Soluessee: Henriikka Forsman & Nelli Sillanpää

Johdanto

“Mitä ei voida mitata, sitä ei voida johtaa” pätee hyvin yritystoimintaan. Mikäli ei ole mitään mittaria, mistä voidaan tietää, mennäänkö oikeaan suuntaan. Miten määritellään menestyvä liiketoiminta? Usein lukujen perusteella. Yritystä halutaan johtaa tosiasioiden perusteella, ei näppituntumalla, niinpä tarvitaan lukuja, joita tarkastella. Mitä ne luvut sitten kullekin kertovat? Muun muassa sen, onko liiketoiminta kannattavaa vai ei.

Ensimmäinen vuosi Massiven taloustiimissä on jättänyt meihin molempiin lähtemättömän jäljen. Nyt kun olemme saaneet pitää pienen tauon Massiven talousasioiden hoidosta, päätimme vielä syventää talousosaamistamme ja osallistuimme molemmat taloustupaan. Tästä inspiroituneena halusimme kirjoittaa esseen yhdessä, joka käsittelee kannattavuutta ja sen kautta myös muun muassa budjetointia, hinnoittelua, maksuvalmiutta, rahavirtaa sekä tulevaisuuden suunnittelua. Pohdiskelemme näitä teemoja niin Massiven kuin kaikkien Proakatemialla toimivien yritysten kautta. Käsittelemme aihetta myös siitä näkökulmasta, että mitä haasteita tiimiyrittäjyys ja siihen sidottu opiskelu luovat yrityksen taloudelle.

Kannattavuus

Yritystoiminnassa voidaan katsoa olevan kolme terveen talouden toimintaedellytystä, jotka ovat kannattavuus, kasvu ja kassavirta. Nyt tarkastellaan hieman kannattavuutta. Vain kannattava liiketoiminta luo edellytyksiä toiminnalle tulevaisuuteen. Mikäli kannattavuutta ei ole, ei yritystoiminta voi olla pitkäaikaista. Kannattavuus on edellytys myöskin kasvulle. Liikevaihdon on kasvettava, jotta pystytään vastaamaan jatkuvasti nouseviin kustannuksiin ja pysymään kilpailijoiden tahdissa. Kannattavuus myös pohjaa positiivista liiketoiminnasta syntyvää kassavirtaa.

Mitä kannattavuuteen sitten sisältyy? Kannattavuus kattaa kaikessa yksinkertaisuudessaan tuotot, kustannukset sekä pääoman. Perinteinen ajatusmaailma kannattavuuden näkökulmasta on “tuotot mahdollisimman suuriksi, kustannukset mahdollisimman pieniksi”. Myös kassavirta liittyy kannattavuuteen, sillä jokapäiväinen maksuvalmius, eli likviditeetti vaikuttaa oleellisesti vakavaraisuuteen. Talous vaatii jatkuvaa suunnittelua, jotta yritystoiminta voidaan pitää kannattavana. Kannattavuus ja sen suunnittelu ja ennakointi eivät kuitenkaan ole yksin yrityksen käsissä, vaan talouden kokonaisuuteen vaikuttaa vahvasti myös muiden toiminta. Tällaisia vaikuttavia tekijöitä, sidosryhmiä, ovat muun muassa asiakkaat, toimittajat, henkilöstö sekä omistajat. Strategia ja tavoitteet onkin hyvä suunnitella niin, että ne huomioon ottavat myös sidosryhmien erilaiset odotukset mahdollisimman tasapainoisesti. Kannattavuus ja talous kokonaisuutena kiinnostaa myös sidosryhmiä ja kukin heistä tarkastelee kannattavuutta omasta näkökulmastaan seuraavan kuvan mukaisesti.

Voidaan ajatella, että yritystalouden yksi perusongelma on, että rahavirta syntyy vasta ikään kuin väärässä järjestyksessä. Ensin syntyvät menot jo ennen kuin saadaan tuloja. Tämä aiheuttaa sen, että taloutta ja rahan käyttöä täytyy suunnitella todella tarkasti, jotta maksuvalmius säilytetään. Myynti eli tulovirtojen synty edellyttää erilaisia prosesseja, kuten tuotantoa, markkinointia, henkilöstöä sekä koneita ja laitteita, ja nämä kaikki synnyttävät kustannuksia. Kehittämis- ja valmistusvaihe ei kuitenkaan vielä synnytä rahavirtaa sisäänpäin eli tuloja ei synny. Kustannuksia voi siis syntyä jo hyvinkin paljon aiemmin kuin euroakaan myynneistä saadaan yrityksen pankkitilille. Siksi on erittäin tärkeää budjetoida ja suunnitella prosessi ennakkoon, jotta rahan tarve osataan ennakoida.

