Kirjoittajat: Jasmeet Saini, Henna Haara ja Toni Latosaari

1       Puistokahvila Pulun esittely

Puistokahvila Pulun aukeaminen on Tampereen Sorsapuistossa selkeä kesän merkki. Pieni mutta viihtyisä kesäkahvila luo tunnelmaa Sorsapuiston kävijöille vuodesta toiseen. Pulu on perustettu vuonna 2011 ja se kuuluu Proakatemian niin sanottuihin perintöprojekteihin eli se on siirtynyt tiimiltä toiselle aina edellisen porukan saatua opinnot loppusuoralle tai päätökseen. Tällä hetkellä Pulusta vastaa 3-4 henkilön projektitiimi Projektitoimisto Kajo osk:sta.

Tulevana kesänä Pulu on auki joka viikko tiistaista sunnuntaihin klo 10-18. Tuttuun tapaan sunnuntaisin Sorsapuiston nurmikentän valtaa Pulun puistokirppis ja erilaisia tapahtumia Pululla järjestetään pitkin kesää.

2       Kehitettävää viime vuodesta

2.1        Tuotevalikoima

Tuotevalikoiman päätimme pitää pääosin samanlaisena kuin se on ollut aikaisemmillakin projektiryhmillä. Kesäkahvilan päätuotteita ovat juomapuolelta kahvi ja tee, limpparit sekä mehut. Suolaisista löytyy leivät ja sämpylät ja makeista pullat, munkit, croisantit ja vohvelit. Lisäksi tarjolla on pitkään ollut smoothieita, hedelmiä ja makeisia. Päädyimme karsimaan valikoimasta parilaleivät, joiden tekemiseen olisi kulunut suhteellisen paljon aikaa ja raaka-aineissa olisi ollut useita sellaisia tarvikkeita, mitä ei olisi voinut hyödyntää Pulun muihin tuotteisiin. Valinta oli oikea, sillä asiakkaat eivät viime kesänä juurikaan kyselleet niiden perään.

Teimme myös paljon erilaisia kokeiluja uusien tuotteiden osalta. Testissä olivat muun muassa macha latte, jääkahvi ja jäätee, hedelmäsiili sekä nachot ja salsakastike. Nachot ja salsa toimivat erinäisten tapahtumien yhteydessä, mutta eivät menneet muulloin kaupaksi. Siilit taas olivat liian kovatöisiä menekkiin nähden. Pulun asiakkaat ovat tottuneet melko simppeliin valikoimaan, joten macha latte oli liian erikoinen tuote saavuttaakseen menestystä perinteisessä puistokahvilassa, mutta jääkahvi ja –tee kasvattivat suosiotaan kesän myötä ja ne tulemme pitämään valikoimassa jatkossakin.

Tulevalle kesälle suunnitteilla on muutama yksittäinen kokeilu, joka jatkuu koko kesän. Viime vuoden tuotekokeiluissa haasteita toi se, että niitä oli liian usein ja ne olivat usein liian lyhytkestoisia päätyäkseen koko asiakaskunnan tietouteen.

2.2        Markkinointi ja viestintä

Whatsapp ei ole lähtökohtaisesti paras valinta projektien sisäisen viestinnän kanavaksi, mutta meillä se toimi pääosin hyvin. Puistokahvilan toiminta ei ole kovin monimutkaista, joten viestejäkin tuli päivässä sen verran vähän, ettei ollut pelkoa siitä, että viestit eivät tavoittaisi kaikkia. Yleensä ne myös koskivat päivittäistä toimintaa kuten esimerkiksi sitä, jos jokin tuote oli päässyt loppumaan yllättäen kesken ja joku pyydettiin sitä toimittamaan. Kaikki projektin isompiin osa-alueisiin esimerkiksi tapahtumiin liittyvät asiat olivat nähtävillä Trellossa. Projektitiimi oli pieni ja yhteistyöhaluinen, joten esimerkiksi tuuraaja työvuoroon löytyi aina nopeallakin aikataululla omasta porukasta, kun oli tarvetta. Ongelma on siinä, ettei systeemimme toimi sellaisenaan siinä vaiheessa, kun palkkaamme töihin jonkun tai jotkut henkilöt projektitiimin ulkopuolelta. Silloin jonkun projektitiimissä olevan täytyy ottaa vastuu viestinnästä tiimin ulkopuolelle.

