Tampere
07 May, Friday
4° C

Proakatemian esseepankki

Solu: Projektijohtamisen rikkaudet ja haasteet



Kirjoittanut: Minna Järvinen - tiimistä Promisia.

Esseen tyyppi: Akateeminen essee / 3 esseepistettä.

KIRJALÄHTEET
KIRJA KIRJAILIJA
Kestävä johtajuus
Erilaisten ihmisten johtaminen
Asiakaskokemus ja henkilöstökokemus
Hallittu projekti
Bärlund
Jabe
Korkiakoski
Mikko Mäntyneva
Esseen arvioitu lukuaika on 7 minuuttia.

 

1.Johdanto

 

 

Tätä esseetä kirjoittaa Minna Järvinen ja Juha Hyytinen Promisia Osk:sta. Tässä esseessä tulemme kertomaan kuinka me olemme kokeneet johtamisen ja johdettavana olemisen roolin. Peilaamme kokemuksia Proakatemian opintoihin kuuluviin projekteihin. Minna toimi Proakatemian 20-vuotissyntymäpäiväjuhlien projektipäällikkönä ja Juha oli mukana järjestämässä  Proakatemian kansainvälistä koulutusviikkoa. Olemme Proakatemian viimeisen vuoden opiskelijoita ja toivomme tämän akateemisen esseen avulla antavamme ajatuksia ja ideoita projektijohtamisesta ja johdettavana olemisesta etenkin nuoremmille opiskelijoille. Opintojen alkuvaiheessa tuoreet tiimiyrittäjät haluavat päästä tekemään mahdollisimman nopeasti erilaisia projekteja, jotta he saavat oman liiketoimintansa heti käyntiin. Intoa ja tarmoa tekemisestä löytyy, mutta monesti systemaattisuus ja suunnitelmallisuus voi tekemisestä puuttua. Kun jo alusta pitäen luodaan tukeva pohja projektille, määritellään mitä ollaan tekemässä ja miten, vältytään monilta sudenkuopilta. Vaikka se voikin tuntua alussa raastavalta, tällä tataan projektille paras mahdollinen hinta-laatusuhde sekä tyytyväisyys projektitiimissä. 

 

 

2. Energiavarastot täyteen johtamisella

 

 

Proakatemia uskaltaa näyttää mallia maailmalle tiimityöskentelystä. Opiskelijat saavat kokeilla turvallisesti projektien kautta sekä projektijohtamista että johdettavana olemista. Tiimityö parhaimmillaan tuo lisää energiaa ja antaa lisää virtaa niin ihmisille kuin projektille. Jabe listaa kirjassaan erilaisia energian kirvoittamisen keinoja. Tämän listan kaikki kohdat ovat päteviä niin projektijohtajalle kuin johdettavallekin. Jokainen projektitiimiläinen pystyy osallistumaan näihin kohtiin ja tuomaan lisäarvoa tiimille. Tämä lista käy myös hyvin Proakatemian tiimeille “tarkistuslistaksi” projektin aikana. 

 

Energian kirvoittamisen keinoja

  1. Palkitse saavutuksista.
  2. Luo luottamuksen ilmapiiri.
  3. Arvosta jokaisen suoritusta.
  4. Luo yhdessä erilainen, positiivinen visio.
  5. Odota parasta.
  6. Poista energiatukkeumat.
  7. Kannusta ihmisiä tekemään sitä, mikä toimii.
  8. Kiinnitä huomio positiivisiin asioihin. (Jabe 2017, 97)

 

Verkoston ydin ovat arvot. Jos sen jäsenten arvot eivät ole samanlaisia, ei verkostoa edes synny. Samanhenkisten ihmisten on mahdollista löytää toisensa ja toimia aidosti yhteisen tavoitteen suuntaan. Aina se ei kuitenkaan ole positiivista. On esimerkkejä, joissa verkostot pohjautuvat epäeettisille arvoille. Silti niissäkin arvot ovat ihmisiä yhdistävä tekijä. (Jabe 2017, 76) Proakatemian syntymäpäiväjuhlien arvot olivat yhteisöllisyys ja yhdessä tekeminen. Nämä arvot olivat vahvasti mukana myös projektitiimin tekemisessä. Kun projektilla ja tiimiläisillä on yhteinen tavoite, jota arvot tukevat tuo se lisää energiaa ja mahdollisuuksia ihmisille. Näiden asioiden kautta opiskelijat pystyvät kokemaan jotain itseään suurempaa ja muistelemaan myöhemmin lämmöllä opiskeluaikoja. 

