Tampere
27 Nov, Friday
-0° C

Proakatemian esseepankki

Soluessee – Enemmän parempaa ajankäyttöä



Kirjoittanut: Aleksi Laakkonen - tiimistä Kajo.

Esseen tyyppi: / esseepistettä.
Esseen arvioitu lukuaika on 7 minuuttia.

Soluessee – Enemmän parempaa ajankäyttöä / Aleksi Laakkonen, Henna Haara, Toni Latosaari

 

Enemmän aikaa = tehokasta ajankäyttöä?

 

Kuluneen kahden kuukauden varsin hektisen ja intensiivisen akatemia-startin jälkeen päätimme ottaa soluesseen aiheeksi ajankäytön. Koemme että ainakin meillä kolmella olisi parantamisen varaa oman ajankäyttömme suhteen. Myös Kajossa yleisesti on tehty pitkiä päiviä pitkin syksyä. Otimme lähdeaineistoksi kirjon eri näkökulmista asiaa lähestyviä artikkeleita ja Tommi Lindholmin ja Jari Salmisen kirjan Tehosta työtapojasi ja kaappaa aikaa itsellesi.

 

Proakatemialla vallitsee työnteon kulttuuri, joka osaltaan edesauttaa loppuunpalamista ja jopa ajaa ihmisiä burnoutin partaalle. Pikku yhteisömme kulttuuri kannustaa viettämään akatemialla mahdollisimman paljon aikaa ja esimerkiksi lomiin on suotavaa suhtautua väheksyen: ”yrittäjä kun ei lomia pidä”. Esimerkiksi Kajossa työpäivän pituus saattaa nousta yli kahteentoista tuntiin ahkerimmalla osalla tiimiä. Onko kuitenkaan tarkoituksenmukaista pidentää päivää, vai voisiko parempia tuloksia saada aikaiseksi jollain muulla tavalla kuin lisäämällä työhön käytettyä aikaa? Ei kai kukaan enää hinnoittele tuotteitaan aikaperusteisesti, vaan tulosten asiakkaalle synnyttämän arvon mukaan? Voisiko tästä vetää yhtymäkohtia ajankäyttöön?

 

Harvard Business Review -lehdessä julkaistu artikkeli Manage Your Energy, Not Your Time kohdistaa huomion työajan maksimoinnin sijaan tehokkuuden lisäämiseen ottamalla huomioon ihmisten jaksamisen ja työhön käytettävissä olevan energian määrän.  Artikkelissa nostetaan esille yhdysvaltalaisessa Wachovia Bankissa suoritettu kokeilu, jossa panostettiin työntekijöiden jaksamisen tukemiseen ja työntekoon käytettävissä olevan kapasiteetin kasvattamiseen. Jakson aikana työntekijöiden tehokkuutta mitattiin ja verrattiin kontrolliryhmään, joka ei saanut vastaavaa tukea työhönsä. Tulokset puhuivat selvästi tarmokkaamman ajankäytön puolesta; kokeiluun osallistuneiden työntekijöiden tulokset olivat eri mittareilla mitattuna 13-20 % korkeammat kuin verrokkiryhmällä. Tämä tehokkuuden lisääminen saatiin aikaan käytännössä vähentämällä työhön käytettyä aikaa ja korvaamalla sitä erilaisilla työtehoa kohentavilla aktiviteeteilla kuten kävelyillä tai keskusteluhetkillä. (Schwartz T.  & McCarthy C., 2008.)

 

Ei 12 tuntia töitä mitenkään mahdoton rupeama ole, esimerkiksi Teslan ja SpaceX:n perustaja ja toimitusjohtaja Elon Musk työskentelee reilut 12 tuntia viikon jokaisena päivänä (noin kahden ja puolen suomalaisen työviikon verran viikkoa kohden). Musk on jotenkin saanut aikatauluunsa sopimaan viisi lastaan ja perheen arjen, viisi eri työtä ja kuusi tuntia unta yössä. (Michael J. Coren, 2017). Musk varmasti saa käytettyä aikansa tehokkaasti, vaan tulisiko kaikkien yrittäjäksi ponnistavien kuitenkaan lähteä pidentämään työpäiväänsä parempien tulosten toivossa?

 

 

Miten käyttää aikaa paremmin ja tehokkaammin?

