Tampere
01 Dec, Tuesday
0° C

Proakatemian esseepankki

Soluessee: Katsaus tiimiviestintään



Kirjoittanut: Esseepankin arkisto - tiimistä Ei tiimiä.

Esseen tyyppi: / esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Esseen arvioitu lukuaika on 8 minuuttia.

Kirjoittanut Aune Kivikoskela ja Arttu Myllys

 

Viestintä on kaikkea kommunikaatiota tiimin sisällä tai sen ulkopuolella. Tässä esseessä käsittelemme tiimin sisäistä viestintää, ja tapoja, joilla parantaa sitä.

 

Viestintä on tiimin verenkierto, ja se pitää kaikki tiimin palaset kohdillaan ja pyörät pyörimässä. Viestinnän tärkeyden huomaa lähinnä vasta kun se puuttuu. Seuraukset viestinnän huomiotta jättämisestä voivat maksaa sekä rahaa että aikaa, ja pahimmillaan kaataa kokonaisia projekteja. Ideat ja ajatukset ovat turhia, jos niitä ei saa välitettyä muille tiimin jäsenille.

 

Value on tiiminä vielä sen verran uusi, että emme ole ehtineet istua alas ja rakentaa sisäisen viestinnän käytäntöjä. Viestinnän puute on saanut aikaan jo ensimmäiset ongelmansa, vaikka suuremmilta epäonnistumisilta ollaankin vältytty. Koska meillä kaikilla on suu joilla puhua, pidämme helposti viestintää itsestäänselvyytenä. Emme kuitenkaan tajua sitä, että kuuntelu on puhumista tärkeämpää, ja me kaikki olemme erilaisia tavoiltamme ja tottumuksiltamme. Vaikka jokin asia olisi meille itsestäänselvyys, voi olla, että jokin muu tiimin jäsen ei ole ikinä kuullutkaan siitä.

 

Viestintä on valtava kokonaisuus, joten on normaalia, että aloittelevalla tiimillä on käytännöt vielä hallussa. Suuretkin yritykset palkkaavat sisäisen viestinnän konsultteja ja painivat näiden asioiden parissa. Viestintä on kokonaisuus psykologiaa, tunneälyä ja taitoa, eikä ole sattumaa, että Proakatemiassa käytetään niin paljon aikaa sen opetteluun.

 

Viestinnän tärkeimpiä työkaluja ovat dialogi ja tiedoittaminen. Tiimissä tulee olla vastuuhenkilö, jonka vastuulla on jakaa tietoa kaikille tiimin jäsenille. Viestintään tulee suhtautua oikeana kehityskohtana, ja sen toimivuutta voi tarkastella esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

  • Onko projekteissa ollut tiedonkulkuaukkoja?
  • Osallistuvatko ja puhuvatko kaikki tiimin jäsenet palavereissa?
  • Ovatko palaverien sisällöt hyödyllisiä?
  • Hukkaantuuko palaveriaikaa turhaan tai asian ulkopuoliseen keskusteluun?
  • Kuuntelevatko kaikki tiimiläiset toisiaan ja käyvätkö he samaa keskustelua?

 

Nämä kysymykset saavat miettimään, että vaikka viestinnän opettelu on päässyt meidän tiimillämme alkuun, emme ole vielä lähellekään ammattilaisia tämän asian suhteen.

 

Viestintä tiimin työkaluna

 

Kiistatilanteiden ratkaisemiseen tarvitaan avoin palautekulttuuri ja roimasti tunneälyä. On tärkeää sanoa suoraan ja luottamuksellisesti mikä mättää. Toisen tunteminen ja syiden ymmärtäminen kehittyy vain ajan kanssa, ja vaatii sitä, että kaikki sitoutuvat yhteisen tiimiytymisen tavoitteeseen.