Budjetointi on tulevaisuuteen suuntautuvaa toiminnan ja sen taloudellisten vaikutusten suunnittelua. Oikein laadittuna ja käytettynä, budjetti on hyödyllinen suunnittelun apuväline toiminnan ohjaamisessa ja suunnittelussa. Budjetti katsoo tulevaisuuteen ja sen avulla voidaan kehittää esimerkiksi yrityksen strategiaa. Budjetti voidaan laatia kiinteäksi vuosibudjetiksi, toiminta-asteen mukaan joustavaksi budjetiksi tai rullaavaksi budjetiksi, joka tarkentuu suunnitelmien mukaan. Budjetin tehtävä on muun muassa antaa toiminnalle tavoitteet, motivoida työntekijöitä saavuttamaan tavoitteet, olla suunnitteluväline sekä tarkkailuväline. Usein pääbudjettia edeltää osabudjetit, jotka helpottavat pienempien osa-alueiden tarkkailua koko budjetin sijaan. Tällaisia osabudjetteja ovat esimerkiksi myyntibudjetti, kustannusbudjetit, tulosbudjetti sekä rahoitusbudjetti eli kassabudjetti.

Massiven kannattavuus

Kun tarkastellaan Massiven taloutta kannattavuuden näkökulmasta, voidaan todeta, ettei se ole kovin hyvä. Tokikaan se ei välttämättä näytä ulkopuolisen silmään aivan samalta kuin henkilölle, joka tietää, mitä kaikkea lukujen takana oikeastaan onkaan. Yksinkertaisuudessaanhan kannattavuus mittaa yrityksen kykyä tehdä voittoa. No, ensinnäkin viime tilikauden voitto ei kovinkaan suuri ollut siitä syystä, että voitto pyrittiin suunnitelmallisesti minimoimaan verojen minimoimiseksi. Suunnitelmallisuus jäi kuitenkin hieman puolitiehen ja tämä loppuvuoden suuri into tehdä hankintoja meinasi kosahtaa omaan nilkkaan siinä kohtaa, kun maksuvalmius hetkellisesti heikkeni.

Voitosta ja muista talousluvuista puhutaan kuitenkin Proakatemialla kuukausittain yhteisesti kaikille tiimiyrittäjille järjestettävässä seminaarissa. Se, mikä toisinaan herättää ihmetystä, on näennäinen kyky tehdä voittoa. Huomattava osuus projekteista kun tehdään minimaalisilla investoinneilla ja muuttuvia kustannuksia ei synny juuri nimeksikään, jos lainkaan. Myöskään kiinteät kustannukset, jos vertaa niin sanottuun todelliseen liiketoimintaan, eivät ole realistisessa mittakaavassa. Eli myös kiinteät kustannukset ovat huomattavan pienet, melkein voi sanoa nimelliset. Kustannusten matalaan tasoon vaikuttaa oleellisesti myös maksetut palkat. Massivessa, kuten Proakatemialla budjetointi vaiheessa ei huomioida palkkoja. En tiedä, johtuneeko se siitä, että budjetointia ei suoriteta huolellisesti. Joka tapauksessa toisille yrityksille näytettävät luvut vääristyvät, sillä näyttää, että yritys tekee voitokasta yritystoimintaa, mutta todellisuudessa työntekijöille ei makseta palkkaa tehdystä työstä ja voitto osuus on yrityksen jäsenille työn mukaan jaettu palkkio eli käytännössä juurikin palkka.