 

Miltä tuntuisi saada viikossa kymmenen tuntia lisää aikaa asioihin, joihin sitä eniten haluaisit käyttää? Viikkotuntien määrää ei kukaan voi lisätä, mutta Tommi Lindholm ja Jari Salminen kertovat Tehosta työtapojasi ja kaappaa aikaa itsellesi -kirjassaan siitä, miten jokainen voi parantaa työskentelyään jopa yli 30 prosentilla. Heillä on testattu ohjelma, joka sisältää kymmenen keinoa työtapojen tehostamiseen ja heidän mukaansa jokaisella keinolla pitäisi pystyä vapauttamaan itselleen yksi tunti enemmän aikaa muuhun käyttöön. (Lindholm T. & Salminen J. 2013. 15.)

 

Tärkeintä on laatia itselleen menestysmalli ja sen perusteelliseen suunnitteluun on hyvä varata muutama päivä aikaa. Työ vie usein ison osan elämämme tärkeimmistä tunneista, ja siksi on hyvä pohtia mitä työltään haluaa ja vastaako se sitä mitä pomosi työltäsi odottaa, sillä etenemismahdollisuudet työssä ovat paremmat, jos molempien odotukset kohtaavat. Keskitytkö työssäsi oleellisimpiin asioihin vai löydätkö itsesi usein hoitamasta vähemmän tärkeitä tai muka kiireellisiä pikkuasioita? Pareton lauseen mukaan ”80% käyttämästäsi työajasta tuottaa vain 20% tuloksistasi ja 20% ajastasi tuottaa jopa 80% tuloksistasi”, joten sen perusteella pitäisi pystyä parantamaan tehokkuuttaan huomattavasti, kun tietoisesti alkaa keskittyä enemmän siihen, mihin aikaansa työssään käyttää. (Lindholm T. & Salminen J. 2013. 29-34.)

 

Menestysmallissa on tärkeää tarkastella ajankäyttöään myös vapaa-ajan osalta ja kirjassa kuvattu ajanpyörä on oiva tapa huomata mihin oma aika oikeasti kuluu. Ajanpyörään merkitään kaikki omat tekemiset rentoutumisesta liikuntaan ja työtehtävistä parisuhteeseen ja kaikkia tekemisiä arvioidaan numeroin 1-5 sen mukaan, miten paljon aikaa kuluu mihinkin asioihin. Siksi ajanpyörästä on helppo nopeasti huomata, mihin oma ajankäyttö painottuu ja verrata sitä ajanpyörään, jonka haluaisi kuvastavan omaa elämää. Lopuksi on tärkeää kiteyttää oma menestysmallinsa esimerkiksi kuvallisesti tai vaikka kirjallisesti luetteloon niin, että omat tavoitteet muistuvat mieleen joka päivä. (Lindholm T. & Salminen J. 2013. 35-47.)

 

Ehkä helpoin tapa vapauttaa itselleen lisää aikaa on vilkaista suoraan kalenteriinsa, sillä parempi oman ajankäytön suunnittelu kasvattaa tehokkuutta nopeasti. Laadi itsellesi ajankäytön suunnitelmat niin lyhyellä kuin pitkälläkin tähtäimellä. Kun suunnittelee kalenterin päivittäisten ja viikoittaisten tehtävien lisäksi myös tavoitteita muutaman seuraavan vuoden ajaksi, niin silloin on helpompi miettiä mihin lyhyen tähtäimen tehtävillään pyrkii. (Lindholm T. & Salminen J. 2013. 65-66.)

 

Lisäksi kannattaa opetella varaamaan aikaa tärkeisiin tehtäviin ja ennen kaikkea keskittymään niihin kunnolla karsimalla ympärillä olevat häiriötekijät pois. Työrauhan turvaamisessa on paljon kehitettävää etenkin avokonttoreissa, missä työntekijät saattavat keskeyttää toisiaan jatkuvasti pienillä asioilla. Saat asiat tehtyä huomattavasti nopeammin silloin, kun et joudu kohtaamaan jatkuvia keskeytyksiä työskennellessäsi. (Lindholm T. & Salminen J. 2013. 73-75.)