 

Asenne ohjaa viestin vastaanottamista. On tärkeää, että koko tiimi lähtee mukaan oikealla asenteella ja motivaatiolla. Tähän auttaa se, että tiimi tutustuu toisiinsa ja ymmärtää sen, että kaikilla on erilaisia toimintatapoja ja motivaatiorakenteita. Jos kova suorittaja on samassa tiimissä tekemisestä nautiskelijoiden kanssa, suorittaja voi turhautua, kun homma ei etene, ja päinvastoin. On tärkeää, että jokainen pitää mielensä avoinna ja on valmis kuuntelemaan ja vastaanottamaan avoimesti muiden viestejä.

 

Firman sisäinen ilmapiiri näkyy ulospäin maineena. Kun tiimillä on luottavainen ja rento meininkin, se näkyy myös asiakkaille. Työn laatu paranee ja virheet vähenevät. Jos tiimi osaa sisäisen kommunikaation taidot, kommunikaatio toimii paremmin myös ulospäin. Siksi on tärkeää ajatella viestintätaitoja kokonaisuutena, joka auttaa kaikilla yritystoiminnan osa-alueilla. Yritystoimintaa tehdään ihmisten, ei koneiden kanssa. Viestintä on läsnä kaikessa tekemisessä, ja kun osaa sen hyvin, voi pitää pystyssä mitä tahansa vaativaa yritystä tai projektia.

 

Viestinnän askeleita voi kirjoittaa paperille viestintäsuunnitelman muodossa. On tärkeää, että kaikki ovat tietoisia tiimin arvoista ja tavoitteista myös kommunikaation suhteen.

 

Askeleet hyvän sisäisen viestintäsuunnitelman tekoon:

  • Kartoita tarpeet ja etsi kehityskohdat
  • Määritä viestinnän tavoitteet
  • Lisää tavoitteet vuosikelloon ja pidä huolta niiden toteutumisesta

 

Viestintäsuunnitelman tarkoitus on se, että jokaisella on työnsä tekemiseen tarvittava tieto sekä sen lisäksi omaa työyhteisöä ja toimialaa koskevaa ajankohtaista tietoa. (Kortejärvi-Nurmi, Murtola 2015, 61) Tieto on perusta, jonka päälle kaikki tiimi- ja projektityöskentely rakentuu.

 

Kiteytys on tehokkaan viestinnän peruspilari. Viesti ei tule paremmaksi ylimääräisestä tiedosta, vaan tärkeintä on se, että asia voidaan kertoa yksinkertaisesti ja selvästi. Tiedotteita lähetettäessä on hyvä miettiä ketä tieto koskee ja mitkä ovat oleellisia osia. Jos kaupasta pitää hakea kahvia, viestiä ei ehkä tarvitse laittaa koko tiimille, vaan riittää että kauppareissulla oleva henkilö saa tiedon.

 

Palautekeskustelut ovat tärkeä työkalu tiedon keräämiseksi jokaiselta tiimiläiseltä. Hiljaisemmat tiimiläiset eivät välttämättä halua kertoa tuntemuksistaan avoimesti kaikkien edessä, mutta on erittäin tärkeää että heidänkin äänensä tulee kuulluksi. Palautekeskusteluja voi käydä kahden kesken ja tiimin HR-henkilö voi jakaa esiin tulleet ajatukset muulle tiimille.

 

Viestintä, sen toimivuus ja opettelu kuuluu jokaiselle tiimin jäsenelle. Jokaisen on oltava vastuussa tiedon antamisesta, mutta myös sen saamisesta. Sähköiset viestintäkanavat ovat siitä helppoja, että ne mahdollistavan tiedon kulkemisen kaikille tiimin jäsenille sekunnissa. Toisaalta niihin taas tulee niin paljon tietoa, että nämä alusta ruuhkautuvat helposti, jolloin oikeasti tärkeä tieto saattaa jäädä niiden alle.

