Soluessee: 24H projektipäälliköiden näkökulmasta
Karoliina Kovalainen ja Kiia Innanmaa

Marraskuu 2019. Kokonaisen vuoden kestänyt uurastus tiivistyi lopulta kahteen päivään, eli Proakatemialta samana vuonna valmistuvien opiskelijoiden loppunäyttökokeeseen ja loppunäyttötapahtumaan. Kyseessä oli 24H.

Tätä esseetä kirjoitetaan helmikuussa 2020, edellisen vuoden 24H -tapahtuman järjestäneen projektitiimin projektipäälliköiden toimesta. Luit oikein, “projektipäälliköiden”. Meitä oli siis kaksi projektipäällikön roolissa. Ja vaikka tähän rooliin päätyessämme marraskuussa 2018 niin kuvittelimme, kaksi projektipäällikköä yhdessä projektissa ei itseasiassa tehnyt projektista itsestään, projektin johtamisesta eikä projektitiimin johtamisesta lainkaan helpompaa.

Mikä oikeastaan on 24H?

Ennen kuin pureudumme tarkemmin projektin etenemiseen projektipäälliköiden näkökulmasta sekä siihen, miten kaksi projektipäällikköä vaikutti projektin eri vaiheisiin, käydään vielä läpi, mikä tämä loppunäyttökoe ja -tapahtuma nimeltään 24H oikein on. Kyseessä on, nimensäkin mukaisesti, 24 tunnin haaste, jossa Proakatemialta valmistuvat opiskelijat pääsevät näyttämään taitonsa 3,5 vuoden opintojen jälkeen.

24H on iso tapahtuma, jota on seuraamassa koko koulu. Valmistuvia tiimejä on viime vuosina ollut neljä, ja heille on tapahtumaa järjestävän projektitiimin toimesta hankittu haasteen toimeksiantajat. Nämä toimeksiantajat ovat erilaisia yrityksiä ja yhdistyksiä ympäri Suomea, jotka antavat heille olemassa olevan haasteen opiskelijoiden ratkaistavaksi. Viime vuoden tapahtumassa toimeksiantajia oli kuusi, ja kaksi isointa valmistuvien opiskelijoiden tiimiä jakautuivat kahtia vastataakseen kaikkiin toimeksiantajien haasteisiin.

Tapahtuma alkaa tiimien ja toimeksiantajien, sekä toimeksiantojen esittelyllä. Tätä on tapahtuman vuosittain vaihtuvaan teemaan sopivin koristeluin ehostetuissa Proakatemian tiloissa seuraamassa koko Proakatemia opiskelijoineen ja valmentajineen, muutama alumni sekä tietysti toimeksiantavien yritysten edustajia. Ensimmäisen tapahtumapäivän jännittävin osuus on se, kun valmistuville opiskelijoille paljastetaan, mikä tiimi saa ratkaistavakseen minkäkin haasteen.

24 tunnin lähestyessä loppuaan, tapahtuman toisena päivänä, tapahtuman yleisö kokoontuu taas kuulemaan, mitä valmistuvat opiskelijat ovat kuluneena vuorokautena saaneet aikaiseksi. Ratkaisut eri yritysten ja yhdistysten toimeksiantoihin esitellään yksi kerrallaan, ja kun kaikki on käyty läpi, toimeksiantajilla on tunnin verran aikaa arvioida opiskelijoiden tekemä työ. Toisen tapahtumapäivän jännittävin osuus on se, kun valmistuville opiskelijoille paljastetaan, minkä arvosanan kukin tiimi on työstään ansainnut. 24H on yksi niistä harvoista asioista, joista Proakatemialta valmistuvat opiskelijat saavat arvosanan todistukseensa. Arvosana on erityisen merkityksellinen myös siksi, että yrityksen palkitsevat opiskelijat rahallisesti portaittain arvosanan mukaan.

