Kirjoittajat: Niina Suominen ja Taru Mansikka

 

Projektit ja niiden hallinta on olennainen osa akatemian arkea. Kyky hallita projekteja, näkyy tiimissä niin huippuhetkinä kuin pohjanoteerauksina, unohtamatta talousasioita; liikevaihdon ja liikevoiton suuruutta. Projektit ovat monimutkaisia kokonaisuuksia, joiden hallinnassa on helppo ajautua “kyllä se siitä menee”-malliin. Projektin määritelmä on: haastava, kertaluontoinen ja tiimityönä tehtävä ponnistus, joka on jokapäiväistä puurtamista vaikeampi juttu. Se on tarkkaan suunniteltu hanke tietyn päämäärän saavuttamiseksi.

Projekteissa yleensä kannattaa käyttää projektinhallintamenetelmiä. Ne ovat eräänlaisia toimintakarttoja, jotka antavat tiimille toimintaohjeita työskennellä oikein. Projektinhallinta auttaa saavuttamaan kokonaisuudessaan onnistuneen projektin (www.agendium.com 2017, projektinhallinta.).

Projektinhallinta on terminä ja työkaluna suhteellisen uusi. Projektinhallinnan isänä pidetään Henry Ganttia, joka kehitteli Gantt-kaaviot. Gantt-kaaviosta tuli yksi ensimmäisistä työkaluista projektinhallinnassa 1900-luvun alussa. Tätä ennen projektipäällikköjä ei ollut, vaan luontainen valinta projektia ohjaamaan oli luova nero koko rakennuksen, koneen tai minkä tahansa suunnitelman taustalta (www.agendium.com 2017, projektinhallintamenetelmät.).

Koska Proakatemialla työskennellään projektiluonteisesti, projektinhallintaan ja niiden menetelmiin kannattaa tutustua.

 

5 yleisintä projektinhallinnan vaihetta

Projektinhallinnan voi määritellä tiedon, taitojen, työkalujen ja tekniikoiden soveltamista toimintoihin tietyn hankkeen vaatimusten täyttämiseksi. Projektin hallinta ja ohjaaminen voidaan jakaa viiteen perusvaiheeseen.

1.       Projektin suunnittelu ja aloittaminen

Ideana on tarkasti tutkia ja määrittää onko se hyödyksi organisaatiolle vai ei. Tämän vaiheen aikana selvitetään, onko projekti oikeasti toteutumiskelpoinen.

 

2.       Projektin määrittely ja suunnittelu

Projektisuunnitelmasta voidaan tehdä kirjallinen tuotos, jossa esitellään suoritettava työ. Tämän vaiheen aikana projektitiimin tulisi priorisoida itse projekti, laskea talousarvio ja aikataulu sekä määrittää tarvittavat resurssit.

 

3.       Projektin käynnistäminen ja toteuttaminen

Projektin tehtävät ja vastuut jaetaan projektitiimille. Tässä kohtaa on hyvä tuoda esille tärkeitä projektiin liittyviä tietoja.

 

4.       Projektin suorituskyky ja valvonta

Projektin johtajat vertailevat hankkeen edistymistä varsinaiseen suunnitelmaan (vaihe 2.). Tämän vaiheen aikana projektipäälliköt saattavat joutua muuttamaan aikatauluja tai kehittelemään uusia toimenpiteitä onnistuneen projektin saavuttamiseksi.

 

5.       Projektin päättäminen

Kun projektityö on suoritettu ja asiakas (tai projektin toteuttaessa itselleen niin tiimi) on hyväksynyt lopputuloksen, motorola työn toteuttamisesta on hyvä käydä läpi. Kuten mitä mieltä lopputuloksesta, mitä olisi voinut tehdä paremmin, mikä meni huonosti ja mikä hyvin, opit ja kopit.

 

Projektit ja projektinhallintaprosessit vaihtelevat paljon, mutta nämä ovat perinteisimpiä vaiheita projektinhallinnassa. Tavoitteena on yleensä tarjota tuote, muuttaa prosessia tai ratkaista ongelma, joka tuo hyötyä asiakkaalle tai yritykselle (www.projectinsight.net 2016, projektinhallintamenetelmät.).

 

Miten valita itselleen sopiva menetelmä projektinhallintaan

Erilaisia projektinhallintamenetelmiä on paljon ja niissä usein toistuu samat lähestymistavat. Menetelmiä on vaikea laittaa paremmuusjärjestykseen, sillä jokaisessa on omat hyötynsä ja ne soveltuvat tietynlaiseen työhön toisia menetelmiä paremmin. Yleensä projektit ovat haastavia kokonaisuuksia, jolloin ilman minkäänlaista menetelmää johtaa heikompiin tuloksiin kuin menetelmän kanssa.

