Tampere
19 Jun, Saturday
18° C

Proakatemian esseepankki

Soluessee: Kuplapallon matkassa



Kirjoittanut: Noora Hyttinen - tiimistä Saawa.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
-
-
Esseen arvioitu lukuaika on 4 minuuttia.

Kirjoittajat: Noora Hyttinen & Oona Orava

 

Tässä esseessä me, Kuplapallo.fi projektin päälliköt, kerromme matkastamme ensimmäisen projektimme parissa. Matka on vasta alussa, mutta paljon olemme jo tehneet ja oppineet. Mistä siis on kyse? Kuplapallo-peli on kuin jalkapallopeli, mutta ilman sääntöjä. Sitä pelataan 5 hengen joukkueissa, isojen kuplien sisällä ja taklaus on enemmän kuin toivottua. Pelit peluutetaan Nalkalan kentällä, Tampereella, ellei asiakas toisin toivo. Asiakkaitamme ovat esimerkiksi polttari- ja synttäriporukat sekä muut kaveriporukat. Kuplapallo.fi on toimeksiantajamme Getaway Games Oy:n sivuliiketoimintaa, josta vastaamme kesän ajan.

 

 

Mistä kaikki alkoi

 

Kirjoittaessamme tätä esseetä 10. päivä toukokuuta, on tasan kolme kuukautta siitä, kun ensimmäisen kerran olimme yhteydessä toimeksiantajaan helmikuussa. Sovimme palaverin kahvilaan, jossa myöhemmin seuraavalla viikolla keskustelimme toimeksiantajien kanssa Kuplapallo.fin tulevasta kesästä. Toimeksiantaja kertoi silloin pelistä, sen hallinnoimisesta ja vastuista. Kyseisessä palaverissa emme ehtineet vielä keskustella tulonjaosta, joten sovimme, että jatkamme neuvotteluja sähköpostin välityksellä.

 

Neuvottelut

 

Neuvottelut tulonjaosta kestivät huhtikuun loppuun asti. Pidimme huhtikuun aikana lisäksi pari Zoom-palaveria toimeksiantajan kanssa, jotta saimme paremmin selvitettyä asiat. Kuun alussa lähetimme toimeksiantajalle ensimmäisen kirjallisen tarjouksen, jota muokattiin neuvottelujen pohjalta vielä kolme kertaa. Toimeksiantaja hyväksyi kolmannen version tarjouksesta ja lähetti meille sopimuspohjan. Lisäsimme sopimukseen vielä mielestämme puuttuvat asiat ja tarkistutimme sopimuksen osuuskuntamme hallituksella. Sopimus allekirjoitettiin, jolloin Kuplapallo.fi:n toiminta siirtyi virallisesti vastuullemme 23.4.2021.

 

Tehdyllä sopimuksella osuuskuntamme Saawa Osk sitoutuu suunnittelemaan ja toteuttamaan Kuplapallo.fi pelivuorojen hallinnointia, peluutuksia, asiakaspalvelua, laskutusta, myyntiä sekä markkinointia kesällä 2021.  Sopimuksella Saawa Osk saa edellä mainittuihin täydet oikeudet. Toimeksiantajamme Getaway Games vuokraa meille kalustoaan ja perii siitä kalustovuokraa, joka on neuvottelemamme prosenttiosuus Kuplapallo.fi:n kuukauden liikevaihdosta.

 

Projektipäällikköinä toimimme me allekirjoittaneet, Oona ja Noora, Saawa Osuuskunnasta. Meidän vastuullamme on hoitaa Kuplapallo.fi –pelivuorojen hallinnointi, asiakaspalvelu, laskutus, myynti sekä markkinointi. Asiakas varaa kuplapallo-pelin joko nettisivujen varauskalenterista, sähköpostilla tai soittamalla. Me projektipäälliköt vastaamme varauksista ja varausvahvistusten lähettämisestä sekä työvuorojen hallinnoinnista. Käytössämme näihin tehtäviin on kaksi toimeksiantajalta saatua järjestelmää, Gmail sekä puhelin. Lisäksi saimme haltuumme Kuplapallo.fi:n somekanavat; Facebookin ja Instagramin.