24H projektina

Paljon kuitenkin tapahtuu jo ennen tapahtumapäiviä. 24H on projektina pitkä, ja projektitiimin tekemä työ sen eteen on valtava.

Joka vuosi projekti alkaa siitä, että projektipäällikkö tai -päälliköt käyvät läpi aiemman vuoden motorolan ja aikataulut. Pakettia selkeytetään ehkä edellisvuoden projektipäällikön kanssa, jonka jälkeen se käydään läpi muiden edellisvuodelta alkaneen vuoden projektiin jääneiden projektitiimiläisten kesken. Tämän jälkeen, tammi-helmikuussa, alkaa rekrytointiprosessi, joka kestää viikosta pariin viikkoon kiinnostuneiden määrän mukaan.

Kun rekrytoinnit on saatu päätökseen, uusi projektitiimi kokoontuu ja käy läpi prosessin pääpiirteittäin. Ensimmäisessä palaverissa mietitään usein jo jonkinlaisia vastuualueita kullekin tiimiläiselle, minkä lisäksi olisi hyvä käydä läpi kunkin vahvuudet ja heikkoudet projektitiimiläisenä tämän kaltaisissa projekteissa. Tämä voitaisiin tehdä esimerkiksi oppimissopimusten muodossa.

Projektin varsinainen käynnistys tapahtuu usein seuraavalla tapaamisella, jossa aletaan jo käydä läpi viime vuoden potentiaalisia asiakkaita ja pyritään kuulemaan myös palautetta edellisen tapahtuman toimeksiantajilta. Tässä vaiheessa projektitiimiläisten olisi hyvä tehdä esimerkiksi verkostokartat, joiden avulla toimeksiantajien hankinta on todennäköisesti huomattavasti helpompaa.

Ensimmäiset pari kuukautta keväällä käytetään pääsääntöisesti toimeksiantajien kontaktointiin. Kontaktoinnin ja asiakastapaamisten ohella projektitiimi kuitenkin miettii jo myös tapahtuman teemaa ja joitain yksityiskohtia itse tapahtumaan liittyen. Kevät on usein 24H:ssa kaikista hiljaisin aika, sillä useat kontaktit toivovat yhteydenottoa uudelleen syksyllä, jolloin syksyn budjetit ja aikataulut ovat selvillä paremmin. Siksi kevät onkin hyvä käyttää nimenomaan projektitiimin tutustumiseen ja myynnin harjoitteluun. Usein projektitiimin jäsenet ovat kuitenkin ensimmäisiä kertoja tekemässä myyntiä tämän hintaluokan palveluiden parissa, joten uuden toimintatavan sisäistäminen ottaa aikansa.

Me suosimme projektitiimin kanssa lähes viikoittaisia yhteisiä myyntihetkiä, jolloin kaikki paikkakunnalla ja terveenä olevat olivat paikalla. Yhteiset myyntihetket ovat tärkeä osa prosessia, sillä silloin toisten heikkoudet ja vahvuudet löytyvät helpommin ja niitä on helppo lähteä kehittämään yhdessä.

Kesän ajan 24H on usein kaikille projektitiimin jäsenille – mukaan lukien projektipäälliköt – rauhallisempaa aikaa. Viime vuonna tapasimme kesän aikana pari kertaa, joiden välissä ei myyntiä eikä tapahtuman edistymistä juurikaan tapahtunut.

Syksyllä projekti pääsee taas vauhtiin ja viimeisiä toimeksiantajia sekä kesältä jääneitä kontakteja aletaan jälleen ottaa haltuun. Syksyllä tapaamiskerrat lisääntyvät ja projektitiimi kokoontuu vähintään kerran viikossa, sillä kontaktoinnin ohella aletaan järjestää itse tapahtumaa: hankitaan tuotesponsoreita, tehdään hankintoja ja kohennellaan aikatauluja. Syksyllä aletaan myös ottaa yhteyttä valmistuviin tiimeihin ja heidän projektipäälliköihinsä entistä enemmän. Myös viestintä ja tapahtuman ”hypetys” Proakatemian sisällä käynnistyy vauhdilla.