 

Sähköinen viestintä

 

Whatsapp, Facebook, Telegram, Slack, IRC, intranet, sähköposti ja monet muut ovat usein käytettyjä kanavia lähes kaikissa organisaatioissa. Ennen riitti kun postin mukana tuli yksi kirje viikossa, kun taas nyt viestiin vastaamisen oletetaan tapahtuvan sekunneissa. Terveen järjen mukaan ei kuitenkaan ole normaalia, että puhelimessa roikutaan jatkuvasti, ja annetaan sen häiritä kaikkea muuta työskentelyä. Puhelittomat tauot aiheuttavat informaatiokatkoksia.

 

Moni pyhittää vapaa-aikansa täysin perheelleen ja eikä ole tästä syystä valmis vastaanottamaan viestejä. Nykyään on unohdettu soittamisen jalo taito. Sen sijaan että soittaisimme, pommitamme muita lukuisilla viesteillä vaikkemme saisikaan vastausta. Itse laitan puhelimeni usein mykistystilaan, jolloin reagoin vain puheluihin. Jos jollakin on minulle oikeasti akuuttia asiaa, hän kyllä soittaa varmasti.

 

Puhelut ovat osoittautuneet usein hyväksi tavaksi yhteyden saamiseksi, mutta entä sitten kun pitäisi tavoittaa koko tiimi? 18 tiimiläisen läpi soittaminen yhden kysymyksen takia on todella raskasta, vaivalloista ja turhauttavaa. Tällaisia tilanteita varten tulisikin olla selkeät säännöt siitä, miten käytämme viestintäkanavia ja millaisella aikataululla sitoudumme niihin.

 

Valuella on jo alkanut hahmottua tietynlaiset raamit tiettyjen kanavien käyttöön:

 

  • Whatsapp: Tänne tulee kaikki ylimääräinen ja ei tärkeä asia, johon tarvitaan nopeaa reagointia, mutta johon ei kuitenkaan odoteta kaikkien sitoutumista tai kaikkien tiimiläisten tavoittamista. Tästä hyvänä esimerkkinä voidaan pitää tyypillistä “lähteekö joku syömään?” -kysymystä. Paljon henkilökohtaiseen elämään liittyvää, kuten koirien kuvia ja muuta ei niin virallista asiaa.

 

  • Slack: Kaikki virallinen mikä on hyvä olla selkeästi löydettävissä. Keskustelu pidetään asiallisena ja on kanavoitu oikeisiin kanaviin, missä on vain tietyn aihealueen keskustelu. Kommentointi pidetään vähäisenä, jottei tärkeä informaatio huku.

 

  • Drive: Kaikki tiedostot ja materiaalit, mitä tarvitaan projekteissa tai tiimin yhteisissä toimissa. Täällä on listattuna myös projektit, joita kukin tiimiläinen on toteuttanut.

 

Raamit ovat siis selkeitä, mutta ongelmana on ihmisten tavoittaminen. Monelle tiimiläisille Whatsapp on alusta, jota ei haluta seurata ollenkaan sen sisältämän suuren viestimäärän takia. Sitä vilkaistaan vain joskus satunnaisesti, eikä koeta tarpeelliseksi olla tietoisia siellä olevasta informaatiosta. Näin ei kuulukkaan olla ja sitä ei odoteta, mutta taas kyseiseen palveluun viestejä lähettävän osapuolen tulisi tiedostaa tämä asia. Monesti huomaa ihmisten olettavan että ihmiset seuraavat keskustelua myös Whatsappissa, vaikkeivät kommentoikkaan asioihin mitään.

 

Slackin huonoina puolina on sen raskaus ja epävarmuus. Kaikki ilmoitukset eivät tule läpi ja myöskään monesti ei huomata jonkin kommentin alle syntynyttä keskustelua. Lisäksi kanavia ollessa monta, on informaation etsintä haastavaa. Monesti ei muista, mille kanavalle jokin viesti tuli ja milloin. Mikäli tiimimme perehtyisi kunnolla Slackin käyttöön, osaisimme myös kunnolla hyödyntää sen hakutoimintoja ja löytää entistä paremmin materiaalit mitä etsimme.