 

Nykypäivänä etenkin netin parissa työskennellessä informaatiotaitojen kehittäminen merkitys korostuu. Informaatiotaitojen parantaminen ei välttämättä tapahdu hetkessä, mutta siihen kannattaa todellakin panostaa, koska nykymaailmassa odotetaan jatkuvasti tehokkaampia tuloksia lyhyemmässä ajassa. Kyseisiä taitojaan voi parantaa esimerkiksi tehostamalla omaa oppimistaan sekä luku- ja kirjoitustaitojaan, tekemällä itselleen netin apuvälineet tutuiksi ja ihan vain miettimällä tarkemmin mikä informaatio oikeasti on itselleen hyödyllistä ja mikä ei. Näitä taitoja ei milloinkaan voi kehittää liikaa. (Lindholm T. & Salminen J. 2013. 94-95.)

 

Sähköpostin käyttöään taas voi selkeyttää melko nopeastikin, kun hommaan vain pikkuisen viitsii perehtyä. Älä haaskaa aikaasi viesteihin, jotka eivät herätä mitään tunteita ja asenna itsellesi esimerkiksi kahden rivin esikatselu päälle, jolloin on helpompi nähdä mitkä viestit ovat tärkeitä ja mitkä eivät. Älä missään tapauksessa lue pitkiä viestejä kokonaan, jos ne eivät tunnu tärkeiltä. Sähköpostin järjestelmällisen käytön lisäksi kannattaa nykypäivänä ottaa huomioon myös muut kanavat, joissa informaatio kulkee. (Lindholm T. & Salminen J. 2013. 113.)

 

Tunteja omaan käyttöönsä voi vapauttaa myös suoraan itseään kehittämällä. Kirjan mukaan kannattaa tehdä lista taidoista, tekniikoista ja työkaluista, joita työssään tarvitsee ja arvioida miten hyvin nämä asiat ovat itsellä hallussa, jonka jälkeen on järkevintä aloittaa itsensä kehittäminen heikoimmasta osa-alueesta, koska sen kehittäminen on yleensä tehokkainta. (Lindholm T. & Salminen J. 2013. 100.)

 

Yksi merkittävimmistä aikaa säästävistä keinoista on pohtia miten omaa energiatasoaan voisi kehittää. Tarkkaile sitä, mitkä asiat syövät omaa energiaasi. Nämä asiat on helppo selvittää kirjasta löytyvän kiireellisyystestin avulla, mutta niiden kehittäminen saattaa vaatia isojakin elämänmuutoksia, joten toteuttaminen ei ole mikään itsestäänselvyys. Siksi niihin kannattaa varata aikaa ja panostaa kunnolla. (Lindholm T. & Salminen J. 2013. 132-134.)

 

Kaikki tekeminen vaatii koko ajan entistä enemmän verkostoja. Verkostoituminen on tärkeä taito etenkin työelämässä ja kun sen tekee oikein, sillä voi myös säästää huomattavasti omaa aikaansa. On tärkeää miettiä mihin ja millaisia verkostoja tarvitsee ja missä verkostoituminen on tehokkainta. Oman lähipiirinsä lisäksi internettiä kannattaa hyödyntää. Kun verkostoidut järkevästi, sinun ei tarvitse tehdä kaikkea itse, mutta on tärkeää muistaa, että kaikki verkoston jäsenet hyötyvät hyvin toimivissa verkostoissa, eivätkä hyödytä vain tiettyjä verkoston jäseniä.  (Lindholm T. & Salminen J. 2013. 149-150.)

 

Timo Lampikosken artikkelissa Ajankäytön neljä lohkoa – fokusoi ja saa enemmän aikaiseksi, paneudutaan siihen, kuinka fokusoimalla olennaisiin asioihin pyritään tehostamaan omaa ajankäyttöä. Hän sanookin, että ”tärkeämpää kuin tehdä asioita oikein on tehdä oikeita asioita.” Keskittymisellä olennaiseen voi olla hyvinkin positiivisia vaikutuksia työn tekemiseen. Se lisää innostusta ja mielekkyyttä sekä hyviä tuloksia (Lampikoski, 2017).

 

Lampikoski jakaa työajan tehtävät neljään lohkoon kiireys- ja tärkeysulottuvuuksien mukaan. Lohkoajattelu auttaa helpottamaan fokusointia ja priorisoimaan työtehtäviä. Lohkot jaetaan kiireellisiin ja tärkeisiin, ei kiireellisiin ja tärkeisiin, kiireellisiin ja vähemmän tärkeisiin, sekä ei kiireellisiin ja vähemmän tärkeisiin toimintoihin (Lampikoski, 2017).