Syksyllä vastuunjako projektitiimin sisällä nousee huomattavasti tärkeämpään rooliin kuin keväällä, sillä tekemistä alkaa olla huomattavan paljon. Emme tiedä, voisiko syksyn tehtäviä jakaa jo keväälle jossain määrin, jolloin syksy olisi kevyempi. Tämä järjestely on kuitenkin toiminut ainakin tähän saakka ja tehtävien määrän kasvaminen on tehnyt syksyistä aina miellyttävän intensiiviset. Myös projektitiimi on syksyisin tuntunut sitoutuneemmalta kuin keväisin. Tähän tietysti vaikuttaa myös tapahtuman lähestyminen ja tilanteen realisoituminen.

Viimeiset viikot ennen tapahtumapäiviä projektitiimi keskittyy täysin tapahtuman aikatauluihin ja koristeluihin sekä valmistuvien opiskelijoiden valmisteluun koitosta varten. Projektitiimin tehtävänä on luoda valmistuville ihanteelliset puitteet loppunäyttökoetta varten. Tämä sisältää tietysti huolellisen viestinnän lisäksi esimerkiksi tilojen järjestelyä, aamu- ja välipalojen järjestämistä sekä niinkin pienten yksityiskohtien, kuin työskentelyvälineiden, kuten kynien ja luonnos- sekä fläppipapereiden hankkimista.

Tapahtumassa projektitiimi toimii tietysti valmistuvien ensisijaisena yhteyshenkilönä, jonka lisäksi projektitiimi vastaa tapahtuman mutkattomasta onnistumisesta kaikin puolin. Kullakin projektitiimiläisellä on tapahtumassa oma vastuualueensa aina ovien aukaisijasta kuohuviinin tarjoilijaan ja välipalavastaavaan. Tapahtumapäivien päätteeksi myös noudetaan erilaisia hankintoja, kuten valmistuvien kukituskukkia ja aamupalasämpylöitä ympäri Tamperetta ja Pirkanmaata.

Projekti ei suinkaan lopu viimeiseen tapahtumapäivään, nimittäin projektitiimi sopii jo ennen tapahtumaa ajan projektin päätösmotorolalle ja yhteiselle ruokailulle. Tapahtuman ja motorolan välissä tehdään vielä esimerkiksi toimeksiantajien laskutusta sekä yhteistyökumppaneiden ja toimeksiantajien kontaktointia kiitosten ja viimeisten kysymysten muodossa. Motorolan jälkeen tai ennen sitä kustakin toimeksiannosta kirjoitetaan vielä blogitekstit Proakatemian omaan blogiarkistoon, jonka lisäksi projektipäällikkö tai talousvastaava hoitaa rahanjaot projektitiimiläisten kesken. Viimeisenä, muttei suinkaan vähäisimpänä, projektipäällikkö rakentaa vielä tulevalle projektipäällikölle mahdollisimman kuopattoman polun uudeksi päälliköksi tuomalla kaikki oleelliset materiaalit yhteen paikkaan ja selkeyttämällä projektipäällikön roolin ja tapahtuman rakentamisen tärkeimmät ”kipukohdat”.

Koska 24H on vuosittain toistuva tapahtuma ja osa jokaisen proakatemialaisen opintoja, ei riitä, että kaikki tämä työ tehdään kerran. 24H:n takana toimiva projektitiimi on eräänlainen jatkuva tiimi ja yleensä jokainen tiimin jäsen on järjestämässä tapahtumaa kahdesti.