 

Kuplatiimi

 

Helmikuun alussa Oona huomasi toimeksiantajan ilmoituksen Proakatemian facebookissa. Hän soitti heti toimeksiantajalle ja sopi heidän kanssaan palaverin. Noora hyppäsi tämän jälkeen mukaan toiseksi projektipäälliköksi, sillä onhan hallinnointia, markkinointia ja myyntiä mukavampi tehdä yhdessä. Opin kannalta koimme myös hyödyllisemmäksi, että meitä on tekemässä kaksi. Meidän lisäksi projektiin tarvitsi tietenkin lisää pelien vetäjiä ja kysyimmekin tiimiläisiämme mukaan Saawan yhteisessä palaverissa. Mukaan lähti innokkaasti tiimimme Jesset sekä Julius. Tällä viiden hengen projektitiimillä pidimme huhtikuun aikana pari palaveria, jossa yhdessä ideoimme tulevaa kesää ja selvitimme yhteistyökumppaneita.

 

Kontin yhteistyöt

 

Kuplapallo.fi neuvottelujen ollessa jo kovassa vauhdissa Getaway Games Oy:n kanssa, aloimme selvittämään myös mahdollisia yhteistyökuvioitamme muiden toimijoiden kanssa. Projektitiimin kanssa oli jo aiemmin noussut ilmaan ideoita kontin hankkimisesta Nalkalan kentälle pelitarvikkeiden säilyttämiseen. GetAwayn kanssa käytyjen neuvotteluiden pohjalta tiesimme, että vastuu konttiasian eteenpäin viemisessä oli kokonaan meidän hartioillamme.

 

Tehtävän jaossa päädyimme projektitiimin kesken siihen, että tiimin pojat alkavat selvittämään konttiin liittyviä huomioon otettavia asioita. Esille nousseita kysymyksiä olivat mm. kontin vakuutus, tonttiluvat sekä kontin vuokraushinta. Useissa Getaway Gamesin kanssa käydyissä neuvotteluissa, vastauksemme konttiasiaan olivat alkuun usein hyvin suppeita tai selvityksen kanssa. Kaiken kiireen keskellä konttiasian selvittäminen tuntui aika ajoin työläältä, mutta lopulta palaset alkoivat loksahtelemaan paikoilleen.

 

Kontin toimittajan ohella käynnissä oli selvittely Tampereen kaupungin kanssa mahdollisesta yhteistyöstä, avustuksesta tai muista mahdollisuuksista. Useiden puheluiden jälkeen lopulta löytyikin oikeat yhteyshenkilöt. Kaupungin tonttiluvista vastaavalta toimistosihteeriltä saatiin arvioita säilytyskontille tarvittavan tontin hinnasta, jonka pohjalta Noora alkoi selvittämään yhteistyötä kaupungin yhteyshenkilön kanssa.  Oikeisiin asioihin vetoamalla sekä toiminnasta avoimesti puhumalla, tilanne oli selvä.  Kuplapallo.fi liiketoiminnasta tuotettaisiin kesän lopuksi raportti, jonka avulla kontin kulut pystyttäisiin kustantamaan.

 

Muutamien konttifirmojen vastausten pohjalta pystyimme valikoimaan parhaimman vaihtoehdon, jonka kanssa halusimme jatkaa neuvotteluja. Tavoitteenamme oli saada kuukausihintaan alennusta tai kontin sponsorointi kokonaisuudessaan kesän ajalle. Pystyimme tarjoamaan konttifirmalle mainospaikkaa kontin kylkeen tulevaan banderolliin. Kontin vuokraksi tuli lopulta Jessen neuvottelemana 68,20 € / kk, josta saamme ensimmäisen kuukauden ilmaiseksi. Kontin kuljetus hinta Parkanosta Tampereelle oli 124 € suunta. Kontin toimituksen viivästyessä toimittajan suunnalta, neuvoteltiin kuitenkin kuljetushintaa sovitusta alemmaksi reklamaation seurauksena.

 

Suunnitelmien teko

 

Asioiden loksahdellessa sopimusten osalta paikoilleen, oli lopultakin vapautunut aikaa tarkempien suunnitelmien tekoon. Tavoitteenamme oli alkuun tuottaa markkinoinnin ja myynnin suunnitelma, sillä kesäsesonki oli alkamaisillaan ja kalenteriin haluttaisiin nopeasti täytettä pelivarausten muodossa. Projektisuunnitelman teko päätettiin suosiolla jättää toukokuun puoleen väliin, kun kalenteriin olisi vapautunut tilaa lukukauden päättymisen seurauksena.