 

Suurin ongelma on kuitenkin ihmisten tavoittaminen. Virallisten viestien tulisi tavoittaa kaikki Slackin kautta, mutta koska kaikki ilmoitukset eivät tule läpi ja tiimiläiset eivät tasaisin väliajoin käy tarkistamassa onko uusia viestejä mahdollisesti saapunut, on mahdotonta tavoittaa ihmisiä. Tähän konkreettisena toimena voisimme sopia, että joka tunti ihmiset käyttäisivät yhden minuutin siihen, että tarkistaisivat uudet viestit ja tarvittaessa reagoisivat niihin. Näin saisimme tähän säännöllisyyttä, eikä tarvitsisi pelätä jonkun olevan informaation ulkopuolella.

 

Dialogi

 

Dialogiin liittyviä ongelmia esiintyy tiimissämme loppupeleissä vähän. Tämä johtuu varmaankin siitä, että ensimmäisenä pajana meillä olikin kummitiimin vetämä dialogipaja, missä tiimin jäsenet ymmärsivät dialogin tärkeyden tiimin kehityksen kannalta.

 

Isoin ongelma dialogin suhteen on joidenkin ekstroverttien henkilöiden runsas puheenvuorojen määrä, sekä se, että nämä pari henkilöä alkavat käydä kaksinkeskeistä keskustelua asiasta. Tämä on viestinnällisesti henkalaa, sillä tällaisissa tilanteissa katsontakannat jäävät hyvin kapeiksi, eivätkä hitaammat introvertit pääse mukaan keskusteluun ollenkaan, vaikka heilläkin olisi varmasti hyvää sanottavaa asiaan. Tästä juontaa jälkeenpäin se, että ihmiset tuntevat ettei heidän mielipiteillänsä ole merkitystä ja he turhautuvat helposti kokiessaan olevansa pelkkiä heittopusseja tiimin jäseninä. Täytyy siis kyetä kuuntelemaan enemmän ihmisiä ja antaa tilaa erilaisille keskustelijoille, sekä kyetä tunnistamaan oma tilan ottaminen, joka estää muiden avoimen ja hedelmällisen keskustelun. Kuuntelua täytyy siis opetella.

 

Vuorovaikutustaidot

 

Viestintä on käytännön tasolla ihmisen välistä vuorovaikutusta. Se ei ole passiivista kuuntelua tai dominoivaa puheen pulputusta, vaan vuoropuhelua, jossa jokaisella on paikkansa. Monet meistä osaamme puhua, mutta kuuntelemisessa on paljon opeteltavaa.

 

Vuorovaikutustaidot ovat tärkeitä, ja auttavat sujuvan dialogin kulkemiseen. Henkilö, jolla on hyvät vuorovaikutustaidot osaa sujuvasti seuraavat asiat:

  • Kuunnella ja tehdä havaintoja
  • Argumentoida
  • Osoittaa tukea
  • Ottaa ja pitää puheenvuoroja
  • Jatkaa toisen puheenvuorosta
  • Ylläpitää keskustelua

(Kortejärvi-Nurmi, Murtola 2015, 11)

 

Näiden taitojen lisäksi myös sanaton viestintä on tärkeää. Jos esimerkiksi joku näyttää ärsyyntymistään tai turhaantumistaan helposti, se voi vaikuttaa koko tiimin moraaliin. Tiimissämme on tullut esille monenlaisia tilanteita, jossa ihmisten sanaton viestintä ei ole kohdannut. Kärkkäät ja suuresti tuntevat henkilöt ovat saaneet hillitymmät menemään kuoreensa, sillä heille on tullut sellainen olo, kuin heille huudettaisiin. Huutaminen ja kiihtymyksen esilletuominen on esimerkki asiasta, joka on hyvin henkilökohtaista ja johon me kaikki reagoimme eri tavoin, jopa vahvastikin.