Me, vuoden 2019 tiimin projektipäälliköt, olimme mukana jo vuonna 2018 muutaman meitä aiemmalla vuosikurssilla olevan opiskelijan kanssa. Sitten vuonna 2019, kun he olivat valmistumassa, me olimme 24H-projektitiimin “vanhimmat” ja rekrysimme tiimiin meidän jälkeemme opintonsa aloittaneita opiskelijoita. Nyt taas tänä vuonna, me kuulumme valmistuviin opiskelijoihin, ja meidän mukanamme viime vuonna tapahtumaa järjestäneet opiskelijat rekryävät lisäkseen uutta tiimiä taas heidän jälkeensä opintonsa aloittaneita opiskelijoita. Näin taataan projektin jatkuvuus sekä mahdollistetaan projektin kehittäminen vuodesta toiseen.

Projektipäällikön valinta

Kun vuoden 2018 tapahtuma oli saatu päätökseen, projektin motorolaa läpikäydessämme koko projektitiimin kesken, valitsimme myös uutta projektipäällikköä. Tämä on yksi jatkuvan 24H-projektitiimin perinteisistä toimintatavoista. Projektipäälliköllä on tässä pitkäaikaisessa projektissa ja sen tehokkaassa eteenpäinviemisessä iso rooli. Sami Kettunen toteaakin kirjassaan Onnistu projektissa, että projektin vastuuttaminen yhdelle projektipäällikölle on erittäin tärkeää, jotta projekti etenee ja jotta siinä voidaan onnistua (Kettunen S. 2009, 16).

Valitessamme, kumpi meistä kahdesta päätyy uuden, vuoden 2019 24H-projektitiimin projektipäälliköksi, emme yksinkertaisesti osanneet päättää. Molemmat halusimme kovasti rooliin, molemmat tiesimme, että olisimme hyviä siinä ja kaiken lisäksi molemmat tiesimme myös, että tuo toinen olisi hyvä siinä. Koimme, että koska yhteistyömme oli siihenkin asti erilaisissa projekteissa, mukaan lukien 24H-projekti, sujunut hyvin, voisi se sujua hyvin myös, jos jakaisimme vastuun projektipäällikkyydestä. Päätimmekin siis tehdä niin.

Tähän asti kuulostaa hyvältä. Yhteistyömme oli sujunut ennenkin hyvin, miksei siis sujuisi jaetussa roolissakin? Pääsimme tilanteesta mukavasti eteenpäin, eikä kummankaan tarvinnut pahoittaa mieltään siitä, ettei rooliin päässyt. Näin jälkeenpäin uskallamme kuitenkin todeta, että tämän ratkaisun taustalla on vielä yksi syy. Emme vielä tuossa vaiheessa olleet riittävän rohkeita puhumaan asiasta suoraan, ja käymään keskustelua, jonka lopputuloksena toinen olisi väistämättäkin pettynyt. Jos nyt olisimme uudelleen samankaltaisen tilanteen edessä, rohkeutta suoraan puheeseen ja ymmärrystä sen välttämättömyyteen riittäisi varmasti.

Projektipäälliköiden vastuualueet

Projektipäällikön vastuulle kuuluu siis varmistaa, että projekti etenee ja päätyy lopulta maaliin asti. Lisäksi Kettunen listaa kirjassaan projektipäälliköiden vastuisiin kuuluvaksi myös aikataulussa ja budjetissa pysymisen sekä tavoitteiden saavuttamisen varmistamisen. Projektipäällikön tehtäviin luetaan myös projektin suunnittelu ja dokumentointi, ongelmiin tarttuminen sekä tehtävien priorisointi. Sanomattakin lienee selvää, että tähän listaan kuuluu myös projektitiimin johtaminen varsinaisen projektin johtamisen lisäksi. Projektipäällikön on siis hyvä hallita sekä asioiden että ihmisten johtaminen. (Kettunen S. 2009, 16, 29, 41-42)

24H-projektiin ja -projektipäällikölle (tai tässä tapauksessa projektipäälliköille) kuuluvat nuo kaikki. Jo useampana vuonna vastuu budjetin seuraamisesta on tosin delegoitu jollekin projektitiimin jäsenistä, mutta viime kädessä sekin on projektipäälliköiden vastuulla.