 

”Vahva johtaja uskaltaa valita itseään lahjakkaampia ja hyvin erilaisia alaisia eikä vain itsensä klooneja.” (Jabe 2017, 13) Projektijohtajana Minna ajatteli, että projektitiimin valitseminen halukkaiden joukosta oli todella jännittävää ja vastuullista puuhaa. Heti projektin alusta asti oli selvää, että jokaiselle osa-alueelle piti löytää juuri sen osa-alueen expertti. Minna ei kokenut itseään huonona projektijohtajana, kun ymmärsi kuinka suuri rikkaus se on projektin etenemisen ja loppuun saamisen kannalta on, että tiimissä on erilaisia ihmisiä. Proakatemian syntymäpäiväjuhlat eivät olisi koskaan onnistuneet niin hyvin, jos kaikki tiimiläiset ajattelisivat samalla lailla kuin Minna. Projektitiimin yksi vahvuus oli se, että tunteita sai näyttää. Huumoria ei työnteosta puuttunut ja se varmasti myös hitsasi tiimiä vielä tiiviimmin yhteen. “Hyvä henki saa aikaan sitoutumisen.” (Jabe 2017, 76)

3.Projektin haasteet

 

Jokainen ihminen on oma persoonansa. Johtajalta vaatii taitoa saada erilaiset ihmiset toimimaan yhteen parhaalla mahdollisella tavalla. (Jabe 2017, 9) Sama pätee myöskin siinä, että kuinka pitää kukin tiimiläinen motivoituneena koko projektin ajan. Jotta johtaja pystyy motivoida kutakin yksilöä mahdollisimman hyvin, pitää hänen tuntea johdettavat tarpeeksi hyvin. Mitä aikaisemmin tutustuu tiimiläisiin, sitä helpompi heitä on motivoida koko projektin elinkaaren ajan. Olipa käynnissä minkälainen tilanne tahansa. 

 

Jokaisen vuoden toukokuussa Tampereen ammattikorkeakoulussa on virallinen kansainvälisyysviikko. Kyseisenä viikkona Proakatemialla pidetään vuosittainen Academic Adventures, johon osallistuu opettajia ympäri maapalloa, jotka haluavat oppia tiimioppimismallista ja laajentaa heidän pedagogista ajatusmaailmaansa. Juha toimi kyseisen tapahtuman palvelupäällikkönä sekä projektijohto tiimissä, johon kuului hänen lisäksi Hurma Projektit Osk:n Jasmeet & Sanna sekä Evision Osk:n Aaron. Tämän lisäksi tiimissä oli myyjiä kolmesta eri tiimistä. Osa tunti toisensa jo entuudestaan, mutta taas osalle monet olivat täysin uusia tuttavuuksia. Lähtötilanne oli siis täysin erilainen, kuin olisi lähtenyt tekemään projektin vain oman “kotitiimin” jäsenien kanssa. Kun tiimissä on näin laaja kirjo ihmisiä, tiimiytymisen ja luottamuksen rooli nousee todella suureen rooliin. Jotta halutaan että yhteistyö on saumatonta, pitää tiimiytyminen aloittaa jo todella varhaisessa vaiheessa. Heti alussa pitää kirkastaa koko tiimin tahtotila työtä kohtaan. Tämän jälkeen käydyt puheet pitää muuttaa puheista teoiksi ja sitten jatkuvasti koittaa kehittää toimintaa (Bärlund, Perko, 2013, 203) Tämä ei ole pelkästään johtajan vastuulla, vaan siihen tarvitaan koko tiimin panos. Mitä nopeammin pystyy rakentamaan yhteisymmärryksen ja turvallisen ilmapiirin tiimissä, vältymme väärinymmärryksiltä ja sitä enemmän erilaisia konflikteja ja vastoinkäymisiä tiimi tulee kestämään. Valitettavasti Academic Adventuresin lopullinen kokoonpano saatiin kasaan vasta neljä kuukautta projektin alkamisen jälkeen, joten tämä prosessi päästiin aloittamaan vasta todella myöhään. Tämä taas pakotti projektitiimi todella nopeisiin toimenpiteisiin, eikä tähän voitu käyttää niin paljon aikaa kun oli suunniteltu . Tämä on kuitenkin todella hyvää harjoitusta meille yrittäjyyden ja tiimijohtamisen opiskelijoille, jotka tulevat toimimaan tulevaisuudessa eri organisaatioiden esimiestehtävissä. Nykymaailma on todella hektistä ja vaihtuvuus työpaikoissa kasvaa kasvamistaan. Johtajan pitää olla ketterä ja hänellä pitää olla oikeanlaiset työkalut, joilla hän pystyy muodostamaan erilaisista yksilöistä toimivan tiimi lyhyessäkin ajassa. Tuntivat he toisensa entuudestaan tai eivät. 