 

Tämän vuoksi on erityisen tärkeää tuntea vastaanottajasi. Tiimiytymisen alkuvaiheessa tuntemus toisten ihmisten toimintatavoista ja syistä ei ole vielä kehittynyt, joten moni saattaa tiedostamattaan ärsyttää  toista. Aivan alkuvaiheessa oma harmistus yleensä vain nielaistaan, mutta kun tuntemus hieman kasvaa, uskalletaan palautekkin antaa suorempaan. Tässä kohtaa syntyy helposti erilaisia kiistoja, kun ihmisten tunneilmaisu ja sanattoman viestinnän tavat eivät sovikaan yhteen.

 

Tehokasta kommunikaatiota tapahtuu aina silloin, kun siirtovaikutus on selkeä ja vastaanottaja ymmärtää sanoman sellaisena ja yhtä tarkasti kuin lähettäjä on tarkoittanut (Heikkilä, Heikkilä 2001, 104). Tämä lainaus pätee tekstiviestintään, mutta on tärkeää myös suullisessa viestinnässä dialogin aikana. Me kaikki olemme eri lähtökohdista ja olemme kasvaneet todella erilaisissa ympäristöissä. Olemme saaneet hyvin erilaisen kasvatuksen ja kokeneet eri asiat. Tästä syystä käytämme myös erilaisia sanoja ja kuvauksia samoista asioista. Tämä aiheuttaa sen, että kuulija ymmärtää asiamme täysin eri tavalla. Itselle esimerkiksi selvisi vasta vuosi taaksepäin, että sana “verkkainen” tarkoittaa hidasta liikettä tai toimintaa, kun taas itse olen luullut sen tarkoittavan nopeaa liikettä tai toimintaa. Tämä on todella suuri ongelma, sillä ihmisillä on tapana puhua todella ympäripyöreästi ilman sen suurempaa konkretiaa, tai konkreettisia esimerkkejä. Tämä jättää kuulijalle paljon tulkinnanvaraa kaikissa tilanteissa ja voi aiheuttaa herkästä väärinymmärryksiä. Sujuvassa dialogissa asiat toki tarkentuvat tämän jälkeen helposti keskustelun kautta lauseeseen “niin, niin, juuri samaa tarkoitin”, mutta jos keskusteluun ei pääse mukaan kaikki henkilöt, ei tämä tule aina esiin. Tämän takia on jätettävä tilaa toimivalle kuuntelulle.

 

Hyvän kuuntelun kulmakiviä ovat seuraavat periaatteet:

  • Samanaikaisesti kun on ottamassa vastaan informaatiota muilta, ei tulisi turvautua kriittiseen otteeseen.
  • Puhumistilanteissa tulisi vahvistaa hyväksyvää ilmapiiriä ja vahvistaa sellaisia keinoja, jotka rohkaisevat jatkuvaan puhumiseen ja avoimeen ilmaisuun.
  • Luodaan tilanteesta sellainen, että puhujaa arvostetaan ideoiden esittäjänä ja hän saa tukea kehittää niitä edelleen.

(Heikkilä, Heikkilä 2001, 108).

 

Tiimissämme nämä asiat onkin otettu käytäntöön ja niitä toteutetaan suurimmalta osin myös onnistuneesti. Haastavin tilanne on juurikin se intensiivinen tilanne, missä kahdella henkilöllä on eri näkemykset asiasta, tai päinvastoin tilanne, missä kahdella tai useammalla on sama idea, josta ovat innoissaan ja jatkojalostavat sitä jo kovaa vauhtia. Näissä tilanteissa toki innostus ja hyvä flow on tärkeää hyvän lopputuloksen saavuttamiseksi tehokkaasti, mutta on myös haitallista keskustelun monipuolisuuden kannalta. Siksi käytäntöön voitaisiin ottaa pelkästään sellainenkin yksinkertainen asia, kun kirjoittaa paperille lause “ota rauhassa ja anna keskustelulle tilaa” -teksti ja ripustaa se aina sinälle pajan alkuun muistuttamaan ihmisiä aina siitä, kuinka tärkeää on myös kuunnella muita dialogin osapuolia. Se on toimivaa viestintää.