Kokeneen tai aloittelevan projektipäällikön kannattaa tehdä itselleen palvelus ja oppia ymmärtämään erilaisia projektimenetelmiä ja perusideoita niiden taustalla. Tällöin oppii valitsemaan fiksusti, soveltaa tai jopa yhdistellä eri menetelmiä työn kannalta parhaaseen projektimalliin ja lopputulokseen. Parhaassa lopputuloksessa pystytään kehittelemään menetelmä, joka auttaa onnistumaan useissa projekteissa.

Tiettyjen kriteerien avulla pystyt päättämään, mitkä projektihallintamenetelmät soveltuvat projektisi piirteisiin parhaiten.

Alla on kohtia, joita kannattaa pohtia oman yrityksen näkökulmasta ennen sopivan projektinhallinnan menetelmän valintaa:

– Organisaatiosi ydinarvot

– Projektisi tärkeimmät bisnestavoitteet

– Projektisi tärkeimmät rajoitteet (aika, resurssit, laatu)

– Sidosryhmät

– Riskit

– Monimutkaisuus

– Projektin koko

Projektinhallintamenetelmät perustuvat kahteen perusajatukseen: Waterfall ja Agile. Nämä kaksi perusajatusta ovat yleisimpiä projektinhallintamenetelmiä, joihin suurin osa muista versioista perustuu. Tässä soluesseessä keskitytään Waterfall ja Agile menetelmiin.

Vesiputousmenetelmä (waterfall)

Perinteinen projektinhallinta, vesiputousmalli lähestyy projektia jonona tehtäviä, jossa vaiheet toteutetaan valmiiksi ennen seuraavan vaiheen aloittamista.

Vesiputouksessa vesi virtaa ylhäältä alaspäin, eikä lähde seikkailemaan mihinkään matkalla. Sama pätee vesiputousprojekteissa. Tavoitteet ja aikataulu ovat selvästi määritellyt alusta alkaen ja tiimi työskentelee tehtävien parissa selkeässä järjestyksessä.

 

Kuva 1. Visuaalinen esitys vesiputous-projektinhallintamenetelmästä.

 

Vesiputousmalli sopii projekteihin, jotka eivät sisällä suuria epävarmuuksia ja projekti pystytään määrittämään tarkasti ennalta. Projektisuunnitelman muutokset tehdään ainoastaan, kun ne ovat välttämättömiä. Vesiputousmalli soveltuu parhaiten suuriin kertaluontoisiin ohjelmistoprojekteihin, joissa tarkka ennakkosuunnittelu on välttämätöntä. Jatkuvimmissa kehitystöissä kannattaa suosia ketterämpiä menetelmiä (esim. Agile).

Vahvuuksina perinteisessä projektinhallinnassa on ymmärrettävyys sekä vahva panostus suunnitteluun jo ennen ensimmäisiä toteutuksia. Hyvin toteutettuna stressi ja myöhästymiset vähenevät, kun jokaisen vaiheen valmistumiseen on varattu tarpeeksi aikaa. Toisaalta heikkoutena voidaan pitää hankalaa esisuunnittelua, kun projekti pitäisi pystyä määrittelemään tarkasti ennen työn aloittamista. Muutosten kanssa perinteinen projektinhallinta, vesiputous, ei pärjäile hyvin. Se soveltuu parhaiten projekteihin, joita ei paljoa voida muuttaa kesken kaiken.

 

Hyvää

– Tuottaa ennalta tarkat aikataulu- ja budjettiarviot koko projektille

– Antaa hyvät valmiudet arvioida projektin kannattavuutta ja resurssien riittävyyttä

 

Huonoa  

– Suunnitelma pitää osata tehdä ennalta

– Muutoksia on kankeaa tuoda mukaan projektin aikana – riskit pystyttävä ennakoimaan tarkasti, jotta suunnitelmat pitävät

(www.agendium.com 2017, projektinhallinan trendejä.).

 

Agile-menetelmä

Agilen ajatusmalli tarkoittaa ketterää projektityötä, jonka perusideana on nopeasti ja helposti muokattava projekti. Sen tavoitteena ei ole suunnitella koko projektia tarkasti ennakkoon, vaan varautua prosessin aikana tulleisiin muutoksiin. Toisin kuin vesiputouksessa, agilessa ei edetä lineaarisesti osiosta toiseen, vaan eteneminen tapahtuu lyhyiden noin 1-4 viikon iteraatioihin, joiden jälkeen projekti arvioidaan uudelleen ja päätetään seuraavat tavoitteet. Näin voidaan vaikuttaa projektin etenemiseen sen tarvitsemalla tavalla, mutta se vaatii tiivistä yhteistyötä eri toimijoiden kesken, jotta pystytään tekemään oikeita päätöksiä projektin onnistumisen kannalta.