 

Projektin suunnitteleminen sekä asioiden ylös kirjaaminen tuntui ensimmäisen projektin osalta hankalalta, sillä jokaista huomioitavaa asiaa ei vielä osannut ajatella. Suunnittelemisessa vahvuudeksemme kuitenkin nousi projektin vetäjien samalla aaltopituudella oleminen sekä vastuun jakautuminen useammalle henkilölle. Ideoiden lenteleminen oli alusta lähtien kevyttä, ja hommat alkoivat puksuttamaan varmalla vauhdilla eteenpäin. Markkinointisuunnitelma alkoi etenemään, myynnin aikataulua saatiin tehtyä sekä erityisesti Kuplapallo.fi-projektille saatiin selkeä ydinviesti. Haluamme hauskalla yhdessä tekemisellä tuottaa asiakkaillemme elämyksellisiä kokemuksia. Näin ollen yhdeksi tärkeäksi asiaksi nousi myös kuplatiimin eli projektitiimin yhteinen tekeminen sekä oikea innostus asiaan.

 

Tiimi osana Kuplapalloa

 

Sen lisäksi, että haluamme projektissa tuoda innostunutta tunnelmaa kuplapallon projektitiimin sisällä, otimme vahvaksi pääpointiksi tiimin ajan tasalla pitämisen. Olimme puhuneet paljon tiimissä siitä, kuinka jokaisesta projektista pystyttäisiin luomaan tiimin yhteisiä projekteja. Nostimme projektinvetäjinä tärkeimmäksi asiaksi viestinnän tiimin suuntaan. Näin luotiin Kuplapallolle oma Teams-kanava, jonne päivitimme kaikki tehdyt tiedostot, sopimukset sekä suunnitelmat projektista.

Lisäksi järjestämme tiimin yhteisen Kuplapallo-pelin, jossa koko tiimi pääsee projektimme pariin konkreettisella tasolla. Tiimin pelin tarkoituksena on myös näyttää Kuplapallon vetämistä, niin että innokkaimmat voivat kesän aikana tulla vetämään asiakkaille peluutuksia.

Tiimille asioiden jakaminen on huippu hetkinä helppoa, mutta petrattavaa riittää projektin osalta myös turhautumisten sekä kamppailujen jakamisessa. Kun tiimille annetaan mahdollisuus myötä elää niin hyviä kuin huonojakin hetkiä, syntyy projektista usein myös helposti lähestyttävämpi. Miksi siis esitettäisiin kaiken menevän aina hyvin, kun asia ei kuitenkaan todellisuudessa ole näin.

Kesän jälkeen sesongin päätyttyä on myös tärkeää, ottaa aikaa projektipajan kautta oppien jakamiselle. Mikä meidän projektissamme onnistui? Kuinka jatkossa kannattaisi toimia vastaavassa tilanteessa? Mitä asioita emme osanneet ottaa huomioon? Mitä ajatuksia tiimiläisille tulee mieleen projektin ajalta? Mitä asioita voisimme kehittää seuraaviin projekteihin? Monia kysymyksiä, jotka voivat tuoda suunnattomasti oppia Saawalle ja kuplatiimille kun asioille annetaan aikaa.

 

Kohti kesää

 

Esseen kirjoittamishetkellä on toukokuu. Ensimmäinen Kuplapallo.fi-peli on jo takana, ja edessä olevalla viikolla on tulossa niin Saawan oma kuplapallopeli kuin seuraava kaupallinen peli. Toukokuun kalenterissa on vielä paljon tilaa peleille, mutta aiomme pistää kovimmat panostukset kesä- ja heinäkuulle.

Kevään aikana nopeasti toteutetut suunnitelmat alkavat kuitenkin rullaamaan eteenpäin, kun säilytyskontti on saapunut Nalkalaan ja vetovastuu on siirtynyt meidän käsiimme. Vasta pari kuukautta sitten Kuplapallo.fi oli vielä pieni ajatus, mutta tässä me olemme. Projektinvetäjinä kirjoittamassa tulevasta kesästä, ja tähän asti käydystä matkastamme.

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close