 

Ensimmäinen lohko on Kriisilohko (kiireellisiä ja tärkeitä). Tänne kuuluvat yllätykselliset, ulkoapäin tulevat ja nopeasti aikarajaa lähestyvät toiminnot. Sijoittaisimme tänne lisäksi myös esseet, jotka aiheuttavat usein stressiä ja ovat nopean aikarajan tehtäviä (Lampikoski, 2017).

 

Seuraavaksi tärkein lohko, Laatulohko. Tähän lohkoon pitäisi pyrkiä keskittämään omaa ajankäyttöä mahdollisimman paljon. Tänne kuuluvat suunnittelu ja valmistelu, ennaltaehkäisy, suhteiden kehittäminen, tilaisuuksiin tarttuminen, virkistäytyminen, itsensä kehittäminen ja delegointi (Lampikoski, 2017).

 

Kolmas lohko on Hämäännyslohko. Nimensä mukaisesti lohko sisältää kiireellisiä ja ei- tärkeitä toimintoja, jotka kiireellisyyden johdosta saattavat tuntua tärkeiltä. Todellisuudessa ne eivät kuitenkaan ole yhtä tärkeitä kuin ensimmäisen ja toisen lohkon toiminnot. Tällaisia ovat esimerkiksi jotkut kokouksista ja tapaamisista, puheluista ja sähköposteista (Lampikoski, 2017).

 

Neljäs lohko on Hukkalohko. Tähän lohkoon on monen varmasti helppo uppoutua aina silloin tällöin. Tänne kuuluvat joutavat toiminnot, kuten liiallinen surffailu netissä ja somessa, turhat kokoukset sekä pikkutarkkuus (Lampikoski, 2017).

 

Ajankäyttöä kannattaa seurata ja tarkastella omia puuhasteluja kyseisen lohkojaon kannalta, nimittäin ihanteellista olisi, jos 30 % ajasta pystyisi keskittymään Laatulohkoon. Tämä auttaa vähentämään kiirettä ja saa aikaan tasapainoisuutta sekä tavoitteellisuutta, jotka taasen parantavat työn tuloksia. Kannattaakin kokeilla tehdä viikkosuunnitteluja ja näin kohdistaa omaa aikaansa enemmän Laatulohkoon. Oman tiimimme näkökulmasta olisi tärkeää keskittyä etenkin välttämään kolmannen ja neljännen lohkon toimintoja (Lampikoski, 2017).

 

Yksi lukemistamme artikkeleista oli Antero Hanhirovan Ahdistaako ajankäyttö? – Viisi vinkkiä kiireiselle. Sen mukaan kymmenenkin minuuttia säästettyä aikaa päivässä tarkoittaa täyttä viikkoa vuodessa.  Ensimmäinen yksinkertainen vinkki on suodattaa sähköpostit niin, että ne ohjautuvat tärkeysjärjestyksessä oleviin kansioihin. Tällöin on helppoa keskittyä tärkeimpiin viesteihin ensimmäisenä eivätkä viestit katoa massaan. Firmallamme on jokaiselle jäsenelle luotu omat sähköpostit samaan osoitteeseen, mikä helpottaa huomattavasti viestien jäsentelyä. Toinen vinkki: sähköpostien haku on tehty myös helpoksi etenkin Googlella, joten sitä toimintoa kannattaa hyödyntää (Hanhirova, 2013).

 

Kolmantena vinkkinä artikkelissa mainitaan pilvipalveluiden käyttö dokumenttien muokkaamiseen, jotta viimeisin versio olisi aina kaikkien käytettävissä. Tätä tapaa hyödyntää Proakatemialla jo suurin osa tiimeistä, mutta jos oma tiimisi ei lukeudu näiden joukkoon, kannattaa päivittää itsensä ajan tasalle. Neljäs vinkki liittyy myös pilveen ja onkin käytännössä itsestään selvää tiimissä. Nimittäin tiedostojen tallentaminen pilveen, jotta sairaudet tai muut poissaolot eivät häiritse tiedon saamista paikasta ja ajasta riippumatta (Hanhirova, 2013).

 

Viides vinkki on mielestämme vähän kaksipiippuinen juttu. Hanhirova suosittelee pitämään palaverit verkossa (Hanhirova, 2013). Näin voi olla esimerkiksi jonkun vähemmän tärkeän palaverin kohdalla järkevää toimia, mutta kuten ollaan tiimeissä varmasti huomattu ei palaverien pitäminen ole paikanpäälläkään kovin helppoa näin suurella porukalla. Mitä se olisi sitten, jos sen pitäisi videopuheluiden välityksellä? Epäilen ettei kovin järjestelmällistä tai tehokasta.

