Kahvilan perustaminen_ Mistä oikein lähden liikkeelle?

Yrityksen perustamiseen löytyy runsaasti oppaita ja materiaaleja. Kuitenkin usein jokin sivusto tai kirja tarjoaa vain osan tiedosta. Yrityksen perustamiseen tarvittavat tiedot ja vinkit on todella hajautettuna löydettävissä, joten halusimme omiin kokemuksiimme peilaten kerätä tähän esseeseen johdonmukaisesti kriittiset stepit. Esseen esimerkit ovat pääasiassa otettu perustamastamme Kulttuurikahvila Laikusta ja peilaamme niitä yleisesti kahvilatoiminnan perustamiseen.

Kirjat ovat monesti hyviä tietolähteitä, mutta kuten markkinoinnissakin, kun tieto päätyy kirjaan, se tohtii olemaan jo hieman vanhentunutta. Siksi tämän esseen lähteinä on vain nettilähteitä.

Yrityksen perustamisen vaiheet

Yrittäjien sivustolta löytyy hyvin eroteltuna seuraavat yrityksen perustamisen vaiheet.

1. Valitse yhtiömuoto

Proakatemian yritykset ovat pääsääntöisesti olleet Osuuskuntamuotoisia. Osuuskunta eroaa Osakeyhtiöstä lähinnä siten, että tulospakotetta ei ole. Osakeyhtiön verotusmalli on suotuisampi, jos tulostakin tehdään. Kahvilan yritysmuotoa kannattaa harkita sen liikevaihdon määrän, sekä omistaja- ja työntekijämäärän mukaan. Suurimmat erot yritysmuodoissa on verotuksen sekä vastuun suhteen. Toiminimi voi olla yksinyrittäjälle hyvä yhtiömuoto, mutta kannattaa muistaa, että tällöin yrittäjä on vastuussa yrityksestään myös omalla henkilökohtaisella omaisuudellaan. (PRH)

2. Liiketoimintasuunnitelman tekeminen

Liiketoimintasuunnitelma on työkalu, jolla kartoitetaan itselle ja mahdollisesti rahoittajille mm. yritysidean realistisuus ja kannattavuus. Liiketoimintasuunnitelma sisältää mm. Segmentointia, markkinointisuunnitelman ja kilpailijakartoituksen sekä laskelmia. Vähemmän puhuttu työkalu Suomessa, jota yrittäjät- sivustokaan ei mainitse, on Business Model Canvas eli BMC. BMC kiteyttää parhaimmillaan koko liiketoimintasi ytimen yhdelle paperille ja se kannattaa tehdä jo esimerkiksi ennen liiketoimintasuunnitelman kirjoittamista. (Onnistu yrittäjänä)

3. Starttirahan hakeminen

Starttiraha on tarkoitettu aloittavan yrittäjän talouden turvaamiseen yrityksen alkutaipaleen ajaksi. Starttirahaa on hyödynnetty Proakatemialla erittäin vähän. Syy siihen voi olla, että erinäisiä projekteja tehdään Osuuskunnan nimellä. Isoa, jatkuvaa projektia aloitettaessa voi olla hyvä miettiä, kannattaisiko sitä yhtiöittää omaksi yrityksekseen ja hakea starttirahaa. Starttirahaa hakiessa pitää myös olla siirtymässä päätoimiseksi yrittäjäksi, monet proakatemialla opiskelevat eivät ole valmiita luopumaan opiskelijastatuksestaan.

4. Yrityksen perustamisilmoitus

Tehdään PRH:n kautta, kuten kaikki aloittavat Proakatemian yritykset ovat myös tehneet. PRH:sta löytyy kattavat ohjeen yrityksen perustamiseen, sekä myös kattavat selitykset eri yritysmuodoille. (PRH)

5. Yrittäjän lupa-asiat ja ilmoitukset

Jokaisen yrityksen on hoidettava asianmukaiset ilmoitukset. Elintarvikeala on luvanvaraista liiketoimintaa, joten esimerkiksi Kulttuurikahvila Laikkua perustettaessa olimme yhteydessä Tampereen elintarvikevalvontaan. Kaupunkien elintarvikevalvonnat toimivat Eviran alaisuudessa tehden yhteistyötä alueiden yritysten kanssa. Sitä kautta saimme varmistettua mitä lupia meidän täytyy hakea ja miten. Olemme olleet sinne myös myöhemminkin yhteydessä esimerkiksi vierailevien kokkien käytännöistä. Asiat kannattaa aina varmistaa etukäteen. Elintarvikevalvonta on taho, joka tulkitsee ja kääntää kansankielelle elintarvikelain.