Kun palkanmaksua vieroksutaan, syntyy siitä negatiivinen kierre, joka vie tiimiyrityksiä pikkuhiljaa kauemmas todellisesta liiketoiminnasta. Jo budjetointi vaiheessa, tai projektin suunnittelussa todellisuus vääristyy. Usein suunnitellaan kyllä, millainen myynti on tavoitteena ja huomioidaan myös välttämättömien hankintojen kustannukset. Tämän jälkeen usein jo tarkastellaan, millainen tulos projektilla voidaan tehdä. Tässä vaiheessa ei kuitenkaan realistisesti arvioida, kuinka paljon käytettyä työaikaa projekti vaatii ja mikä kyseisestä työmäärästä olisi kelpo korvaus. Kun palkat laskettaisiin, kuten todellisuudessa kuuluu tehdä, heti alkujaan projektin kuluksi, voitaisiin monesti saada ihan erilaisia käsityksiä siitä, onko projekti kannattava toteuttaa. Tämä ilmiö on myös osallisena siinä, että yleisesti Proakatemialla hinnoitellaan tuotteet ja palvelut aivan liian halvaksi. Yrittäjyyttä opiskellessa kuitenkin olisi vähintäänkin oleellista oppia talouden suunnittelu ja se, mitä kustannuksia myynnin avulla tulee kattaa ja vielä tehdä voittoa, jotta toiminta on kannattavaa.

Palkanmaksun sivuuttaminen siinä vaiheessa, kun se olisi ajankohtaista ajaa niin sanottuun “mun rahat, sun rahat” -ajatteluun. Tosielämässä viivan alle jäänyt tulos, eli voitto on automaationa yrityksen rahaa, mutta Proakatemialla käytäntö on toisenlainen. Muiden silmin katsottava tulos ei todellisuudessa ole yritykseen tehtyä tulosta, vaan siitä ajatellaan juurikin mun rahoina tai sun rahoina, mitä monella tiimiyrityksellä tukee excel-muotoinen taulukointi siitä, mikä raha ikään kuin kuuluu kenellekin. Mikä raha on kenenkin tienaamaa. Näin ollen niin sanottu projektin tulos on todellisuudessa korvamerkittynä jollekin yrityksen jäsenelle, eikä yhteisten sääntöjen mukaan esimerkiksi liiketoiminnan kehittämiseen käytettävissä. Tätä taulukointia kutsutaan ressuksi.

Kukaan muu kuin me Proakatemialla opiskelevat ei ymmärrä tätä käytäntöä. Sitä, että tulos, tai oikeastaan likvidit, eli käytettävissä olevat rahat eivät ole yritystoiminnan kehittämiseksi käytettävissä olevaa rahaa. Tätä rahaa ei voida käyttää investointeihin tai mihinkään muuhunkaan ilman, että henkilöltä, “jolle raha kuuluu” kysytään lupa ja ikään kuin lainataan pääomaa toiselta omaan käyttöön. Tämän käytännön voi katsoa hidastavan yrityksen tulevaisuuden suunnittelua ja etenkin tähtäämistä kasvuun, sillä investointeihin ei välttämättä ole varaa, ellei itse ole sitä sisään tienannut. Myös lukuisat muut tilanteet hankaloituu tämän käytännön myötä. Esimerkiksi tilikauden tuloksesta maksettava voitto ei mene, kuten oletettavaa on, yrityksen varoista, vaan jokaiselle jäsenelle lasketaan veron osuus oman tehdyn voiton mukaan.

Tämä käytäntö myös usein ajaa tilanteeseen, jossa vältellään ja jopa väheksytään uusia ideoita, jotka vaatisivat investointeja ja joista ei tule välitöntä tuottoa. Vaikka todellisuudessa yritystoimintaa aloittaessa investoinnit ovat välttämättömiä ja siihen että yritys tuottaa voittoa saattaa mennä kuukausia, ellei jopa vuosia. Kun käytäntö muutettaisiin sellaiseksi, että palkat sisällytetään projektin kuluksi jo budjetointi vaiheessa, voitaisiin ratkaista hyvin monta ongelmakohtaa. Näin päästäisiin oppimaan toden mukaisempaa talouden suunnittelua sekä hinnoittelua ja voitaisiin suunnata katseet kohti kehittyvää ja kannattavaa liiketoimintaa. Myös henkilökohtainen talouden suunnittelu saisi uuden aikakauden.