Kettusen listaamien vastuiden lisäksi 24H-projektitiimin päälliköiden vastuulle on kuulunut myös muutamia muita tehtäviä. Ensimmäinen näistä on projektitiimin kasaaminen. Alkuvuodesta 2019 rekrysimme ympärillemme viisi projektitiimin jäsentä.

Koska projekti on niin pitkäaikainen, on olennaista huolehtia projektitiimin sitoutumisesta projektiin koko sen toteutuksen ajan. Pitkäaikaisessa projektissa projektitiimin jäsenet saattavat tarvita taukoa projektista, päättää lopettavansa projektissa tai voivat jopa joutua lopettamaan erinäisistä syistä. Kaikkiin kolmeen näistä tilanteista törmättiin viime vuodenkin projektissa, ja näistä tilanteista huolehtiminen, sekä uusien projektitiimiläisten rekrytoiminen kesken projektinkin kuuluvat yksiin 24H-projektipäälliköiden tärkeimmistä vastuista.

Projektitiimistä huolehtimisen lisäksi 24H-tiimin projektipäälliköt vastaavat esimerkiksi viestinnästä valmistuvien tiimien sekä pää- ja apuvalmentajan kanssa, Heidän tehtävänään on seurata projektin etenemistä ja asianmukaisuutta siten, että projekti kasvaa vuosi vuodelta jossain määrin, esimerkiksi ammattimaisempaan suuntaan.

Suurimmat kompastuskivet kahden projektipäällikön toimesta

Kuten jo esseen alussa totesimme, kaksi projektipäällikköä ei tarkoittanut helpompaa projektia.

Ensimmäinen kompastuskivi meidän johtamisellemme oli se, että toinen projektipäälliköistä oli ollut mukana edellisen vuoden projektissa alusta saakka, kun taas toinen tuli mukaan vasta syksyllä. Näin ollen toisella oli huomattavasti selkeämpi kuva siitä, miten asioiden tulee edetä, kun toisella taas oli mielessä paljon uusia tapoja edetä kyseisessä projektissa. Tilannetta ei ainakaan helpottanut se, että emme purkaneet ajatuksiamme välittömästi, vaan päädyimme aina jonkinlaiseen kompromissiin ja vastuu kaatui ikään kuin automaattisesti aina jommankumman harteille.

Projektin ensimmäinen puolisko sujui suhteellisen mutkattomasti, sillä projektitiimimme oli kiitettävän omatoiminen ja itseohjautuva. Kukin hoiti omat asiakkuutensa alusta loppuun ja pyysi apua, kun tarve vaati. Tunnelma myyntipalavereissa oli varsin kepeä ja inspiroitunut. Varsinaista myynnin johtajaa ei siis tarvittu – ainakaan tietoisesti.

Alkusyksystä huomasimme, että sitoutumisemme projektipäälliköinä tähän projektiin oli eri tasoilla, tai ainakin siltä se tuntui. Toisella alkoi veri vetämään toisenkin projektin johtorooliin, mikä söi toisen intoa johtaa tätä projektia yhdessä. Tilanteen purkamisesta kerromme lisää seuraavassa luvussa ”Käännekohta projektin johtamisessa”. Ei tilanne kuitenkaan suotta kirvonnut, nimittäin Kettunenkin sen toteaa, että projekteissa on tärkeää, että projektiin osallistuvien henkilöiden muita työtehtäviä jaetaan projektin ajaksi toisille työntekijöille tai tehtävän työn määrää tulee vähentää. Parhaassa tapauksessa ihmiset irrotetaan muista työtehtävistä projektin ajaksi kokonaan, jolloin huomion saa täydellisesti yhden projektin eteenpäin viemiseen. (Kettunen S. 2009, 37.) Tällainen ihannetila ei kuitenkaan toteudu varsinkaan silloin, jos johtajat tai edes toinen heistä pyrkii johtamaan kahta projektia yhtä aikaa.