6. Yrityksen kirjanpito

Jokainen yritys on velvollinen pitämään lain vaatimaa kirjanpitoa. Yrittäjät suosittelevat ulkoistamaan kirjanpidon, ja se tuntuu olevan yleinen mielipide yrittäjien keskuudessa. Kirjanpito vaatii erityisosaamista ja on erittäin työlästä osaamattomalle sekä aiheuttaa riskin sakoista kirjanpidon ollessa puutteellista. Kirjanpitäjien hinnat ovat yleensä tuntiperustaisia ja kilpailutus kannattaa. Proakatemian yritykset ovat usein kääntyneet Proakatemialta valmistuneiden kirjanpitäjien puoleen, sillä heillä on tietoa Proakatemialta tulevista persoonallisista menoista. Kirjanpitäjää valitessa voi olla myös hyvä tutkailla, kenellä on toimialaasi liittyvää osaamista ja tuntemusta.

7. Laskutus ja muut talousasiat

Laskutus hoituu kätevimmin jonkin ohjelman kautta. On hyvä miettiä alusta lähtien, millaista maksuaikaa perustettava yritys tarjoaa. Parhaimman maksukyvyn saa, kun itse lähettää laskuja lyhyemmällä maksuajalla, kuin mitä ostolaskuissa on. Kulttuurikahvila Laikun talous pyörii Projektitoimisto Massive Osk:n alla, joten laskutusohjelmamme on sama: Holvi, ja se toimii erittäin hyvin tämän kokoisessa liiketoiminnassa. Jos laskutusta ja rahaliikennettä on paljon, myös esimerkiksi Procountor on ollut Proakatemialla tykätty talousohjelma, jonka kautta löytyy sekä kuittien säilytys, osto- ja myyntilaskutus sekä palkanmaksu.

Jos laskutus ja taloushallinnon asiat tuntuvat haastavilta, kannattaa pyytää neuvoa valitsemaltasi kirjanpitäjältä. Eri kirjanpitäjillä on eri mieltymyksiä taloushallinnon ohjelmien suhteen. Myös käytettävä pankki saattaa vaikuttaa taloushallinnan ohjelman valintaan.

8. Vältä virheet

Yrittäjät listaavat yleisimpiä yrittäjien mokia. Haluaisimme lisätä niihin kuitenkin muutamia huomioita:

• Tarkkana puhelimessa: moni meistä akatemialaisista on kokeillut puhelinmyyntiä. Töykeät yrittäjät muistetaan. Yrittäjät varoittavat sopimuksien tekemisestä puhelimitse, mutta ole kuitenkin kohtelias kaikille soittajille. Puhelimessa puhuminen on aina markkinointia.
• yksinyrittäminen ei tarkoita yksinäisyyttä: näin varmasti on, joten jo ennen yrittäjyyden aloittamista kannattaa kartoittaa tukihenkilöt ja läheiset yhteistyökumppanit huolella. Tiimiyrittäjien kysymys kuitenkin myös kuuluu: oletko varma, ettet halua jakaa vastuutasi kenenkään toisen kanssa ja tehdä isommin ja nopeammin? Kulttuurikahvila Laikku avasi varmasti kaikkien neljän perustajajäsenen silmiä siitä, kuinka hirveän iso työ tässä kaiken kaikkiaan ollut. Projektitiimi on nyt pudonnut kolmeen, mutta edelleen tukeudumme toistemme apuun. Myös riskin ja epäonnistumisten jakaminen on ollut huojentavaa. Niitä kuitenkin tulee.