Opiskelun ja yrittämisen yhdistäminen

Yrittäjyys ja tiimijohtaminen, paino sanalla yrittäjyys on ristiriidassa perinteisen käsityksen opiskelusta kanssa. Korkeakouluopiskelijoille maksetaan Suomessa opintorahaa tulotasosta riippuen. Tässä varmasti taustalla se, että opintojen ohella työhön käytettäväksi jäävä aika on rajallinen ja siten tulot eivät välttämättä riitä kattamaan välttämättömiä kuukausittaisia menoja, niinpä opiskelijoita tuetaan valtion toimesta. Tämä kuitenkin hieman vääristää suhtautumista yrittäjyyteen. Ei tosielämän yrittäjälle makseta yrittämisestä tukia, muuta kuin korkeintaan aloitusvaiheessa starttirahan muodossa. Proakatemian tiimiyrittäjät kuitenkin katsotaan opiskelijoiksi siinä missä muutkin, joten hekin ovat luonnollisesti oikeutettuja opintotukeen. Opintotuki tosiaan on, kuten sanottua, sidoksissa tulotasoon. Proakatemialla kuitenkin on edellytyksenä, että opintopisteitä kerryttääkseen on tehtävä projektitunteja. Projektitunneiksi lasketaan vain sellaiset tehdyt työtunnit, joista saadaan rahallista korvausta. Eli toisin sanoen opinnot etenevät töitä tekemällä. Miksi sitten keskimääräinen proakatemialainen ei ansaitse 2500 euron kuukausipalkkaa. Totta kai syy voi olla tekijässä ja projektien laadussa, mutta jarruttavana tekijänä on osaltaan myös opintotuki. Kuka nyt haluaisi siitä luopua, vaikka samaan aikaan opiskelemalla olisi mahdollista tienata vähintäänkin kohtuullista kuukausipalkkaa.

Tästä syystä osa puoltaa juurikin tätä ressukäytäntöä, jolloin itse ansaittu raha, niin sanottu korvaus tehdystä työstä voidaan pitää korvamerkittynä yrityksen tilillä ilman, että sitä nostetaan palkkana ulos. Tällöin myös itse saa päättää nostaako rahan palkkana itselleen, investoiko vaikka uuteen työpuhelimeen tai työtietokoneeseen tai uuteen liiketoimintaan. Tämä on täysin järjetöntä, jos miettii, että jokaisella Proakatemialta valmistuvalla tulisi olla riittävät tiedot ja taidot yrittäjänä toimimiseen. Tämä käytäntö ei kuitenkaan tue sitä millään tavalla, eikä todellakaan anna realistista kuvaa siitä, mitä yrittäminen on silloin, kun sillä on tarkoitus hankkia leipä pöytään.

Yrittämällä opiskelun haasteeksi nousee myös erilaiset lomat, jotka ovat osa opiskelua. Ei ”oikeatakaan yritystä” voi laittaa kesän ajaksi kolmeksi kuukaudeksi lomalle ja sitten palata syksyllä miettimään, että mitä sitä nyt tekisi. Tässäkin asiassa tärkeäksi huomioitavaksi asiaksi nousee budjetointi ja suunnittelu. Jos kesälomalle lähdetään, miten maksetaan kiinteät kustannukset? Haasteeksi nousee usein myös se, että keväällä jäädään hyvillä mielin kesälomalle ja halutaan unohtaa opiskelut eli tässä tapauksessa myös oma yritys. Kun syksyllä palataan takaisin koulunpenkille eli oman yrityksen pariin, aletaan vasta miettimään mitä liiketoimintaa pitäisi alkaa kehittämään. Tällöin rahavirta saattaa katketa kolmen kuukauden kesäloman lisäksi vielä toiseksikin kolmeksi kuukaudeksi. Onkin tarkan suunnittelun takana, miten tällaisia tilanteita vältetään, kun yhdistetään yrittäminen opiskeluun.

Yrityksen tulevaisuuden suunnittelu

Yritystoiminnan tärkein tavoite on tuottaa voittoa omistajilleen. Yrityksen kehittyessä ja kasvaessa menestyksekkäämmäksi näkyy menestys aina voiton kasvuna. Yrityksen tulevaisuutta suunnitellessa tulee siis aina tähdätä talouden kasvuun. Yrityksen menestykseen nähdään vaikuttavan neljä tärkeää asiaa: strategia, johtaminen, osaaminen sekä vuorovaikutus. Nyt tarkastelemme strategiaa tulevaisuuden suunnittelun näkökulmasta, sillä strategia on tulevaisuuden suunnittelua. Strategiassa luodaan yrityksen tulevaisuudelle tavoitteet, joita kohti yritys halutaan viedä. Strategia tähtää usein yrityksen kasvuun ja menestymiseen. Vaikka hyvin suunniteltu onkin perinteisen sanonnan mukaan puoliksi tehty, pitää suunnitelmat myös viedä käytäntöön. Ei siis riitä, että ammattitaitoisen strategian luo, vaan suunnitelmat tulee toteuttaa ja sitä kautta kääntää tavoitteet tuloksiksi ja samalla seurata tulosten saavuttamista.