Syksyllä erääksi kompastuskiveksi nousi toisen meistä poissaolot alkusyksyn flunssakauden aikaan. Vastuu kaatui automaattisesti toisen harteille, mikä tietysti tuntui luontevalta, sillä luotto toisiimme oli edelleen kova, ja tiesimme homman toimivan hyvin näinkin. Kuitenkin tapahtuman lähestyessä ja poissaolojen uusiutuessa nosti epävarmuus ja ehkä epäreiluudenkin tunne päätään. Toisesta tuntui, että vastuu on yksin hänellä samalla, kun toinen koki tekevänsä voitavansa myös etäältä. Ristiriitaa syntyi siis erityisesti siitä, tekikö poissaoleva osapuoli tarpeeksi tapahtuman järjestämisen eteen, vai jäikö hän hieman vahingossakin muun projektitiimin jalkoihin.

Käännekohta projektin johtamisessa

Kettunen mainitsee yhdeksi projektipäällikön tärkeimmistä piirteistä uskalluksen puuttua asioihin. Hän kirjoittaa näin: “Projektipäällikön tulee uskaltaa nostaa esille vaikeatkin asiat. — Ongelmat eivät poistu itsestään, vaan niillä on taipumus kasvaa, jos niihin ei puututa heti”. (Kettunen S. 2009, 30)

Tämä taisi olla ominaisuus ja piirre, jossa onnistumista vältimme pisimpään. Projektissa itsessään tai projektitiimissä ei juuri ollut tilanteita, joihin olisi vaadittu uskallusta puuttua asioihin. Se, mikä mielestämme oli projektissa haastavinta, ja mihin emme osanneet pitkään aikaan puuttua, oli jaettu roolimme ja kyseisen ratkaisun toimimattomuus.

Lopulta syksyllä 2019, vain reilu kuukausi ennen itse 24H-tapahtumaa, kävimme ensimmäisen aidosti rehellisen keskustelun tilanteestamme. Istuimme Proakatemian kahviossa, ja olimme molemmat turhautuneita toisiimme. Olimme turhautuneita tilanteeseen, johon olimme ajautuneet. Uskalsimme todeta sen ääneen, ja vasta tämän keskustelun jälkeen pääsimme miettimään ratkaisua tilanteeseen.

Kävimme tästä tilanteesta ja tuntemuksistamme avointa keskustelua myös projektitiimin kanssa, ja mietimme yhdessä käytännön ratkaisuja tilanteeseen. Pohdimme jopa sitä, pitäisikö toisen meistä “astua alas” tästä roolista. Päätimme kuitenkin vetää projektin loppuun asti jakaen vastuun sen johtamisesta.

Tämän avoimen ja rehellisen keskustelun jälkeen projektin sekä projektitiimin johtamisesta tuli helpompaa. Emme tosin tiedä, olisiko jopa ollut fiksua, että toinen meistä olisi väistynyt projektipäällikön roolinpuolikkaasta kesken projektin, sillä ongelman tiedostaminen ei vielä ratkaissut ongelmaa. Varsinkin tapahtuman lähestyessä ja sen myötä stressin kasvaessa otimme yhä ajoittain yhteen, eikä yhteistyömme projektipäällikköinä ollut saumatonta.

Siitä huolimatta, avoin keskustelu tilanteessa oli ratkaissut jotain. Tiedostimme tilanteen ja osasimme suhtautua siihen tietyllä väliaikaisuuden asenteella. Vaikka välimme olivat projektipalavereissa ajoittain hieman kireät, tai välillä toimimme tavoilla, joita toinen ei hyväksynyt, ymmärsimme kaiken tämän liittyvän itse projektiin ja asioihin. Emme menneet henkilökohtaisuuksiin, ja ystävyytemme sekä yhteistyökykymme ja -halumme säilyivät läpi projektin, sekä vielä sen jälkeenkin.

Lähteet:

Kettunen, S. 2009. Onnistu projektissa. Toinen painos. WSOYpro.