9. Yrittäjän velvollisuudet on hyvin vielä kiteytetty nettisivuilla. Kohta 6; huolehdi itsestäsi ja ota aikaa läheisillesi; saattaa olla monelle yrittäjille haastava ja varsinkin alussa. Kahvilassa viestintä on yksi sellainen asia, joka saattaa aiheuttaa hurjaa lisästressiä, sillä työ on aika ajoittain hektistä ja jokainen päivä on erilainen. On tärkeää määrittää viralliset viestintäkanavat sekä rajat niille. On erittäin kuormittavaa, jos aukioloaikojen jokaisena hetkenä on päivystettävä puhelinta mahdollisten kysymysten varalta ja se vie huomiota vapaa-ajasta sekä läheisiltä. Meillä Laikulla virallisena työkanavana on Slack, jossa kenenkään ei odoteta käyvän työajan ulkopuolella. Slackin lisäksi käytössämme on WhatsApp, joka on vain kiireelliseen viestintään. Kaikille on teroitettu, että WhatsAppia käytetään vain oikeasti kiireelliseen viestintään, koska se on kaikilla myös vapaa-ajan viestinnän väline. Myös vastuun jakaminen helpottaa omaa työtaakkaa. Yksin yrittäminen on todella raskasta, sekä myös riskialtista. Kuka huolehtii asioista, jos yksinyrittäjä sairastuu? Jos yrittäjä menee sairaana töihin niin millaista esimerkkiä se antaa muille?
10. Markkinoinnin muistilista

Yrittäjät listaavat kolme erittäin kriittistä kysymystä: Kuka asiakkaani on? Missä hän luuraa? Ja miksi hän ostaisi juuri minulta, eikä kilpailijaltani? Nämä ovat juurikin niitä kysymyksiä, joita Laikulla olemme paljon pallotelleet. Kahvilayrittäjälle nämä kysymykset ovat erityisen tärkeitä, sillä kilpailua on paljon. Segmentointi ja keskittäminen on tehokas keino erottua massasta, jos se osuu kohdalleen. Laikku on siinä mielessä haasteellinen alusta, sillä siellä pitäisi olla kaikkea kaikille. Alakerrassa on lasten kulttuurikeskus eli perheitä ja pieniä lapsia. Vanhempi ikäpolvi on kiinnostunut rakennuksen historiasta ja käyvät muistelemassa aikoja, jolloin se oli vielä kirjasto ja kolmantena asiakasryhmänä kulttuuri- ja taideihmiset. Tarjonnastamme täytyy löytyä jotakin tarjottavaa näille kaikille. Lisäksi halusimme, että kahvila erottuisi edukseen myös erikseen, ilman kulttuuritaloa. Me päädyimme myös omien arvojemme pohjalta pääsegmenttimme olevan vegaanit. Vegaanisuus on ollut meille toimiva keino erottua ja sitä kautta olemme löytäneet monta markkinointikanavaa. Esimerkiksi Facebookissa on useita eri vegaaniryhmiä. Asiakkaamme tulevat meille eikä kilpailijoille, sillä meillä vegaanisuus ei tarkoita kompromisseja.

Mitä erityisesti tulee ottaa huomioon kahvilaa/ravintolaa perustettaessa?

Suomessa voimassa olevat lait ja määräykset määrittävät paljon seikkoja jotka on otettava huomioon heti kun miettii oman toimipisteen avaamista.  Säädöksiin ja vaatimuksiin kannattaa tutustua huolella ennen kuin alkaa tekemään mitään konkreettisia toimenpiteitä. Esimerkiksi liiketilan soveltuvuus kannattaa tarkistuttaa ja ottaa selvää minkälaista liiketoimintaa tiloissa on mahdollista toteuttaa. Viranomaisten vaatimusten mukainen määrä vesipisteitä, saniteettitilat, riittävät kylmä- ja varastotilat, sosiaalitilat, riittävä ilmanvaihto käyttötarkoitustasi ajatellen. Valviran sivuilla ohjeistetaan olemaan yhteydessä alueen rakennusvalvontaan, varmistaakseen tilojen oikeanmukainen käyttötarkoitus liikeideaasi ajatellen, myös elintarvikevalvojaan on hyvä olla yhteydessä jo varhaisessa vaiheessa, kun ”sopiva” liiketila on kiikarissa.

Kulttuurikahvila Laikussa, Tampereen kaupunki oli huolehtinut tilojen rakentamisesta. Kahvilan keittiö on määritelty lämmityskeittiöksi valmistuskeittiön sijaan, mikä asettaa meille tiettyjä rajoitteita. Kahvilalla ei ole riittävää ilmanvaihtoa eikä rasvakaivoja, josta johtuen emme esimerkiksi voi päivittäisessä toiminnassamme käyttää parilaa tai rasvakeitintä.