 

Kuten aikaisemmin tekstistä käy ilmi, mikäli haluaa saada tiimistä parhaimman potentiaalin irti, pitää johtajan osata löytää keinot, joilla motivoida jokaista tiimin jäsentä myös vaikeimpina aikoina. Jo alusta pitäen Academic Adventuresilla oli vaikeuksia saada tapahtumalippuja kaupaksi. Sähköposteja lähetettiin sadoittain ja myytyjen lippujen määrän pystyisi laskea yhden käden sormilla. Tällaisina hetkinä on täysin ymmärrettävää, että jokaista tiimin jäsentä alkaa turhauttamaan tilanne ja pikku hiljaa motivaatio tekemistä kohtaan alkaa laskea. Kuinka saada hillittyä omat tunteet, eikä näyttää turhautumisen ja luovuttamisen merkkejä muille tiimiläisille? Tämä on haaste, johon johtajien sekä johdettavien pitää osata vastata. Koska se ei vaadi kuin yhden tiimiläisen lamaantumisen että se tarttuu myös muihin. Tällaisina aikoina on todella tärkeää pitää toiminta ja työilmapiiri mielekkäänä, vaikka se voikin tuntua siinä hetkessä vaikealta (Jokela, 2017) 

 

4. Avaintekijät onnistuneessa projektissa

 

“Olennainen mutta usein vähälle huomiolle jäävä tosiasia on se, että työntekijöiden tulisi tietää, miksi yritys on olemassa, mitä tuloksia heiltä odotetaan ja millainen heidän mahdollinen kehityspolkunsa voi olla.” (Korkiakoski, 2019, 118) Jo alusta pitäen johtajan pitää osata nimetä roolit ja valita niihin sopivat henkilöt. Kun molemmat osapuolet tietävät molempien vahvuudet ja heikkoudet, oman paikkansa projektissa ja mitä heiltä odotetaan, työn aloittaminen on kivuttomampaa molemmille osapuolille. Kun Academic Adventures 2020 projektia käynnistettiin, projektitiimi tiedusteli toisiltaan heidän vahvuuksia ja mikä rooli mahdollisesti veisi jokaista eteenpäin kohti omia tavoitteita. Projektijohtajana Jasmeet oli jo päässään miettinyt, että mikä voisi olla mahdollisesti jokaiselle sopivin rooli, mutta oli kuitenkin avoin kaikille ehdotuksille ja toiveille. Korkiakoski toteaakin kirjassaan, että ammattitaitoinen johtaja osaa ottaa myöskin johdettavilta nousseet asiat huomioon ja huomioida ne omassa toiminnassaan sekä koko tiimin toiminnassa.

 

 Johtajan pitää olla ketterä ja muutoskykyinen tilanteen vaatiessa, ja löytää uusia innovatiivisia työskentelymenetelmiä. Sen takia onkin todella tärkeä keskittyä jatkuvaan viestintään ja palutteen antoon. (Kekkonen, 2018)  Viestintä ja palautteen anto voi ja pitää olla molemminpuoleista ja jatkuvaa, jotta voidaan saavuttaa maksimaalinen lopputulos. Kun taustalla olevat asiat ja henkilöstökokemus ovat kunnossa, se korreloi täysin asiakaspalveluun ja tulokseen. Korkiakoski jakaa onnistumisen kolmeen eri osa-alueeseen (Kuvio 1.), jotka ovat tieto, tunne ja toiminta. Ensisijaisen tärkeää on heti aluksi täsmentää johdettavilla projektin missio, visio sekä arvot. Kun nämä ovat tiedossa ja ollaan varmoja siitä, että he ovat sinut näiden kanssa, voidaan aloittaa käytännön asioilla. Jokaiselle pitää antaa oikeanlaiset työkalut ja resurssit, jotta he voivat sovittuihin tavoitteisiin ja onnistua kyseisessä roolissa. Tässäkin vaaditaan johtajalta pelisilmää, että hän osaa valita tai johdatella oikean henkilön oikeaan pestiin. (Korkiakoski, 2019, 119) Myöskin johdettavan on osattava sanoa, jos hän näkee jotain esteitä, parannuskeinoja tai vaikeuksia omassa tehtävässään. Tässä kohtaa johtajan pitää olla vastaanottavainen ja miettiä johdettavan kanssa yhdessä, että miten tilanne käännetään molempien voitoksi.  Olipa rooli mikä hyvänsä, ilman hyvää yhteistyötä ja jatkuvaa sparrausta, ei varmasti päästä parhaaseen lopputulokseen. 