(www.wikipedia.org 2015, ketterä ohjelmistokehitys)

Iteraatio tarkoittaa menetelmää, joka toistaa samoja työvaiheita niin pitkään, että haluttu tavoite saavutetaan. (www.wikipedia 2016, iterointi)

Agile toimintamallia on toteutettu jo vuosikymmeniä, mutta se määriteltiin vuonna 2001, kun joukko ohjelmistokehitysmallien edustajaa kokoontui ja pääsivät yhteisymmärräksyyn sen periaatteista. Tästä syntynyt, kaupallista hyötyä tavoittelematon järjestö Agile Alliance kirjasi 12 periaatetta ja neljä ydinarvoa.

 

Ydinarvot:

Yksilöitä ja vuorovaikutusta enemmän kuin prosesseja ja työkaluja

Toimivaa sovellusta enemmän kuin kokonaisvaltaista dokumentaatiota

Asiakasyhteistyötä enemmän kuin sopimusneuvotteluita

Muutokseen reagoimista enemmän kuin suunnitelman noudattamista.

 

Perusarvot:

1. Tärkeintä on täyttää asiakkaan vaatimukset julkaisemalla jatkuvasti ja aikaisin uusia hyödyllisiä versioita ohjelmistosta.
2. Hyväksytään ja otetaan vastaan muuttuvat vaatimukset, jopa kehityksen loppuvaiheessa. Ketterät menetelmät valjastavat muutoksen asiakkaan kilpailueduksi.
3. Luovutetaan toimivia versioita kehitettävästä ohjelmistosta säännöllisesti, mielellään lyhyin väliajoin muutamasta viikosta muutamaan kuukauteen.
4. Liiketoiminnan ammattilaisten ja kehittäjien täytyy työskennellä päivittäin yhdessä koko projektin ajan.
5. Rakennetaan projektit motivoituneiden yksilöiden ympärille ja annetaan heille ympäristö ja tuki jota he tarvitsevat, sekä luotetaan, että he saavat työn tehtyä.
6. Kaikkein tehokkain tapa välittää tietoa kehitystiimille ja kehitystiimissä, on kasvokkain tapahtuva keskustelu.
7. Toimiva ohjelmisto on ensisijainen edistymisen mitta.
8. Ketterät menetelmät suosivat kestävää kehitystä. Rahoittajien, kehittäjien ja käyttäjien tulisi kyetä pitämään jatkuvasti yllä tasainen työtahti.
9. Jatkuva huomion kiinnittäminen tekniseen laatuun, sekä hyvään rakenteeseen ja suunnitteluun, lisää ketteryyttä.
10. Yksinkertaisuus – taito maksimoida työn määrä, jota ei tarvitse tehdä – on olennaista.
11. Parhaat arkkitehtuurit, vaatimukset ja suunnitelmat nousevat itseorganisoituvista tiimeistä.
12. Tasaisin väliajoin tiimi miettii miten voisi tulla entistä tuottavammaksi, ja sitten säätää ja muokkaa toimintaansa sen mukaisesti.

(www.users.jyu.fi 2011,agile)

 

Agile soveltuu hyvin lyhyisiin ja luoviin projekteihin, joissa ei ole selkeää, valmiiksi määriteltyä polkua ja toteutustapa saattaa muuttua projektin aikana. Hyvänä puolena menetelmässä on mahdollisuus lähteä toteuttamaan projektia ilman valmista loppuun asti tehtyä suunnitelmaa ja kyky kehittyä projektin edetessä. Haastavaa menetelmässä on vaikeus arvioida aikatauluja ja budjettia ja se vaatii tiivistä yhteistyötä sidosryhmiltä. Agilen yksi heikkouksista on myös projektin ajautuminen sivuraiteille, koska tiimillä on enemmän vapauksia tehdä muutoksia ja niiden kokeilut nähdään enemmän positiivisessa valossa kuin tarkasteltavina yllätyksinä.  

(www.agendium.com 2017, projektin hallintamenetelmät)

Kuva 2. Visuaalinen esitys agile-projektinhallintamenetelmästä.

 

Yleisimpiä projektinhallintatermejä

Allokointi tarkoittaa käytettävissä olevien resurssien työnjakoa tehokkaalla ja taloudellisella tavalla. Parempi suomennos: kohdentaminen tai jyvitys.

Budjetti viittaa yleisesti listaan suunniteltuja kuluja ja tuloja.

Gantt-kaavio on pylväsdiagrammin ja kalenterin yhdistelmä, joka näyttää jokaisen tehtävän suorittamiseen suunnitellun ajan.

Kriittinen polku on lista kriittisistä tehtävistä, joiden pitää toteutua projektin valmistumiseksi. Näistä yhdessä nähdään projektin ennustettu kesto. Jos tehtävä kriittisellä polulla myöhästyy päivän, koko projekti myöhästyy päivän, ellei toista kriittisen polun tehtävää saada toteutettua suunniteltua nopeammin.