Markkinoinnista voisi sanoa, että se on toiminut ihan hyvin. Jos ja kun “ihan hyvin” ei vielä riitä, kehittämisen varaa löytyy. Somejulkaisuajankohtien säännöllisyydessä on selvä kehityskohta, samoin kuin siinä, että tapahtumien mainokset saadaan julki jo hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Harvoin tapahtumista on muistutusviestejä voinut laittaa, kun alkuperäinen julkaisu on jäänyt liian viimetippaan ja näin kävi myös tulevan kesän avajaisten mainoksen kanssa, mutta otetaan siitä nyt opiksi. Lisäksi pientä hienosäätöä voimme suorittaa mainosten ulkonäön yhtenäisessä linjassa, vaikka se pääpiirteittäin onkin onnistunut hyvin. Varsinaisella puistoalueella markkinointia aiotaan lisätä kesäksi muun muassa muutamilla eri puolelle puistoa tulevilla A-ständimainoksilla sekä Pulun kahvilakopin kylkeen tulevilla mainoksilla.

2.3        Hankinnat

Kesä 2018 meni erittäin nopeata, eikä siinä edes kerinyt miettimään mitenkä pystyisi tehostamaan asioita. Yksi ilmiselvä asia oli hankinnat. Jasmeet tai Toni kävivät tukussa 2 kertaa kuukaudessa hakemassa isoimmat hankinnat. Yhteen reissuun meni suunnilleen 2-3h sillä tavaraa oli paljon ostettavana. Piti kuitenkin aina ottaa huomioon Pulun pieni tila, johonka ei mahtunut hirveästi tavaraa sillain, että me mahduttiin vielä tekemään töitä. Joka päivä kävimme ruoka kaupassa hankkimassa tarvikkeita, jota piti hankkia joka päivä. esimerkiksi pullat, leivät, croissantit. Meillä oli myös sopimus s-ryhmien kanssa, joka helpotti meidän hommiamme sillain, ettei tarvinnut heti maksaa kaikkia tavaroita, kun kävimme hakemassa ne.

Tulevana kesänä voisi neuvotella sellaisen sopimuksen, että me soittaisimme ja saisimme tavarat paikalle. Ei tarvitsisi lähteä hakemaan erikseen tavaraa, sekä jos palkkaamme ihmisiä töihin ei tarvitse heillekään maksaa palkkaa siitä ajasta. Jos ostaa tuotteita 150 € tai enemmällä kuljetus on ilmainen. Kuljetus maksaa 30 €, jos ostaa vähemmällä. Meillä on lähempänä K-marketti, joka on auki järkevämmin. Heidän kanssa voisi tehdä jonkinlaisen sopimuksen, ettei tarvitsisi lähteä S-marketille asti. Sopimus pitäisi olla samankaltainen kuin S-ryhmällä. Sillä tavalla ei tarvitsisi ottaa rahaa kasasta tai pankkikorttia mukaan lähtiessä kauppaan.

Kuljetusta voisi helpottaa pyörällä, jossa on sellainen laatikko edessä ja kylmäkaappi. Sillä voisi hakea tuotteita kaupasta, sekä myydä puistossa aurinkoa ottaville ihmisille esimerkiksi limsaa, ja pientä purtavaa. Siihen voisi laittaa myös pulun logon aukiolo ajoilla, joka edes auttaisi näkyvyyttä.

2.4        Asiakaspalvelu

Meillä oli hyvä asiakas palvelu. Se johtui siitä, että meidän tiimissämme oli rautaisia asiakaspalvelun ammattilaisia, joilla oli kokemusta työstä aikaisemmin. Meillä palvelu oli nopeata, Facebook viesteihin vastattiin nopeata. Pyrimme ottamaan asiakkaan huomioon tilanteesta riippumatta.