Kuvio 1 (Korkiakoski, 2019, 119)

5.Voittajajoukkueen johtaminen

 

“Johtajan on huolehdittava tiedon symmetriasta. Se tarkoittaa sitä, että kaikki tietävät, missä mennään. Tiedon symmetria johtaa vallan symmetriaan, joka puolestaan johtaa siihen, että konfliktit vievät yhteisöä eteenpäin.” (Jabe 2017, 22) Proakatemian syntymäpäiväjuhlien tiimi koostui parhaimmillaan seitsemästä henkilöstä, jotka olivat kuudesta eri Proakatemian tiimistä. Tämän projektin avulla halusimme näyttää, kuinka ison projektin saa toimimaan yli tiimirajojen. Minnalle projektipäällikön roolissa nousi iso vastuu juurikin tuosta tiedon symmetriasta. Projektitiimi pystyi kokoontumaan harvoin kaikki samaan paikkaan samaan aikaan, koska projektitiimiläisten omat menot ja tiimien aikataulut eivät kohdanneet projektin aikataulujen kanssa. Tämä tuo aina lisää vastuuta ja haastetta projektipäällikölle, jotta projekti etenee ja viestintä kulkee oikeilta ihmisiltä oikeille. Projektijohtajalle siis tärkeä vinkki: viestintä! Sitä ei voi alleviivata liikaa. Sama vinkki pätee myös johdettavana olevalle projektitiimiläiselle. Jabe viittaa teksissään konflikteihin. Syntymäpäiväjuhlien tiimissäkin välillä kipinöi, mutta se jos mikä vei asioita eteenpäin. Avain konfliktiin on taito ja aika selvittää asiat, ettei niistä jää mitään kenenkään hampaankoloon. Kipinät pitää niin projektijohtajan kuin johdettavan osata käännettävä voitoksi.  Toinen iso asia, mikä varmasti auttaa monessa projektissa niin johtajan roolissa kuin johdettavana olevan roolissa, on rauhallisuus. Lopulta mikään asia ei ole niin kiireinen hoitaa, kuin joku joskus antaisi ymmärtää. Asioita pitää pystyä punnitsemaan ja miettimään monesta eri näkökulmasta. Olisi myös hyvä, että projektitiimiläinen pystyisi itsekin punnitsemaan vaihtoehtoja, ennen kuin tuo ne koko tiimin keskusteluun.

 

”Johdon tärkein tehtävä on luoda toivoa ja näyttää suuntaa.” – Nelson Mandela (Jabe 2017, 80) Proakatemian syntymäpäiväjuhlat ei ollut projektina yhtä ilotulitusta, vaan isoja haasteita koettiin niin viestinnän kuin taloudellisen tilanteen puolesta. Projektipäällikkönä Minna joutui jäädyttämään tunteensa välillä toivottomalta tuntuneissa tilanteissa. Projektipäälliköllä olisi hyvä olla joku projektin ulkopuolinen henkilö, jolle voi purkaa tunteitaan ja ahdistustaan. Tiimin edessä johtajan pitää näyttäytyä vahvana ja määrätietoisena, koska muuten projektin valtaa pakokauhu. Tiimiläisen taas olisi hyvä myös luottaa johtajan päätöksiin ja seistä niiden takana. Toki jokaisella on vastuu kyseenalaistaa ja kysyä sitä, mitkä asiat johtivat päätöksiin. Paras tilanne projektin kannalta olisi, kun jokainen pystyisi omalla roolillaan kantamaan vastuun ja näyttämään suuntaa projektille. “Tärkeitä tekijöitä ovat myös kyky toimia ihmisten kanssa ja taito rakentaa verkostoja. Parhaat asiantuntijat ymmärtävät myös ihmisten erilaisuuden, ovat sinnikkäitä, luottavat itseensä, ottavat vastuuta, hallitsevat monimutkaisia kokonaisuuksia, ovat joustavia ja aitoja, mukautuvat uusiin tilanteisiin ja rooleihin sekä sietävät epävarmuutta. Itsensäjohtamistaitoja parhaimmillaan. “ (Jabe 2017, 72)

