaa mistä tapahtumasta on kyse ja onko kohderyhmä vain jokin tietty asiakasryhmä esimerkiksi vain täysi-ikäiset.

Nykyisin markkinoinnissa on alettu käyttää enenevässä määrin ennakkomarkkinointia tai niin sanottua “save-the-date” -markkinointia, jossa halutulle kohderyhmälle ilmoitetaan tapahtumasta jo vuosi tai viimeistään puoli vuotta ennen, jotta he osaavat varata kalenteristaan juuri tämän tietyn päivän vapaaksi.

Erilaiset sissimarkkinointi tempaukset ovat nostaneet suosiotaan tapahtumien yhteydessä. Sissimarkkinoinnin tavoitteena on käyttää markkinoinnin epätyypillisiä keinoja ja tuottaa markkinoinnille hyviä tuloksia pienillä panoksilla. (Parantainen, 2005, 21.) Esimerkkejä tapahtumien sissimarkkinointi tempauksista ovat esimerkiksi Tampereen keskustorilla tapahtuneet teatteri-esitysten markkinoinnit, jossa ennalta määrätty joukko on pukeutunut esimerkiksi kissoiksi markkinoiden Cats-musikaalia.

Palaute & Jälkimarkkinointi

Tapahtuman jälkeen on hyvä istua vielä ainakin kerran alas ja pohtia yhdessä kaikkien osapuolten kesken tapahtuman onnistumiset ja kehittämiskohteet. Esimerkiksi viikko tapahtuman järjestämisen jälkeen asiat ovat vielä kirkkaana mielessä, mutta tapahtumasta on ehditty jo hieman palautumaan.Onnistuneen tapahtuman jälkeen jälkipalaverin voi pitää vaikka ravintolassa, jossa onnistumista voi samalla juhlistaa. Jälkipalaverissa esiin nousseet kehityskohteet kannattaa kirjata ylös ja arkistoida ne huolellisesti, jotta ne löytyvät vielä myöhempää käyttöä varten. Sidosryhmiltä kannattaa myös kerätä palaute välittömästi tapahtuman jälkeen, sillä he näkevät asian eri näkökulmasta kuin järjestäjät ja heiltä saatu palaute on todella arvokasta.

Esimerkkinä voisi käyttää Tampereella vuosittain elokuussa järjestettävää Blockfestiä, joka on kymmenvuotisen taipaleen aikana noussut pienestä hiphop- festivaalista Pohjoismaiden suurimmaksi hiphop- festivaaliksi. Tapahtuman suunnittelu aloitetaan vuosi ennen itse tapahtumaa, eli aina juuri kun edellinen festivaali on saatu puristettua loppuun. Tapahtuma on joka vuosi entistä hulppeampi ja sinne halutaan tuoda oma twisti hiphop-kansalle. Festari on saanut alkunsa siitä, että Blockfestin perustaja Kalle Kallonen on ottanut kymmenentuhannen euron lainan ystävältään aikeena järjestää aikuisten festarit. Jälkeenpäin voi todeta, että riskinotto oli kannattava ja vuosi vuodelta riskien ottaminen on ehkä muuttanut muotoaan, mutta se kulkee silti vahvasti mukana tapahtuman järjestämisessä. Koskaan ei voi tietää peruuko artisti esiintymisen tai onko uuden maksujärjestelmän tuominen festivaaleille täysi floppi, mutta eipä sitä tiedäkään jos ei ole tarpeeksi rohkea kokeilemaan. (Tolonen 2017)

Tapahtumanjärjestäjän muistilista kokoaa hyvin nämä asiat ja sieltä voit käydä tarkistamassa oikeastaan kaiken olennaisen tapahtuman järjestämisestä. Muistilista toimii hyvänä apuvälineenä sellaiselle, joka ei ole ennen tapahtumia järjestänyt tai jolla on siitä vielä rajallinen määrä kokemusta. (Tapahtumanjärjestäjän muistilista n.d.). Netistä löytyy myös muita vastaavia muistilistoja ja oppaita, josta saa hyviä vinkkejä alkuunpääsemiseen.

Lähteet:

Iiskola-Kesonen, H. 2004. Mitä, miksi, kuinka: käsikirja tapahtumajärjestäjille. Suomen Liikunta ja Urheilu ry.

Katto, L. & Kouhia-Kuusisto, K. Virtuaali AMK.  31.10.2006. Luettu 17.10.2017. http://www2.amk.fi/digma.fi/www.amk.fi/opintojaksot/030304/1075273440595/1162281010477/1162281253104/1162281822668.html

Osterwalder, A.. Alexosterwalder. n.d. Luettu 18.10.2017. http://alexosterwalder.com/

Parantainen, J. Sissimarkkinointi. 2005. Helsinki: Talentum.

Tapahtumanjärjestäjän muistilista. n.d. Luettu 19.10.2017. https://www.imitsi.fi/@Bin/361354/Muistilista+tapahtumanj%C3%A4rjest%C3%A4j%C3%A4lle.pdf

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close