Tilan käyttötarkoituksen voi tarkistaa rakennusluvasta, jos tila ei sovellu sinulle sopivaan tarkoitukseen joudut hakemaan käyttötarkoituksen muutosta koskevan rakennusluvan. Taloyhtiökohtaisesti voit hakea rakennuslupaa itse tai taloyhtiö joutuu hakemaan sen puolestasi.

Viimeistään neljä viikkoa ennen ravintolasi avaamista sinun tulee tehdä ilmoitus toimintasi aloittamisesta kuntasi elintarvikevalvontaan. Ja sen jälkeen aina, jos muutat toimintaasi olennaisesti aiemmasta ilmoittamastasi. Esimerkiksi jos muuttaisit pelkästään anniskeluravintolana toimineen ravintolan ruokaravintolaksi. Ilmoituslomakkeen löydät kuntasi nettisivuilta tai kunnan elintarvikevalvojalta. Ilmoituksella sinut otetaan säännöllisen valvonnan piiriin ja elintarvikevalvoja tulee tekemään aloitustarkistuksen. Tarkistuksessa tarkistetaan omavalvontasuunnitelma, esimerkiksi oletko ottanut kaikki hygieniariskit tarpeeksi hyvin huomioon. Valvoja antaa myös vinkkejä omavalvonnan parantamiseen. Jokaisesta tarkistuksesta peritään tarkistusmaksu, sen suuruus on kuntakohtainen.

Jokaisella elintarvike-/ ravintola-alan yrityksellä täytyy olla omavalvontasuunnitelma. Omavalvontasuunnitelman laatimisessa voi käyttää apua MaRan tekemää opasta tai tehdä sen itse, tarkastele kuitenkin netistä löytyviä oppaita ja valmiita pohjia ettet unohda ottaa huomioon mitään olennaista. Omavalvontasuunnitelmaa ei kannata pitää lopullisena, täydellisenä teoksena kun sen saa ensimmäistä kertaa tehtynä. Kun uusi ravintola avataan, Oiva-tarkastaja usein saapuu kahden kuukauden sisällä tarkastamassa valvonnan tilanteen ja edustaja kanssa on vielä hyvä käydä suunnitelma yhdessä läpi. Myös arkinen elämä ravintolassa opettaa, ovatko esimerkiksi suunnittelemasi lämpötilamittaukset liian tiheässä vaiko liian harvoin toimintaasi nähden.

Ravintola-ala on pitkälle säädelty ala ja sen monenlaiset lakikiemurat tuottavat aluksi päänvaivaa. Lait ja määräykset määrittävät ison osan työstä. Kun sisäistää asioiden tärkeyden ja toimintatavat, ei niistä aiheudu päänvaivaa tämän jälkeen. Kun omavalvonta suunnitelma on laadittu kunnolla ja sitä päivitetään heti huomatessa mahdolliset epäkohdat, on sen täyttäminen loogista ja huomaamaton osa päivän rutiineja.

Omavalvonnan täyttäminen on vain yrittäjän itsensä edun mukaista, tarkastajan saapuessa ei tarvitse pyyhkiä hikikarpaloita ohimolta, kun tietää että siivoukset ja lämpötilamittaukset ovat kunnossa. Valvojan silmissä merkkaamattomat siivoukset ja lämpötilamittaukset ovat jäänet tekemättä, vaikka olisitkin ne tehnyt muuten tunnollisesti.

Lähteet:

Elintarviketurvallisuusvirasto. Ravintolan perustaminen. 4.5.2018. Katsottu 22.10.2018.

https://www.evira.fi/elintarvikkeet/valmistus-ja-myynti/elintarvikeyrityksen-perustaminen-ja-toiminta/ravintolat/

Patentti- ja rekisterihallitus. Kaupparekisteri. ND. Katsottu 20.10.2018.

https://www.prh.fi/fi/kaupparekisteri.html

Yrittäjät. Yrityksen perustaminen. ND. Katsottu 20.10.2018.

https://www.yrittajat.fi/yrittajan-abc/perustietoa-yrittajyydesta/yrityksen-perustaminen-316210