Tietenkin aina sitä voi parantaa. Yleensä asiakas palvelu menee hyvin siinä vaiheessa, kun asiakas saa mielestään rahalle vastinetta. Reklamaatio tilanteet tai paha mieli ovat ne ratkaisevimmat kohdat asiakas palvelun kannalta. Meidän pitää saada jonkinlainen yhteinen linja sille mitenkä sellaiset tilanteet hoidetaan. Sillä me saamme kaikille meidän asiakaspalvelijoillemme hyvän mielen, joka myös näkyy asiakkaalle asti. Silloin kun he ovat varmoja siitä, että he toimivat oikein, joka puolestaan auttaa asiakasta rauhoittumaan sekä hänellekin jää hyvä mieli siitä. Asia hoituu yleensä nopeasti silloin. Tietenkin aina voi poiketa sovitusta, jos näkee sen olevan järkevämpää.

Me voisimme myös parantaa asiakas kokemusta aikaisemmin mainitsemalla pyörällä. Sillä asiakas saisi tuotteen ilman, että hänen pitää liikkua minnekään. Samalla voisi kysellä asiakkailta millaisia tuotteita he haluaisivat ostaa pulusta ja pyörältä.

2.5        Työntekijän palkkaaminen

Meidän pitäisi tehdä ohjeet kaikista asioista, miten toimitaan vaara-, reklamaatio-, hätä tilanteessa ja mitä asioita pitää hoitaa. Pitää ottaa huomioon myös se mitenkä me otamme heidät meidän työporukkaamme mukaan. Samalla kun teemme muutoksia toiminta tapoihin päivitämme ne ajan tasaiseksi. Tehdä suunnitelma mitenkä hankinnat hoidetaan. Laskelmat kannattavuudesta, onko meillä ylipäätään varaa palkata työntekijöitä. Meidän pitää hankkia vakuutukset työntekijöille.

Mitä etuja työntekijät saa, paljonko työvuoroja me pystymme antamaan heille. Pitää ottaa selvää millaisia työntekijöitä me halutaan meille töihin. Laatia kysymykset mitä me varmasti haluamme tietää. Mitenkä me viestimme heille asioista. Meneekö se yhden henkilön kautta vai kaikkien. Yleensä työntekijä maksaa yritykselle 1,8 kertaisena palkkaan nähden. Se on erittäin kallista, jos yrityksen myynti vaihtelee radiaalisesti.

Meidän pitää ottaa huomioon loma päivät ja mitenkä työvuorot rakennetaan sillain, että työntekijä saa tarpeeksi vuoroja ja me varmasti saadaan työntekijöille riittävä määrä niitä. Tarvitaanko me heille työvaatteita. Mistä me hankimme ne? On paljon asioita mitä pitää ottaa huomioon palkatessa työntekijöitä.

3       Kesän tapahtumat

Pululla on tulevana kesänä järjestää enemmän tapahtumia kuin yhtenäkään aikaisempana vuonna. Jo perinteeksi muodostunut sunnuntain puistokirppis on ollut tähän asti kestosuosikki ja tulee olemaan tänäkin kesänä. Uusia tapahtumia on suunnitelmissa monia. Uusien tapahtumien keksimisessä hyödynnettiin tiimin voimaa ja sieltä tuli monia hyviä tapahtumaideoita, joista jotkut menevät varmasti toteutukseen. Avajaispäivänä 25.5. pyritään järjestämään erilaisia aktiviteetteja, kuten hiusten letitystä, kasvomaalauksia, ym. vastaavaa.

Motive tulee järjestämään sorsapuistossa erilaisia jumppasessioita maanantaisin ja keskiviikkoisin, jotka tulevat varmasti tuomaan myös Pululle uusia asiakkaita. Odotamme innolla mitä tuleman pitää. Kahvilastamme saa hyviä välipaloja ja juomia jumppien jälkeen, joten olemme varmoja Motiven jumppien lisäävän myyntiämme kyseisinä päivinä jopa merkittävästi.

Viime vuonna järjestimme kaksi ulkomaisen ruoan maistatustapahtumaa, johon tuli vietnamilaisen ruoan ja intialaisen ruoan valmistajia. Nämä ruoanmaistatustapahtumat olivat suosittuja, joten tänä kesänä haluamme järjestää myös samankaltaisia ruoanmaistatuksia, kuten esimerkiksi puhdaskauratuotteiden maistatusta. Otamme ruokaehdotuksia mielellämme vastaan!

