1        JOHDANTO

Yrittäjänä menestymiseen vaikuttaa olennaisesti työn tehokkuus ja rutiinit. Jotta mahdollisimman korkea tehokkuus voidaan saavuttaa, on yrittäjän osattava johtaa itseään. Tämä tarkoittaa oman hyvinvoinnin edistämistä, turhien asioiden karsimista, hyvistä tavoista rutiinien tekemistä, palautumisesta huolehtimista ja oikeisiin asioihin keskittymistä. Hyvinvointi on valittu Proakatemian syksyn teemaksi ja myös meillä Valuessa hyvinvointi oli lokakuun kantava teema. Yksilöiden hyvinvointi on ollut puheenaiheena niin akatemialla kuin tiimimme sisälläkin ja mm. tämä on innoittanut lisäämään omaa tietoa itsensä johtamisesta, hyvinvoinnista ja oman työn tehostamisesta.

2        KESKEISIÄ TEEMOJA

Timothy Ferrisin 4 tunnin työviikossa keskeisenä teemana on juuri oman tekemisen tehostaminen. Ei siksi, että pitäisi tehdä enemmän ja pidempään, vaan nimenomaan vähemmän, mutta tehokkaammin. Vähemmän tekeminen ei ole laiskuutta. ”Vain harvat ovat päättäneet (tai osaavat) mitata toimiensa tuloksia ja siten panostustaan suhteessa aikaan.” (Ferris, 41). Arvostamme helposti volyymia liikaa ja ahkerimmalta työntekijältä vaikuttaa se, joka viettää eniten aikaa työpöytänsä ääressä, riippumatta hänen tuottavuudestaan. Tästä seuraa, että tuottamatonta volyymia syntyy yhä enemmän, kun yhteisön jäsenet hakevat hyväksyntää näennäisellä puuhakkuudella. Yrityksen pitäisi siis palkita henkilökuntaansa tuloksista, jolloin juuri tuloksekkuudesta tulee tavoiteltava asia.

JP Jakosen kirjassa yrittäjän hyvinvointiin on paneuduttu hyvin käytännönläheisin, mutta toimivin keinoin. Aihealueet kattavat arjen aina heräämisestä nukkumaanmenoon saakka. Jakonen ehdottaa toimivaksi havaittuja rutiineja, joiden tarkoitus on vähentää ylimääräistä kuormitusta, lisätä hyvinvointia ja sitä kautta myös oman työn tehokkuutta. Tällaisia rutiineja ovat esimerkiksi hyvän aamun luominen, siisteydestä huolehtiminen ja säännöllinen liikunta. ”Aikaisin herääminen sopii kaikille. Se ei välttämättä tunnu mukavalta kaikille, mutta se sopii kaikille. Se sopii kaikille siksi, että sen taustalla oleva sääntö on pätevä ja tuo sääntö kuuluu: ota aamun ensimmäinen tunti itsellesi.” (Jakonen, 40)

3        PUUHAKAS VAI TEHOKAS

”Puuhakkuus välittämättä tehokkuudesta on maailmankaikkeuden oletustila.” (Ferris, 77) Valuessa olemme kuluneen vuoden aikana viljelleet termiä puuhastelu, joka yksinkertaisuudessaan tarkoittaa näennäisen ahkeraa, mutta päämäärätöntä toimintaa – puuhakkuutta. Ferrisin esimerkki puuhakkuudesta on henkilö, joka tarkistaa tulleet viestit 30 kertaa päivässä ”ja laatii yksityiskohtaisen kansiojärjestelmän ja hienot systeemit varmistaakseen, että 30-kertainen ajanhukka sujuu mahdollisimman nopeasti.” (Ferris, 78) Erilaisia toimintoja ja prosesseja kehitettäessä on olennaista pitää mielessä niiden alkuperäinen tavoite. Jos tavoite ei lähtökohtaisestikaan ole toimintaa edistävä, ei sille ole tarpeellista kehittää prosessiakaan. Parempi siis unohtaa koko juttu.

 ”Tehtävä ei muutu tärkeäksi, vaikka siihen kuluisi paljon aikaa.”