Strategian toteuttaminen alkaa suunnittelulla ja strategian luomisella. Strategia sisältää aina selkeät mitattavat tavoitteet, jotka tähtäävät yrityksen kehittämiseen ja kasvuun. Jotta yritys kehittyisi, tulee yrityksen toimintaa ja sitä kautta myös taloutta suunnitella, mutta on oltava myös halu ja taito pistää suunnitelmat todeksi. Seuraavana vaiheena onkin suunnitelman toteutus. Toteutuksen tulosta seurataan valittujen mittareiden avulla ja tarkkaillaan, onko päästy suunnitelmassa asetettuihin tavoitteisiin.

Aiemmin suunnitelmia on tehty vuosisuunnitelma mallilla, jonka mukaan on aina tehty kolmen vuoden vuosisuunnitelma kerrallaan, jossa ensimmäinen vuosi on ollut tarkempi ja seuraavat kaksi vuotta on suunniteltu häilyvämmin. Moni yritys on kuitenkin luopunut tästä perinteisestä vuosibudjetoinnista, sillä nykyään liiketoiminnan nähdään vaativan joustavampaa johtamista. Vuosisuunnitelmat ja vuosibudjetit on korvattu lyhyen tähtäimen suunnittelulla, joka toteutetaan kahdesti vuodessa tai vielä useammin tapahtuvalla tavoitteenasetannalla ja suunnitelmien päivittämisellä. Enää ei niinkään panosteta kirjanpidollisiin pikkutarkkoihin suunnitelmiin vaan suunnitellaan tekemistä, toimenpiteitä, suurempia kokonaisuuksia ja projekteja. Vaikka suunnittelun pitkäkatseisuus on jäänyt vähemmälle, tulee esimiehen silti katsoa riittävän pitkälle tulevaisuuteen.

Massiven strategia

Kuten jo aikaisemmin esseessämme totesimme yrityksemme taloutta ei ole suunniteltu tarpeeksi hyvin, jos edes on suunniteltu ollenkaan. Emme ole myöskään luoneet strategiaa ja tavoitteita, jotka tähtäisivät yrityksemme kasvuun ja voiton kasvattamiseen. Tietenkin oletuksena on, että näin toimimme, mutta emme ole luoneet yhteistä strategiaa, johon kaikki voisimme sitoutua, tätä varten. Olemme kyllä alusta asti enemmän tai vähemmän luoneet strategiaa pienistä osasista vähän kerrallan, mutta enemmän tiimillemme kuin yrityksellemme. Enemmän sellaista suunnitelmaa joka nivoisi tiimiämme kasaan, eikä sellaista joka kasvattaisi liiketoimintaamme. Eri projekteilla saattaa olla omat strategiat, jotka tähtäävät yksittäisten projektien kasvuun, mutta yrityksellämme Massivella ei ole strategiaa.

Tässä vaiheessa opiskelujamme ja yrityksemme elinkaarta näen haasteelliseksi enää tulevaisuuden suunnittelun ja strategian luomisen. Tähän olisi ehdottomasti pitänyt panostaa jo aiemmin. Mutta en kuitenkaan näe sitä mahdottomana. Syksylle näkisin meidän hyötyvän strategiasta, jonka tavoitteet tähtäisi vielä yrityksemme kasvuun ja nostaisi syksymme uudelle tasolle. Strategian tulisi olla yhdessä luotu ja kaikkien tulisi sitoutua siihen. Haasteena on miten saa kaikkien viidentoista yrityksen jäsenen tavoitteet mahtumaan samaan strategiaan niin että kaikki hyötyisivät viimeisen puolen vuoden strategiasta myös yksilöinä. Haasteena on myös saada kaikki sitoutumaan yrityksen kasvattamiseen, kun suurimmalla osalla on jo mielessä opintojen loppu ja yrityksen jättäminen. Tähän haasteeseen taas pystyy vaikuttamaan parhaiten hyvällä johtamisella. Näkisin meidän kaikkien kuitenkin hyötyvän tästä ja saavan uuden taloudellisen kasvun näkökulman vielä viimeiselle puolelle vuodelle.

Lähteet:

Yritystaloutta esimiehille, 2017, Eeva Niskavaara
Talousjohtaminen, 2017, Jukka Pellinen