 

Tässä vielä muutama Jaben listaama vinkki, millä johdetaan voittajajoukkuetta. Nimittäin kuka ei haluaisi, että oma tiimi ja projekti olisi paras? 

 

5.1 Vinkit johtamiseen

-Ole oma itsesi! Älä esitä roolia ja yritä olla joku muu.

-Kuuntele! Toiset osaavat monia asioita sinua paremmin.

-Ole rehellinen! Älä paketoi palautettasi pumpuliin.

-Delegoi! Jaa paitsi vastuu myös resurssit.

-Osoita rohkeutta ja uskollisuutta!

-Ole palavan innostunut asiastasi!

-Ole positiivinen ja anna joukkueelle tukea!

-Kannusta joukkuetta, niin että he saavat voittajahengen päälle!

-Levitä iloa ympäristöösi!

-Uskalla itse muuttua! (Jabe 2017, 100)

 

6. Pohdinta 

 

Proakatemian opiskelijat hakeutuvat esimiestason työpaikkoihin valmistumisen jälkeen. Suurin osa valmistuneista myös saa haluamansa työpaikan. Tiimityötaidot ja johtaminen ovat tärkeässä opin roolissa opiskelijoille ja Proakatemia onkin turvallinen ympäristö harjoittaa näitä taitoja. Tulevaisuuden työelämä tulee olemaan yhä enemmän tiimeissä ja niin johtajuutta kuin itsensä johtamisen taitoja vaaditaan. Halusimme tämän soluesseen avulla tuoda esimerkkien avulla nuoremmille opiskelijoille meidän oppeja Proakatemia taipaleelta. Esseessä käytetyt esimerkit Proakatemian 20-vuotissyntymäpäiväjuhlien projektitiimin toiminnasta ja Academic Adventures tapahtuman projektitiimin toiminnasta ovat kuitenkin vain pieni osa koko projektien laajuutta. Kuten esseessä kerrottiin tulee valmistautumisen ja ennakoinnin olla projektijohtajalla mielessä koko projektin ajan. Academic Adventuresin projektitiimi ei olisi ikinä voinut kuvitella, että koronaviirus on se syy, miksi projekti piti lopettaa ennenaikaisesti. Toivottavasti koronaviirus tai muut maailman mullistukset eivät tule olemaan esteenä nuorempien opiskelijoiden projekteille, mutta hyvä näihin on aina varautua. Esseen kirjoittajat Minna ja Juha toivovat, että nuoremmat opiskelijat pystyvät pitämään malttinsa aloittaessaan projekteja ja osaavat luoda tukevan pohjan projekteille niin tiimin perustamisen alkuvaiheessa kuin koko projektin elinkaaren aikana. 

7. Lähteet

 

Bärlund, A. Perko, S. Kestävä Johtajuus. 2013. Alma Talent Oy.

 

Jabe, M. Erilaisten ihmisten johtaminen. 2017. Nuorkauppakamari. 1.painos.

 

Jokela, A. Työhyvinvoinnin ja motivaation johtaminen organisaatiossa. 2017. Luettu 23.3.2020

https://lifted.fi/blogi/tyohyvinvointi/tyohyvinvoinnin-ja-motivaation-johtaminen-organisaatiossa/

 

Korkiakoski, K. Asiakaskokemus Ja Henkilöstökokemus – Uusi aika, uudenlainen johtaminen. 2019. Alma Talent Oy. 

 

Mäntyneva, M. Hallittu Projekti: Jäntevästä suunnittelusta menestykselliseen toteutukseen. 2016. Kauppakamari, e -kirja.

Kommentoi

Add Comment
Loading...

Cancel
Viewing Highlight
Loading...
Highlight
Close