Yksi merkittävä ja täysin uusi tapahtuma, Proakatemian 20v esittelytapahtuma nimeltä Proakatemia- portti unelmakouluun, tullaan järjestämään tänä kesänä sorsapuistossa. Tapahtumassa esitellään Proakatemiaa yleisesti ja nykyiset tiimit, sekä alumnit saavat tulla esittelemään toimintaansa ja kokemuksiaan Proakatemialta. Tapahtuma on vielä suunnitteluvaiheessa, mutta uskomme tapahtuman vetävän paikalle paljon ihmisiä.

Mielenkiintoisena uutena tapahtumana ajattelimme myös järjestää eräänlaisen ”koirakahvilapäivän”, jolloin paikalle toivotaan erityisesti koiran omaavia. Tapahtumassa olisi tarjolla muun muassa koiranherkkuja, kun samalla koirat voivat keskenään temmeltää. Ikään kuin isomman skaalan koiratreffit.

Myöskin uusina lajikokeiluina ajattelimme järjestää mölkky- ja petankkiturnauksia mahdollisesti useampiakin. Näitä on itseasiassa toivottukin useampaan otteeseen, joten oletettavaa on, että vetävät innokkaita pelaajia. Ainakin muualla Suomessa järjestetyt mölkkyturnaukset ovat olleet ihmisten mieleen. Lasten ”beer bongistakin” on ollut jotain puhetta.

Tänä kesänä Pululla tullaan kuulemaan akustista live-musiikkia, kun akatemian oma lahjakkuus Kirill tulee soittamaan joinain tiettyinä päivinä kitaraa. Tähän olemme ajatelleet aikatauluksi esimerkiksi joka toisen lauantain.

Vanhoja tapahtumia järjestetään muun muassa Tampere-talon toimesta, joista merkittävin lienee elokuun alkupuoliskolla järjestettävä puistokonserttitapahtuma, jossa kävi viime vuonna tuhansia ihmisiä. Puistokonsertti tulee jälleen tänä vuonna ja oletuksena on, että se vetää vähintäänkin yhtä paljon porukkaa kuin viime vuonna, toki keleillä on suuri vaikutus määrään. Toinen merkittävän suuri tapahtuma, jonka Tampere-talo järjestää, on muumipuutarhajuhlat, jotka pidetään konserttia heti seuraavana päivänä. Viime vuonna kyseinen tapahtuma veti etenkin lapsiperheitä paikalle sankoin joukoin, jolloin kahvilallamme olikin ruuhkaa pitkäksi aikaa iltaa myöten. Kolmas Tampere-talon tapahtuma järjestetäänkin heti avajaispäivänä, jolloin Tampere-talossa esiintyy Ellinoora. Rahallisesti nämä tulevat olemaan suurella todennäköisyydellä merkittävimpiä tapahtumia perustuen edellisiin vuosiin.

4       Lopuksi

Pulu on ollut valtavan hieno kokemus koko projektitiimille. Siitä on saatu oppeja ja koppeja, mahtavia muistoja ja ikimuistoisia hetkiä. Projektina Pulu on tähän saakka ollut mieluisa ja vaivaton, kesäisin työntekeminen kahviolla on ollut erittäin mukavaa kelien ja mukavien asiakkaiden ansiosta. Mahtavaa on ollut etenkin se, että projektitiimi on saanut työllistettyä itsensä kesäksi tämän projektin parissa ja ohella saanut lomailla ja vaikka tehdä muita töitä mahdollisuuksien mukaan. Pulussa hienointa ovat olleet aurinkoiset päivät, mahtavat asiakkaat, vapaat kädet, työvuorojen vaihtelu ja vapaus yrittäjyyden myötä.

5       Lähteet

Mäntyneva, Mikko. Hallittu projekti, Kauppakamaritieto 2016, 1. painos.

Kosonen, Kimmo https://esaimaa.fi/teemat/meidanmenot/64a25361-186a-4ad9-933e-23b6b52c170b, luettu 14.5.2019