 

 

Vinkkien soveltaminen firman viitekehykseen

 

Kajolaiset käyttävät kalenteria ahkerasti. Moni merkkaa kalenteriin tarkastikin lyhyen aikavälin tavoitteet, muttei kuitenkaan muutaman seuraavan vuoden ajaksi, vaikka yksilön kannalta pidemmän tähtäimen tavoitteiden kirjoittaminen esimerkiksi kalenteriin voisi olla eduksi kaikille.

 

Informaatiotaitojen kehittäminen on tiimimme yksi merkittävistä kehityskohteista. Informaatiokulun keskiössä ovat sähköpostin sijaan Slack ja WhatsApp -viestisovellukset, joiden kautta informaatio ei aina kulje kovinkaan hyvin perille asti, vaan ne hukkuvat viestivyöryyn. Tiiminä meidän tulisi miettiä viestintäkulttuurimme kehittämistä myös ajankäytön perspektiivistä; kun viestintä yhteisissä kanavissa olisi johdonmukaista, säästyisivät esimerkiksi eri viestimien ja kanavien välillä hyppimiseen kuluvat sekunnit parempaan käyttöön. Toisaalta myös yksilötason atk-taidot ovat tässä tarpeen ja koko tiimi voisi hyötyä niiden kehittämisestä.

 

Verkostot ovat yksi firmamme vahvuusalueista. Tiimissämme on 18 henkilöä ja kaikilla on jonkinnäköisiä suhteita, milloin mihinkäkin tahoon. Tämä auttaa huomattavasti sitä, ettei kaikkea tarvitse tehdä yksin, vaan saamme helposti apua verkostoista. Vastaisesti myös me annamme hyötyä muille verkostomme tahoille, yhteistyö siis tuottaa molemminpuolisesti hyötyä. Oma tiimimme itsessään on jo todella tärkeä verkosto.

 

Todettakoon että erilaisten vinkkien ja neuvojen sekä brändättyjen ”ohjelmien” määrä on liki rajaton mitä tulee ajankäytön tehostamiseen. Yleisesti ottaen voidaan kuitenkin todeta, että on ensisijaisen tärkeää miettiä miten ja mitä päivän aikana tekee. Pienetkin asiat voivat pitkässä juoksussa kerryttää tunteja, jopa viikkoja turhaa työtä. Myös omaa jaksamista on hyvä seurata tasaisesti ja pyrkiä panostamaan työajan tehostamiseen entisestään –  pidempien työpäivien ja -viikkojen sijaan. Esimerkiksi lyhyt reippailu työn lomassa, vaikka pidempi matka lounaalle tai vain korttelin ympäri voi maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin kohonneen työtehon muodossa.

 

 

 

 

Lähteet:

 

Tony Schwartz & Catherine McCarthy. 2007. Manage Your Energy, Not Your Time. Harvard Business Review. Luettu 5.11.2017

https://hbr.org/2007/10/manage-your-energy-not-your-time

 

Michael J. Coren. 2017. The days and nights of Elon Musk: How he spends his time at work and play. Quartz. Luettu 5.11.2017

https://qz.com/1000370/the-days-and-nights-of-elon-musk-how-he-spends-his-time-at-work-and-play/

 

Timo Lampikoski. 2017. Ajankäytön neljä lohkoa – fokusoi ja saa enemmän aikaiseksi. itsensajohtmainen.com. Luettu 7.11.2017

https://www.itsensajohtaminen.com/artikkeli-ajankayton-nelja-lohkoa-fokusoi-ja-saat-enemman-aikaiseksi

 

Antero Hanhirova. 2013. Artikkeli: Ahdistaako ajankäyttö? – Viisi vinkkiä kiireiselle. mynewsdesk.com. Luettu 7.11.2017

http://www.mynewsdesk.com/fi/pressreleases/artikkeli-ahdistaako-ajankaeyttoe-viisi-vinkkiae-kiireiselle-932673

 

Lindholm, T. & Salminen, J. 2013. Tehosta työtapojasi ja kaappaa aikaa itsellesi. Helsinki: J-Impact Oy

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close