                      -Timothy Ferris

Tehokkuus puolestaan on minimipanoksella maksimituoton saavuttamista. ” Tehokkuus on tehtävien suorittamista mahdollisimman taloudellisella tavalla.” (Ferris, 77) Käytännössä tekemällä vähemmän saavuttaa enemmän. Vapautuneen ajan voi käyttää tuottavampiin asioihin ja tämä pitää sisällään myös omasta työtehosta ja hyvinvoinnista huolehtimisen. Tehokkuus siis ruokkii tehokkuutta, jolloin hyvä kierre on valmis.

3.1         Palaverikulttuuri

Esimerkkinä tehokkuudesta, olemme Valuessa huomanneet, että palaverit, joilla ei ole asialistaa tai ennalta määriteltyä tavoitetta, menevät helposti tehottomaksi rupatteluksi. Palaveri venyy tarpeettoman pitkäksi, ihmiset turhautuvat ja päätöksenteko vaikeutuu. ”Jos asiat on etukäteen valmisteltu, ei päätöksenteko kestä puolta tuntia enempää.” (Ferris, 113) Koska aika on yrittäjän tärkein resurssi, on tärkeää, että sitä arvostaa niin yrittäjä itse kuin hänen yhteistyökumppaninsakin. Ferrisin mukaan palaverissa kaksi tärkeintä asiaa on asialista ja ennakkoon määritelty lopetusaika. Älä jätä loppua avoimeksi, ja pidä puheet lyhyinä. ”Jos sinun on pakko osallistua pitkäksi suunniteltuun tai määrittelemättömän mittaiseen kokoukseen, ilmoita järjestäjälle, että haluaisit oman osuutesi heti alkuun, koska joudut menemään muualle 15 minuutin kuluttua.” (Ferris, 113)

3.2         Syvä työ

Työn tehokkuuteen vaikuttaa olennaisesti työn laatu. Jakonen esittää kirjassaan termin syvä työ, joka tarkoittaa tuotteliasta, keskeytyksetöntä ja sopivasti haastavan työn tekemistä. ”Syvä työ on ammatillista toimintaa, jota tehdään häiriöstä vapaassa keskittymisen tilassa. Se pakottaa kognitiiviset kyvyt äärirajoilleen, luo uutta ja arvokasta, kehittää kykyjä ja sitä vaikea toistaa.” (Jakonen, 89) Käytännössä syvä työ tarkoittaa siis flow-tilan mahdollistamista poistamalla ylimääräiset häiriötekijät.

Syvään työhön ja flow-tilaan liittyy itsensä sopivasti haastaminen ja että työtä on vaikea toistaa täsmälleen samanlaisena uudelleen. Tämä tarkoittaa, että yrittäjä joutuu välillä myös koettelemaan itseään päästäkseen parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen. Kaikkea stressiä ei siis pidä tai ole edes hyödyllistä eliminoida. ”Stressityyppejä on kahdenlaisia, ja ne ovat yhtä kaukana toisistaan kuin euforia ja sen harvemmin mainittu vastakohta dysforia eli huonovointisuus.” (Ferris, 45)

3.3         Aikasyöpöt ja häiriötekijät

Mahdollista kognitiivisesti esteetön työ. Kuulostaa vaikealta, mutta yksinkertaisuudessaan se tarkoittaa työpisteen siistinä pitämistä tai materiaalien kuten tietokoneen kansioiden ja sähköpostin organisointia. ”On sekä esteettisesti miellyttävää, että työhön houkuttelevaa istua siistin ja järjestelmällisen – eli osana suurempaa systeemiä olevan – työpöydän ääreen.” (Jakonen, 63)

Ferris kehottaa välttämään kaikkia ajan tuhlaajia mahdollisuuksien mukaan. Tyypillisimpinä ajan tuhlaajina hän mainitsee merkityksettömät kokoukset, keskustelut, puhelinsoitot ja sähköpostit. Tällaisia ajan tuhlaajia pystyy vähentämään hyvällä organisoinnilla ja oman ajan hallinnalla, esimerkiksi asettamalla tietyt ajat, jolloin säännöllisesti tarkistaa sähköpostinsa. Näin välttyy jatkuvalta puhelimen selailulta, mutta tärkeät viestit tulevat kuitenkin luetuksi.