Laajuus (scope) tarkoittaa sen määrittelyä, mitä projekti sisältää ja mitä se ei sisällä. Laajuuden kasvamista projektin aikana kuvataan termillä “scope creep”.

Pareto-periaate on yleinen idea, jonka mukaan tekemällä 20% työstä voidaan tuottaa 80% hyödystä. Tätä voidaan tulkita monista eri näkökulmista, ja se esiintyy usein myös projektinhallinnan tai esimerkiksi laadunhallinnan yhteydessä.

Projektipäällikkö on henkilö, jolla on kokonaisvastuu onnistuneesta projektin suunnittelusta, toteutuksesta sekä valmistumisesta.

Rajapyykki (milestone) on tavoiteaika, jolloin projektille kriittisiä tehtäviä valmistuu.

Resurssit tarkoittavat kaikkea, mitä projektin toteuttaminen vaatii, mutta erityisesti viitataan tarvittaviin ihmisiin ja rahallisiin panostuksiin.

Riski viittaa tapahtumiin, joilla voi toteutuessaan olla negatiivisia vaikutuksia projektin saavutuksille. Tarkemmin riski tarkoittaa tällaisen tapahtuman todennäköisyyden ja seurausten yhdistelmää. Riskienhallinnalla riskejä pyritään ennakoimaan ja niiden realisoitumiseen valmistautumaan sopivalla tavalla.

Sidosryhmä viittaa yksilöön, ryhmään tai organisaatioon, joka voi vaikuttaa projektin tuloksiin tai osan toteutumiseen, tai jonka toimintaan projektin tulokset voivat vaikuttaa. Sidosryhminä projekteille nähdään yleisesti esimerkiksi projektitiimi, projektipäälliköt, johtajat, projektin sponsorit, asiakkaat sekä loppukäyttäjät.  

Toimitettava tuote (deliverable) on yleinen termi projektin toteuttamisen kautta syntyvälle kohteelle.

(Pulkkanen A. 2017, projektinhallintamenetelmät.).

 

Pohdinta

Proakatemian tekeminen perustuu projekteihin. Tässä esseessä esiteltiin vain Waterfall ja agile, jotka ovat projektinhallintamenetelminä kaksi perusajatusta monille muille kehitetyille menetelmille. Suosittuja menetelmiä ovat myös scrum ja kanban, jotka ovat kehitetty agile-menetelmästä. Menetelmiä on useita erilaisia ja vain kokeilemalla ja perehtymällä niihin huolella, oppii mikä on paras menetelmä juuri siihen omaan projektiin.

 

Loppuun vielä Pulkkasen ajatuksia tulevaisuuden projektien hallinnasta:

 

Tulevaisuudessa organisaation johdon rooli tulee olemaan vähemmän top-down johtamisella vaikuttamista. Mikä sitten korostuu? Johdon pitää pystyä löytämään tehokkaasti omassa henkilöstössään piilevät vahvuudet, tarjota mahdollisuuksia ja palkita näiden hyödyntämisestä. Tulevaisuudessa tiimihenki ja kuva terveestä organisaatioista tulee rakentumaan työntekijätason ihmisten – ei johtajien kautta.

Tämän mahdollistamiseksi viisaat johtajat ovat helposti tavoitettavissa ja rohkaisevat työntekijöitä tuomaan heille eriäviä mielipiteitä, ideoita tai työmalliehdotuksia. He pyrkivät optimoimaan näiden aktiivisten ihmisten vahvoja ominaisuuksia niin, että he pystyvät kantamaan kortensa kekoon koko yrityksen innovatiivisuuden ja edistyksellisyyden eteen.

Parhaassa tilanteessa organisaatiossa on henkilöstö täynnä osaamiseltaan ja kulttuuriymmärrykseltään erilaisia ihmisiä, joilta ideat lentelevät toisilleen ja kehittävät tämän yhteispölytyksen kautta yhä paremmiksi. Tätä ei rakenneta hierarkisella ja pelokkaalla rakenteella, vaan matalalla organisaatiolla ja avoimilla ovilla (Pulkkanen A. 2017, projektinhallinta).

 

Lähteet

 

https://www.agendium.com/post/agile-waterfall-kanban-6-projektinhallintamenetelmaa

https://drive.google.com/file/d/0B3kHFUJuba80V2JuV05BckNsN1k/view

http://www.projectinsight.net/project-management-basics/basic-project-management-phases

https://www.agendium.com/projektinhallinta/johdanto

https://www.agendium.com/post/10-tarkeinta-projektinhallinnan-trendia-vuonna-2017

http://trc.utu.fi/embedded/kasikirja/1/4/

https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/17857/jamk_1214986335_4.pdf?sequence=2

https://www.agendium.com/start/projektipaallikon-vinkkikirja