 

Palaverit ovat tärkeä osa viikottaista viestintää, mutta niidenkin pitoa tulee opetella. Huonosti pidetyt palaverit vain syövät kaikilta tehokasta työaikaa, eivätkä vie projekteja mitenkään eteenpäin.

 

Palavereissa kuuntelu on tärkeää, jotta dialogi soljuu luontevasti eteepäin eikä aikaa hukata samojen asioiden toistamiseen. Hyvä ennakkosuunnittelu ja valmistelu on onnistuneen palaverin edellytys. Kun etukäteistyö on tehty, voi palaveriajan käyttää tehokkaasti itse asian pohtimiseen. Palaverit on hyvä pitää napakan pituisina, ja lopettaa yhteenvetoon ja päätöksiin. Hyväkin keskustelu voi olla turha, jos yhtäkään konkreettista päätöstä ei saada aikaan.

 

Palaverit on hyvä pitää pieninä ja kutsua paikalle vain ne henkilöt, joita asia koskee. Palavereita ja neuvotteluita on paljon erilaisia ja hyvät neuvottelutaidot kuuluvat jokaisen yrittäjän taitorepertuaariin. Ostaminen ja myyminen, ratkaisun etsiminen ja ideointi tapahtuvat useimmiten neuvotteluissa ja palavereissa, joten on tärkeää hallita tiiviiden, tehokkaiden ja mukavien palaverien pito.

 

Etäpalaverit ovat yksi vaihtoehto kiireisille tiimeille, mutta eivät sovi kaikkiin tilanteisiin. Esimerkiksi silloin kuin tavataan asiakas ensimmäistä kertaa, on hyvä nähdä kasvotusten ja käydä projekti läpi huolellisesti, jotta kaikki lähtevät samasta pisteestä. Etäpalaverit voivat myös rikkoa keskittymiskyvyn, koska osallistujat usein tekevät jotain muuta samalla. Etäpalaverit voivat olla toimiva vararatkaisu, mutta eivät usein korvaa kasvotusten tehtävää palaveria. Sanaton viestintä toimii parhaiten naamatusten.

 

Jokainen osallistuja vaikuttaa dialogiin ja päätöksiin. On tärkeää, että jokainen osallistuu ja antaa itsestään, eikä jää hiljaisena taustalle. Hyvä osallistuja osaa puhua vähän ja kuunnella paljon. Hän tulee ajoissa ja osallistuu aktiivisesti. Hän on perehtynyt aiheeseen ja perustelee ehdotuksensa. Palaveri pysyy aiheessa ja aikataulussa, kun kaikki osallistuvat parhaansa mukaan.

 

Lopuksi

 

Tiimin viestintä on monimutkainen kokonaisuus eri viestinnän keinoja, ja omalla tiimillämme on vielä paljon opittavaa. Asiasta on onneksi olemassa paljon erilaista kirjallisuutta.

 

Tärkein peruspilari on puhe ja kuuntelu, eikä niiden tärkeyttää tiimin viestinnässä ja sitä kautta dialogissa voi korostaa liikaa. Tiimimme on tehnyt paljon töitä paremman dialogin aikaansaamiseksi ja yrittänyt kehittää keinoja, joilla kommunikaatiota parannettaisiin, mutta viestinnän opettelu on jatkuva prosessi, joka ei ole koskaan valmis.

 

Lähteet:

Kortetjärvi-Nurmi, S., Murtola, K. 2015. Areena – Yritysviestinnän käsikirja. Helsinki. Edita.

Heikkilä, J., Heikkilä, K. 2000. Dialogi – Avain innovatiivisuuteen. WSOY

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close