Harjoittamalla valikoivaa välinpitämättömyyttä, tai Jakosen termein tervettä välinpitämättömyyttä, voimme kohdistaa välittämisemme niihin harvoihin asioihin, joilla on todella merkitystä. ”Pelkäsin aluksi kuollakseni, että tärkeät asiat menisivät ohi korvieni ja seurauksena olisi sarja katastrofeja. Tätä saatat sinäkin pohtia lukiessasi suosituksiani. Mitään ei tapahtunut.” (Ferris, 107)

3.4         TYÖPÄIVÄN JÄLKEEN

Työn tekeminen tuntuu toisinaan pakon sanelemalta ja aina sen keskeyttäminen ei tunnu luonnolliselta tai vaikka päivän saisi päätettyäkin, ajatukset vellovat työn ympärillä vielä kotonakin. Jatkuva työn käsitteleminen johtaa katkeamattomaan stressiin ja loppuun palamiseen. On rohkeaa ja viisasta keskeyttää sellainen toiminta, jonka huomaa olevan ristiriidassa isomman kuvan kanssa. Yksittäinen rutistus ei vielä aiheuta burn outia, mutta huono palautuminen aikaan saa kuormituksen kumuloitumisen vaikka työ itsessään ei olisi ylikuormittavaa. Jakonen huomauttaa, että tehokkainta on syklinen kuormitus työpäivän aikana, jolloin palautumisjaksoja on pitkin päivää. Saman ajatuksen esittää myös Timothy Ferris, joskin pidemmässä syklissä ja hän itse kehottaa pitämään pidempiä palautumisjaksoja pitkin vuotta.

                      ”On tärkeä hahmottaa, mikä on työaika ja mikä on vapaa-aika.”

JP Jakonen

Työpäivän jälkeinen aika tulisi pyhittää muuhun kuin työn tekemiseen. Kehon ja mielen palautuminen työpäivästä esimerkiksi harrastusten ja perheen parissa varmistaa, että olet terässä myös seuraavana päivänä. ”Yhteinen piirre monelle yrittäjäluonteelle on keskivertokansalaista korkeampi kyky tehdä työtä ja samaan aikaan tilapäisesti alentunut kyky irtaantua työstä.” (Jakonen, 140) Toisin sanoen yrittäjälle ongelma ei ole töiden tekeminen vaan niiden lopettaminen.

4        MITÄ OPIMME?

• Kun tietoisesti tekee asioita tehokkuuden ja järjestelmällisyyden eteen, niin häiriö- ja stressitekijät vähenevät.
• Vähemmän on enemmän. Oman toiminnan tehostaminen ei ole laiskuutta vaan ainut tapa päästä minimipanoksella parhaaseen mahdolliseen tulokseen.
• Hyvät rutiinit luovat hyvän kierteen. Kun toiminta tehostuu, vapautuu enemmän aikaa palautumiselle, joka mahdollistaa toiminnan tehostamisen, joka…
• Omaa toimintaa voi organisoida ja tehostaa hyvin monella osa-alueella. Se voi tarkoittaa kahvinkeittimen lataamista valmiiksi illalla, huoneen siivoamista, turhien kokousten välttelyä tai tarkan toimintastrategian laatimista. Yksinkertaisimmasta on helpoin aloittaa.
• Palaverien pitäisi olla päätöksentekoa varten tai vähintäänkin työvälineenä siihen. Useimmat päätökset voidaan muodostaa puolessa tunnissa.
• Arvosta omaa aikaasi.
• Omaa ja yrityksen toimintaa tulisi mitata tulosten kautta. Asiat eivät muutu tärkeiksi siksi, että niihin menee paljon resursseja.

LÄHTEET

Ferris Timothy 2008. 4 tunnin työviikko
Jakonen JP 2016. Stressivapaa yrittäjä